কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• পার্ট 1 এর 1: ওয়েবসাইট দেখুন
• পার্ট 2 এর 2: ইমেল লিখুন
• অংশ 3 এর 3: নম্র থাকুন
• সতর্কতা

কিছু লোককে কোনও সংস্থার গ্রাহক পরিষেবা বিভাগে ইমেল প্রেরণে অসুবিধা হয়। অতীতে সত্যিকার অর্থে কাগজে রাখা হয়েছিল, আপনি কীভাবে কোনও ইমেল আকারে এই জাতীয় চিঠিটি রচনা করবেন? আপনি কোনও গ্রাহক পরিষেবায় কোনও প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করলে কোন প্রকার বা প্রোটোকল প্রয়োগ হয়? যদিও এটি শিল্প, অঞ্চল এবং সংস্কৃতি অনুসারে পরিবর্তিত হয়, গ্রাহক পরিষেবার দ্বারা আপনার ইমেলটি সঠিকভাবে প্রাপ্ত হবে তা নিশ্চিত করার জন্য কয়েকটি সাধারণ নির্দেশিকা রয়েছে।

পদক্ষেপ

পার্ট 1 এর 1: ওয়েবসাইট দেখুন

1. উত্তরের সন্ধান করুন। কোনও সংস্থার গ্রাহক পরিষেবা দলে ইমেল লেখার আগে, নিশ্চিত হয়ে নিন যে উত্তরটি কেবল ওয়েবসাইটে নেই। অনেক সংস্থা সাধারণত তাদের ওয়েবসাইটের একটি বিশেষ পৃষ্ঠায় প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নের উত্তর পোস্ট করে সাধারণত "FAQ" বা "প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী" শিরোনামে।
   • আপনি পৃষ্ঠাগুলির নীচে সমস্ত দিকে স্ক্রোল করে এবং তারপরে "যোগাযোগ" বা "গ্রাহক পরিষেবা" এ ক্লিক করে সাধারণত এই পৃষ্ঠাগুলি খুঁজে পেতে পারেন।
2. "গ্রাহক পরিষেবা" পৃষ্ঠাটি সন্ধান করুন। আপনি যদি ওয়েবসাইটটির নীচে কোনও লিঙ্ক না দেখেন তবে আপনি মাঝে মাঝে অনুসন্ধান বাক্সে শব্দটি লিখে পৃষ্ঠাটি সন্ধান করতে পারেন। আপনি সাধারণত হোম পৃষ্ঠার উপরের ডানদিকে কোণে ম্যাগনিফাইং গ্লাস আইকন সহ একটি ক্ষেত্র দেখতে পাবেন। "গ্রাহক পরিষেবা" বা "যোগাযোগ" এর মতো পদগুলিতে টাইপ করুন এবং তারপরে এন্টার টিপুন।
   • "পরিচিতি" পৃষ্ঠায় সাধারণত একটি ইমেল ফর্ম অন্তর্ভুক্ত থাকে যেখানে গ্রাহকরা অভিযোগ বা মন্তব্য লিখতে পারেন।
     • আপনি প্রেরিত বার্তার একটি অনুলিপি পাবেন কিনা তা দেখতে এই পৃষ্ঠাটি দেখুন; যদি তা না হয় তবে কোনও ইমেল ঠিকানার জন্য ওয়েবসাইটটি অনুসন্ধান করুন যা আপনি আপনার ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্ট থেকে পৌঁছাতে পারেন যাতে আপনার কাছে চিঠিপত্রের প্রমাণ থাকে।
3. অনুসন্ধান বাক্সটি ব্যবহার করুন। আপনি যে উইন্ডোটিতে গ্রাহক পরিষেবার ইমেল ঠিকানাটি খুঁজে পেতে ব্যবহার করেছেন সে বিষয়ে আপনি যে বিষয়ে প্রশ্ন করতে চান সেই বিষয়ে অনুসন্ধান করুন। আপনি যদি বিষয়টির জন্য অনুসন্ধান করেন বা এইভাবে প্রশ্ন করেন তবে ইমেল না প্রেরণেই উত্তরটি খুঁজে পেতে পারেন।
   • আপনি ইমেল প্রেরণ করার সময় আপনি বুদ্ধিমান হাজির হতে চাইলে এটিও গুরুত্বপূর্ণ। উত্তরটিতে ইতিমধ্যে স্পষ্টভাবে ওয়েবসাইটে বর্ণিত হওয়ার পরে আপনি যদি কিছু জিজ্ঞাসা করেন তবে তারা গ্রাহক পরিষেবাদি সম্পর্কে ভাবতে পারে যা আপনি দাবি করছেন এবং অলস, এবং সেই কারণে এটি লাভজনক নয়।
   • এছাড়াও প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী (FAQ) দেখুন। প্রায়শই জিজ্ঞাসা করা প্রশ্নটি ইতিমধ্যে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নগুলির মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকে। এজন্য বেশিরভাগ ওয়েবসাইটেও গ্রাহকসেবার ই-মেইলগুলি সর্বনিম্ন রাখতে, এমন পৃষ্ঠা থাকে।
4. সংস্থার নীতিগুলি পর্যালোচনা করুন। আপনি যদি সন্ধান বাক্স বা এফএকিউগুলির মাধ্যমে আপনার প্রশ্নের উত্তর খুঁজে না পান তবে আপনি "আমাদের সম্পর্কে" পৃষ্ঠাতে বা ফেরত নীতিতে অনুসন্ধান করতে পারেন। আবার ওয়েবসাইটের নীচে স্ক্রোল করুন এবং দেখুন যে লিঙ্কগুলি রয়েছে। আপনার প্রশ্নের উত্তর থাকতে পারে এমন কোনও লিঙ্কের সন্ধান করুন: আমাদের সম্পর্কে, অর্ডার এবং বিতরণ, রিটার্ন, ওয়ারেন্টি এবং মেরামত ইত্যাদি।
   • যদিও আপনি এই লিঙ্কগুলিতে উত্তরটি সন্ধান করতে পারেন না, তবুও পৃষ্ঠাগুলি সন্ধান করা কার্যকর হতে পারে যাতে আপনি আপনার ইমেলটিতে সংস্থাটির সম্পর্কে অতিরিক্ত তথ্য পেতে পারেন।

