কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• অংশ 1 এর 1: আপনার এসওপি সেট আপ
• পার্ট 2 এর 2: আপনার এসওপি লেখা
• অংশ 3 এর 3: সাফল্য এবং নির্ভুলতা নিশ্চিত
• পরামর্শ

একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেশনাল পদ্ধতি (এসওপি) -তে কীভাবে ধাপে ধাপে কোনও কার্য সম্পাদন করা যায় সে সম্পর্কিত তথ্য রয়েছে। একটি বিদ্যমান এসওপি কেবলমাত্র সংশোধন এবং আপডেট করা দরকার, তবে আপনি নিজেকে এমন একটি পরিস্থিতিতে সন্ধান করতে পারেন যেখানে আপনাকে একটি সম্পূর্ণ সেট আপ করতে হবে।

পদক্ষেপ

অংশ 1 এর 1: আপনার এসওপি সেট আপ

1. বিন্যাসটি চয়ন করুন। এসওপি লেখার কোনও সঠিক ও ভুল উপায় নেই। তবে আপনার সংস্থার সম্ভবত ইতিমধ্যে বেশ কয়েকটি এসওপি রয়েছে যা আপনি পছন্দসই সেটআপের ধারণা পেতে পারেন। বিদ্যমান এসওপিগুলি ব্যবহার করুন - যদি থাকে তবে - উদাহরণ হিসাবে। যদি কোনও না থাকে তবে আপনার কাছে কয়েকটি বিকল্প রয়েছে:
   • সহজ পদক্ষেপ সহ সেটআপ। এটি রুটিন পদ্ধতিগুলির জন্য ভাল, যা সংক্ষিপ্ত, খুব কম সম্ভাব্য ফলাফল দেয় এবং যুক্তিসঙ্গতভাবে কংক্রিট হয়। প্রকৃতপক্ষে, প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টেশন এবং সুরক্ষা সতর্কতার বাইরে, এটি বিন্দুগুলির তালিকা ছাড়া আর কিছুই নয়, পাঠকদের সাধারণ বাক্যে বলতে হবে কী করা উচিত।
   • শ্রেণিবদ্ধ পদক্ষেপের সাথে সেটআপ। এটি দীর্ঘ প্রক্রিয়াগুলির জন্য ভাল কাজ করে - দশটিরও বেশি ধাপ সহ, সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রয়োজন হয়, স্পষ্ট করা যায় এবং পরিভাষা ব্যাখ্যা করা হয়। এটি সাধারণত একটি নির্দিষ্ট ক্রমে মূল পদক্ষেপ এবং তাদের উপ-পদক্ষেপের একটি তালিকা।
   • ফ্লো চার্ট সহ সেটআপ। যদি কোনও পদ্ধতিটি বিভিন্ন ভিন্ন ভিন্ন সম্ভাব্য ফলাফল সহ মানচিত্রের মতো হয় তবে একটি ফ্লোচার্টই সেরা সমাধান। ফলাফলগুলি সঠিকভাবে অনুমান করা না গেলে আপনার এই সেটআপটি নির্বাচন করা উচিত।
2. আপনার শ্রোতা সম্পর্কে চিন্তা করুন। এসওপি লেখার আগে তিনটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় বিবেচনা করতে হবে:
   • আপনার শ্রোতা ইতিমধ্যে কি জানেন? আপনার জনগণ কি সংস্থা এবং এর পদ্ধতিগুলির সাথে পরিচিত? তারা কি পরিভাষা জানে? আপনি যে ভাষাটি ব্যবহার করেন তা পাঠকের জ্ঞান এবং অবদানের সাথে মেলে।
   • আপনার শ্রোতার ভাষা দক্ষতা। এমন কি এমন লোকেরা আছে যারা আপনার এসওপি "" পড়লে আপনার ভাষা বলতে পারে না? যদি তা হয় তবে ক্যাপশন এবং ডায়াগ্রাম সহ চিত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত করা ভাল ধারণা।
