কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• পদ্ধতি 1 এর 1: সঠিক ফর্ম্যাট নির্বাচন করা
• পদ্ধতি 2 এর 2: আপনার বার্তা লিখুন
• পদ্ধতি 3 এর 3: আপনার ইমেল প্রেরণ প্রস্তুত

অনেকে আনুষ্ঠানিক ইমেল লিখতে বেশ নারাজ। আপনি সাধারণত ব্যক্তিগত এবং অনানুষ্ঠানিক বার্তা প্রেরণের জন্য ইমেল ব্যবহার করেন। আপনার যদি কোনও শিক্ষক, নিয়োগকর্তা, ক্লায়েন্ট, সরকারী সংস্থা বা অন্যান্য আনুষ্ঠানিক গন্তব্যে ইমেল প্রেরণের দরকার হয় তবে কয়েকটি সাধারণ নির্দেশিকা অনুসরণ করতে পারেন। আপনার বার্তা পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং শৈলী, স্বন এবং ফর্ম্যাটিংয়ের সাধারণত গৃহীত মানগুলি অনুসরণ করুন। এবং আপনার ইমেল প্রেরণের আগে পড়তে এবং চেক করতে ভুলবেন না।

পদক্ষেপ

পদ্ধতি 1 এর 1: সঠিক ফর্ম্যাট নির্বাচন করা

1. একটি নিরপেক্ষ ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন। কোনও ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করা ভাল যা আপনার আসল নামের একটি প্রকরণ এবং কোনও ব্যবহারকারীর নাম, ডাকনাম বা ডাকনাম নয়। অতিরিক্ত নাম বা বর্ণ ছাড়াই আপনার নাম ছাড়া আর কোনও ইমেল ঠিকানা তৈরি করতে আপনি পিরিয়ড এবং / অথবা হাইফেন বা হাইফেন ব্যবহার করতে পারেন।
   • উদাহরণস্বরূপ, [email protected] এর মতো একটি ইমেল ঠিকানা খুব পেশাদার দেখাচ্ছে না। অন্যদিকে, জেল.ভ্যান্ডার.ভলুচট@ওয়লমেইল.এনএল ঠিকানাটি আরও মারাত্মক ছাপ ফেলে।
2. একটি পেশাদার ফন্ট আটকে। বেশিরভাগ ই-মেইল পরিষেবা সরবরাহকারী আপনাকে বিভিন্ন ফন্ট এবং লেআউট শৈলীর বিশাল সংখ্যক থেকে চয়ন করতে দেয় না। যেভাবেই হোক, টাইমস নিউ রোমান বা আরিয়ালের মতো ফন্ট সহ একটি আনুষ্ঠানিক ইমেলের মধ্যে একটি traditionalতিহ্যবাহী স্টাইলে আঁকানো ভাল। কমিক সানস বা পুরাতন ইংরাজির মতো আলংকারিক ফন্টগুলি ব্যবহার করবেন না। নিম্নলিখিতগুলিও মনে রাখবেন:
   • আপনার ইমেলটি স্পষ্ট আকারের ফন্ট আকারে টাইপ করুন, যেমন ফন্টের আকার 12।
   • বিশেষ শৈলী যেমন এটালিক, হাইলাইটেড বা বহু রঙিন ফন্টগুলি এড়িয়ে চলুন যতক্ষণ না আপনার ইমেলটির সামগ্রী এবং উদ্দেশ্য সম্পর্কিত সার্থক হয়।
   • সমস্ত পাঠ্য মূলধনীতে লিখবেন না। আপনি যদি সমস্ত বড় হাতের অক্ষরে টাইপ করেন তবে দেখে মনে হচ্ছে আপনি প্রাপকের কাছে চিৎকার করছেন।
3. একটি সংক্ষিপ্ত এবং সুনির্দিষ্ট বিষয় চয়ন করুন। আপনার সাবজেক্টে, এমন কীওয়ার্ডগুলি ব্যবহার করুন যা ইমেলটি ঠিক কী তা বর্ণনা করে, কয়েকটি শব্দ ছাড়া আর না। এইভাবে, আপনি পাঠককে আপনার বার্তাটিকে উপেক্ষা করা থেকে বিরত রাখতে সহায়তা করুন কারণ ইমেলের কোনও বিষয় নেই, খুব বেশি অস্পষ্ট একটি বিষয় বা এমন একটি বিষয় যা এই ধারণাটি দেয় যে ইমেলটি গুরুত্বপূর্ণ নয়।
   • বিষয়গুলি যেমন: "প্রশ্ন", "আমার কাছ থেকে বার্তা" বা "একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সম্পর্কে ইমেল" খুব অস্পষ্ট বা অনর্থক এবং সেহেতু সম্পূর্ণ অকেজো।
   • অন্যদিকে, "তফসিল, অতিথির তালিকা, মধ্যাহ্নভোজন পছন্দগুলি, এবং 12 মার্চ মিটিং ওভারভিউ" এর মতো একটি বিষয় পরিচালনা করা খুব দীর্ঘ। অধিকন্তু, এই শিরোনামটি বেশ কয়েকটি বিষয়কে কভার করে।
   • "12 শে মার্চকে মিটিং ড্যামেজ" এর মতো একটি শিরোনাম সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট। তিনি প্রাপককে একটি একক মূল বিষয় এবং সংশ্লিষ্ট তারিখের দিকে নির্দেশ করেছেন points

