কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• পরামর্শ
• সতর্কতা

ইভেন্টগুলি সংগঠিত করা খুব কঠিন কাজ বলে মনে হয় এবং আপনার যদি পরিকল্পনা এবং পরিকল্পনা না থাকে তবে জিনিসগুলি আরও জটিল হয়ে উঠবে। তাই এড়াতে চেষ্টা করুন - মাস আগেই প্রস্তুত করে এবং ইভেন্টের সময় শান্ত রাখুন।

পদক্ষেপ

4 এর 1 পদ্ধতি: ইভেন্টের কয়েক মাস আগে পরিকল্পনা করুন

1. 

   ইভেন্টটির উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন। আপনার সংস্থার উদ্দেশ্য নির্ধারণ করা আপনার ইভেন্টটিকে ট্র্যাক রাখতে সহায়তা করবে। আপনি কি সম্প্রদায়কে শিক্ষিত করার জন্য কোনও অনুষ্ঠানের পরিকল্পনা করছেন? সম্ভাব্য স্পনসরকে সম্মতি জানাতে চান? একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা দলের প্রশংসা? এই উদ্দেশ্যটি যতটা সম্ভব বিশদ করুন। আপনি যা করছেন তা বোঝাই যায় না (শিক্ষিত করুন, প্ররোচিত করুন, প্রশংসা করুন ইত্যাদি), কেন আপনি কি আবার কি
   • এটিকে আপনার মিশনের বিবৃতি বা আপনার সাফল্যের ভিত্তি হিসাবে ভাবেন। আপনি একবার নিশ্চিত হয়ে জানতে চাইলে আপনি এটি অনেক সহজ খুঁজে পাবেন!

2. 

   
   
   লক্ষ্য স্থির কর.হুবহু আপনি কি অর্জন করতে চান? ইভেন্টে উপস্থিত লোকের সংখ্যা নয়, ঘটনাটি ঘটেছে এমনটি নয় - আপনি কীভাবে অনুষ্ঠানটি চান তা চান? আপনার প্রতিষ্ঠানে 5 জন নতুন সদস্য? 20 মিলিয়ন ডং উঠেছে? অন্য মানুষের মানসিকতা পরিবর্তন? সবাইকে উত্তেজিত করবেন?
   • ইভেন্টটি থেকে আপনি সবচেয়ে বেশি যে তিনটি ফলাফল চান তার বিষয়ে চিন্তা করুন এবং সেগুলি ঘটানোর দিকে মনোনিবেশ করুন। আপনি একটি আর্থিক লক্ষ্য, একটি সামাজিক লক্ষ্য এবং একটি ব্যক্তিগত লক্ষ্য ওজন করতে পারেন - এটি আপনার উপর নির্ভর করে!

3. 

   
   
   স্বেচ্ছাসেবক সংগ্রহ করুন। আয়োজক কমিটির বিভিন্ন ক্ষেত্রে আপনার ভাল এবং ভাল সদস্যের প্রয়োজন। সময়সূচি নির্ধারণ, বাজেট করে আমন্ত্রণ পাঠানো, পোস্টার ডিজাইন করা, অতিথিদের স্বাগত জানানো এবং ইভেন্টের পরে পরিষ্কার করা থেকে শুরু করে সবকিছুতে তারা আপনাকে সহায়তা করতে পারে। অন্য কথায়, তারা আপনাকে কাজটি করতে সহায়তা করবে। যদি সম্ভব হয় তবে স্বেচ্ছাসেবীদের সন্ধান করুন যা আপনি বিশ্বাস করতে পারেন!
   • আপনার পরিকল্পনার সময়সূচী অনুসারে আয়োজকরা এবং ইভেন্ট ম্যানেজাররা কাজ করে তা নিশ্চিত করুন sure দলগুলির মধ্যে সহযোগিতা আপনার কাজকে আরও সহজ করে তুলবে। কাউকে সাহায্যের জন্য জিজ্ঞাসা করার সময়, তাদের সম্পর্কে আপনার প্রত্যাশা এবং ইভেন্টে তাদের অংশগ্রহণের পরিমাণ সম্পর্কে শুরু থেকেই পরিষ্কার করুন।
   • আপনি যদি স্বেচ্ছাসেবককে না খুঁজে পান তবে একটি ইভেন্টের দল নিয়োগ করুন! এটি সম্পূর্ণরূপে আপনি যে ধরণের ইভেন্টের হোস্ট করছেন তার উপর নির্ভর করে। ইভেন্ট ইভেন্টের সাথে আপনি অনুষ্ঠানটি ভাড়া নিতে পারেন বা তৃতীয় পক্ষ থেকে ভাড়া নিতে পারেন।

4. 

   
   
   আনুমানিক বাজেট. সমস্ত ব্যয়, আয়, অনুদান এবং অন্যান্য অসাধারণ ব্যয় বাজেটের অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। আপনি যদি বাজেট না করেন তবে আপনি কী ব্যয় করেছেন তা না বুঝে আপনি মোটা বিলের বিল এবং একটি খালি ওয়ালেট দিয়ে ইভেন্টটি শেষ করবেন। প্রথম দিন থেকে বাস্তববাদী হোন পরে অবাক হবেন না!
   • ব্যয় কম রাখার উপায়গুলি সন্ধান করুন। আপনি কি নিখরচায় কাজ করার জন্য স্বেচ্ছাসেবীদের নিয়োগ করতে পারেন? যে জায়গাগুলি ভাড়া সস্তা (উদাহরণস্বরূপ কারও বাড়ি) তা বিবেচনা করুন? মনে রাখবেন যে একটি বিলাসবহুল পার্টির ব্যর্থতার চেয়ে ছোট, সাধারণ তবে সফল সভাটি অনেক ভাল।

5. 

