ফোনে পেশাদারভাবে কীভাবে কথা বলবেন (ফটো সহ) - পরামর্শ

ভিডিও: সার্কাস থেকে অস্কার পর্যন্ত - ঝাইদারবেক কুঙ্গুজিনভ - যাযাবর স্টান্টস, হলিউড, কাজাখস্তান

কন্টেন্ট

পদক্ষেপ
পরামর্শ
সতর্কতা

ইমেল, অনলাইন চ্যাট, ওয়েব এবং সামাজিক মিডিয়া আরও বেশি জনপ্রিয় হয়ে উঠছে, তবে ফোনটি কাজের ক্ষেত্রে অপরিবর্তনীয় যোগাযোগের বিকল্প হিসাবে রয়ে গেছে। আপনি কি কখনও ফোনে কারও সাথে কথা বলেছিলেন এবং ভেবেছেন যে তিনি / পেশাদারিত্বহীন? নীচের নিবন্ধটি পরীক্ষা করে অন্যরা আপনার সম্পর্কে এমনটি মনে না করে তা নিশ্চিত করুন। এই উইকিও কীভাবে পেশাদারভাবে কল পরিচালনা করতে শেখায়।

পদক্ষেপ

অংশ 1 এর 1: ফোন উত্তর

কাগজ এবং কলম নাগালের মধ্যে রাখুন। কলারের নামটি রেকর্ড করে কলটি কখন এসেছিল এবং কেন তা ট্র্যাক করুন। আদর্শভাবে আপনার কল তথ্য একটি নোটবুকে রেকর্ড করা উচিত। এটি নিয়মিতভাবে কলগুলিকে এক জায়গায় রাখবে যাতে প্রয়োজন হলে আপনি সঠিক প্রাপকের কাছে তথ্যটি প্রেরণ করতে পারেন।
যত দ্রুত সম্ভব ফোনটি পান। কেউ অপেক্ষা করতে চায় না। কলটির দ্রুত উত্তর দেওয়া কলকারীদের (বেশিরভাগ গ্রাহককে) দেখিয়ে দেবে যে আপনার সংস্থা উত্পাদনশীল। এটিও দেখায় যে আপনি আহ্বানকারীকে শ্রদ্ধা করেন।
নিজেকে এবং সংস্থার সাথে পরিচয় করিয়ে দিন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন: "Nha সিনহ রিয়েল এস্টেট সংস্থাকে কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমার নাম এনগান - ভবনের সামনের ডেস্ক"।তেমনি, লাইনের অপর প্রান্তটি জিজ্ঞাসা করুন তারা কে, বা কোন সংস্থা / ব্যক্তি যদি তারা সক্রিয়ভাবে আপনাকে এই তথ্য সরবরাহ করে না, বিশেষত যদি সংস্থার কঠোর আইন রয়েছে। অযাচিত কল রক্ষা করুন।
সঠিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। যথাসম্ভব তথ্য পান। এটি আপনাকে অযাচিত কলগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করবে। তবে, প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার সময়, তদন্তের মতো ছুটে যাওয়া আপনার এড়ানো উচিত, বিশেষত যদি নির্দিষ্ট তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। আপনার বুদ্ধিমানের সাথে জিজ্ঞাসা করা উচিত, তাই শান্ত এবং পরিমিত সুরে আস্তে আস্তে কাজ করুন।
- কলার: "আমাকে মিসেস ডিমেয়ের সাথে দেখা করতে দিন"
- বন্ধু: "তোমার নাম কি?"
- কলকারী: "খাই"
- বন্ধু: "আপনি কোথা থেকে ফোন করেছিলেন?"
- কলার: "হ্যানয়"
- বন্ধু: "খাই কোন সংস্থার প্রতিনিধিত্ব করে?"
- কলার: "না, এটি ব্যক্তিগত।"
- বন্ধু: "আপনার কি ডেমের সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্ট আছে এবং আপনি ফোন করবেন?"
- কলার: "বাচ্চা নেই।"
- বন্ধু: "হ্যাঁ, আমি আপনার কাছে ডেমকে রিপোর্ট করার জন্য অপেক্ষা করছি" "
নিজেকে ধরে নিন যে সংস্থার কেউ এই কথোপকথনটি শুনছে। সংস্থা প্রায়শই রেকর্ডিংয়ের মাধ্যমে কলগুলি পর্যবেক্ষণ করে। এমনকি যদি সংস্থাটি এই পদ্ধতিটি ব্যবহার না করে তবে ধরে নিবেন যে আপনার বসের ডাক রয়েছে আপনাকে সবচেয়ে পেশাদার কণ্ঠে কথা বলতে সহায়তা করবে help কল রেকর্ডিংয়ের বিষয়ে যদি সংস্থার নিয়মকানুন থাকে, আপনার কাছে আবার শোনার এবং প্রয়োজন অনুসারে আপনার কথা বলার শৈলীর উন্নতি করার সুযোগ থাকবে। বিজ্ঞাপন

