কন্টেন্ট

• ধাপ
• 3 এর মধ্যে পার্ট 1: সাজানোর জন্য সময় নিন
• 3 এর অংশ 2: নথি এবং ফাইলগুলি বাছাই করা
• 3 এর অংশ 3: মাসিক ফাইল তৈরি করুন
• পরামর্শ
• তোমার কি দরকার

অফিস ফাইলগুলি সংগঠিত করা একটি কঠিন কাজ হতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনার প্রচুর ফাইল এবং নথি থাকে। কিন্তু এটি একটি বেদনাদায়ক প্রক্রিয়া হতে হবে না। আগে থেকে পরিকল্পনা করা এবং ফাইল সিস্টেম সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়া আপনাকে আপনার ব্যবসার প্রয়োজন অনুসারে আপনার ফাইলগুলি সংগঠিত করতে সাহায্য করতে পারে এবং নিশ্চিত করতে পারে যে আপনি গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি আরও দক্ষতার সাথে অনুসন্ধান করছেন। আপনার অফিস ফাইলগুলি সংগঠিত করা শুরু করার জন্য এখানে কয়েকটি পদক্ষেপ রয়েছে।

ধাপ

3 এর মধ্যে পার্ট 1: সাজানোর জন্য সময় নিন

1. 1 আপনার ফাইলগুলি সংগঠিত করার জন্য পর্যাপ্ত সময় রাখুন যাতে আপনাকে একাধিকবার শুরু এবং বন্ধ করতে না হয়। আপনি শুরু করার আগে নতুন ফাইল তৈরি করার জন্য পর্যাপ্ত ফোল্ডার এবং শর্টকাট আছে তা নিশ্চিত করুন।

3 এর অংশ 2: নথি এবং ফাইলগুলি বাছাই করা

1. 1 আপনি যে ডকুমেন্ট এবং ফাইলগুলিকে সংগঠিত করতে চান তার সংখ্যাকে আরও ছোট, আরও পরিচালনাযোগ্য প্যাকেজে ভাগ করুন।
   • পৃথকভাবে প্রতিটি প্যাকেজ দিয়ে যান এবং ফাইলের স্থান কমাতে এবং বিশৃঙ্খলা কমিয়ে আনতে যে কোনও নথি এবং ফাইলগুলি ছিঁড়ে ফেলুন বা ছিঁড়ে ফেলুন।
   • আপনি যে নথিপত্র এবং ফাইলগুলি 2 টি ভিন্ন স্ট্যাকের মধ্যে রাখতে চান তা ভাগ করুন: 1 যে ফাইলগুলি আগামী মাসে মোকাবেলা করতে হবে এবং 1 টি এমন ফাইলগুলির জন্য যা সংরক্ষণ করা যেতে পারে এবং অদূর ভবিষ্যতে অ্যাক্সেসের প্রয়োজন নেই।
2. 2 আপনার ক্লায়েন্ট ফাইল থাকলে বর্ণানুক্রমিকভাবে ফোল্ডারগুলি সংরক্ষণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি প্রতিটি ফোল্ডার একজন ব্যক্তির নাম বা কোম্পানির নাম হয়, তাহলে আপনি লোকের শেষ নাম দ্বারা বর্ণানুক্রমিকভাবে সংগঠিত করার কথা বিবেচনা করতে পারেন। যদি তাই হয়, নিশ্চিত করুন যে ফাইলের প্রতিটি ট্যাব স্পষ্টভাবে ব্যক্তির শেষ নামের সাথে লেবেল করা আছে, তার পরে তাদের প্রথম নাম। ফোল্ডারগুলি বর্ণানুক্রমিকভাবে সংরক্ষণ করুন, এবং তারপর ফাইলিং ক্যাবিনেটের ড্রয়ারগুলি লেবেল করুন যাতে আপনি জানেন যে কোন ড্রয়ারে কোন অক্ষর দ্বারা শেষ নাম রয়েছে।
3. 3 আপনার ব্যবসার বিভিন্ন অংশের ফাইল থাকলে বিভাগ অনুযায়ী তথ্য সংরক্ষণ করুন। আপনার কাছে চালান, পরিষেবা বা চুক্তির জন্য কিছু ফাইল থাকতে পারে, সেক্ষেত্রে সংগঠিত করার জন্য আপনাকে সেগুলিকে বিভিন্ন শ্রেণীতে ভাগ করতে হবে। স্পষ্টভাবে প্রতিটি ফাইলকে তার সঠিক বিভাগের সাথে লেবেল করুন এবং সমস্ত প্রাসঙ্গিক নথি ভিতরে রাখুন। আপনার উপশ্রেণী তৈরি করার প্রয়োজন হতে পারে, তাই উপশ্রেণীর জন্য বিভাগ এবং ফাইল ফোল্ডার নির্ধারণের জন্য ঝুলন্ত স্টোরেজ ফোল্ডারটি ব্যবহার করুন।
   • নথির জন্য একটি ফাইল তৈরি করুন যা জরুরীভাবে মোকাবেলা করা প্রয়োজন যাতে আপনি জানেন যে দ্রুত গুরুত্বপূর্ণ নথি কোথায় পাবেন।
   • সামনের অস্থায়ী ফাইল এবং পিছনে জিপ করা ফাইল সহ ক্যাবিনেটে ফাইল রাখুন। এইভাবে, আপনি যে ফাইলগুলি প্রায়শই মোকাবেলা করেন তা অবিলম্বে পৌঁছে যাবে।