   • আপনার শ্রোতার আকার। যদি আপনার এসওপি একই সাথে অনেক লোক (বিভিন্ন ভূমিকায়) পড়ে থাকে তবে আপনাকে কোনও নাটকে একটি ডায়ালগ হিসাবে ডকুমেন্টটি সেটআপ করতে হবে: ব্যবহারকারী 1 কিছু করে, তারপরে ব্যবহারকারী 2 এবং আরও অনেক কিছু। এভাবে সহজেই চলমান মেশিনে প্রতিটি ব্যবহারকারী দেখতে পারেন যে সে কীভাবে কোগ is
3. "আপনার" জ্ঞান সম্পর্কে চিন্তা করুন। নীচের লাইনটি হ'ল: আপনি কি এটি লিখতে সঠিক ব্যক্তি? আপনি কি বুঝতে পারছেন যে এটি সম্পর্কে? কীভাবে ভুল হতে পারে? কিভাবে এটি নিরাপদ করা উচিত? যদি তা না হয় তবে আপনি আরও ভাল কাজটি অন্য কারও হাতে দিয়ে দিন। একটি খারাপভাবে লিখিত - বা আরও খারাপ, ভুলভাবে লিখিত - এসওপি কেবল উত্পাদনশীলতা এবং সাংগঠনিক ব্যর্থতার দিকে পরিচালিত করে না, তবে এটি অনিরাপদও হতে পারে এবং আপনার দল থেকে শুরু করে পরিবেশে সমস্ত কিছুতেই প্রভাব ফেলতে পারে। সংক্ষেপে, এটি আপনি নিতে চান এমন ঝুঁকি নয়।
   • যদি এটি এমন একটি প্রকল্প হয় যা আপনি সম্পূর্ণ করতে বাধ্য হন তবে যারা এই প্রক্রিয়াটি প্রতিদিন পরিচালনা করেন তাদের কাছে সহায়তার জন্য জিজ্ঞাসা করতে ভয় পাবেন না। সাক্ষাত্কার পরিচালনা করা এসওপি তৈরির প্রক্রিয়াটির একটি সাধারণ অংশ।
4. একটি সংক্ষিপ্ত বা দীর্ঘ SOP এর মধ্যে চয়ন করুন। আপনি যদি প্রোটোকল, পরিভাষা ইত্যাদির সাথে পরিচিত এবং এমন একটি গ্রুপের জন্য একটি এসওপি লিখে বা আপডেট করছেন এবং কেবল একটি চেকলিস্টের মতো একটি সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত এসওপি চান, আপনি এটি সংক্ষিপ্ত রাখতে পারেন।
   • সাধারণ উদ্দেশ্য এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য (তারিখ, লেখক, আইডি নম্বর, ইত্যাদি) ছাড়াও এতে কেবল পদক্ষেপের একটি তালিকা রয়েছে। যদি আরও বিশদ বা স্পষ্টকরণের প্রয়োজন না হয় তবে এটি যথেষ্ট।
5. এসওপির উদ্দেশ্য মাথায় রাখুন। এটা পরিষ্কার যে আপনি এমন একটি প্রক্রিয়া নিয়ে কাজ করছেন যা আপনার সংস্থায় বারবার পুনরাবৃত্তি হয়। কিন্তু এই এসওপি এত মূল্যবান হওয়ার কোনও নির্দিষ্ট কারণ আছে কি? এর মধ্যে কি নিরাপত্তা জোর দেওয়া উচিত? সম্মতি ব্যবস্থা? এটি প্রশিক্ষণের জন্য বা প্রতিদিন ভিত্তিতে ব্যবহৃত হয়? আপনার দলের সাফল্যের জন্য আপনার এসওপি প্রয়োজনীয়তার কয়েকটি কারণ এখানে রয়েছে:
   • সম্মতি মান নিশ্চিত করা
   • উত্পাদন প্রয়োজনীয়তা সর্বাধিক
   • পদ্ধতিটি পরিবেশের উপর বিরূপ প্রভাব ফেলবে না তা নিশ্চিত করার জন্য
   • নিরাপত্তা নিশ্চিত করা
   • তফসিল অনুসারে সবকিছু যায় কিনা তা নিশ্চিত করা
   • উত্পাদন ত্রুটি এড়াতে
   • প্রশিক্ষণ দলিল হিসাবে ব্যবহার করা
     • আপনার এসওপিতে কী জোর দেওয়া উচিত তা জেনে রাখলে এই পয়েন্টগুলির চারপাশে নথির কাঠামো সহজ করা যায়। আপনার এসওপি কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা দেখতে আরও সহজ।

