লেখক:
Christy White
সৃষ্টির তারিখ:
6 মে 2021
আপডেটের তারিখ:
1 জুলাই 2024
কন্টেন্ট
দর্শকদের প্রাপ্ত প্রতিটি সংস্থার অভ্যর্থনাবিদ দরকার। রিসেপশনিস্ট এমন কেউ যিনি সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানের কাউন্টারে দর্শক গ্রহণ করেন। এটি সাধারণত প্রথম ব্যক্তির সাথে দেখা করা উচিত এবং আপনি যেমন জানেন যে প্রথম প্রভাবগুলি সর্বদা খুব গুরুত্বপূর্ণ। অভ্যর্থনাবিদকে অবশ্যই ভিজিটরকে ভদ্রভাবে গ্রহণ করতে হবে এবং ফোনে বা ই-মেইলেও সঠিক উত্তর দিতে হবে। এটি যেমন ছিল, সংস্থার কলিং কার্ড।
পদক্ষেপ
পদ্ধতি 1 এর 1: পর্ব 1: সঠিক দক্ষতা আছে
দুর্দান্ত সাংগঠনিক দক্ষতা আছে। অভ্যর্থনাবিদ হিসাবে, আপনি সংস্থার ব্যবসায়িক কার্ড - - আপনি সেই ব্যক্তি যিনি গ্রাহকের সাথে প্রথমে কথা বলেন এবং যার সাথে কর্মীরা তথ্য এবং পরিকল্পনার জন্য আসে। কল গ্রহণ এবং দর্শকদের রেফারেন্স ছাড়াও, আপনাকে প্রায়শই গ্রাহকদের সাথে ডিল করতে হয়, সব ধরণের ইভেন্টের আয়োজন করতে হবে, অ্যাপয়েন্টমেন্টের ব্যবস্থা করতে হবে ইত্যাদি Because কারণ এটি অনেকগুলি দায়বদ্ধতার কারণে গুরুত্বপূর্ণ, আপনি একজন অভ্যর্থনাবিদ হিসাবে সুসংগত, যাতে আপনি পারেন একই সাথে বেশ কয়েকটি কাজ করুন can আপনি যদি একই সাথে বেশ কয়েকটি কাজ করতে সক্ষম না হন এবং সেগুলি সঠিক ক্রমে সম্পন্ন করেন, তবে আপনি অভ্যর্থনাবাদী হিসাবে বেশি দিন স্থায়ী হবেন না। - সংগঠিত হওয়ার একটি ভাল উপায় হ'ল একটি সংরক্ষণাগার সিস্টেমে বিনিয়োগ করা যা আপনি কাজ করতে পারেন। আপনার মনিব, সহকর্মী এবং গ্রাহকদের কী কী কাগজপত্র এবং তথ্যের প্রয়োজন হতে পারে তা আপনি জানেন important আপনার কম্পিউটারের ডেস্কটপে বা কাগজে - এই সমস্ত তথ্য বিভিন্ন ফোল্ডারে রাখুন। আপনার সিস্টেমটি যেভাবে আপনার পক্ষে সবচেয়ে ভাল কাজ করে তা সংগঠিত করুন - আপনার যদি এর জন্য নিয়ন স্টিকি নোটের প্রয়োজন হয় তবে তাও ঠিক।
- সংগঠিত হওয়ার অর্থ হ'ল আপনি নিজেকে অনুপ্রাণিত করতে পারেন - কীভাবে কিছু করতে হয় তা আপনাকে বলার বা আপনাকে সঠিক পথে রাখার জন্য আপনার কারও প্রয়োজন নেই। আপনি যদি সুসংহত হন তবে আপনি জানেন যে কোনও দিনে আপনার কোন কাজগুলি সম্পন্ন করতে হবে এবং কোন বিষয়গুলিতে অগ্রাধিকার রয়েছে।
- আপনার কাছে (প্রচুর) টেলিফোন নম্বর রয়েছে তা নিশ্চিত করুন, উদাহরণস্বরূপ সহকর্মী, ঠিকাদার, বিক্রয়কর্মী, জরুরি পরিষেবাগুলি ইত্যাদি You আপনার একটি নির্দিষ্ট সময়ে আপনার সমস্ত প্রয়োজন হবে। টেলিফোন নম্বরগুলি একটি বিশেষ কম্পিউটার প্রোগ্রামে বা কোনও রোলডেক্সে সঞ্চয় করুন।