পার্ট 2 এর 2: কলগুলি ডাইভার্ট করুন

আপনার কাছে অনুমতি জিজ্ঞাসা করতে হবে এবং কলারকে ঝুলিয়ে দেওয়ার আগে তার প্রতিক্রিয়াটির জন্য অপেক্ষা করতে হবে। অনেক সংস্থার বড় সমস্যা হ'ল কলকারীদের খুব বেশি সময় অপেক্ষা করতে দেওয়া। কারও ধৈর্য বা অপেক্ষা করার সময় নেই। লোকেরা ভাবতে থাকে যে তারা সত্যিকারের চেয়ে দ্বিগুণ অপেক্ষা করছে। আপনি যখন ফিরে আসবেন তখন অন্য প্রান্তে হতাশার ভয়েস শুনতে না পেয়ে যত তাড়াতাড়ি ফোনটি স্যুইচ করার চেষ্টা করুন!
আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে প্রাপক কলটির উত্তর দিতে চায়। যদি কলকারী নির্দিষ্ট কারও সাথে দেখা করতে চায় তবে আপনি বলতে পারেন যে লাইনের অন্য প্রান্তটি স্তব্ধ হয়ে যাওয়ার আগে আপনি "সেই ব্যক্তিকে অবহিত করবেন"। তারপরে প্রাপক ব্যস্ত এবং ফোন নিতে প্রস্তুত কিনা তা পরীক্ষা করুন। যদি তা না হয় তবে আপনাকে একটি বিশদ বার্তা রেকর্ড করতে হবে।
ঠিকঠাক কল করছি। কলার পুরুষ বা মহিলা, যুবা বা বৃদ্ধ হতে পারে, আপনার অবশ্যই সর্বদা সঠিকভাবে কথা বলতে হবে। ভিয়েতনামে, অন্য ব্যক্তিকে "ভাই / বোন" বলা এবং "আপনাকে" কল করা সবচেয়ে সঠিক। লাইনের অন্য প্রান্তটি যদি পুরুষ হয় তবে আপনি এটিকে "আনহ" বলতে পারেন, আপনার কাছে তথ্য থাকলে নামটি যুক্ত করুন। একইভাবে একজন মহিলার কাছে একজন কলারের জন্য, আপনাকে তাদের নামের সাথে এটি "বোন" বলতে হবে। বিশেষ ক্ষেত্রে, ক্লায়েন্ট যদি সক্রিয়ভাবে "মাসি __" হিসাবে দাবি করে, আপনার সাথে সাথে "শিশু" বলে প্রতিক্রিয়াশীল এবং প্রতিক্রিয়াশীল হওয়া উচিত। এছাড়াও, "হ্যাঁ / হ্যাঁ" সহানুভূতিশীল শব্দ যা আপনার মনোযোগ প্রয়োজন।
ভয়েস মনোযোগ দিন। কণ্ঠের সুরের মধ্য দিয়ে, লাইনের অন্য প্রান্তটি আপনার উদ্দেশ্যগুলি জানতে পারে। ফোনে কথা বলার সময়, ভয়েসটি আপনি যে আসল কথা বলেছেন তার চেয়ে বেশি অর্থ দেয়। ফোনে পেশাগতভাবে কথা বলার রহস্য হেসে ফেলা!
- এই দৃষ্টিভঙ্গিটি কাস্টমার কেয়ার সেন্টারের সিনিয়র ম্যানেজারের উপর শক্তিশালী প্রভাব ফেলেছিল এবং তাকে স্মরণ করিয়ে দেওয়ার জন্য তিনি প্রতিটি অপারেটর ডেস্কে একটি ছোট আয়না রেখেছিলেন: "আপনি যা দেখছেন তা হ'ল গ্রাহকরা কি শুনতে পান! "
যখনই সম্ভব কলারের নাম কল করুন। এটি ঘনিষ্ঠতা তৈরি করে এবং দেখায় যে আপনি শুনছেন। "দুঃখিত মিঃ খাই, মিসেস ডিমে একটি বৈঠকে রয়েছেন, তাই তিনি ফোনটির উত্তর দিতে পারবেন না। মিঃ খাই একটি বার্তা দিতে পারেন, সভা শেষ হওয়ার সাথে সাথে আমি ডেইমকে অবহিত করব।"
অন্যকে ফোন করার আগে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন: "হ্যালো, বোন ডাইম, আপনি এখানে নাগান"। যাইহোক, দীর্ঘ বলবেন না, তবে সরাসরি বিন্দুতে যান এবং অপ্রয়োজনীয় বিবরণ উপেক্ষা করুন।
পেশাগতভাবে কলটি শেষ করুন। আন্তরিক কণ্ঠে বলুন, “ফোন করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আপনার দিনটি শুভ হোক!" বিজ্ঞাপন

