কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• পদ্ধতি 1 এর 1: আপনার অভিযোগের চিঠি লিখুন
• পদ্ধতি 2 এর 2: সঠিক স্বন এবং ফর্ম্যাট ব্যবহার করে
• পদ্ধতি 3 এর 3: ফলোআপ
• পরামর্শ
• সতর্কতা

একটি অভিযোগ চিঠি লেখার কাজটি বেশিরভাগ লোককে এক পর্যায়ে করতে হয়। আপনি কোনও কোম্পানির পণ্য বা পরিষেবা নিয়ে অসন্তুষ্ট থাকুক না কেন, সাধারণত দৃ but় কিন্তু ভদ্র অভিযোগের মাধ্যমে সমস্যাটি পারস্পরিক উপকারী উপায়ে সমাধান করা সম্ভব। অভিযোগ সংস্থা লিখতে অসুবিধা বা ভীতিজনক হওয়া উচিত নয় - আপনাকে কেবল বিষয়গুলি পরিষ্কারভাবে এবং বিনয়ের সাথে সমাধানের জন্য জিজ্ঞাসা করতে হবে।

পদক্ষেপ

পদ্ধতি 1 এর 1: আপনার অভিযোগের চিঠি লিখুন

1. গ্রাহক পরিষেবা বিভাগে আপনার চিঠি ঠিকানা দয়া করে। আপনি যদি অভিযোগের চিঠি লিখেন তবে আপনি চিঠিটি সংস্থার গ্রাহক পরিষেবা বিভাগে নির্দেশ দিলে আপনার সাফল্যের সর্বোত্তম সম্ভাবনা রয়েছে। গ্রাহক সেবা বিভাগ অভিযোগগুলির সাথে মোকাবিলা করতে ব্যবহৃত হয় এবং আপনার চিঠিটি দক্ষ ও কার্যকরভাবে পরিচালনা করা হতে পারে।
   • গ্রাহক পরিষেবার পরিচালক বা পরিচালক এর নাম সন্ধান করার চেষ্টা করুন এবং আপনার চিঠিটি তাকে বা তার কাছে ব্যক্তিগতভাবে সম্বোধন করুন। আপনার চিঠিটি প্রিয় সাথে শুরু করুন স্যার বা জনাবা.তাদের শেষ নাম অনুসারে গ্রাহক পরিষেবা পরিচালকের নাম যদি আপনি খুঁজে না পান তবে কেবল লিখুন প্রিয় স্যার / ম্যাডাম.
   • আপনারা কোম্পানির ওয়েবসাইটে, বা সংস্থার প্রচারমূলক বা প্রচারমূলক সামগ্রীগুলিতে বা পণ্য প্যাকেজিং বা লেবেলে গ্রাহক পরিষেবার ঠিকানা খুঁজে পেতে সক্ষম হবেন।
2. আপনার চিঠির বিন্দুতে দ্রুত যান। আপনার চিঠির প্রথম লাইনে পরিষ্কারভাবে বলা উচিত যে আপনি চিঠিটি কেন লিখছেন এবং আপনার অভিযোগটি ঠিক কী is যে কোনও প্রাসঙ্গিক সিরিয়াল বা মডেল নম্বর সহ আপনি যে তারিখ, সময় এবং পরিষেবাটি কিনেছেন বা পরিষেবাটি পেয়েছেন সেগুলি সহ দয়া করে যথাসম্ভব প্রাসঙ্গিক তথ্য সরবরাহ করুন।
   • চিঠি প্রাপককে পাঁচ সেকেন্ডের মধ্যেই চিঠির মূল পয়েন্টটি সনাক্ত করতে সক্ষম হওয়া উচিত, সুতরাং দীর্ঘ, অন্তর্নিহিত ভূমিকা এড়ানো উচিত।
   • আপনার খোলার বাক্যটির পরে আপনি অনুচ্ছেদে পরিস্থিতি সম্পর্কে আরও বিশদ বা ব্যাখ্যা অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন তবে প্রথম লাইনে তত্ক্ষণাত আপনার অভিযোগের দিকে যতটা সম্ভব স্পষ্ট মনোযোগ আকর্ষণ করা উচিত।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনার প্রারম্ভিক লাইনটি হতে পারে, "আমি 15 জুলাই আপনার এ স্ট্রিটের অবস্থান, উদাহরণ সিটিতে আপনার কোম্পানির কাছ থেকে কিনেছি এমন একটি ভাঙ্গা হেয়ার ড্রায়ার সম্পর্কে অভিযোগ করতে লিখছি" "
3. আপনি কী ফলাফল বা প্রতিকার দেখতে চান তা নির্দিষ্ট করে বলুন। আপনি যদি কোনও প্রতিস্থাপন, আপনার টাকা ফেরত, কোনও মেরামত বা ক্ষতিপূরণের অন্য কোনও রূপ চান তবে দয়া করে আপনার দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে এটি পরিষ্কারভাবে বর্ণনা করুন। এটি আপনাকে ফর্ম চিঠি পেতে বাধা দিতে এবং প্রাপককে কিছু শুরু করার জন্য সহায়তা করবে।