আপনার কাছে কিছুটা প্রযুক্তিগত জ্ঞান রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। কোনও অভ্যর্থনাবিদকে যে প্রযুক্তিটির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশটি মোকাবেলা করতে হবে তা হ'ল টেলিফোন - এবং এর সাথে যুক্ত সমস্ত বোতাম এবং লাইন। কম্পিউটার দক্ষতাগুলিও অপরিহার্য - বেশিরভাগ অভ্যর্থনাবিদদের কীভাবে ইমেলগুলি প্রেরণ করতে হবে এবং ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহারে ভাল হওয়া উচিত। আপনি কীভাবে স্প্রেডশিট তৈরি করতে এবং আপনার পক্ষে কাজ করা কোম্পানির জন্য নির্দিষ্ট প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করতে হয় তা জানেন তবে এটি সহায়ক। - মনে রাখবেন যে আপনার সম্ভবত কপিয়ার, স্ক্যানার এবং প্রিন্টার পরিচালনা করতে সক্ষম হতে হবে (এবং এই ডিভাইসগুলির সাথে কাজ করার সময় আপনার সহকর্মীদের যে সমস্যাগুলির সমস্যা সমাধান করবেন)। আপনি কী ধরণের সরঞ্জাম ব্যবহার করেন তা যদি জানেন তবে ম্যানুয়ালগুলিতে সন্ধান করুন যাতে আপনি সর্বাধিক সাধারণ সমস্যা সমাধান করতে পারেন।
বিশ্বাসযোগ্য হন। অভ্যর্থনাবিদ সর্বদা তার / তার ডেস্কে থাকবেন বলে আশা করা হয় - কেউ যদি ফোনটি উত্তর না দেয়, বা অপেক্ষা করার সময়টি খুব দীর্ঘ হয় তবে সংস্থাটি একটি খারাপ নাম পেয়ে যায়। বিশ্বস্ত হওয়া আপনার অগ্রাধিকার হিসাবে তৈরি করুন - যদি আপনার বস জানেন যে তিনি আপনার উপর নির্ভর করতে পারেন এবং আপনি সর্বদা সহায়তার জন্য উপস্থিত থাকেন তবে আপনি নিজেকে অপরিহার্য করে তুলুন। 
ভাল শ্রোতা হন। রিসেপশনিস্ট হওয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশটি অন্য লোকদের - ফোনে, যখন কোনও গ্রাহক ডেস্কে কোনও প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে, বা আপনাকে যখন তথ্য প্রেরণ করা হয় তখন শুনছেন। আপনি যদি ভাল শ্রোতা হন তবে আপনি আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে পারেন - আপনি যখন কেউ আপনার কাছ থেকে কী জিজ্ঞাসা করছে তা অবিলম্বে বুঝতে পারলে আপনি আরও সহজেই সমস্যাগুলি সমাধান করতে সক্ষম হবেন এবং গ্রাহকদের যে বিভাগে সহায়তা করা যেতে পারে সেখানে আরও ভালভাবে তাকে রেফার করতে পারেন। 