পার্ট 2 এর 2: ইমেল লিখুন

1. এটি অভিযোগ বা প্রশংসা কিনা তা নির্ধারণ করুন। গ্রাহক সেবার সমস্ত বার্তায় অভিযোগ বা প্রশ্ন থাকতে হবে না। আপনি ভাল পরিষেবাটির জন্য তাদের ধন্যবাদ জানাতে চাইতে পারেন। ইতিবাচক ইমেলগুলি যেমন প্রশ্ন সহ ইমেলগুলিও তেমন স্বাগত।
   • এটি একটি সত্য যে টেলিফোনে অভিযোগ জানানো কখনও কখনও দ্রুত এবং আরও বেশি সরাসরি। ইমেল আপনার কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করার জন্য বা এমন প্রশ্ন জিজ্ঞাসার জন্য আরও ভাল কাজ করে যার তাত্ক্ষণিক উত্তর প্রয়োজন হয় না, তবে আপনি এখনই সমস্যাটি সমাধান করতে চাইলে, কল করুন।
2. একটি পরিষ্কার বিষয় লিখুন। ইমেলের বিষয়টি পরিষ্কার এবং অর্থবহ তা নিশ্চিত করুন। আপনি চান গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি আপনার ইমেলটি প্রথমে দেখতে পান, যাতে আপনি দ্রুত প্রতিক্রিয়া পান। বিষয়টি সংক্ষিপ্ত রাখুন, নিশ্চিত হয়ে নিন যে এটি সংক্ষিপ্তভাবে আপনার ই-মেইলের সংক্ষিপ্তসার করেছে এবং কর্মচারী দ্রুত ই-মেইলটি খুলতে বাধ্য হয়েছেন বলে মনে করছেন।
   • উদাহরণস্বরূপ: "কুকুরটি ওয়ারেন্টি কার্ড খেয়েছে - প্রতিস্থাপনের প্রয়োজন"
3. একটি শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করুন। একবার আপনি একটি ভাল বিষয় নিয়ে এসেছেন, পরবর্তী পদক্ষেপটি গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিকে স্বাগত জানানো। আপনার সমস্যাটি এখনই শুরু করবেন না। আপনি ফোনে কাউকে সুন্দরভাবে বরণ করলেন, তাই না? এটি "সেরা গ্রাহক পরিষেবা" এর মতো সহজ কিছু হতে পারে।
   • আপনার অভিবাদনে যোগ করার জন্য একটি নাম খুঁজতে চেষ্টা করুন। ছোট সংস্থাগুলিতে গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিদের নাম কখনও কখনও ওয়েবসাইটে তালিকাভুক্ত করা হয়, সুতরাং এগুলি ব্যবহার করা আপনার বার্তাটিকে আরও ব্যক্তিগত করে তুলবে, এতে কাজ করা আরও আনন্দদায়ক করে তুলবে।
   • আপনি কোনও কমা বা কোলন দিয়ে শুভেচ্ছা শেষ করতে পারেন। প্রিয় গ্রাহক পরিষেবা, বা সেরা গ্রাহক পরিষেবা:
4. স্ট্যান্ডার্ড রাইটিং পদ্ধতিতে লেগে থাকুন। লেখার স্ট্যান্ডার্ড পদ্ধতি ব্যবহার করে কর্মচারীর সম্মান পান। বড় হাতের অক্ষরে সবকিছু টাইপ করবেন না এবং অতিরিক্ত বড় বা ঘন ফন্ট ব্যবহার করবেন না। সাধারণ বিরামচিহ্ন, বানান এবং মূল অক্ষর ব্যবহার করুন। তারপরে আপনার ইমেলটি গুরুত্ব সহকারে নেওয়া হবে।