   • আপনার মন্তব্যে যতটা সম্ভব গঠনমূলক হওয়ার চেষ্টা করুন এবং এমন উপায়ের পরামর্শ দিন যা আপনাকে সহায়তা করবে এবং সংস্থার সাথে সম্পর্ক চালিয়ে যাবে। আপনি যদি আপনার অর্থ ফেরত বা ক্ষতিপূরণের অন্য কোনও ধরণের জন্য জিজ্ঞাসা করেন, একই সময়ে আপনি অন্য কোনও সংস্থায় চলে যেতে চান বলে জানান, তারা সমস্যাটি সমাধান করার চেষ্টা করতে বাধ্য হবে না।
   • আপনি যদি সংস্থাকে কোনও বিস্তৃত সমস্যা সমাধান করতে চান তবে আপনার চিঠিতে এটি অন্তর্ভুক্ত করুন তবে বুঝতে পারেন যে এটি সময় নিতে পারে।
   • আপনার প্রথম চিঠিতে মামলা মোকদ্দমার হুমকি দেবেন না। আপনার চূড়ান্তভাবে সমাধান হওয়া সমাধান হতে পারে তবে আপনার অভিযোগের চিঠিটি আগে প্রেরণ করুন এবং প্রতিক্রিয়াটির জন্য অপেক্ষা করুন।
4. সহায়ক নথিগুলির অনুলিপি সংযুক্ত করুন। এর মধ্যে রসিদ, ওয়ারেন্টি শংসাপত্র, আপনি প্রেরিত চেকের অনুলিপি এবং যথাযথভাবে ফটো বা ভিডিও অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। সমস্ত নথি অবশ্যই আপনার চিঠির সাথে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
   • নিশ্চিত হও কপি আপনি যে সমস্ত ডকুমেন্টেশন সংযুক্ত করতে চান তার মধ্যে মূলটি নয়। এইভাবে, গুরুত্বপূর্ণ তথ্যটি হারা যাবে না যদি আপনার প্রমাণ অন্য কারও কাছে দেখাতে হয়।
   • আপনি অক্ষরের পাঠ্যে সংযুক্তির সঠিক সংখ্যা উল্লেখ করেছেন তাও নিশ্চিত করুন। উদাহরণস্বরূপ: "সংযুক্ত আপনি আমার আসল প্রাপ্তির একটি অনুলিপি, পাশাপাশি চুলের ড্রায়ারের ওয়ারেন্টি কার্ড এবং সিরিয়াল নম্বর তথ্যের একটি অনুলিপি পাবেন" "
5. সমস্যা সমাধানের জন্য তাদের একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ সময় দিন। এটি সঠিক সময়কাল সরবরাহ করতে সহায়তা করতে পারে যাতে আপনি সমস্যার সমাধান হতে চান। এটি আপনাকে মনের শান্তি দেয় এবং সমস্যাটি দ্রুত সমাধানে সহায়তা করবে।
   • সময়সীমা নির্ধারণ করা আপনার চিঠিটি হারিয়ে যাওয়া বা ভুলে যাওয়া রোধ করতেও সহায়তা করবে, যা আপনার এবং সংস্থার মধ্যে আরও ঝামেলা ও ক্ষোভের কারণ হতে পারে।
   • আপনার দেওয়া সময়কালটি যুক্তিসঙ্গত কিনা তা নিশ্চিত করুন।এক বা দুই সপ্তাহ সাধারণত পর্যাপ্ত, যদিও এটি আপনার অনুরোধের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হবে।
6. শ্রদ্ধার সাথে চিঠিটি শেষ করুন। প্রাপককে তাদের সহায়তার জন্য ধন্যবাদ, এবং কীভাবে এবং কখন তারা আপনার কাছে সমস্যাটি সমাধানের জন্য পৌঁছতে পারে তা তাদের জানান। এটি তাদের কাজকে আরও সহজ করে তুলবে, আপনাকে আরও দক্ষ ফলাফলের প্রত্যাশায় মঞ্জুরি দেয়।
   • সঙ্গে চিঠি শেষ আন্তরিকভাবে বা আপনার বিশ্বস্ত (দ্বিতীয়টি কিছুটা আনুষ্ঠানিক)) "গ্রিটিংস" এর মতো অনানুষ্ঠানিক সমাপ্তি সূত্রগুলি এড়িয়ে চলুন।