পদ্ধতি 2 এর 2: আপনার বার্তা লিখুন

1. একটি উপযুক্ত অভিবাদন চয়ন করুন। যথাযথ অভিবাদন সহ সর্বদা একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল শুরু করুন। তার ঠিকানা দ্বারা ঠিকানাকে কল করা ভাল (যদি আপনি সেগুলি জানেন তবে)। নীতিগতভাবে, একটি আনুষ্ঠানিক ইমেলটির অভিবাদন সর্বদা "প্রিয় ..." দিয়ে শুরু হয়, তারপরে ব্যক্তির শেষ নাম এবং কমা একটি শিরোনাম (স্যার / ম্যাডাম) হয়। আপনি যদি ই-মেইলটি সম্বোধন করেছেন এমন ব্যক্তিকে যদি আপনি ইতিমধ্যে জানেন তবে প্রথম নামটি অনুসরণ করে আপনি "প্রিয় ..." দিয়ে অভিবাদন শুরু করতে পারেন।
   • আপনি যদি নিজের ইমেলটি সম্বোধন করেছেন সেই ব্যক্তির নাম না জানলে, "প্রিয় স্যার / ম্যাডাম", "প্রিয় চেয়ারম্যান / প্রিয় বোর্ড", বা প্রয়োজনে "" যার উদ্বেগ রয়েছে "এর মতো কোনও অভিবাদন ব্যবহার করুন।
   • আপনার ইমেলটি "হ্যালো", "হাই", "বিদায়" বা অন্যান্য নৈমিত্তিক শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করবেন না।
2. প্রয়োজনে প্রথম অনুচ্ছেদে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন। আপনার বার্তা যদি এমন কাউকে সম্বোধন করা হয় যার সাথে আপনার বর্তমানে বিদ্যমান সম্পর্ক নেই, যেমন একটি নতুন ক্লায়েন্ট, আপনি যে সংস্থার কাছে আবেদন করতে চান তার নিয়োগ ও নির্বাচন বিভাগের প্রধান, বা পৌরসভার কোনও কর্মকর্তা, প্রথমে বলুন আপনি কে এবং আপনার বার্তার কারণ কী আপনার ইমেলের শুরুতে একটি বা দুটি বাক্যে এটি করুন।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও সম্ভাব্য নিয়োগকর্তাকে ইমেল প্রেরণ করতে চান তবে আপনি বলতে পারেন, "আমার নাম এরিক ভ্যান রাম। এই ই-মেইলের কারণটি হ'ল আমি CarrièreXYZ.nl ওয়েবসাইটে উল্লিখিত প্রশাসনিক সহকারী পদের জন্য আবেদন করতে চাই ""
3. সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দিয়ে শুরু করুন। নিজের পরিচয় দেওয়ার পরে এবং আপনার বার্তার কারণ সংক্ষিপ্তসার করার পরে, আপনি নিজের ইমেলের মূল অংশে যেতে পারেন। সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রায় শীর্ষে রাখুন। এইভাবে আপনি প্রাপকের মূল্যবান সময়ের প্রতি শ্রদ্ধা প্রদর্শন করেন এবং আপনি আপনার ইমেলটির উদ্দেশ্যটি দ্রুত পরিষ্কার করে দেন।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও সরকারী সংস্থায় কোনও সরকারী কর্মচারীর কাছে চিঠি লিখছেন, তবে প্রথমে আপনি বলতে পারেন, "আমার নাম আলেটা ভ্যান রাম। আমি আপনার ইমেইল ঠিকানা পাবলিক প্রসিকিউশন সার্ভিসের ওয়েবসাইটে পেয়েছি। ট্র্যাফিক লঙ্ঘনের অভিযোগে 31 ডিসেম্বর, ২০০৯ এ আমি যে সাব-পেনেল পেয়েছিলাম তা প্রশ্ন করার জন্য আমি আপনাকে লিখছি। "