5. ভদ্র সুরে লিখুন। বিনীতভাবে লিখুন, এমনকি যদি আপনি কোনও অভিযোগ করেন বা নিজের হতাশা প্রকাশ করতে চান। তারপরে আপনার গ্রাহক হিসাবে আরও মূল্যবান হবে এবং সম্ভবত আরও সৌম্যরূপে আচরণ করা হবে।
6. আপনি কে বলুন। অভিবাদনের পরে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন। আপনার নামটি লিখুন এবং আপনি কী ধরণের গ্রাহক তা ব্যাখ্যা করুন এবং আপনি প্রথমবারের জন্য কিছু অর্ডার করেছেন কিনা বা ফিরে আসা গ্রাহক কিনা তা ব্যাখ্যা করুন are উভয় ক্ষেত্রেই, কর্মচারী আপনাকে গ্রাহক হিসাবে রাখতে পছন্দ করবে। প্রাসঙ্গিক হলে আপনার ভৌগলিক অবস্থান অন্তর্ভুক্ত করুন।
7. নির্দিষ্ট করা। আপনার ইমেল নির্দিষ্ট ভাষা ব্যবহার করুন। "আমার পণ্য" এর মতো জেনেরিক পদগুলি এড়িয়ে চলুন। পরিবর্তে, কী পণ্য বা পরিষেবা জড়িত এবং আপনি এটি কেন ইমেল করছেন সে সম্পর্কে বিশদ বর্ণনা করুন। সমস্ত প্রাসঙ্গিক ঘটনা বর্ণনা করুন যাতে কর্মচারী সমস্যাটি ঠিক কী তা জানে। আপনি যদি এই তথ্যটি তাত্ক্ষণিকভাবে প্রথম ইমেলটিতে রাখেন তবে আপনি একটি দীর্ঘ ইমেল এক্সচেঞ্জ এড়াতে পারবেন।
   • আপনার যদি থাকে তবে পণ্যটির URL টি ব্যবহার করুন, যাতে কর্মচারী তাৎক্ষণিকভাবে এটি দেখতে পাবে see
   • আপনার অর্ডার নম্বরটিও ই-মেইলে রাখুন, কারণ বেশিরভাগ কর্মচারী আপনাকে যেভাবেই জিজ্ঞাসা করবে। এই আদেশ নম্বরটি তাদের সিস্টেমে অর্ডারটি কেমন তা বোঝায়।
8. পরিষ্কারভাবে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। আপনার ইমেইলে পরিষ্কার থাকুন। গুল্মের চারপাশে মারবেন না আপনি যখন কর্মচারীকে অভ্যর্থনা জানালেন এবং নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেবেন, তখন আগের পদক্ষেপে উল্লিখিত একই নির্দিষ্ট ভাষায় কী চলছে তা ব্যাখ্যা করে একটি নতুন বিভাগ শুরু করুন।
   • অবিলম্বে আপনি চান ক্ষতিপূরণ জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি জিজ্ঞাসা করতে সাহস নাও করতে পারেন, তবে আপনার ইমেইলে নিজের লজ্জা একপাশে রেখে দিন। আপনি যদি কোনও ত্রুটিযুক্ত পণ্যের বিনিময়ে কিছু চান, তাই বলুন।
9. সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদ লিখুন। আপনার অনুচ্ছেদগুলি সংক্ষিপ্ত কিনা তা নিশ্চিত করুন। এক, দুই বা সর্বোচ্চ তিনটি বাক্যের অনুচ্ছেদে পড়া সহজ। কর্মচারী তাই তার অগ্রাধিকার আছে কিনা তা দেখতে ইমেলটি দ্রুত স্ক্যান করতে পারে এবং আপনি যদি একটি বৃহত পাঠ্য লিখে থাকেন তবে আপনার বার্তাটি স্ট্যাকের নীচে স্থাপন করা যেতে পারে কারণ তিনি কী বোঝাতে চাইছেন তা তাত্ক্ষণিকভাবে বুঝতে পারে না he ।