পার্ট 3 এর 3: কঠিন কল পরিচালনা করা

সক্রিয় শ্রবণ দক্ষতার অনুশীলন করুন। গ্রাহকরা ভুল বুঝে তা নিয়ে বিতর্ক বা বাধা দেবেন না বা কলার কী বলছেন তা আপনি জানেন next তাদের সমস্ত বিরক্তিকর জিনিস বলতে দিন। শ্রবণশক্তি সম্পর্ক গঠনে উল্লেখযোগ্য ভূমিকা রাখে এবং রক্ত স্পিকারকে রাগানো বন্ধ করতে সহায়তা করে।
আপনার ভয়েস কম করুন এবং আস্তে আস্তে কথা বলুন। যদি আপনার ক্লায়েন্ট উচ্চস্বরে কথা বলতে শুরু করেন তবে শান্ত সুরে ধীর হয়ে যান। শান্ত আচরণ করা (উত্তেজিত হওয়া বা অত্যধিক আচরণের বিপরীতে) কাউকে শান্ত করতে খুব কার্যকর। লাইনের অপর প্রান্তটি যতই রাগান্বিত বা বিরক্ত হোক না কেন, কেবল একটি হালকা মনোভাব রাখুন এবং তারা ধীরে ধীরে শান্ত হবে।
সহানুভূতির ভিত্তিতে সম্পর্ক তৈরি করুন। নিজেকে গ্রাহকের জুতা রাখুন এবং দেখান যে আপনি তাদের অভিযোগ বা হতাশার কথা শুনছেন। এটি একপাশ থেকে করুন এবং লাইনের অন্য প্রান্তটি শান্ত হয়ে যাবে। একে "মৌখিক নোড" বলা হয় এবং কলকারীকে সহানুভূতি বোধ করতে সহায়তা করবে।
রাগ করবেন না বা রাগ করবেন না। ক্লায়েন্ট যদি অপমান করে বা মৌখিকভাবে অপব্যবহার করে, একটি দীর্ঘ নিঃশ্বাস নিন এবং এমন কথা বলতে থাকুন যেন আপনি তা শোনেন নি। একইভাবে প্রতিক্রিয়া জানানো কেবল সমস্যাটিই সমাধান করে না, উত্তেজনা আরও বাড়িয়ে তোলে। পরিবর্তে, আপনি ক্লায়েন্টকে মনে করিয়ে দিতে পারেন যে আপনি এখানে সমর্থনের জন্য রয়েছেন এবং যিনি তাদের সমস্যা সমাধানে সহায়তা করবেন। প্রায়শই এই বাক্য পরিস্থিতি শান্ত করবে।
এটি ব্যক্তিগতভাবে নেওয়া থেকে বিরত থাকুন। আপনার সমস্যার উপর নজর রাখা উচিত এবং ক্লায়েন্ট তা করলেও এটি ছেড়ে দেওয়া উচিত নয়। নোট করুন যে ক্লায়েন্ট আপনাকে চেনে না, তারা কেবল তাদের প্রতিনিধি (কেবল আপনি) এর উপর তাদের ক্ষোভ প্রকাশ করে। সমস্যার সাথে আলাপচারিতাটি আস্তে আস্তে চালিয়ে নিন এবং আপনি যেভাবে সমস্যার মোকাবিলা করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন, একই সময়ে ব্যক্তিগত মন্তব্যগুলি উপেক্ষা করার চেষ্টা করুন।
মনে রাখবেন আপনি মানুষের সাথে আলাপচারিতা করছেন। আমাদের সবার খারাপ দিন কাটছে। হয়তো কলার তাদের সঙ্গীর সাথে সবে ঝগড়া করেছে, ট্রাফিক পুলিশ তাকে জরিমানা করেছে, বা ভাগ্য খারাপ হয়েছে। এটি এটি বা সে যাই হোক না কেন, আমরা এটির মুখোমুখি হয়েছি। শান্ত এবং শান্ত হয়ে তাদের সাথে সুন্দর হওয়ার চেষ্টা করুন এবং আপনি আরও ইতিবাচক বোধ করবেন। বিজ্ঞাপন

পরামর্শ

ফোনে কথা বলার সময় গাম চিবিয়ে বা খাওয়া বা পান করবেন না।
"আহ", "উম", "সম্ভবত" এবং "অতিরিক্ত" শব্দের বাক্যে অর্থহীন বলা থেকে বিরত থাকুন।
নিঃশব্দ বোতাম টিপবেন না; আপনার তত্ত্বাবধায়ক বা প্রশিক্ষকের কাছ থেকে অতিরিক্ত সহায়তার প্রয়োজন হলে আপনার কেবল এটি ব্যবহার করা উচিত।
ফোনে একেবারে অশ্লীলতা / শপথের কথা বলবেন না।

সতর্কতা

দ্রষ্টব্য: প্রত্যেকে পেশাদার যোগাযোগের প্রক্রিয়া বোঝে না। অন্য পক্ষ না থাকলেও আপনাকে এখনও বিনয়ী হতে হবে।
আপনি পরিস্থিতি মোকাবেলা করার পরে, মনে রাখবেন যে পরবর্তী কলটি সম্পূর্ণ ভিন্ন ব্যক্তি। আপনাকে প্রথমে কলারের অপ্রতিরোধ্য অনুভূতিগুলি ছেড়ে দিতে হবে এবং ফোনটি এমনভাবে তুলতে হবে যেন কিছুই হয়নি।
গ্রাহক পরিষেবা এজেন্টদের একটি কঠিন কল পরিচালনা করার পরে 5-10 মিনিটের বিরতি দরকার।