সব কিছু নোট করুন। যখন আপনার বস আপনাকে কিছু করতে বলেন, বিশদগুলির নোট তৈরি করুন। যখন কোনও গ্রাহক কল করেন, তাদের তথ্য (নাম, যোগাযোগের বিশদ, তারা কী চান ইত্যাদি) লিখে রাখবেন তা নিশ্চিত করুন। নোটগুলি আপনাকে সুশৃঙ্খল রাখতে এবং একদিনে আসা সমস্ত ছোট ছোট জিনিসগুলির স্মরণ করিয়ে দেয়। আপনার নোটগুলি একটি নোটবুক বা নোটবুকে লিখুন এবং সর্বদা এটি আপনার কাছে রাখুন। আপনি অবাক হবেন যে এটি কতটা কার্যকর, বিশেষত যদি আপনি জানতে চান যে ব্যক্তি পাঁচ ঘন্টা আগে ফোন করেছিলেন তিনি কী চেয়েছিলেন। - আপনি বার্তাগুলি বিস্তারিত লিখেছেন এবং যা লিখেছেন তা নিশ্চিত করে নিন। আপনার কাছে সঠিক তথ্য আছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য বার্তাটি এবং / অথবা যোগাযোগের বিবরণটি এটি লিখে রেখে পুনরাবৃত্তি করুন।
ফোনটি বিনয়ের সাথে একটি আদর্শ অভিবাদনের সাথে উত্তর দিন, যেমন "গুড মর্নিং, আপনি ____ (আপনার নাম) সাথে কথা বলছেন, ____ (সংস্থার নাম) থেকে, আমি আপনাকে কীভাবে সাহায্য করতে পারি?এক বা দুটি রিংয়ের পরে ফোনের জবাবটি নিশ্চিত করে নিন people লোকদের এক মিনিটেরও বেশি সময় ধরে রাখা ঠিক নয় (এটি আপনার ভাবার চেয়ে বেশি দীর্ঘ)। - যে ব্যক্তি ফোন করছে তার নাম মনোযোগ সহকারে শুনুন। নিশ্চিত করতে চাইলে পুনরাবৃত্তি করুন। যদি বুঝতে অসুবিধা হয় তবে কলার নামটির বানান করতে পারে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।
- "একটি মিনিট অপেক্ষা করুন, আমি আপনাকে মিঃ স্মিথের কাছে রাখব" এর মতো একটি আদর্শ বাক্যাংশ দিয়ে সুন্দরভাবে কথোপকথনটি স্থানান্তর করুন। বা যদি ব্যক্তি কোনও কথোপকথনে থাকে: "মিস্টার স্মিথ বর্তমানে কথোপকথনে রয়েছেন you আপনি কি অপেক্ষা করতে চান বা আমি বার্তাটি প্রেরণ করব?" বার্তাটি। বিনীতভাবে কলারকে ধন্যবাদ জানাতে এবং কলটি স্থানান্তর করুন।
অন্যান্য পেশাদারের মতো একই পেশাদারিত্ব এবং সৌজন্যে পার্সেল বিতরণকারীদের শুভেচ্ছা জানুন। প্রসবের জন্য আপনাকে সাইন করতে হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনার স্বাক্ষরটি সুস্পষ্ট। বিতরণ ব্যক্তির প্যাকেজটি কোথায় রাখা উচিত তার দিকনির্দেশের প্রয়োজন হতে পারে। নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি এ জাতীয় বিষয়ে সঠিক কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করেছেন। 
কার্যকরভাবে এবং নম্রতার সাথে গ্রাহকরা ব্যবসায় আসবেন। দর্শনার্থী আপনাকে বললে তারা কারা এবং তারা কাকে খুঁজছে, আপনি সেই ব্যক্তির সাথে সংযুক্ত হন এবং সেখানে কে আছেন তা তাদের জানান। আপনি এটির জন্য যে স্ট্যান্ডার্ড বাক্যটি ব্যবহার করতে পারেন তা হ'ল: "মিঃ স্মিথ, এক্সওয়াইজেড বি। ভি থেকে মিসেস জ্যানসেন এখানে 2 টা বাজেটের অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য আছেন"। সর্বদা একটি প্রথম