কন্টেন্ট

• ধাপ
• 2 এর পদ্ধতি 1: কীভাবে একটি সাংগঠনিক পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা লিখবেন
• 2 এর পদ্ধতি 2: যে কোনও প্রকল্পে পরিবর্তনগুলি কীভাবে ট্র্যাক করবেন
• সুপারিশ

দুই ধরনের পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা রয়েছে। তাদের মধ্যে একজন সংগঠনের উপর পরিবর্তনের প্রভাব বিবেচনায় নেয় এবং লক্ষ্য করে যে ক্রান্তিকালকে সমর্থন করা। অন্য ধরণের পরিকল্পনা আপনাকে একটি একক প্রকল্পের অগ্রগতি ট্র্যাক করতে, প্রকল্পের কোর্স এবং স্কেলে বিচ্যুতি বা পরিবর্তনগুলি ক্যাপচার করতে দেয়। উভয় পরিকল্পনার লক্ষ্য হল ঠিক কী করা দরকার তা স্পষ্ট এবং স্পষ্টভাবে বর্ণনা করা।

ধাপ

2 এর পদ্ধতি 1: কীভাবে একটি সাংগঠনিক পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা লিখবেন

1. 1 পরিবর্তনের কারণগুলি বলুন। পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়নের সিদ্ধান্তকে প্রভাবিত করে এমন উপাদানগুলির তালিকা করুন, যেমন কম উত্পাদনশীলতা, নতুন প্রযুক্তি বা সংস্থার মিশনে পরিবর্তন।
   • একটি পন্থা হল সংগঠনের বর্তমান পরিস্থিতি এবং ভবিষ্যতে রূপরেখিত পরিকল্পনাটি কোন অবস্থায় নিয়ে যাবে তা বর্ণনা করা।
2. 2 পরিবর্তনের ধরন এবং স্কেল উল্লেখ করুন। প্রকল্পের মধ্যে প্রত্যাশিত পরিবর্তনের প্রকৃতি সংক্ষেপে বর্ণনা করুন। পরিবর্তনটি ঠিক কী প্রভাব ফেলবে তা বলুন: চাকরির দায়িত্ব, প্রক্রিয়া, নীতি এবং / অথবা সাংগঠনিক কাঠামো। সংগঠনের বিভাগ, দল, সিস্টেম এবং অন্যান্য উপাদানগুলির তালিকা করুন যা আসন্ন পরিবর্তনের দ্বারা প্রভাবিত হবে।
3. 3 কোন স্টেকহোল্ডার এই প্রকল্প সমর্থন করে তা নির্দেশ করুন। এই পরিকল্পনা বাস্তবায়নে প্রভাবিত হবে এমন সকল স্টেকহোল্ডারদের তালিকা করুন, যেমন সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট, প্রজেক্ট ম্যানেজার, প্রজেক্ট স্পনসর, শেষ ব্যবহারকারী এবং / অথবা কোম্পানির কর্মচারী। প্রতিটি বিভাগের জন্য, এই স্টেকহোল্ডাররা পরিবর্তন প্রকল্প সমর্থন করে কিনা তা নির্দেশ করুন।
   • বৃহত্তর স্বচ্ছতা এবং স্বচ্ছতার জন্য এই তথ্যটি টেবিলে প্রতিফলিত করার চেষ্টা করুন। উদাহরণস্বরূপ, সচেতনতা, সমর্থন এবং প্রভাবের মতো মেট্রিকগুলি একটি দরকারী টেমপ্লেট হিসাবে গ্রহণ করা যেতে পারে এবং প্রতিটি স্টেকহোল্ডার গোষ্ঠীর জন্য উচ্চ / মাঝারি / নিম্ন হিসাবে স্থান দেওয়া যেতে পারে।
   • যদি সম্ভব হয়, স্টেকহোল্ডার সমর্থন তৈরি করতে মুখোমুখি সাক্ষাৎকার পরিচালনা করুন।
4. 4 একটি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা দল তৈরি করুন। এই দলটি সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের কাছে তথ্য আদান প্রদান, তাদের উদ্বেগ শোনার জন্য এবং পরিবর্তনগুলি যথাসম্ভব সুচারুভাবে বাস্তবায়িত হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য দায়ী। এমন ব্যক্তিদের বেছে নিন যারা প্রতিষ্ঠানের দ্বারা বিশ্বস্ত এবং সম্মানিত এবং যাদের যোগাযোগের ভাল দক্ষতা রয়েছে।
   • এটি সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট লেভেলের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। নেতাদের দৃষ্টি আকর্ষণ করুন যে তাদের কেবল পরিকল্পনায় একমত হতে হবে না, বরং সক্রিয়ভাবে পরিবর্তনের প্রচার করতে হবে।