3 এর অংশ 3: মাসিক ফাইল তৈরি করুন

1. 1 উপরের পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করার পাশাপাশি, মাস (এবং বছর ----) দ্বারা চিহ্নিত ফোল্ডারগুলির একটি সেট যুক্ত করুন। যখন আপনার এখনই এটি করার সময় নেই, অন্তত আপনার নথিগুলি মাসিক ফাইলে রাখুন যাতে আপনি কালানুক্রমিকভাবে জমা দেওয়া তথ্যের সাথে কাজ করতে পারেন। এটি নিশ্চিত করে যে যখন আপনার কোন কিছুর প্রয়োজন হয় তখন কোথায় খুঁজতে শুরু করবেন সে সম্পর্কে আপনার সংকেত আছে।
   • মাসিক ফাইলগুলি এমন ডকুমেন্টগুলি সংরক্ষণ করার জন্য একটি ভাল জায়গা যা সত্যিই অন্যান্য বিভাগে মানায় না।
2. 2 বছরের শেষে, মাসিক ফোল্ডারে কী আছে তা দেখুন এবং আপনি একটি প্যাটার্ন খুঁজে পেতে পারেন - এবং একটি নতুন ফাইলগ্রুপ (বিভাগের নাম) যা আপনার সিস্টেম থেকে অনুপস্থিত। নতুন বছরে তার জন্য একটি ফাইল তৈরি করুন।
3. 3 মাসের জন্য বাকি তথ্য স্ট্যাপল করুন। নামক একটি ফাইলে সংরক্ষণ করুন বিবিধ (বছর ----)।

পরামর্শ

• একবার আপনি আপনার অফিসের ফাইলগুলি সংগঠিত করলে, সংগঠিত থাকুন। আপনার ফাইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হোন এবং সবকিছু যেখানে থাকা উচিত সেখানে রাখুন।
• নতুন ফাইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে বিভ্রান্তি এড়ানোর জন্য আপনার প্রয়োজন নেই এমন নথিগুলি ছুঁড়ে ফেলুন, পুনর্ব্যবহার করুন বা ছিঁড়ে ফেলুন।

তোমার কি দরকার

• ফাইল মন্ত্রিসভা
• ঝুলন্ত ফাইল
• ফোল্ডার
• লেবেল (ট্যাগ)
• মার্কার