এবং পদবি এবং তারা যে প্রতিনিধিত্ব করে সেই সংস্থাকে দেওয়ার চেষ্টা করুন। জিজ্ঞাসা করা দরকারী যে তার / তার অ্যাপয়েন্টমেন্ট আছে কিনা। মিঃ স্মিট তারপরে গ্রাহককে কোথায় অপেক্ষা করতে হবে এবং এতে কতক্ষণ সময় লাগবে সে সম্পর্কে আরও নির্দেশাবলী দেবেন। তারপরে আপনি দর্শনার্থীকে বলতে পারেন: "মিস্টার স্মিথ এক মিনিটের মধ্যে সেখানে উপস্থিত হবেন"। বা: "মিঃ স্মিথ বলেছেন যে তিনি একটি সভা শেষ করছেন এবং ৫ মিনিটের মধ্যে তিনি সেখানে উপস্থিত হবেন। দয়া করে বসুন"।
পদ্ধতি 2 এর 2: খণ্ড 2: প্রতিনিধি হন
একটি ইতিবাচক মনোভাব আছে। উপরে উল্লিখিত হিসাবে, অভ্যর্থনাবিদ হ'ল সংস্থার ব্যবসায়িক কার্ড - গ্রাহকরা আপনাকে প্রথমে দেখেন এবং অফিসে আসতে না পারে এমন লোকদের প্রশ্নের উত্তর দেন। টক বা কুঁচকানো মুখ দিয়ে কেউ অভ্যর্থনা জানাতে চায় না। আপনার মুখে সবসময় হাসি এবং একটি প্রফুল্ল ব্যক্তিত্ব থাকুন personality কষ্টকর গ্রাহকরা আপনার স্নায়ুতে উঠলেও ধৈর্য ধরুন। - এমনকি যদি আপনার খুব কঠিন ক্লায়েন্ট থাকে তবে নিজেকে মনে করিয়ে দিন যে আপনার দৃ keep়, সুখী ব্যক্তিত্ব রয়েছে। নিজেকে বলুন যে তারা তাদের হতাশাগুলি আপনার উপর চাপিয়ে নিচ্ছে, তবে জেনে রাখুন যে যতক্ষণ আপনি তাদেরকে উপযুক্ত করার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করেন ততক্ষণ আপনি কোনও ভুল করছেন না। বিস্ফোরিত হওয়ার চেয়ে শীতল রাখাই ভাল।
একটি শুভেচ্ছা প্রস্তুত আছে। বন্ধুত্বপূর্ণ উপায়ে গ্রাহকদের স্বাগতম জানানো সর্বদা গুরুত্বপূর্ণ is এমনকি গ্রাহককে সহায়তা করার আগে আপনাকে যদি কিছু শেষ করতে হয় তবে তাদের অভিবাদন করা জরুরী, তাই তারা জানে যে তাদের দেখা হয়েছে এবং তাদের সহায়তা করা হবে। - উদাহরণস্বরূপ, আপনি এই সাথে অভিবাদন জানাতে পারেন: "শুভ সকাল! আপনি যদি বসে থাকেন তবে আমি আপনার সাথে থাকব!"।
ভদ্র হও. শ্রদ্ধাশীল হওয়া. সবার সাথে এমন আচরণ করুন যেন তারা আজ অফিসে walkুকতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি। এটি আপনার কাজ - আপনি সকালে ট্র্যাফিক জ্যামে ঘন্টা কাটিয়েছেন বা আপনার নতুন চামড়ার জুতাগুলির উপরে আপনি কেবল কফি pouredেলেছেন তা কেউই পাত্তা দেয় না। বাড়িতে ব্যক্তিগত উদ্বেগ ছেড়ে দিন। গ্রাহককে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করুন এবং আপনার সাথে কথা বলুন। 