পার্ট 2 এর 2: আপনার এসওপি লেখা

1. প্রয়োজনীয় উপাদান বর্ণনা করুন। প্রযুক্তিগত এসওপিগুলি সাধারণত পদ্ধতিটি নিজেই "পাশাপাশি" চারটি উপাদান নিয়ে গঠিত:
   • নামপত্র। এর মধ্যে রয়েছে ১) পদ্ধতির শিরোনাম, ২) এসওপির একটি সনাক্তকারী নম্বর, ৩) ইস্যু বা সংশোধনের তারিখ, ৪) এসওপি সম্পর্কিত সংস্থা, বিভাগ বা বিভাগের নাম এবং ৫) স্বাক্ষর যারা এসওপি প্রস্তুত এবং অনুমোদিত করেছেন তাদের মধ্যে। আপনি চান হিসাবে এই পৃষ্ঠাটি সেট আপ করতে পারেন, যতক্ষণ না তথ্য স্পষ্ট থাকে।
   • সূচক। এটি কেবল তখনই প্রয়োজনীয় যখন আপনার এসওপি দীর্ঘ হয়, যাতে আপনি সহজেই এটি সন্ধান করতে পারেন। একটি সাধারণ স্ট্যান্ডার্ড সেটআপ হ'ল এখানে আপনার যা প্রয়োজন।
   • গুণমান এবং মান নিয়ন্ত্রণ। একটি প্রক্রিয়া ভাল না যদি এটি পরীক্ষা করা যায় না। আপনার প্রয়োজনীয় উপাদান এবং বিশদ উপলব্ধ রয়েছে তা নিশ্চিত করুন যাতে পাঠক পছন্দসই ফলাফলটি অর্জন করতে পেরেছেন। এটি অন্যান্য নথির আকারে যেমন উদাহরণস্বরূপ মূল্যায়নের উদাহরণ হতে পারে।
   • রেফারেন্স। আপনার কাছে উদ্ধৃত বা উদ্ধৃত সমস্ত রেফারেন্স বইয়ের একটি তালিকা রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। অন্যান্য এসওপিগুলিকে উল্লেখ করার সময়, প্রয়োজনীয় তথ্যটি পরিশিষ্টে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে তা নিশ্চিত করুন।
     • এটি হতে পারে যে আপনার সংস্থা এগুলির চেয়ে অন্য প্রোটোকল ব্যবহার করে। আপনি যদি ইতিমধ্যে বিদ্যমান এসওপিগুলিকে উল্লেখ করতে পারেন তবে এই কাঠামোটি ছেড়ে যান এবং ইতিমধ্যে যা আছে তাতে আটকে দিন।
2. পদ্ধতি নিজেই, নিম্নলিখিত অনুসরণ করা নিশ্চিত করুন:
   • সুযোগ এবং প্রয়োগযোগ্যতা। অন্য কথায়, প্রক্রিয়াটির উদ্দেশ্য, এর সীমানা বর্ণনা করুন, তবে এটি কীভাবে ব্যবহৃত হবে তাও বর্ণনা করুন। মান, বিধিবিধান, ভূমিকা এবং দায়িত্ব এবং ইনপুট এবং আউটপুট যুক্ত করুন।
   • পদ্ধতি এবং পদ্ধতি। এটি হাড়ের মাংস - প্রয়োজনীয় বিবরণ এবং সমস্ত প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম সহ সমস্ত পদক্ষেপের তালিকা করুন। পরবর্তী পদ্ধতি এবং সিদ্ধান্তের কারণগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন।"কী ... যদি" ​​পয়েন্ট এবং কোনও সম্ভাব্য লঙ্ঘন বা সুরক্ষা উদ্বেগ চিহ্নিত করুন।
   • টার্মিনোলজির ব্যাখ্যা ation। সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং বাক্যাংশগুলি সনাক্ত করুন যা সাধারণ আলোচনায় নেই।
   • স্বাস্থ্য এবং সুরক্ষা সতর্কতা। এগুলি একটি পৃথক অধ্যায়ে তালিকাভুক্ত করুন এবং তারা যে পদক্ষেপের সাথে সম্পর্কযুক্ত তার পাশে তাদের তালিকাবদ্ধ করুন। এই জিনিসগুলিকে তুচ্ছ করবেন না.