4. এটি সরাসরি কেমন তা বলুন। একটি আনুষ্ঠানিক ইমেলটিতে, আপনি যতক্ষণ নম্র থাকবেন ততক্ষণ সরাসরি হওয়া কোনও সমস্যা নয়। ঝোপঝাড়ের চারপাশে গিয়ে আপনি কেবলমাত্র এটি অর্জন করতে পারেন যে আপনার পাঠকের দৃষ্টি কমছে, আপনার বা ঠিক কী চান তা নির্ধারণ করা তাকে বা তার পক্ষে আরও বেশি জটিল করে তুলেছে।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও শিক্ষককে ইমেল করছেন তবে অপ্রয়োজনীয় ফিল আপগুলি দিয়ে স্থান নষ্ট করবেন না, "আমি ডায়ানা ফ্রান্সসেন। তুমি কি আমাকে চেন? এই মুহূর্তে রসায়ন 221 আমার প্রিয় বিষয়। বক্তৃতাগুলি যেভাবে সংগঠিত হয়েছে তা আমার পছন্দ। আমি সর্বদা নিখুঁতভাবে সমস্ত কিছু অনুসরণ করতে পারি এবং পরীক্ষায় কী আশা করা যায় তা আমি সর্বদা জানি। পরীক্ষার কথা বলতে গিয়ে আমি পরের পরীক্ষার সপ্তাহ সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে চেয়েছিলাম। "
   • পরিবর্তে, এরকম কিছু লেখার বিষয়টি আরও স্পষ্ট: "আমার নাম ডায়ানা ফ্রানসেন এবং আমি আপনার সাথে কেমিস্ট্রি 221 এ যোগ দিচ্ছি I আমি আসন্ন পরীক্ষার সময়ে সম্ভাব্য দ্বন্দ্ব নিয়ে একটি প্রশ্ন দিয়ে আপনাকে লিখছি" "
5. এটি ছোট রাখুন। কোনও ই-মেইলের নির্ধারিত দৈর্ঘ্যের জন্য কোনও মান নিয়ম নেই। তবুও, কোনও ই-মেইলের জন্য একটি পর্দার (ল্যাপটপ বা পিসির) পৃষ্ঠের সর্বাধিক দৈর্ঘ্য রাখা ভাল।
   • যদি আপনার ইমেল তুলনামূলকভাবে দীর্ঘ হয় তবে এটিকে কয়েকটি সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদে বিভক্ত করুন। প্রতিটি অনুচ্ছেদের শুরুতে ইনডেন্টিংয়ের পরিবর্তে দুটি অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি ফাঁকা রেখা প্রবেশ করান।
6. আপনার ভাষা আনুষ্ঠানিক রাখুন। আপনি একটি পেশাদার প্রসঙ্গে একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল লিখেন, এজন্য আপনি স্বাভাবিকভাবেই একটি ভাল ধারণা তৈরি করতে চান। সম্পূর্ণ বাক্য এবং ভদ্র বাক্যাংশ ব্যবহার করুন। এ জাতীয় জিনিস এড়িয়ে চলুন:
   • অপবাদ
   • অপ্রয়োজনীয় সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা সংকোচনের
   • ইমোটিকন এবং স্মাইলি
   • ভালগার ভাষা
   • জোকস
7. আপনার ইমেলটি সঠিকভাবে বন্ধ করুন। সালামের ক্ষেত্রে যা প্রযোজ্য তা সমাপ্তির ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। আপনি বেশ কয়েকটি গ্রহণযোগ্য উপায়ে একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল বন্ধ করতে পারেন। সর্বদা বন্ধের নীচে আপনার পুরো নাম এবং অবস্থান অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার ইমেলের সামগ্রীর উপর নির্ভর করে আপনি নীচের এক বা একাধিক বন্ধ ব্যবহার করতে পারেন:
   • "আপনার জবাবের অপেক্ষায়, আমি রয়েছি,"
   • 'আপনার বিশ্বস্ত,'
   • 'বিনীত,'
   • 'অগ্রিম ধন্যবাদ,'
   • 'বন্ধুত্বপূর্ণ ধন্যবাদ,'