   ইভেন্টের সময় এবং অবস্থান নির্ধারণ করুন। এটি ফ্যাক্টর অনেক গুরুত্বপূর্ণ অনুষ্ঠানের "হ্যাঁ, আমি সেখানে থাকব!" লোকেরা বলার জন্য আপনার ইভেন্টের সময় এবং স্থানটি কী হওয়া উচিত? আপনি ইভেন্টটি এমন সময়ে হোস্ট করতে চান যখন প্রত্যেকে মুক্ত হয় এবং একটি সুবিধাজনক স্থানে যেখানে আপনার পর্যাপ্ত ভাড়া থাকে!
   • আপনি যে সম্প্রদায়টিতে বাস করছেন সেটির শিডিউলটি পরীক্ষা করে দেখুন এবং ইভেন্টে কে অংশগ্রহণ করে তা বিবেচনা করুন। যদি আপনি গৃহিণীদের লক্ষ্য করে নিচ্ছেন তবে দিন এবং আশেপাশের অনুষ্ঠানের আয়োজন করা সর্বোত্তম বিকল্প (আপনি অতিরিক্ত বাচ্চাদের পরিষেবা সরবরাহ করতে পারেন)। একজন শিক্ষার্থী অংশগ্রহণকারীদের ক্ষেত্রে, সপ্তাহের মধ্যে একটি সন্ধ্যায় ইভেন্টটি শহরের কেন্দ্রস্থলে রাখুন। যদি সম্ভব হয় তবে আপনার উচিত তাদের জায়গায় সমাবেশ.
   • অবশ্যই অনেক ইভেন্ট ভেন্যু থাকবে যা আপনার আগে থেকেই সংরক্ষণ করতে হবে। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এই অবস্থানগুলি ভাড়া করার জন্য যোগাযোগ করুন। এগুলি আপনার চেয়ে বেশি ব্যয়বহুল হতে পারে!

6. 

   রসদ বিবেচনা করুন। আপনার প্রতিটি বিষয়ে রসদ সম্পর্কে চিন্তা করা দরকার। পার্কিং কেমন হবে? প্রতিবন্ধীদের অংশগ্রহণের দক্ষতা? আপনি ইভেন্ট স্পেস দিয়ে কি করতে পারেন? আপনার কোন সরঞ্জামের দরকার? কোনও ফি (যেমন স্পিকার পানীয়, ব্যাজ, প্রকাশনা) এর জন্য আপনার অতিরিক্ত কিছু লাগবে? ইভেন্টটি সুচারুভাবে যেতে কত লোক লাগবে?
   • অনুষ্ঠানের সমস্ত দিক বিবেচনা করার জন্য আয়োজকদের সদস্যদের সাথে প্রতিফলিত করা এবং তাদের সাথে আলোচনা করা খুব গুরুত্বপূর্ণ। এমন কোনও প্রতিবন্ধকতা রয়েছে যা আপনি আগে থেকেই দেখে নিতে এবং এড়াতে পারেন? অতিথিদের থাকার জন্য কি কোনও জায়গা দরকার? কি ব্যতিক্রম প্রয়োজন?

7. 

   বিপণন এবং বিজ্ঞাপন চিন্তা করুন। অনুষ্ঠানের প্রস্তুতির সময় পোস্টারের খসড়া তৈরি করুন। পোস্টারটিতে তারিখ, সময়, অবস্থান, প্রধান অতিথি, ইভেন্টের নাম এবং ইভেন্টের থিম বা ট্যাগলাইন সম্পর্কিত তথ্য থাকা উচিত। প্রস্তুতির সময় যেহেতু খুব তাড়াতাড়ি, তাই আপনি এই বিষয়বস্তুগুলি সাবধানতার সাথে চিন্তা করে প্রচুর সময় ব্যয় করতে পারেন - তবে বিভাগগুলি সমস্ত একসাথে কী তা দেখার জন্য আপনার প্রাথমিক খসড়া তৈরি করা উচিত!
   • ইভেন্ট প্রচারের অন্যান্য উপায় সম্পর্কে চিন্তা করুন। ইমেইল পাঠান? মেইল মেল? ফেসবুক, টুইটার বা অনলাইন ইভেন্ট সাইটগুলির একটি সিরিজে তথ্য সরবরাহ করছেন (এর পরে আরও কিছু)? আপনার কী দরকার? আগে লোকদের জড়িত করার জন্য ইভেন্ট এবং আপনার যা প্রয়োজন ভিতরে তাদের পিছনে আটকে রাখার ঘটনা?

8. 

   পুনরায় সাজানো কাজ। আপনি এখনই খুব বিভ্রান্ত বোধ করছেন। দীর্ঘ নিঃশ্বাস নিন এবং এক্সেল সফ্টওয়্যারটি খুলুন। ইভেন্টে ক্রিয়াকলাপগুলির খসড়া সূচি প্রস্তুত করুন। আপনার চিন্তা সংগঠিত করতে কয়েকটি এক্সেল স্প্রেডশিট ব্যবহার করুন। এই মুহুর্তে এটি অপ্রয়োজনীয় কাগজপত্রের মতো মনে হতে পারে তবে পরবর্তী দুই মাসের মধ্যে আপনি নিজের যত্ন নেওয়ার জন্য নিজের প্রতি কৃতজ্ঞ হবেন।
   • প্রতিটি ক্রিয়াকলাপের জন্য কাজের সময়সূচি (একটি সময়সীমা সহ) বিকাশ করুন। আপনার কখন এবং কোথায় প্রয়োজন হয় তা আয়োজকদের সমস্ত সদস্যকে লিখুন। এইভাবে, আপনি আপনার কাজের সময় নির্ধারণ করতে পারেন এবং পরে প্রশ্নগুলি এড়াতে পারেন।
   বিজ্ঞাপন

4 এর 2 পদ্ধতি: ইভেন্টের 2 সপ্তাহ আগে কাজের সময়সূচী করুন

1. 

   নিশ্চিত হয়ে নিন যে সবকিছু প্রস্তুত আছে। সময়, অবস্থান, কী অতিথি, ইভেন্ট সংগঠক, ইভেন্টের নাম এবং ট্যাগলাইন সনাক্ত করুন। হতে হবে কিছু আমরা কি পথভ্রষ্ট হতে পারি? শেষ মুহূর্তের পরিবর্তনগুলি কি ঘটতে পারে? এই মুহুর্তে, কালো এবং সাদা কাগজে যেমন রয়েছে তেমন সবকিছু পরিষ্কার হওয়া উচিত।

2. 