পোশাক প্রতিনিধি। আপনি কোনও সংস্থার প্রতিনিধিত্ব করেন, তাই আপনাকে ঝরঝরে দেখতে হবে। কর্পোরেট সংস্কৃতির সাথে মেলে এমন পোশাকগুলিতে বিনিয়োগ করুন। আপনি যদি নির্দিষ্ট ধরণের ব্যবসায়ের অভ্যর্থনাবাদী হন (উদাহরণস্বরূপ, কোনও পোশাকের ব্র্যান্ড) brand ব্র্যান্ডের পোশাক পরিধান করা ভাল। রক্ষণশীল পক্ষের দিকে ঝোঁক, যদি আপনি এমন কোনও জায়গায় কাজ না করেন যেখানে ফ্যাশন বা অন্যান্য কারণগুলি গুরুত্বপূর্ণ। - আপনার কোম্পানির পোশাক সম্পর্কিত নির্দিষ্ট বিধি রয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। আপনার সংস্থা আনুষ্ঠানিক ওয়ার্কওয়্যার দিয়ে ভাল হতে পারে তবে আপনাকে কখনই মনে রাখবেন না প্রতি আনুষ্ঠানিকভাবে পোশাক (sweatpants প্রশংসা করা হতে পারে না)।
- সবসময় ঝরঝরে চেহারা।
পরামর্শ
- ব্যক্তিগত জিনিসগুলি কাজ থেকে আলাদা রাখুন। এর অর্থ হ'ল আপনি কর্মক্ষেত্রে ব্যক্তিগত কথোপকথন এবং ইমেলগুলি পরিচালনা করেন না। আইটি বিভাগ আপনার কম্পিউটারের ক্রিয়াকলাপ পর্যবেক্ষণ করতে পারে।
- পরিচালকদের সাথে সুন্দর হন, দেখুন যখন আপনার কিছুই করার নেই তখন আপনি তাদের সহায়তা করতে পারেন কি না see
- মনে রাখবেন কে আপনার বেতন দেয় এবং সর্বদা তাদের প্রতি শ্রদ্ধাশীল হন।
- বাথরুমে যাওয়ার সময়, যখন আপনি মধ্যাহ্নভোজনে, ছুটিতে যাওয়ার সময় ইত্যাদির সময় ডেস্ক বা ফোনে নজর রাখতে পারেন এমন কাউকে সন্ধান করুন যাতে আপনি ফিরে আসার সময় কোনও রাগান্বিত লোক আপনার জন্য অপেক্ষা করতে পারে না।
- আপনি যদি কিছু সাহায্য করতে পারেন তবে সহকর্মীদের জিজ্ঞাসা করুন। আপনি অভিযোগ করে শত্রুদের চেয়ে সাহায্য করে বন্ধুকে আরও উন্নত করতে পারেন।
- মেল পরিচালনা করা প্রায়শই আপনার কাজের অংশ of আপনার প্রথম দিনে, কোথায় যেতে হবে তা তাত্ক্ষণিকভাবে বের করুন, কে এটি কখন এবং কখন সরবরাহ করবে।
- সর্বদা একটি নতুন কাজ শিখতে ইচ্ছুক। বহুমুখিতা আপনাকে অনেক কিছু এনে দিতে পারে।
- সদৃশ বার্তাগুলি লিখুন এবং যার জন্য বার্তাটি উদ্দেশ্যযুক্ত তা একটি অনুলিপি দিন। বা একটি ডায়েরি ব্যবহার করুন, এটি জিনিসগুলি সন্ধান করা সহজ করে তোলে, বিশেষত যদি আপনি কোনও নাম বা টেলিফোন নম্বর খুঁজছেন।
সতর্কতা
- কখনও বলবেন না "আমি করব না"। তাহলে আপনি দ্রুত আপনার চাকরি হারাবেন।
- আপনি ভাল আছেন ভান করবেন না। লোকেরা এর মাধ্যমে দেখতে পায়। সত্যিকারের আগ্রহী, নম্র এবং শ্রদ্ধাশীল হন। আপনি যদি এটি করতে না পারেন তবে আপনার অভ্যর্থনাবাদী হওয়া উচিত নয়। আপনি কোম্পানির সুনাম নিচে নিন। তারপরে বরং এমন কোনও অফিসের চাকরি সন্ধান করুন যেখানে আপনাকে প্রকাশ্যে আসতে হবে না।
- কোনও গ্রাহক বা কলারের সাথে তর্ক করবেন না। তাকে / তার চেয়ে সেরা হিসাবে উল্লেখ করুন।