5. 5 সংগঠন পরিচালনার জন্য একটি ধারণাগত পদ্ধতির বিকাশ। পরিবর্তনের সফল বাস্তবায়নের জন্য প্রতিষ্ঠানে প্রভাবশালীদের পূর্ণ সমর্থন গুরুত্বপূর্ণ। প্রতিটি নেতার পরিবর্তনের বিষয়ে তাদের বক্তব্য থাকুক এবং সফল পরিবর্তন আনতে প্রত্যেককে সক্রিয় ভূমিকা পালন করতে উৎসাহিত করুন।
6. 6 প্রতিটি স্টেকহোল্ডার গ্রুপের জন্য একটি পরিকল্পনা করুন। পরিবর্তনের সমর্থক সহ প্রতিটি স্টেকহোল্ডার গ্রুপের ঝুঁকি এবং উদ্বেগগুলি মূল্যায়ন করুন। এই সমস্যাগুলির মাধ্যমে কাজ করার জন্য পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা দলের সদস্যদের মধ্যে কাজগুলি ভাগ করুন।
7. 7 একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা করুন। পরিবর্তন ব্যবস্থাপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উপাদান হল যোগাযোগ। পরিবর্তন প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত প্রত্যেকের সাথে যথাসম্ভব যোগাযোগ করুন। পরিবর্তনের কারণ এবং এটি যে সুবিধাগুলি আনবে তার উপর নিরলসভাবে জোর দিন।
   • দ্বিমুখী যোগাযোগ নিশ্চিত করতে আগ্রহী পক্ষগুলি ব্যক্তিগতভাবে যোগাযোগ করতে সক্ষম হওয়া উচিত। মুখোমুখি বৈঠক অপরিহার্য।
   • তথ্যের উৎস হতে হবে সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট স্পনসর, প্রত্যেক কর্মচারীর লাইন ম্যানেজার, এবং স্টেকহোল্ডারদের দ্বারা বিশ্বাসযোগ্য কোনো অতিরিক্ত কোম্পানির প্রতিনিধি। সমস্ত তথ্য একীভূতভাবে সম্পন্ন করা উচিত।
8. 8 ট্র্যাক প্রতিরোধ। পরিবর্তন সবসময় প্রতিকূলতার সাথে গ্রহণ করা হয়। এটি একটি পৃথক স্তরে ঘটে, তাই প্রতিরোধের মূল কারণ সনাক্ত করতে ব্যক্তিগতভাবে স্টেকহোল্ডারদের সাথে কথা বলুন। অভিযোগ এবং অভিযোগ ট্র্যাক করুন যাতে পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা দল সময়মত সমস্যা সমাধান করতে পারে। এই প্রকৃতির সবচেয়ে সাধারণ সমস্যাগুলির মধ্যে রয়েছে:
   • পরিবর্তন করার প্রেরণার অভাব বা জরুরী বোধের অভাব।
   • বড় ছবি বোঝার অভাব বা যে কারণে পরিবর্তন প্রয়োজন।
   • প্রক্রিয়ায় ইনপুটের অভাব।
   • ভবিষ্যত সম্পর্কে অনিশ্চয়তা, ভবিষ্যতের দায়িত্ব, বা ভবিষ্যতের দায়িত্বের প্রয়োজনীয়তা।
   • পরিবর্তন বা যোগাযোগ বাস্তবায়নের ব্যাপারে প্রত্যাশা পূরণে পরিচালনার ব্যর্থতা।
9. 9 বাধা দূর. বেশিরভাগ অভিযোগের প্রতিক্রিয়া অতিরিক্ত তথ্য বা সুনির্দিষ্ট বিষয়ে যোগাযোগের কৌশল পরিবর্তন করা উচিত। অন্যান্য ক্ষেত্রে, অতিরিক্ত পদক্ষেপের প্রয়োজন হতে পারে যা আপনার পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত অথবা প্রয়োজন অনুযায়ী বাস্তবায়নের জন্য পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা দলের কাছে ছেড়ে দেওয়া উচিত। নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে কোনটি আপনার সংস্থার জন্য প্রাসঙ্গিক হতে পারে তা বিবেচনা করুন:
   • চাকরির দায়িত্ব বা কর্ম প্রক্রিয়ায় পরিবর্তন ঘটলে, কর্মীদের প্রশিক্ষণের দিকে মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন।
   • আপনি যদি দলের মনোবল হ্রাস বা নতুন পরিবেশে অত্যধিক চাপপূর্ণ উত্তরণের প্রত্যাশা করেন, তাহলে কর্পোরেট ইভেন্ট বা কর্মচারী পুরস্কারের মাধ্যমে বায়ুমণ্ডলকে শান্ত করুন।
   • যদি স্টেকহোল্ডাররা পরিবর্তনের জন্য অনুপ্রাণিত না হয়, একটি উদ্দীপক ব্যবস্থা গড়ে তুলুন।
   • যদি স্টেকহোল্ডাররা অতিরিক্ত বোঝা অনুভব করেন, তাদের মতামত পেতে একটি মিটিং করুন এবং সেই অনুযায়ী আপনার পরিকল্পনা সমন্বয় করুন।