পদ্ধতি 2 এর 2: সঠিক স্বন এবং ফর্ম্যাট ব্যবহার করে

1. ভদ্র হও. আপনি রাগান্বিত হতে পারেন, এবং আপনি ঠিক থাকতে পারেন, তবে অভদ্রতা কেবল প্রাপককে রক্ষণাত্মক করে তোলে। সম্মানজনক সুরে লিখুন এবং হুমকী, রাগান্বিত, বা ব্যয়বহুল মন্তব্যগুলি এড়িয়ে যাবেন না। মনে রাখবেন যে আপনার চিঠিটি পড়ছেন তিনি যা ঘটেছে তার জন্য সরাসরি দায়বদ্ধ ছিলেন না এবং তারা একজন রাগান্বিত, অভিযুক্ত ব্যক্তির চেয়ে নম্র, নম্র গ্রাহককে সাহায্য করার জন্য অনেক বেশি ইতিবাচক এবং ইচ্ছুক হবে।
   • মনে রাখবেন আপনি যে সংস্থায় লিখেছেন সেটি আপনাকে লক্ষ্যবস্তু করছে না। বেশিরভাগ সংস্থার গ্রাহকদের খুশি রাখতে আগ্রহী।
   • আপনি প্রাপককে কেউ দূষিত বলে ধরে নেওয়ার পরিবর্তে আপনাকে সহায়তা করতে চাইছেন এমন ব্যক্তির সাথে আচরণ করলে আপনি অনেক বেশি সফল হতে পারবেন।
   • ক্ষিপ্ত হলে লিখবেন না। আপনার চিঠি লেখার আগে শান্ত হতে অপেক্ষা করুন। বা যদি আপনি পছন্দ করেন তবে আপনার কান থেকে বাষ্পটি বেরিয়ে আসার সময় চিঠিটি লিখুন, তারপরে পাঠানোর আগে দু'একদিন অপেক্ষা করুন। আপনি সম্ভবত প্রান্তটি সরিয়ে নিতে জিনিসগুলিকে সংশোধন করতে চাইবেন।
2. সংক্ষিপ্ত হতে। গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিরা দিনে কয়েকশ চিঠি পেতে পারে, তাই আপনি দ্রুত পয়েন্টে পৌঁছানো অত্যাবশ্যক যাতে তারা পড়তে শুরু করার সাথে সাথে তারা ঠিক কীভাবে আচরণ করছেন know যদি আপনার চিঠিটি খুব দীর্ঘ বা বিস্তারিত হয় তবে পাঠক বিশ্বব্যাপী এটি পড়বেন এবং শেষ পর্যন্ত সঠিক সমস্যা বা পছন্দসই সমাধান সম্পর্কে কোনও পরিষ্কার ধারণা থাকতে পারে না।
   • অতিরিক্ত বিশদ বা লম্বা টিয়েরেড বা একাখণ্ডি এড়িয়ে চলুন।
   • আপনার চিঠিটি একদিকে বা প্রায় 200 শব্দের চেয়ে কম সীমাবদ্ধ রাখার চেষ্টা করুন।