   • সরঞ্জাম ও সরবরাহ কী প্রয়োজন এবং কোন সরঞ্জাম বা সরঞ্জামের মান আপনি কখন এবং কোথায় খুঁজে পেতে পারেন তার তালিকা দিন।
   • সতর্কতা এবং সমস্যা। তাই সমস্যা বিভাগ। ভুল হতে পারে এমন কোনও বিষয় সম্পর্কে কথা বলুন, কী সন্ধান করতে হবে এবং চূড়ান্ত, নিখুঁত পণ্যটির জন্য কী সমস্যা হতে পারে।
     • আপনার এসওপিকে খুব ভাষাগত এবং বিভ্রান্তিকর হয়ে উঠতে এবং জিনিসগুলিকে অ্যাক্সেসযোগ্য রাখতে প্রতিটি বিষয়কে তার নিজস্ব অধ্যায় (সাধারণত নম্বরযুক্ত) দিন Give
     • এটি একটি সম্পূর্ণ তালিকা নয়; এটি প্রক্রিয়াজাতীয় আইসবার্গের টিপ মাত্র। আপনার সংস্থাটি নির্দেশ করতে পারে যে অন্যান্য দিকগুলির দিকে মনোযোগ দেওয়া দরকার।
3. আপনার লেখাগুলি সংক্ষিপ্ত এবং পড়তে সহজ রাখুন। সম্ভাবনা হ'ল, আপনার শ্রোতারা মজাদার জন্য সেগুলি পড়ছেন না। এটি সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি রাখুন - অন্যথায় আপনি মনোযোগ হারাবেন বা তারা দস্তাবেজটি পেতে অসুবিধা এবং বুঝতে অসুবিধা পাবেন। আপনার বাক্যগুলি যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখুন।
   • এখানে একটি খারাপ উদাহরণ: এয়ার ইনলেট থেকে সমস্ত ধুলো ব্যবহার করার আগে তা সরিয়ে ফেলা নিশ্চিত করুন।
   • এখানে একটি ভাল উদাহরণ ": ব্যবহারের আগে, এয়ার ইনলেটগুলি থেকে সমস্ত ধুলো শূন্য করুন।
   • সাধারণভাবে, "আপনি" সম্পর্কে কথা বলবেন না। এটি নিজের পক্ষে কথা বলে। সক্রিয়ভাবে কথা বলুন এবং প্রয়োজনীয়তার সাথে আপনার বাক্যগুলি শুরু করুন।
4. প্রয়োজনে প্রক্রিয়াটিতে জড়িত কর্মচারীদের তারা কীভাবে কাজটি সম্পাদন করে সে সম্পর্কে সাক্ষাত্কার দিন। আপনি চাইছেন সর্বশেষ জিনিসটি এমন একটি এসওপি লিখতে হবে যা ঠিক বোঝায় না। আপনি আপনার দলের নিরাপত্তা, কার্যকারিতা এবং সময়কে বিপন্ন করে তোলেন এবং আপনি ইতিমধ্যে ব্যবহৃত অ্যাকাউন্ট প্রক্রিয়াটি গ্রহণ করবেন না - এমন কিছু যা আপনার সহকর্মীরা আপনাকে ধন্যবাদ জানায় না। প্রয়োজনে প্রশ্ন করুন! এটি অবশ্যই করা উচিত!