2 এর পদ্ধতি 2: যে কোনও প্রকল্পে পরিবর্তনগুলি কীভাবে ট্র্যাক করবেন

1. 1 পরিবর্তন ব্যবস্থাপনায় ভূমিকা নির্ধারণ করুন। এই প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত ভূমিকা তালিকাভুক্ত করুন। প্রতিটি ভূমিকার জন্য প্রয়োজনীয় দায়িত্ব ও দক্ষতা বর্ণনা কর। সর্বনিম্ন, একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপক অন্তর্ভুক্ত করুন, যাকে অবশ্যই দৈনিক ভিত্তিতে পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়ন করতে হবে, এবং একটি প্রকল্প স্পনসর, যিনি সামগ্রিক অগ্রগতি ট্র্যাক করতে হবে এবং ব্যবস্থাপনা পর্যায়ে পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে হবে।
   • একটি বড় সংস্থায় বৃহত্তর প্রকল্পের জন্য, আপনাকে বিভিন্ন পটভূমির বেশ কয়েকজনের মধ্যে প্রকল্প পরিচালনার ভূমিকা ভাগ করতে হবে।
2. 2 পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ প্যানেল ব্যবহার করুন। সফ্টওয়্যারের প্রকল্পগুলিতে সাধারণত পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ ড্যাশবোর্ড থাকে যা প্রতিটি স্টেকহোল্ডার গ্রুপের সদস্যরা অ্যাক্সেস করতে পারে। এই ধরনের সফ্টওয়্যার পরিবর্তন অনুরোধের স্বয়ংক্রিয় পুনর্মিলনের অনুমতি দেয়, প্রকল্প পরিচালকের এই দায়িত্ব দূর করে, পাশাপাশি সিদ্ধান্তগুলি সম্পর্কে স্টেকহোল্ডারদের অবহিত করে। এই পদ্ধতিটি বিপুল সংখ্যক স্টেকহোল্ডারদের সাথে প্রকল্পগুলিতে ভাল কাজ করে, সেইসাথে সেই প্রকল্পগুলিতে যা প্রকল্পের সুযোগ এবং উদ্দেশ্যগুলির নিয়মিত পুনর্বিবেচনার প্রয়োজন।
3. 3 পরিবর্তনের অনুরোধ বাস্তবায়নের জন্য একটি প্রক্রিয়া তৈরি করুন। এই ধারণাটি বাস্তবে কীভাবে অনুবাদ করা হয় তা বিবেচনা করুন যখন দলের কেউ পরবর্তী পদক্ষেপের প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করে। এই প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করুন এবং এটি পুরো দলের সাথে আগে থেকেই সমন্বয় করুন। এখানে একটি উদাহরণ:
   • একটি দলের সদস্য একটি পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম পূরণ করে এবং এই অনুরোধটি প্রকল্প পরিচালকের কাছে পাঠায়।
   • প্রজেক্ট ম্যানেজার এই অনুরোধটি অনুরোধের সাধারণ তালিকায় নিবন্ধন করে এবং অনুরোধের স্থিতি নোট করে যখন একটি ধারণা বাস্তবায়নের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় বা তা পরিত্যাগ করা হয়।
   • প্রয়োজনীয় সম্পদ বিবেচনায় নিয়ে ম্যানেজার আরও সুনির্দিষ্ট পরিকল্পনা প্রণয়নের জন্য দলের সদস্যের দায়িত্ব প্রদান করেন।