পদ্ধতি 3 এর 3: আপনার ইমেল প্রেরণ প্রস্তুত

1. আপনি অন্তর্ভুক্ত করতে চান এমন কোনও সংযুক্তি যুক্ত করুন। আপনার ইমেলের সাথে যদি আপনাকে কিছু সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করতে হয়, তবে দয়া করে প্রাপককে জানান যে ইমেলের সাথে সংযুক্তি রয়েছে। সংযুক্তির সংখ্যা এবং আকার ছোট রাখতে খুব ভাল লাগবে এবং প্রচলিত এবং বহুলভাবে উপযুক্ত ফাইল টাইপের জন্য বেছে নিন।
   • উদাহরণস্বরূপ, একটি মন্তব্য যুক্ত করুন যেমন: "সংযুক্ত আমি আপনাকে আমার জীবনবৃত্তান্ত এবং পোর্টফোলিওটির একটি অনুলিপি পিডিএফ ফর্ম্যাটে প্রেরণ করব।"
2. বানান এবং ব্যাকরণ ত্রুটির জন্য আপনার ইমেলটি সাবধানে পরীক্ষা করুন। আপনার ইমেল পরিষেবা সরবরাহকারীর বা ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামের বানান পরীক্ষকের উপর অন্ধভাবে নির্ভর করবেন না। আপনার ইমেলটি উচ্চস্বরে পড়া বা অন্য কাউকে এটি পরীক্ষা করার জন্য জিজ্ঞাসা করা টাইপস, ভুল বানান বা অস্পষ্ট বাক্যগুলি বাছাই করার দুর্দান্ত উপায়।
3. আপনার ইমেইলে কোনও গোপনীয় তথ্য নেই তা নিশ্চিত করুন। সর্বদা মনে রাখবেন যে ইমেলটি কোনও 100% সুরক্ষিত যোগাযোগ ব্যবস্থা নয়। মনে রাখবেন যে ই-মেইল সার্ভারগুলি হ্যাক করা যেতে পারে, বা প্রাপক, উদ্দেশ্যমূলক বা না হতে পারে এমন তথ্য ভাগ করতে পারে যা আপনি অন্যের কাছে প্রকাশ করতে চান না।
   • কোনও ইমেলের পাসওয়ার্ড, অ্যাকাউন্ট নম্বর বা অন্যান্য গোপনীয় তথ্য সহ এড়িয়ে চলুন।