10. একটি সাধারণ স্বাক্ষর দিয়ে শেষ করুন। আপনার অনুরোধ বা প্রশংসা সংক্ষেপে একটি সম্ভাষণ বাক্য দিয়ে ইমেলটি শেষ করুন, তারপরে একটি অভিবাদন। আপনি "ধরনের অভিনন্দন" দিয়ে শেষ করতে পারেন তবে আপনি কেবল নিজের নাম বা ইমেল স্বাক্ষরটি এখনই রাখতে পারেন away আপনি "আপনার উত্তরের অপেক্ষায় রয়েছেন", বা সেই প্রভাবটির কিছু বলে আপনি দ্রুত প্রতিক্রিয়া চান তাও প্রদর্শন করতে পারেন।
    • একটি ইমেল স্বাক্ষর আপনার নাম, পেশা এবং যোগাযোগের তথ্য সহ পাঠ্যের একটি ছোট্ট ব্লক। আপনি আপনার ই-মেইল অ্যাকাউন্টের সেটিংসে একটি ইমেল স্বাক্ষর তৈরি করতে পারেন, যাতে এটি সর্বদা একটি নতুন বার্তার অধীনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপস্থিত হয়।
11. কোনও সংযুক্তি এখনও প্রেরণ করবেন না। এখনও প্রথম বার্তার সাথে সংযুক্তি প্রেরণ করবেন না। অনেক ওয়েবসাইটের স্প্যাম ফিল্টার রয়েছে যা সংযুক্তি সহ ইমেলগুলি খুঁজে বের করে আপনার বার্তাটি পড়ার আগে ট্র্যাশে ফেলে দেয়।
    • যখন আপনাকে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট হিসাবে আপনার জীবনবৃত্তান্ত যোগ করতে বলা হবে তখন অবশ্যই অবশ্যই একটি কভার লেটারে একটি সংযুক্তি যুক্ত করতে হবে।
    • ব্যবহারকারীর নাম, পাসওয়ার্ড বা ক্রেডিট কার্ডের তথ্য কখনও অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
12. আপনার বার্তা পাঠানোর আগে আবার পড়ুন। যখন আপনার ইমেলটি প্রস্তুত থাকে, খুব উত্সাহীভাবে "প্রেরণ" টিপবেন না। আপনার বার্তাটি হ্রাস করবে এমন কোনও টাইপস বা বানান ত্রুটি নেই তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে প্রথমে ইমেলটি পুনরায় পড়তে হবে। এমনকি আপনি যদি আপনার স্মার্টফোনে ইমেলটি লিখে থাকেন, তবে "আমার আইফোন থেকে প্রেরিত" স্বয়ংক্রিয় বার্তাটি বানান ভুল বা ব্যাকরণগত ভুলের অজুহাত নয়।
13. একটি অনুস্মারক পাঠান। আপনি যদি কিছু দিন পরে আপনার ইমেলের কোনও উত্তর না পেয়ে থাকেন তবে এটি হতে পারে যে আপনার বার্তাটি স্প্যাম বাক্সে বা স্ট্যাকের নীচে শেষ হয়েছে। একটি ইমেল লিখুন যাতে আপনি আগের ইমেলটি উল্লেখ করেছেন এবং জিজ্ঞাসা করুন এটি সঠিকভাবে প্রাপ্ত হয়েছে কিনা।