   আয়োজকদের সদস্যদের সাথে সাক্ষাত করুন। বাজেট, তফসিল ইত্যাদিতে অনুমোদনের অনুরোধ করুন সংগঠকদের পাশাপাশি ইভেন্ট ম্যানেজারদের কাছ থেকে। এখন প্রশ্নগুলি মোকাবিলার সঠিক সময়। সবাই কি এখনও তাদের বাধ্যবাধকতা বোঝে? তারা কি সবকিছু দিয়ে আরামদায়ক?
   • আবারও, সম্ভাব্য সমস্যাগুলি সম্পর্কে ভাবতে আয়োজকদের পাশাপাশি স্বেচ্ছাসেবীদের সাথে দেখা করুন। আপনার কর্ম পরিকল্পনা করার জন্য এটিও উপযুক্ত সময়।
   • আয়োজকদের কোনও অভ্যন্তরীণ সমস্যা না রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। সমস্ত বিভাগীয় প্রধান, আয়োজক পাশাপাশি স্বেচ্ছাসেবীদের সাথে যোগাযোগ রাখুন।

3. 

   কাজটি বিভিন্ন ব্যক্তির মধ্যে ভাগ করুন এবং অভিজ্ঞ ব্যক্তিকে সমস্ত ক্রিয়াকলাপ সমন্বয় করতে দিন। এটি যদি বিশেষত বড় আকারের ইভেন্ট হয় তবে এক ব্যক্তির তত্ত্বাবধানে একাধিক লোককে বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপ সমন্বয় করার জন্য নিয়োগ করুন। এই নেতা অবশ্যই আয়োজকদের সদস্যদের দ্বারা বিশ্বাসযোগ্য হতে হবে।
   • ইভেন্টের আগে অতিথিদের স্বাগত জানাতে এবং চ্যাট করতে সময় ব্যয় করার জন্য আপনার একজন থেকে দু'জন সদস্যকে নিয়োগ দেওয়া উচিত।মূলত, তারা অভ্যর্থনাবাদী, সমস্ত অতিথিকে উত্থাপন করার জন্য এবং এই অতিথিদের দেখতে দেয় যে তাদের যত্ন নেওয়া হচ্ছে।

4. 

   ইভেন্ট সম্পর্কিত সমস্ত অনলাইন পৃষ্ঠা আপ টু ডেট রাখার বিষয়টি নিশ্চিত করুন। আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যে ফেসবুক এবং টুইটার জানেন, তবে ইভেন্ট প্রচার, ইভিট এবং মিটআপের মতো প্রচার করতে আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন আরও অনেক অনলাইন সাইট রয়েছে। আপনি যদি এই পৃষ্ঠাগুলি সম্পর্কে কখনও না শুনে থাকেন তবে এখনই অনুসন্ধান করুন! যদি আপনার ইভেন্ট বিদেশে হয় এবং আপনি অনলাইনে টিকিট বিক্রি করতে চান তবে টিকিটবড বেশ কার্যকর।
   • এবং, অবশ্যই উপলক্ষে ইভেন্টের অনলাইন পৃষ্ঠা, ব্লগ বা ফেসবুক পৃষ্ঠা আপডেট করুন। আপনি ইভেন্টের অনুস্মারকগুলি, ফটো পোস্ট করতে এবং ইভেন্টের প্রতিক্রিয়াগুলি পরিচালনা করতে পারেন। আপনি অনলাইনে যত বেশি সক্রিয়, ঘটনা তত বেশি পরিচিত known যদি আপনি বাগান, বাড়ির সজ্জা বা অন্যান্য সৃজনশীল ক্ষেত্র সম্পর্কিত কোনও ইভেন্ট হোস্টিং করছেন তবে আপনি পিনট্রেস্টও ব্যবহার করতে পারেন।

5. 

   অতিথিদের স্পনসরশিপ এবং অর্থের অন্যান্য উত্স সংগ্রহ করুন। এমন অনেক ধরণের ব্যয় রয়েছে যা আগামি সপ্তাহগুলিতে উত্থিত হবে এবং আপনি নিজেই এটির জন্য অর্থ দিতে চান না! শুরু করার জন্য কিছুটা স্ক্যাম্বল করুন - এটি ইভেন্টের জায়গার ভাড়া, সরঞ্জাম বা কোনও ভোজ পার্টি হতে পারে? ইভেন্টের জন্য প্রস্তুতি শুরু করার আগে আপনাকে উপরের কয়েকটি পরিমাণও দিতে হতে পারে।
   • আপনি নথি, শংসাপত্র, চালান এবং অন্যান্য নথি হ্যান্ডল করার জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করেছেন তা নিশ্চিত করুন। আপনাকে ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য সমস্ত দস্তাবেজ রাখা দরকার, সুতরাং আপনি যত তাড়াতাড়ি সংগঠিত হবেন, ভবিষ্যতের আরও সুবিধাজনক হবে, বিশেষত যখন আপনার সঙ্গী পেশাদারিহীনভাবে কাজ করেন।

6. 

   ইভেন্ট প্রচার। প্রকাশনা প্রস্তুত করুন, বিজ্ঞাপন চালু করুন, প্রেসগুলিতে প্রকাশ করুন, আমন্ত্রণ, ফোন কলগুলি, ইমেল যোগাযোগ গোষ্ঠীগুলি প্রেরণ করুন, সম্ভাব্য উপস্থিত বা স্পনসরদের সাথে সাক্ষাত করুন। লোকেরা কীভাবে জানবে এবং আপনার ইভেন্টে অংশ নেবে? আপনার দেওয়া তথ্য সম্পূর্ণ হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন, কিছু প্রশ্নবিদ্ধ কারণ ব্যতীত - অতিথির কৌতূহলটিও উত্সাহিত করা দরকার!
   • আপনার লক্ষ্যযুক্ত শ্রোতা সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনি যদি প্রবীণদের আমন্ত্রণ জানাতে চান তবে স্ন্যাপচ্যাট সফ্টওয়্যারটির মাধ্যমে বার্তা প্রেরণে আপনার অপচয় হবে না। তারা যেখানে যায় সেখানে যান বা আপনার শ্রোতারা যে সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করছেন তা ব্যবহার করুন।

7. 