3. কমান্ড সম্মান. আপনার চিঠির প্রতি শ্রদ্ধা প্রেরণা সঠিক সুরটি সেট করে এবং সংস্থাকে জানতে দেয় যে আপনার অভিযোগকে গুরুত্ব সহকারে নেওয়া উচিত। এটি আরও গুরুতর অভিযোগের জন্য বিশেষত সত্য, যার উল্লেখযোগ্য আর্থিক পরিণতি হতে পারে।
   • সম্মান প্রয়োগের ক্ষেত্রে ভাষার মান, আপনার অধিকার সম্পর্কে আপনার জ্ঞান এবং সংস্থার দায়িত্বগুলির পাশাপাশি চিঠির পেশাদার উপস্থাপনা যেমন বিভিন্ন জিনিস জড়িত।
   • এই সমস্ত জিনিস আপনাকে বিশ্বাসযোগ্যতা দেয়, যা আপনার চিঠির প্রতিক্রিয়াতে ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে।
4. আপনার চিঠিটি পরিষ্কার, সঠিক উপায়ে সংগঠিত করুন। উপরে উল্লিখিত হিসাবে, পেশাদারভাবে আপনার চিঠিটি সাজানো আপনার অভিযোগ কীভাবে পারা যায় তা ইতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে your আপনার নাম, ঠিকানা এবং তারিখটি উপরের বামে রাখুন, তারপরে আপনি যে ব্যক্তির কাছে লিখছেন তার নাম বা শিরোনাম, একসাথে চিঠির শিরোনামের ঠিক উপরে কোম্পানির ঠিকানা।
   • আপনার চিঠিটি সর্বদা কম্পিউটারে টাইপ করুন, এটি পড়া সহজ করে তোলে এবং আরও সুন্দর দেখায়। যদি আপনাকে নিজের চিঠিটি হস্তাক্ষর করতে হয় তবে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনার হস্তাক্ষরটি পরিষ্কার এবং সুস্পষ্ট, কোনও ক্রসড আউট শব্দ বা কালি দাগ ছাড়াই।
   • আপনার স্বাক্ষরটি লিখতে নীচে একটি ফাঁকা জায়গা ছেড়ে যান আন্তরিকভাবে বা আপনার বিশ্বস্ত যেখানে আপনি নিজের স্বাক্ষর রাখতে পারেন। এই জায়গার নীচে আপনার নামটি টাইপ করুন যাতে এটি স্পষ্টভাবে সুগঠিত হয় ible
   • মোটামুটি একই আকারের অনুচ্ছেদের সাথে চিঠিটি পরিষ্কার এবং সুসংহত রাখুন।
5. বানান এবং ব্যাকরণ পরীক্ষা করুন। ভুল বানান এবং ব্যাকরণ আপনার অভিযোগ কীভাবে পাওয়া যায় তা নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করতে পারে। চিঠিটি প্রিন্ট করার আগে আপনার কম্পিউটারে একটি বানান পরীক্ষক ব্যবহার করার বিষয়টি নিশ্চিত করুন, বা আপনি এটি পাঠানোর আগে অন্য কেউ পড়তে বলেছেন।