অংশ 3 এর 3: নম্র থাকুন

1. আপনার ভাল ব্যাকরণ এবং বানান আছে তা নিশ্চিত করুন। আপনি এটি উপলব্ধি করতে পারেন না, তবে ভাল ব্যাকরণ এবং বানান একটি ভদ্র স্বরের অংশ। আপনি যদি স্পষ্টভাবে যোগাযোগের জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করেন তবে আপনি অন্য পক্ষের প্রতি শ্রদ্ধা প্রদর্শন করেন এবং দেখান যে আপনি সাধারণত নম্র ব্যক্তি।
2. আপনি স্মার্ট যে দেখান। ভণ্ডামি করবেন না, তবে একটি বিশাল শব্দভাণ্ডার প্রদর্শন করে আপনি স্মার্ট হন তা দেখান। আপনি যদি কোম্পানির ওয়েবসাইটটি একবার দেখে থাকেন এবং তাদের নীতিগুলি সম্পর্কে সন্ধান করেন তবে আপনি দেখাতে পারেন যে আপনি সবকিছু ঠিকঠাক পড়েছেন তবে এখনও আপনার প্রশ্নের উত্তর খুঁজে পাওয়া যায় নি।
3. মজা করা হবে না। বুদ্ধিমান মন্তব্য এবং রসিকতাগুলির নিজস্ব জায়গা রয়েছে এবং এটি কোনও ইমেলের ক্ষেত্রে গুরুত্ব সহকারে নেওয়া উচিত নয়, কমপক্ষে প্রথম চিঠিতে নয়। এই জাতীয় ভাষা অনুচিত হিসাবে ধরা যেতে পারে, এবং কোনও সংস্থার সাথে কাজ করার সময় আপনি তা এড়াতে চান।
   • আপনি একবার গ্রাহক পরিষেবার প্রতিনিধির সাথে বেশ কয়েকটি ইমেল প্রেরণ করার পরে, রসিকতাগুলি গ্রহণ এবং বোঝার সম্ভাবনা বেশি থাকে।
4. নিজেকে আক্রমণাত্মকভাবে প্রকাশ করবেন না। কোনও পণ্য বা পরিষেবা কীভাবে পরিচালিত হয়েছে তা নিয়ে আপনি হতাশ হয়ে পড়তে গেলে, এটি একটি ক্রুদ্ধ ইমেলের মধ্যে রাখলে আপনি কোথাও পাবেন না। আপনি যদি শ্রদ্ধা ও সৌজন্যে আপনার সমস্যাটি আলোচনা করেন তবে আপনি যা চান তা তাড়াতাড়ি পাবেন।
   • মনে রাখবেন যে আপনার আবেগকে কথায় কথায় বলা শক্ত। আপনি যদি কোনও সমস্যা সম্পর্কে বিরক্ত হন এবং আপনি এর তাত্ক্ষণিক সমাধান চান, আপনি আরও ভাল কল করতে পারেন।
5. আপনার আনুগত্য এবং কৃতজ্ঞতা উল্লেখ করুন। আপনি যদি নিজের ইমেলটিতে লিখে থাকেন যে আপনি সর্বদা সংস্থার প্রতি কতটা অনুগত ছিলেন, কর্মচারী আপনার বার্তার প্রশংসা করবে এবং আরও দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাবে।

সতর্কতা

• গ্রাহক পরিষেবায় কোনও ইমেইলে কখনও ব্যবহারকারীর নাম, পাসওয়ার্ড বা অর্থ প্রদানের তথ্য (ক্রেডিট কার্ড বা অ্যাকাউন্ট নম্বর) রাখবেন না।