   ইভেন্টের জন্য প্রয়োজনীয় আইটেম সংগ্রহ করুন। এই আইটেমগুলির মধ্যে একটি পদক, গেম, স্যুভেনির, পুরষ্কার বা শংসাপত্র অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। অনেক ছোট এবং তুচ্ছ জিনিস রয়েছে যা অনভিজ্ঞ লোকেরা মনোযোগ দিতে পারে না, তবে আপনাকে অবশ্যই সমস্ত ক্ষুদ্রতম কারণগুলি জানতে হবে। আসবাব, সরঞ্জাম, টেবিল, টেবিলকোথ এবং অন্যান্য বড়, গুরুত্বপূর্ণ আইটেমগুলি ভুলে যাবেন না!
   • এটি আরও একটি বিষয় যা প্রতিফলিত করতে আপনাকে অবশ্যই সময় নিতে হবে। আপনি প্রস্তুত করতে ভুলে যাওয়া 5 টি আইটেম না পাওয়া পর্যন্ত থামবেন না - বলপয়েন্ট কলম এবং প্রাথমিক চিকিত্সার কিট থেকে শুরু করে ব্যাটারি, আইস কিউব এবং এক্সটেনশন কর্ড পর্যন্ত সমস্ত কিছু। আপনি যে কোনও পরিস্থিতিতে প্রস্তুত থাকতে চাইবেন।

8. 

   সাজান সব. ভিডিও রেকর্ডিংয়ের ব্যবস্থা করুন। অতিথিদের জন্য পরিবহণের ব্যবস্থা করুন। পরিস্কার দলের জন্য খাবারের ব্যবস্থা করুন। তালিকাটি চিরতরে চলে যেতে পারে তবে বাছাই ছাড়াই আপনি ইভেন্টটি সংগঠিত করতে পারবেন না!
   • খাবার এবং পানীয় প্রস্তুত করুন। প্রতিবন্ধী ব্যক্তিদের জন্য থাকার মতো বিশেষ আবাসন ব্যবস্থা করার জন্য এটিও ভাল সময়। কোনও অতিথি নিরামিষ এবং অন্য নির্দিষ্ট খাবারের প্রয়োজন আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। অনেক অনলাইন ইভেন্ট টিকিট সাইটগুলিতে একটি "স্ব-জিজ্ঞাসা প্রশ্নাবল" বিভাগ থাকবে যা আপনাকে আপনার অতিথির বিশেষ অনুরোধগুলি মূল্যায়নে সহায়তা করবে।
   • ডেস্ক এবং চেয়ার, ব্যাকড্রপস, মাইক্রোফোনস, স্পিকার, কম্পিউটার, প্রজেক্টর, পডিয়ামগুলি প্রস্তুত করুন - ইভেন্ট ভেন্যুতে প্রয়োজনীয় যে কোনও কিছুই।

9. 

   আপনার যোগাযোগের তালিকা প্রস্তুত করুন। আপনার কাছে আয়োজকদের ফোন নম্বর, ঠিকানা এবং ইমেল ঠিকানা থাকা দরকার। ভিআইপি (বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ অতিথি) এবং পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহকারীদের সাথে অনুরূপ তালিকা তৈরি করুন। যখন কেউ প্রদর্শিত না হয় বা দেরি করে, এটি আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন একটি তালিকা।
   • ধরা যাক, বনভোজন দলটি দেরিতে। তুমি কি করবে? এখনই তাদের যোগাযোগের তালিকা পান এবং তাদের কল দিন। ওহ, তারা ভাবেন আপনি করবেন এটি পেতে জায়গা কাটা শুয়োরের মাংস 90 পাউন্ড? যাই হোক. আপনি মিঃ এটিকে তালিকাটি দিন, তিনি ট্রাকটি নিয়ে কাগজে মাংস সংগ্রহের ঠিকানায় যান। আপনি একটি বিপর্যয় এড়ানো হয়েছে। এখন আপনি জানেন যে আপনার এই পরিষেবা দলকে নিয়োগ দেওয়া বা পরিষ্কার নির্দেশ দেওয়া উচিত নয়!

10. 

    আয়োজকদের সাথে ইভেন্ট ভেন্যুতে যান। পার্কিং লট, টয়লেট, কক্ষ এবং দরজা চারপাশে পর্যালোচনা করুন এবং রেট দিন। আশেপাশের জায়গাগুলি সন্ধান করুন যেখানে আপনি ফটোকপি তৈরি করতে, ফোন কল করতে এবং প্রয়োজনীয় জিনিসপত্র কিনতে পারবেন। সাধারণভাবে, ইভেন্টের স্থানটি হাতে রাখুন।
    • জায়গা ভাড়া দেওয়ার জন্য আপনি যার সাথে যোগাযোগ করেছেন তার সাথে কথা বলুন। তাদের অন্যদের চেয়ে ভেন্যু সম্পর্কে আরও ভাল বোঝা উচিত। আপনার কোন সমস্যা সম্পর্কে জানা উচিত? সীমাবদ্ধ সময়? নির্দিষ্ট সময়ে দরজাটি তালাবন্ধ? আশা করি এটি ঘটবে না - তবে আপনার ফায়ার অ্যালার্মের পরীক্ষার সময়সূচী সম্পর্কেও সন্ধান করা উচিত।
    বিজ্ঞাপন

4 এর 3 পদ্ধতি: ইভেন্টের 24 ঘন্টা আগে প্রস্তুত করুন

1. 