   • যদি বিষয়গুলি অস্পষ্ট থাকে তবে বিভিন্ন লোককে সমস্ত ভূমিকা এবং দায়িত্ব আনতে বলুন। একটি দলের সদস্য এসওপি মেনে চলতে পারে না এবং অন্য একজন কেবলমাত্র কিছু ক্রিয়ায় জড়িত থাকতে পারে।
5. ডায়াগ্রাম এবং প্রবাহের চার্টের সাহায্যে বিশাল টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো টুকরো করা আপনি যদি এক বা দুটি পদক্ষেপের সাথে বিশেষতঃ কৌশলযুক্ত হয়ে থাকেন তবে আপনি কোনও পাঠক বা চার্ট দিয়ে এটি আপনার পাঠকদের পক্ষে সহজ করে তুলতে পারেন। এটি পড়া সহজ হয়ে যায় এবং এটি সমস্ত কিছু বোঝার সমস্ত প্রচেষ্টা থেকে মনকে বিরতি দেয়। এবং আপনার কাছে এটি আরও সম্পূর্ণ এবং ভাল লিখিত দেখায়।
   • এগুলি কেবল মশালার জন্য ব্যবহার করবেন না বা আপনার এসওপিকে আরও চিত্তাকর্ষক দেখায়; এটি কেবল তখনই করুন যদি এটি বোধগম্য হয় বা আপনি যদি কোনও ভাষার বাধা অতিক্রম করার চেষ্টা করছেন trying
6. প্রতিটি পৃষ্ঠায় সঠিক কোডিং রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। আপনার এসওপি নিঃসন্দেহে অনেকগুলি এসওপিগুলির মধ্যে একটি। সেই কারণে, আপনার সংস্থার একধরণের ডাটাবেস রাখা উচিত, যাতে সবকিছু নির্দিষ্ট সূচক সিস্টেমের ভিত্তিতে রাখা হয়। আপনার এসওপি সেই সূচকের অংশ এবং তাই পুনরুদ্ধার করার জন্য কোডিংয়ের কিছু ফর্ম দরকার। এজন্য অবশ্যই এটি স্পষ্ট করে বলা উচিত।
   • প্রতিটি পৃষ্ঠার একটি সংক্ষিপ্ত শিরোনাম বা আইডি নম্বর, তারিখ এবং পৃষ্ঠা নম্বর থাকা উচিত। আপনার পাদটীকা প্রয়োজন হতে পারে; যা এই বিষয়টিতে আপনার সংস্থার নীতির উপর নির্ভর করে।

অংশ 3 এর 3: সাফল্য এবং নির্ভুলতা নিশ্চিত

1. পদ্ধতি পরীক্ষা করুন। আপনি যদি আপনার পদ্ধতিটি পরীক্ষা করতে না চান তবে আপনি সম্ভবত এটি যথেষ্ট ভাল লিখেছেন নি। প্রক্রিয়াটির "সীমিত বোঝাপড়া" সহ কাউকে (বা সাধারণ পাঠকের প্রতিনিধি) আপনার এসওপি ব্যবহার করতে বলুন এবং এর দ্বারা পরিচালিত হন। তারা কোন সমস্যায় পড়ে? যদি কোনও থাকে তবে আপনাকে সেগুলি সম্বোধন করতে হবে এবং প্রয়োজনীয় সামঞ্জস্য করতে হবে।
   • আপনার এসওপি কয়েকটি লোক দ্বারা পরীক্ষা করা ভাল। বিভিন্ন ব্যক্তি বিভিন্ন বিষয়ে ছুটে আসবে, যা আপনাকে অনেকগুলি (আশাকরি কার্যকর) উত্তর দেবে।
   • নিশ্চিত করুন যে প্রক্রিয়াটি এমন কেউ দ্বারা পরীক্ষা করা হয়েছে যিনি কখনও করেন নি। আগাম জ্ঞান সহকারে কেউ আপনার কাজের প্রথম স্থানে না হয়ে এগিয়ে যাওয়ার জন্য তার উপর নির্ভর করতে চলেছে, যাতে এটি চিহ্নটি মিস করে।
2. যারা প্রকৃতপক্ষে পদ্ধতিটি সম্পাদন করেন তাদের দ্বারা এসওপি মূল্যায়ন করুন Have শেষ পর্যন্ত কিছু যায় আসে না সত্যি আপনার কর্তারা এসওপি সম্পর্কে কী ভাবেন। এটি সেখানে আছে সম্পর্কে আসলে সহযোগিতা করতে হবে। সুতরাং এটি মালিকদের উপরের তলায় পাঠানোর আগে যারা আপনার কাজটি করবে বা ইতিমধ্যে কাজটি করবে তাদের তাদের আপনার কলমের ফলটি দেখান। কি সন্ধান করুন সে এর?
   • তাদের জড়িত করে এবং তাদের প্রক্রিয়াটির অংশ বানানোর মাধ্যমে তারা এই এসওপি গ্রহণের সম্ভাবনা বেশি। এবং তাদের নিঃসন্দেহে কিছু দুর্দান্ত ধারণা রয়েছে!