পদ্ধতি 3 এর 3: ফলোআপ

1. আপনি যে সময়সীমাটি নির্ধারণ করেছেন তার জন্য অপেক্ষা করুন। আপনার প্রথম চিঠিতে প্রদত্ত সময়সীমা শেষ না হওয়া পর্যন্ত ধৈর্য ধরুন এবং কিছুই করবেন না। যদি এই তারিখটি পাস হয়ে যায় এবং আপনি এখনও কিছু না শুনে থাকেন তবে চিঠিটি পেয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করতে একটি ফোন কল বা ইমেল দিয়ে ফলোআপ করুন। সন্দেহের সুবিধাটি কোম্পানিকে দেওয়া সর্বদা সেরা।
   • আপনি যদি এখনও আপনার চিঠির সাথে সম্পর্কিত তথ্য না পেয়ে থাকেন বা আপনার যদি পরিস্থিতি সন্তোষজনকভাবে পরিচালিত না হয় তবে আপনি উচ্চতর পদে কারও কাছে অভিযোগ পাঠিয়ে এগিয়ে যেতে পারেন।
2. কমান্ড কাঠামোর উপরের দিকে কাজ করুন। আপনি যদি গ্রাহক সেবার পরিচালকের সাথে কথা বলার ক্ষেত্রে ব্যর্থ হন তবে কাকে উচ্চতর স্থান দেওয়া হয়েছে তা খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন এবং সেই ব্যক্তিকে লিখুন। যতবারই আপনি মই উপরে উঠবেন, গ্রাহক সেবার প্রতিনিধি থেকে পরিচালক থেকে ভাইস চেয়ারম্যান পর্যন্ত প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা হয়ে উঠুন, আপনার আগের চিঠির চিঠিপত্র যুক্ত করুন। এইভাবে, সংস্থায় আপনার নতুন বিক্রয় প্রতিনিধি কী হবে তা জানতে পারবেন এবং কোনও মামলা ছাড়াই সমস্যাটি সমাধান হতে পারে।
   • সরাসরি পাহাড়ে উঠার পরিবর্তে গ্রাহক পরিষেবা বিভাগ দিয়ে শুরু করা ভাল। এটি কারণ গ্রাহক সেবা বিভাগ এই ধরণের অভিযোগগুলি পরিচালনা করতে আরও অভিজ্ঞ এবং সিইওর কাছে চিঠিগুলি যেভাবেই হোক এই বিভাগে প্রেরণ করা হতে পারে।
   • যদি তা হয় তবে গ্রাহক সেবার প্রতিনিধিরা তাদের মাথা থেকে ওঠার চেষ্টা করার জন্য আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোনও প্রতিকূল আলোতে দেখা শুরু করতে পারে।
   • মনে রাখবেন, আপনি যদি কোনও সিইও বা জেনারেল ম্যানেজারকে একটি চিঠি লিখছেন তবে এটি অতিরিক্ত স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং ভাল-লিখিত হওয়া উচিত, কারণ তারা সম্ভবত ঘটনার বিষয়ে জানেন না।
3. আপনি যদি মামলা করতে চান তবে একজন আইনজীবীর কাছে যান। সে কী করবে তা জানবে। মনে রাখবেন যে আইনানুগ পদক্ষেপই একটি সর্বশেষ অবলম্বন, এবং এখনই আপনার চিঠিতে এনে দেওয়া ক্ষতিপূরণের জন্য একটি নেতিবাচক স্বর এবং ঝুঁকি বহনকারী দাবি সেট করবে set এটি আপনার পক্ষে নেতিবাচকও হতে পারে যদি তারা লক্ষ্য করে যে আপনি ব্লাফ করছেন।