   শান্ত থাকুন. তুমি এটা করতে পার. আপনি শান্ত থাকুন এবং বিভ্রান্ত বা উদ্বিগ্ন না হওয়া বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ। আপনি কয়েক মাস ধরে প্রস্তুতি নিচ্ছেন! সব ঠিক হয়ে যাবে। আপনি যে শান্ত হন, আপনার সতীর্থরা যতটা শান্ত হন, ইভেন্টটি ততই স্বাচ্ছন্দ্যে হবে। তা ছাড়া শিগগিরই সব শেষ হয়ে যাবে!
   • গুরুতরভাবে, আপনি এটি করতে পারেন। আপনি সম্ভাব্য সমস্ত সমস্যা নিয়ে চিন্তা করে আপনি যা কিছু করতে পারেন - যদি কিছু ভুল হয়ে যায়, আপনি কীভাবে সমস্যার সমাধান করবেন তা জানেন। এবং মনে রাখবেন: কেউ আপনাকে দোষ দিতে পারে না। একটি গোলমাল অতিথি, খাবারটি ভাল নয় - লোকেরা বুঝতে পারবে যে আপনি এটি সব নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন না। আরাম করুন। তুমি ঠিক হয়ে যাবে

2. 

   আয়োজকদের সদস্যদের সাথে সর্বশেষ চেক করুন। ইভেন্ট ভেন্যুতে পৌঁছানোর উপায়গুলি এবং কখন পৌঁছানোর বিষয়ে আপনি সবার সাথে কথা বলেছেন তা নিশ্চিত করুন। ইভেন্টের দিন যখন পুরো আয়োজকরা আপনাকে কল করে আপনি যা চান তা সবচেয়ে বেশি কারণ আপনি জানেন না যে পিছনের প্রবেশদ্বারটি কোথায়।
   • এমনকি কেউ যদি কিছু না বলে বা আপনাকে কোন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে না, অন্যের মনোভাবগুলি পরীক্ষা করার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করুন। তারা সবাই কি তাদের কাজ নিয়ে সন্তুষ্ট? তারা কি একে অপরের সাথে মিলিত হয়? যদি তা না হয় তবে সবার সাথে কথা বলুন এবং গিঁটটি সরিয়ে দেওয়ার চেষ্টা করুন। হয়তো কেউ অন্য বিভাগে ফিট করে বা অন্যের সাথে কাজ করবে।

3. 

   সমস্ত আমন্ত্রণ এবং প্রতিক্রিয়া পরীক্ষা করুন। একটি এক্সেল স্প্রেডশিটে অতিথির তালিকা তৈরি করুন এবং লোকের সংখ্যা ট্যালি করুন। বেশিরভাগ ইভেন্টের জন্য, নিশ্চিত হওয়া অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা হবে না ইভেন্টে অংশ নেওয়া লোকের সংখ্যা দেখায়। আপনার কাছে 50 টি বৈধীকরণকারী থাকতে পারে তবে শেষ পর্যন্ত এখানে 5 জন রয়েছে বা 500 জন লোক অংশগ্রহণ করে। আপনার যাচাইকারীদের সংখ্যা জানা উচিত, খুব কম বা খুব বেশি উপস্থিতি উপস্থিত থাকলে পরিস্থিতি পরিচালনা করতে প্রস্তুত থাকুন!
   • ইভেন্ট সম্পর্কে ভিআইপি অতিথিদের মনে করিয়ে দিন। "ওহ, ঠিক আছে। আগামীকাল তাই না?" এমন লোকের সংখ্যা শুনে আপনি অবাক হয়ে যাবেন? একটি সাধারণ কল বা পাঠ্যের সাহায্যে আপনি এড়াতে পারেন।

4. 

   ইভেন্ট ভেন্যুতে যান এবং সব প্রস্তুত কিনা তা পরীক্ষা করুন। ঘর কি ঝরঝরে এবং প্রস্তুত? ইলেকট্রনিক ডিভাইসগুলি কি ইনস্টল এবং কাজ করছে? আপনি প্রয়োজনে কোনও ডিভাইস প্রাক ইনস্টল করতে পারেন? কর্মীরা কি অনুষ্ঠানের জন্য পুরোপুরি প্রস্তুত?
   • ইভেন্টটির পর্যাপ্ত সমর্থক রয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। স্বাভাবিকভাবেই, আপনার যদি প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সমর্থক থাকে তবে এটি সর্বোত্তম। আপনাকে জরুরি প্রয়োজনের জন্য কাউকে জিজ্ঞাসা করতে হতে পারে, অতিথির নোটিশ নেওয়ার জন্য কারও প্রয়োজন হতে পারে, বা আপনি যে সমস্যার কথা ভাবতে পারেন না সমাধান করতে পারেন। অথবা, আপনি জানেন, আপনার আরও কফি toালা করার জন্য আপনার কারও প্রয়োজন হতে পারে।

5. 

   ইভেন্টের অংশগ্রহণকারীদের জন্য কিট প্রস্তুত করুন। এই কিটে একটি জলের বোতল, একটি ক্যান্ডি বার, একটি স্টিকি নোট, একটি বলপয়েন্ট কলম, একটি ব্রোশিওর এবং তাদের প্রয়োজনীয় যে কোনও তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। আপনি যদি ছোট স্যুভেনির যোগ করতে চান তবে একটি ভাল ধারণা।এটি একটি দুর্দান্ত হাইলাইট যা দেখায় যে ইভেন্টটি সুসংহত ছিল এবং একই সাথে অতিথিদের মূল্যবান বোধ করে।
   • এই কিটটি অতিথি বা সংগঠক বা উভয়ের জন্যই হতে পারে! গ্রানোলা বার এবং একটি বলপয়েন্ট কলম কে অপছন্দ করে?

6. 

   ইভেন্টের তথ্য নির্ধারণ করুন (চলমান শীট বা রান শীট)) সময় এবং / অথবা বিভাগ দ্বারা বিভক্ত সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্যের একটি তালিকা এখানে রয়েছে। গুরুত্বপূর্ণ ক্রিয়াকলাপ সহ কয়েক মিনিটের মধ্যে একটি টাস্ক প্রোগ্রাম প্রস্তুত করুন। চলমান শীটের টেমপ্লেটটি পুরোপুরি আপনার সিদ্ধান্ত নিতে হবে। সহজে পড়ার জন্য তথ্যকে সর্বনিম্ন রাখার চেষ্টা করুন।
   • আপনি যদি সত্যিই কঠিন হন তবে এগুলি তৈরি করুন প্রজাতি একটি পৃথক চলমান শীট দরকারী হতে পারে। স্পিকাররা অন্যান্য অতিথিদের তালিকা জানতে চান যারা সম্ভবত কোথায় এবং কখন থাকবেন। আয়োজকরা সরঞ্জাম, টাইমলাইন এবং পরিষ্কার পরিকল্পনাগুলির একটি তালিকা চাইবেন। আপনার যখন চলমান শীটটি তৈরি করতে পর্যাপ্ত সময় পাবেন, আপনি এটি বেশ সহায়ক হিসাবে খুঁজে পাবেন।

7. 