3. আপনার পরামর্শদাতা এবং মান নিয়ন্ত্রণ বিভাগ দ্বারা আপনার এসওপি চেক করুন। দলটি ঠিকঠাক হয়ে গেলে, আপনি এটি আপনার উপদেষ্টাদের কাছে ফরোয়ার্ড করতে পারেন। তাদের নিজের কাজটি সম্পর্কে নিজেরাই বলার কম থাকতে পারে তবে আপনি যদি কিছু ভুলে গিয়ে থাকেন তবে সেটআপটি ঠিক আছে কিনা তা তারা আপনাকে জানায় এবং কীভাবে সমস্ত কিছুকে অফিসিয়াল এবং সিস্টেমের অংশ হিসাবে তৈরি করা যায় সেগুলি তারা আপনাকে জানায়।
   • নথি অনুমোদনের জন্য সরকারী রাউটিং সিস্টেমগুলি ব্যবহার করুন, যাতে আপনি নিশ্চিত হন যে অনুমোদনের প্রক্রিয়াটি সঠিকভাবে সাইন আপ হয়ে গেছে। এটি সংগঠন থেকে সংস্থায় পৃথক হয়। আপনি কেবল নিশ্চিত করতে চান যে প্রত্যেকের বক্তব্য ছিল এবং সমস্ত নিয়ম অনুসরণ করা হয়েছে।
   • নীচে স্বাক্ষর থাকতে হবে। বেশিরভাগ সংস্থার আর বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর নিয়ে কোনও সমস্যা হয় না।
4. এটি অনুমোদিত হওয়ার সাথে সাথে আপনার এসওপি ব্যবহার শুরু করুন। আপনার প্রথমে জড়িত কর্মীদের প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করার দরকার হতে পারে তবে এটির অর্থ এইও হতে পারে যে আপনার কাগজটি টয়লেটে ঝুলানো রয়েছে। এটি যেমন হতে পারে, আপনার কাজটি ব্যবহার হয়েছে তা নিশ্চিত করুন! তুমি এটি করেছিলে. কিছুটা স্বীকৃতির জন্য সময়!
   • আপনার এসওপি আপ টু ডেট রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। যদি এটি আর না হয় তবে অবিলম্বে আপডেটের ব্যবস্থা করুন, আপডেটগুলি অনুমোদিত এবং ডকুমেন্টেড রয়েছে তা নিশ্চিত করে আবার এসওপি প্রেরণ করুন। আপনার দলের সুরক্ষা, উত্পাদনশীলতা এবং সাফল্য এটির উপর নির্ভর করে।

পরামর্শ

• পদক্ষেপগুলি ব্যাখ্যা করার জন্য কেবল ডাচ ব্যবহার করুন।
• সম্ভব হলে স্টেকহোল্ডারদের জড়িত রাখার কথা মনে রাখবেন যাতে লিখিত প্রক্রিয়াটি প্রকৃত প্রক্রিয়ার সাথে সামঞ্জস্য হয়।
• এসওপি-র কোনও পুরানো সংস্করণ বিদ্যমান কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। হতে পারে আপনি কয়েকটি দ্রুত টুইটগুলিতে নিজেকে সীমাবদ্ধ করতে পারেন। আপনি এগুলিও যথাযথভাবে নথিভুক্ত করেছেন তা নিশ্চিত করুন!
• প্রতিটি নতুন সংস্করণ সহ একটি দস্তাবেজের ইতিহাস রয়েছে।
• ফ্লো চার্ট এবং চিত্রগুলি ব্যবহার করুন যাতে পাঠক প্রক্রিয়াটি যথাযথভাবে অনুসরণ করতে পারেন।
• স্পষ্টতা মনোযোগ দিন। একাধিক ব্যাখ্যা সম্ভব না তা নিশ্চিত করুন। এটার সাথে অপরিচিত কাউকে প্রক্রিয়াটি দেখান এবং তাদের কী মনে হয় তা জিজ্ঞাসা করুন: আপনি এখনও অবাক হয়ে যেতে পারেন।
• আপনার নথিটি অনুমোদনের আগে তা পরীক্ষা করে দেখুন।