পরামর্শ

• আপনি লেখার আগে এক মুহূর্ত সময় নিয়ে কী হয়েছে তা ভেবে দেখুন। আপনি যখন সমস্ত কিছুর কথা ভেবেছেন এবং আপনি কী চান এবং ঠিক কীভাবে আপনি এটি জানতে চান তা জেনে গেলে আপনি নিজের চিঠিটি লিখতে প্রস্তুত।
• আপনার নাম, ঠিকানা, ইমেল এবং টেলিফোন নম্বর (যদি সম্ভব হয় তবে বাড়ি, কাজ এবং মোবাইল) আপনার চিঠিতে রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। পাঠকের বিবরণ জিজ্ঞাসা করুন যাতে আপনারা উভয়ই আপনার অভিযোগের বিষয়ে যে কোনও অগ্রগতি নিয়ে আপ টু ডেট থাকতে পারেন।
• এটি আবার পড়ুন এবং নিশ্চিত করুন যে সবকিছু সত্য, আন্তরিক এবং যাচাইযোগ্য।
• কসম খাই না। মনে রাখবেন যে আপনি ক্ষতিপূরণ বা সমাধান চান এবং আপনার পাঠককে আপত্তি জানানো তাতে অবদান রাখবে না। আপনি যদি আরও শক্তিশালী ভাষা ব্যবহার করতে চান তবে প্যাসিভ ভয়েস এড়িয়ে চলুন এবং আরও সরাসরি এবং বর্ণনামূলক এমন শব্দ ব্যবহার করুন। হয়তো আপনি ছিলেন বিস্মিত এমনকি অনুভূত বিতৃষ্ণাসহজতর চেয়ে শক্তিশালী শব্দ হতাশ.
• লিখিতভাবে আপনার অভিযোগ জমা দেওয়ার সংস্থাকে তাদের ব্লগ বা ওয়েবসাইটে ইমেল, ফ্যাক্স বা মন্তব্য প্রেরণের চেয়ে আরও শক্তিশালী প্রভাব রয়েছে। বেশিরভাগ সংস্থাগুলি উচ্চতর অগ্রাধিকার সহ আনুষ্ঠানিক লিখিত অভিযোগগুলি পরিচালনা করে।
• আপনি যদি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির বিরুদ্ধে অভিযোগ করতে লিখতে থাকেন তবে আপনার চিঠিটি তাদের ত্রুটিগুলির মধ্যে সীমাবদ্ধ করুন এবং পুরো সংস্থা সম্পর্কে অভিযোগ করবেন না। আপনি যদি কোম্পানির নীতিমালা সম্পর্কে অভিযোগ লিখতে লিখছেন তবে শ্রোতাকে বা নীতিকে অবমাননা করবেন না। আপনার সমস্যাটি কীভাবে সমাধান করা উচিত তা কেবলমাত্র আপনার সমস্যাটি বর্ণনা করুন।
• শপথের আওতায় সাক্ষীর বিবৃতি প্রেরণ করবেন না। আসলে, আপনি যদি মনে করেন আপনি আদালতে যাবেন, তবে আপনি সম্ভবত কেবল সাক্ষ্যই রক্ষা করতে চান না, তবে তার নামটিও রাখতে চান। এছাড়াও মনে রাখবেন যে আদালতে যাওয়া সম্ভবত সস্তা নয়। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে অনানুষ্ঠানিকভাবে কোনও চুক্তিতে পৌঁছানো ভাল, বা সর্বাধিক কোনও বিরোধ কমিটির মাধ্যমে হওয়া ভাল।
• এমন ভোক্তা ওয়েবসাইট রয়েছে যেখানে আপনি অভিযোগ জমা দিতে পারেন এবং দেখুন যে নির্দিষ্ট কোম্পানির সাথে অন্যরাও একই পরিস্থিতিতে ছিল কিনা।
• সমস্ত চিঠিপত্রের কপি এবং আপনার চিঠিগুলি প্রেরণের তারিখ রাখুন।

সতর্কতা

• শারীরিক সহিংসতা, সম্পত্তি ধ্বংস, বা স্বাস্থ্য বা সুরক্ষার উপর হামলার হুমকি দিয়ে চিঠি লেখা অবৈধ। একটি হুমকি ভয় দেখানো হিসাবে চিহ্নিত করা যেতে পারে, এবং মামলা দায়ের করার জন্য ভিত্তি হতে পারে, এবং জরিমানা বা এমনকি কারাদণ্ড হতে পারে। নিজেকে উপকার করুন এবং হুমকির কথা ভুলে যান। এগুলি কাগজে রাখবেন না বা প্রেরণ করবেন না!