   ইভেন্টের জায়গায় আনতে আইটেমগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন। আপনি ইভেন্টে উঠলে এটি কতটা খারাপ হবে, সবকিছু প্রস্তুত, সবাই আপনি কি সেখানে আছেন, এবং আপনি বুঝতে পেরেছেন যে আপনি বাড়িতে 12,000 কাপ ভুলে গেছেন? এইটা খারাপ. আপনি এটি সব নষ্ট করে দিয়েছেন। সুতরাং একটি তালিকা তৈরি করুন, এটি আরও একবার যাচাই করুন এবং প্রস্তুত করার জন্য সমস্ত উপাদান আনুন!
   • আইটেমগুলি বিভিন্ন জায়গায় ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকলে প্রতিটি ব্যক্তিকে একটি নির্দিষ্ট টাস্ক বরাদ্দ করুন। এটি করার জন্য, আপনাকে আতঙ্কের মধ্যে এই জিনিসগুলি চারপাশে দৌড়াতে এবং সংগ্রহ করতে 8 ঘন্টা ব্যয় করতে হবে না। "একটি গাছ একটি তরুন তৈরি করে না, তিনটি গাছ একসঙ্গে গুচ্ছ করে তোলে তাই পর্বত উঁচু হয়" - প্রাচীন লোকেরা বলেছিল।
   বিজ্ঞাপন

4 এর 4 পদ্ধতি: ইভেন্টের তারিখটি নিয়ন্ত্রণ করুন

1. 

   আয়োজক এবং স্বেচ্ছাসেবীদের নিয়ে ইভেন্ট ভেন্যুতে আগত। নিশ্চিত হয়ে নিন যে প্রত্যেকে উপস্থিত আছেন এবং ইলেকট্রনিক্স সঠিকভাবে কাজ করছে। কোন শেষ মুহূর্তের প্রশ্ন? যদি সময় থাকে তবে আসুন সফট ড্রিঙ্কস পান করুন, ভাগ করুন, সবাইকে উত্সাহ দিন এবং বিশ্রাম দিন! তুমি এটা করতে পার. তুমি প্রস্তুত.
   • নিশ্চিত করুন যে সংগঠকটি একটি বিশেষ ব্যাজ পরিধান করে বা হাতে কিছু সনাক্তযোগ্য আইটেম বহন করে, যাতে ইভেন্টের অংশগ্রহণকারীরা যখন প্রয়োজন হয় তখন সহায়তা পেতে পারে। কখনও কখনও খাকি স্যুট পর্যাপ্ত হয় না।

2. 

   ভিতরে সমস্ত প্রকারের জিনিস এবং বাইরের। আপনার কি মেলবক্সে বেলুন দরকার? ঘরের কোণে পোস্টার? দরজা এবং হলওয়ে বরাবর কি? আপনার অতিথিকে যদি ইভেন্টের জায়গায় পৌঁছানোর জন্য বিশৃঙ্খল গোলকধাঁধা দিয়ে যেতে হয় তবে আপনার প্রচুর রাস্তা চিহ্ন সজ্জিত করা উচিত।
   • ভবনের সামনে স্বাগত ব্যানার এবং অন্যান্য তথ্য বোর্ড বিশেষভাবে সহায়ক হবে। আপনি চান রাস্তা থেকে লোকেরা ইভেন্টের স্থানটি চিনতে সক্ষম হবে। এ নিয়ে অবাক হওয়ার কিছু নেই!
   • ইভেন্টে একটি ফ্রন্ট ডেস্ক এবং নিবন্ধিত অতিথি রয়েছে। অতিথিরা যখন দরজা দিয়ে enterুকেন, তাদের ঠিক কী করা উচিত তা দেখতে হবে। অন্যথায়, তারা অনিশ্চয়তা এবং অস্বস্তিকর অবস্থায় ঘুরে বেড়াবে। আপনি কি উল্লিখিত সংবর্ধনা বিভাগ মনে রাখবেন? অতিথির সমস্ত প্রশ্নকে স্বাগত জানাতে এবং উত্তর দেওয়ার জন্য দয়া করে কাউকে দরজার পাশে দাঁড় করানোর জন্য নিয়োগ করুন।
   • ভাসমান সংগীত! সংগীত ইভেন্টে লাজুক পরিবেশকে মুছে ফেলবে।

3. 

   ইভেন্টের অংশগ্রহণকারীরা কী চলছে তা জেনে রাখুন। যদি কোনও স্পিকার দেরিতে হয় তবে আপনাকে ইভেন্টের বিলম্ব বিজ্ঞপ্তি দেওয়া দরকার। যদি খাবারটি প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় নেয় তবে ইভেন্টের অতিথিদের সময়সূচীর কোনও পরিবর্তনের জন্য নোট করা উচিত। ইভেন্টগুলি পরিকল্পনা অনুযায়ী করা খুব বিরল - তাই যখন সময়সূচীগুলি ঘনিষ্ঠভাবে অনুসরণ না করা হয়, তখন নিশ্চিত হয়ে নিন যে পক্ষগুলি কথা বলে চলেছে।

4. 

   একটি ছবি তুলুন! আপনি এটি একটি নোট করতে চান। একই সাথে, ইভেন্টের মুহুর্তগুলি ক্যাপচার করতে কেউ ক্যামেরা ধারণ করতে দেখে লোকেরা উত্সাহিত হবে। আপনার স্পনসর এর ব্যানার, আপনার ব্যানার, স্বাগত গেট, অভ্যর্থনা অঞ্চল ইত্যাদি একটি ছবি নিন আপনি এই ছবিটি পরের বছরের জন্যও ব্যবহার করতে পারেন!
   • যদি সম্ভব হয় তবে কোনও বন্ধু বা পেশাদার ফটোগ্রাফারকে কাজটি করতে দিন। আপনার যথেষ্ট কাজ আছে! আপনাকে অতিথিদের সাথে আড্ডা খেতে হবে, যাতে অন্য কারও ফটোশুট করা উচিত।

5. 