   • প্রকল্প ব্যবস্থাপক প্রকল্প স্পন্সরের কাছে অনুমোদনের জন্য পরিকল্পনা পাঠায়।
   • পরিবর্তন বাস্তবায়িত হচ্ছে। আগ্রহী দলগুলিকে নিয়মিতভাবে বর্তমান পরিস্থিতি সম্পর্কে অবহিত করা হয়।
4. 4 একটি পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম তৈরি করুন। প্রতিটি পরিবর্তনের অনুরোধ অবশ্যই অনুরোধের সাধারণ তালিকায় নিবন্ধিত হতে হবে এবং নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে:
   • পরিবর্তনের অনুরোধের তারিখ;
   • প্রজেক্ট ম্যানেজার কর্তৃক নির্ধারিত অনুরোধ নম্বর পরিবর্তন করুন
   • নাম এবং বর্ণনা;
   • অনুরোধকারীর নাম, ইমেল ঠিকানা এবং টেলিফোন নম্বর;
   • অগ্রাধিকার (উচ্চ, মাঝারি, নিম্ন)। অবিলম্বে পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনার জন্য একটি স্পষ্ট সময়রেখা প্রয়োজন;
   • পণ্য এবং সংস্করণ নম্বর (সফ্টওয়্যার উন্নয়ন প্রকল্পের জন্য)।
5. 5 অনুরোধ লগে অতিরিক্ত তথ্য রেকর্ড করুন। অনুরোধ লগটি বর্তমান সিদ্ধান্ত এবং বাস্তবায়নের ব্যবস্থাগুলিও প্রতিফলিত করা উচিত। অনুরোধ ফর্মে নির্দিষ্ট তথ্যের পাশাপাশি, নিম্নলিখিত তথ্যগুলিও এখানে থাকা উচিত:
   • অনুমোদনের ফলাফলে একটি চিহ্ন (অনুমোদিত বা বাতিল);
   • অনুরোধ অনুমোদনকারী ব্যক্তির স্বাক্ষর;
   • পরিবর্তন বাস্তবায়নের মেয়াদ;
   • পরিবর্তন প্রকল্পের সমাপ্তির তারিখ।
6. 6 বড় পরিবর্তন ট্র্যাক করুন। একটি দৈনিক ভিত্তিতে প্রকল্প স্থিতি ট্র্যাক রাখা ছাড়াও, এটি একটি প্রদত্ত প্রকল্পের জন্য সমস্ত বড় সিদ্ধান্তের ট্র্যাক রাখা সহায়ক হবে। এগুলির মতো রেকর্ডগুলি দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্প বা প্রকল্পগুলিকে ট্র্যাক করা সহজ করে তোলে যার মধ্যে নেতৃত্বের পরিবর্তন হচ্ছে। এই তথ্যগুলি ক্লায়েন্ট এবং সিনিয়র ম্যানেজমেন্টকে অবহিত করতেও ব্যবহৃত হয়। প্রকল্পের সময়, সুযোগ বা প্রয়োজনীয়তা, অগ্রাধিকার বা কৌশলের যেকোনো পরিবর্তনের জন্য, দয়া করে নিম্নলিখিত তথ্যগুলি লক্ষ্য করুন:
   • কে সিদ্ধান্ত নিয়েছে।
   • যখন সিদ্ধান্ত হয়েছে।
   • সিদ্ধান্ত এবং বাস্তবায়ন প্রক্রিয়ার কারণগুলির সংক্ষিপ্ত বিবরণ। এই প্রক্রিয়া সম্পর্কিত সমস্ত নথি সংযুক্ত করুন।

সুপারিশ

• আপনার কর্মচারী এবং ক্লায়েন্ট উভয়ের মধ্যে বিশ্বাস এবং প্রতিশ্রুতি তৈরি করুন। পরিবর্তনগুলি মানুষকে অস্বস্তিকর মনে করে। আপনি তাদের সর্বোত্তম স্বার্থে কাজ করার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ এমন লোকদের কাছে প্রদর্শন করা আপনাকে তাদের সমর্থন পেতে সহায়তা করতে পারে।