   ইভেন্টের পরে নথি রাখা। আপনার অতিথিদের উপলব্ধি সম্পর্কে আপনি অবশ্যই কিছু ধারণা তৈরি করেছেন এবং আপনি চান যে তারা নির্দিষ্ট চিন্তাভাবনা, প্রতিফলন বা অভিনয় করার দৃ determination়তা নিয়ে ইভেন্টটি ছেড়ে চলে যান। সুতরাং তাদের সাথে কোনও ব্রোশিওর বা কোনও জিনিস আনতে পারে তা প্রস্তুত করুন পরে ইভেন্ট।
   • আপনি এই বিভাগের জন্য সাম্প্রতিক ইভেন্টের জন্য পোলিং বিবেচনা করতে পারেন। তাদের মনের কথা বলার জন্য একটি উপায় সরবরাহ করুন, পরবর্তী ইভেন্টে কী উন্নতি করতে হবে এবং কী চান। এবং অবশ্যই তারা কীভাবে জড়িত হতে পারে!

6. 

   ইভেন্টের জায়গা পরিষ্কার করুন! আপনার পাওয়ার কাউন্টার পরীক্ষা করুন, ব্যানার সরান, পরিষ্কার আসবাব এবং আরও অনেক কিছু। আপনি সাইটটি মূল অবস্থায় ফিরে যেতে চাইবেন - বিশেষত যখন আপনি ভাড়া প্রদান করেন এবং ফিরে যেতে চান। আপনি আপনার ভেন্যু সরবরাহকারীর দ্বারা আরোপিত অতিরিক্ত চার্জগুলি এড়াতে পারেন। কাজটি সমানভাবে ভাগ করুন যাতে পরিষ্কার করার প্রক্রিয়াটি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তত দ্রুত এবং মৃদু হয়।
   • কোনও মূল্যবান জিনিসপত্র পিছনে নেই তা নিশ্চিত হয়ে ফিরে দেখুন। যদি তা হয় তবে একটি হারিয়ে যাওয়া আইটেম দাবি ফর্ম প্রস্তুত করুন।
   • যদি আপনি কোনও কিছু ক্ষতি করে থাকেন তবে দয়া করে জায়গাটি ভাড়া দেওয়ার জন্য আপনি যার সাথে যোগাযোগ করেছেন তাকে জানান। সততা এবং অকপটতা সর্বদা সেরা মনোভাব।
   • যতটা সম্ভব ট্র্যাশ সরিয়ে ফেলুন। এরপরে রক্ষণাবেক্ষণ বিভাগ গ্রহণ করবে।

7. 

   ইভেন্ট-পরবর্তী সমস্ত মিশনের যত্ন নিন। আপনি যে ধরনের ইভেন্টটি সংগঠিত করছেন তার উপর নির্ভর করে আপনার ইভেন্টটির পরে করার মতো কিছুই নাও থাকতে পারে, বা ধন্যবাদ জানাতে লোকের একটি দীর্ঘ তালিকা থাকবে এবং পাশাপাশি প্রাপ্তিগুলিও মুলতুবি থাকবে। আপনার শুরু করার জন্য এখানে কিছু ধারণা দেওয়া হল:
   • আয়োজক কমিটির সকল সদস্যকে বিশেষত স্পনসর এবং স্বেচ্ছাসেবকদের ধন্যবাদ জানাই। আপনি তাদের ছাড়া কোনও অনুষ্ঠানের আয়োজন করতে পারবেন না!
   • অর্থ সংক্রান্ত বিষয়গুলি সম্পূর্ণ এবং পরিচালনা করুন। এটি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব করা উচিত, কম ত্রুটিগুলি আরও ভাল।
   • যারা আপনাকে সহায়তা করেছেন তাদের প্রতি কৃতজ্ঞতার একটি পার্টি হোস্ট করুন। আপনার সতীর্থরা কৃতজ্ঞতা বোধ করতে চান এবং একই সাথে আপনার স্পনসরদের দেখতে চান যে তারা পরিবর্তন এনেছে এবং একটি ভাল কারণ রয়েছে।
   • আগ্রহী পক্ষগুলিতে স্মরণিকা বা অন্যান্য প্রকাশনা বিতরণ করুন।
   • স্পনসর এবং অন্যান্যগুলিতে চালান স্থানান্তর করুন।
   • ইভেন্টের অনলাইন পৃষ্ঠায় ফটো পোস্ট করুন।

8. 

   অভিজ্ঞতা থেকে শিখতে এবং পরবর্তী সময় আরও ভাল করার জন্য একটি সভা অনুষ্ঠিত করুন। সবকিছু শেষ হওয়ার পরে আপনি কী চান যে আপনি অন্যভাবে করবেন? কি কাজ করে এবং কি না? আপনি কি এর মতো কোনও অনুষ্ঠান হোস্ট করতে চান? তুমি কি শিখেছো?
   • আপনি যদি সবার কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পান তবে সেগুলি পড়ুন। এমনকি যদি আপনি অতিথিদের কাছ থেকে কোনও প্রতিক্রিয়া না পান তবে ইভেন্টের আয়োজকদের জিজ্ঞাসা করুন! তারা কীভাবে ভাবেন? তারা কি সেই সময়টি উপভোগ করেছিল? সম্ভবত কেবল গ্রানোলা বার এবং কলম বিনামূল্যে ছিল, তাই না?
   বিজ্ঞাপন

পরামর্শ

• প্রস্তুত করার জন্য নথিগুলির তালিকা:
  • অস্থায়ী বাজেট
  • ইভেন্টের সময়সূচি (ইভেন্টে প্রতিটি প্রোগ্রামের সময়)
  • আমন্ত্রণ
  • অতিথি তালিকা
  • কর্ম পরিকল্পনা
  • কাজের সময়সূচি (সমাপ্তির সময়সূচি)
  • প্রেস রিলিজ জন্য ডকুমেন্টেশন
  • স্পিচ
  • উপস্থিতদের তালিকা
  • পক্ষগুলির বক্তৃতা (স্পিকারের পুনঃসূচনা সংযুক্ত করুন)
  • কাজের প্রোগ্রাম
  • সময়সূচিটি কয়েক মিনিটে ভাগ করা হয়
  • যোগাযোগ নেটওয়ার্ক তালিকা (সংগঠকের ফোন নম্বর)
  • আনতে আইটেমের তালিকা
  • কাজগুলি সম্পন্ন করার তালিকা
  • ইভেন্ট প্রতিবেদন (টিপুন এবং অন্যান্য)
• ইভেন্টের আগে, ব্যক্তি / বিভাগগুলি নিম্নলিখিত ক্ষেত্রগুলির জন্য দায়বদ্ধ হিসাবে নিয়োগ করুন:
  • দাতাদের
  • উপস্থিতরা
  • গুরুত্বপূর্ণ অতিথি, স্পিকার
  • ডিজাইন করুন, মুদ্রণ করুন, নিবন্ধগুলি সংগ্রহ করুন এবং সেই পণ্যগুলি মূল্যায়ন করুন
  • পুরষ্কার, স্মৃতিচিহ্ন, উপহার, ব্যানার, শংসাপত্রগুলি
  • যানবাহন, ক্যাটারিং, ইভেন্টের অনুষ্ঠানের ব্যবস্থা, সাজসজ্জা, ব্যাকড্রপস, পার্কিং
  • মিডিয়া, জনসংযোগ (বাহ্যিক সম্পর্ক), বিপণন
• কোনও সাইট বাছাই এবং দামের আলোচনার সময় বিবেচনা করার বিষয়গুলি:
  • সাইটের ক্ষমতা (অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা, যারা সরকারীভাবে উপস্থিত নেই তাদের বাদে)
  • খাবারের উপলভ্যতা (খাবারের জায়গাটি উপলভ্য ইভেন্টে)
  • সময় (ইভেন্টের শুরু এবং শেষ সময়)
  • আলোকসজ্জা (ঘটনাটি রাতে ঘটলে)
  • এয়ার কন্ডিশনার আছে বা নেই
  • প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম সরবরাহ করা হয় (মাইক্রোফোন, স্পিকার, ইত্যাদি)
  • আসবাব (আসবাব, টেবিল তোয়ালে ইত্যাদি)
  • অনুষ্ঠানস্থলে সংগীত এবং বিনোদন ইভেন্টগুলি অনুষ্ঠিত হতে পারে (কম ফর্মাল শো সহ)
  • জেনারেটর
  • ভেন্যুতে সহজেই অ্যাক্সেস - এটি শহরের কেন্দ্রস্থলে থাকুক বা না থাকুক (প্রতিনিধিরা কোনও অসুবিধা ছাড়াই উপস্থিত থাকতে পারে কিনা)
  • আয়োজকদের জন্য বিশেষ কক্ষ, কক্ষ পরিবর্তন করা ইত্যাদি
  • মোট খরচ
• ইভেন্টের দিন, ব্যক্তি / বিভাগকে নিম্নলিখিতগুলির জন্য দায়বদ্ধ হিসাবে নিয়োগ করুন:
  • সাধারণ সমন্বয়
  • পায়খানা
  • খাদ্য
  • মাঠে কাজ করে
  • হোস্ট (এমসি)
  • কম্পিউটার, প্রজেক্টর
  • ফটোগ্রাফার
  • রিসেপশনিস্ট
  • জনতার সাথে ভিড় নিয়ন্ত্রণ এবং জনসংযোগ
  • পার্কিং এলাকায়
  • রক্ষা করুন
  • উপকরণ এবং সরবরাহ বিতরণ (নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের পাশাপাশি সমস্ত ইভেন্টের অংশগ্রহণকারীদের উপহার এবং শংসাপত্র)
• ইভেন্টের তারিখ সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় বিবেচনা করার বিষয়গুলি:
  • প্রধান অতিথি এবং অন্যান্য ভিআইপি অতিথিরা কি দিনের জন্য উপলব্ধ থাকবে
  • আপনার লক্ষ্য দর্শকদের জন্য কোন দিনটি সেরা?
• সর্বদা আপনি নিজের কাজ এবং দায়িত্ব অন্য কারও হাতে ন্যস্ত করতে পারেন না।
• কাজ দায়ী।
• সময়মতো আপনার যদি বিলম্ব হয় তবে পুরোপুরি এবং তাত্ক্ষণিকভাবে আপনার যে ব্যক্তির প্রতিবেদন করা প্রয়োজন তাকে কাজটি জানান।
• যখন সমস্যা দেখা দেয়, অন্যকে দোষারোপ করবেন না, খুব বেশি চিন্তা করবেন না এবং বেশি চাপ দিন, সমস্যা সমাধানের উপায়গুলি সন্ধান করুন।
• আপনার জরুরি অবস্থার জন্য স্থান সরিয়ে নেওয়ার পরিকল্পনা রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। যদি আপনার ইভেন্টটি বড় আকারের হয় তবে নিশ্চিত হন যে পুলিশ এবং চিকিত্সকরা দায়িত্বে রয়েছেন।

সতর্কতা

• আতঙ্ক বা চাপ না। একটি শান্ত ভঙ্গি ভাল ফলাফল ফলাফল করবে।
• যে কোনও পরিস্থিতির জন্য প্রস্তুত থাকুন। কখনও কখনও আপনার নিয়ন্ত্রণের বাইরে জিনিস থাকবে। আপনি যদি আয়োজকদের একজন সদস্য হন, কেউ আপনাকে যখন চিৎকার করে তখন রাগ করবেন না, সেই ব্যক্তিটি কেবল উত্তেজনাপূর্ণ হতে পারে। আপনি যদি সমন্বয়কারী হন তবে চাপ বা আতঙ্কিত হবেন না। শান্তভাবে সব কিছু করুন। সম্ভাব্য পরিস্থিতিতে এবং আপনি এই পরিস্থিতিতে কী করবেন তা প্রতিফলিত করার চেষ্টা করুন।