লেখক:
Laura McKinney
সৃষ্টির তারিখ:
10 এপ্রিল 2021
আপডেটের তারিখ:
1 জুলাই 2024
কন্টেন্ট
যখন গ্রাহক পরিষেবা বিভাগে ইমেল প্রেরণের প্রয়োজন হয় তখন কিছু লোককে এটির অসুবিধা হয়। অতীতে সবসময় কাগজে চিঠি লেখার সময় আপনার কীভাবে ইমেল দ্বারা চিঠি লিখতে হবে? গ্রাহক পরিষেবা অনুরোধের জন্য কোন কনভেনশন বা প্রোটোকল রয়েছে? যদিও প্রতিটি পেশা, অঞ্চল এবং সংস্কৃতির বিভিন্ন নিয়ম থাকবে, গ্রাহক পরিষেবা ইমেল করার সময় আপনি আপনার লক্ষ্যে পৌঁছেছেন তা নিশ্চিত করার জন্য সাধারণ নির্দেশিকা রয়েছে।
পদক্ষেপ
অংশ 1 এর 1: ওয়েব সাইট গবেষণা
উত্তর খুঁজছি। কোনও সংস্থার গ্রাহক পরিষেবা বিভাগে ইমেল লেখার আগে আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করা উচিত যে কোম্পানির ওয়েবসাইটে আপনার প্রশ্নের উত্তর নেই। অনেক সংস্থাগুলি প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী এবং সমর্থন পৃষ্ঠাগুলিতে সাধারণ প্রশ্নের উত্তর দিয়েছে।
- পৃষ্ঠার নীচের দিকে ঘুরে এবং "যোগাযোগ", "সহায়তা" বা "গ্রাহক যত্ন" লিঙ্কগুলিতে ক্লিক করে আপনি সহজেই কোম্পানির ওয়েবসাইটে এই সমর্থন বিভাগগুলিতে অ্যাক্সেস করতে পারেন।
কাস্টমার কেয়ার পৃষ্ঠাটি সন্ধান করুন। আপনি যদি ওয়েব পৃষ্ঠার নীচে কাস্টমার কেয়ার লিঙ্কটি খুঁজে না পান তবে আপনি অনুসন্ধান বাক্সটি ব্যবহার করতে পারেন। এটি ডেটা প্রবেশের জন্য পাঠ্য ক্ষেত্র বা হোমপেজের উপরের ডানদিকে কোণে ম্যাগনিফাইং গ্লাস প্রতীক হতে পারে। "গ্রাহক যত্ন" বা "পরিচিতি" এর মতো অনুসন্ধান পদগুলিতে টাইপ করুন এবং এন্টার বোতামটি চাপুন।- সাধারণত, "আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন" পৃষ্ঠায় সংস্থাগুলি গ্রাহকদের মন্তব্য বা অভিযোগ করার জন্য একটি ইমেল তথ্য ফর্ম সরবরাহ করবে।
- আপনি একটি অনুলিপি পেয়েছেন তা নিশ্চিত করতে এই পৃষ্ঠাটি দেখুন; অন্যথায়, একটি ইমেল ঠিকানা সন্ধান করুন যা আপনি আপনার ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্টটি মেল প্রেরণের জন্য ব্যবহার করবেন, যা আপনাকে বার্তাগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে সহায়তা করে।
- সাধারণত, "আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন" পৃষ্ঠায় সংস্থাগুলি গ্রাহকদের মন্তব্য বা অভিযোগ করার জন্য একটি ইমেল তথ্য ফর্ম সরবরাহ করবে।
অনুসন্ধান বারটি ব্যবহার করুন। গ্রাহক পরিষেবা ইমেল ঠিকানাগুলি খুঁজে পেতে আপনি যে একই সন্ধান বারটি ব্যবহার করেছেন সেই একই বারে আপনাকে যে বিষয়টি জিজ্ঞাসা করতে হবে তা সন্ধান করুন। এইভাবে বিষয় বা প্রশ্নগুলি অনুসন্ধান করা ইমেল ছাড়াই উত্তর পেতে আপনাকে সহায়তা করবে।- আপনার যখন সত্যিই ইমেল প্রেরণের দরকার হয় তখন সাবধানতার সাথে অনুসন্ধান আপনাকে প্রশংসা পেতে সহায়তা করে। সমস্যাটি সম্পর্কে কোনও ইমেল লেখার বিষয়টি ইতিমধ্যে ওয়েবসাইটে থাকলে, গ্রাহক পরিষেবা দল সম্ভবত আপনাকে একটি কঠিন এবং প্যাসিভ অতিথি বলে মনে করবে এবং তাই সম্ভাব্য গ্রাহক।
- প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নগুলি পরীক্ষা করে দেখুন। অনেক ক্ষেত্রে, আপনার প্রশ্নের ইতিমধ্যে উত্তর দেওয়া FAQ বিভাগে। অনেক ওয়েবসাইট গ্রাহক পরিষেবায় প্রেরিত ইমেলের সংখ্যা হ্রাস করতে এই বিভাগটিকে সমর্থন করে।
কোম্পানির নীতি গবেষণা। যদি আপনি অনুসন্ধান বার বা এফএকিউগুলিতে আপনার সমস্যার উত্তর খুঁজে না পান তবে আপনি "আমাদের সম্পর্কে" বিভাগে বা রিটার্ন নীতি পৃষ্ঠায় আরও সন্ধান করতে পারেন। ওয়েব পৃষ্ঠার নীচে আপনার মাউসটিকে হোভার করুন এবং লিঙ্কগুলি সন্ধান করুন। আপনার প্রশ্নের উত্তর যুক্ত এমন কোনও লিঙ্ক সন্ধান করুন যার মধ্যে রয়েছে: আমাদের সম্পর্কে, সূচিপত্র, ক্রেডিট কার্ড, উপলব্ধ পণ্য, রিটার্ন নীতি, গোপনীয়তা নীতি, ব্যবহারের শর্তাদি ইত্যাদি including- এমনকি যদি এই লিঙ্কগুলিতে উত্তর না পাওয়া যায়, তথ্যের মাধ্যমে পড়া আপনাকে ইমেলের মাধ্যমে আপনার পছন্দ হিসাবে সমর্থন পেতে আপনার অতিরিক্ত সংস্থার জ্ঞান ব্যবহার করতে সহায়তা করবে।
পার্ট 2 এর 2: ইমেল লিখন
এটি একটি অভিযোগ বা প্রশংসা ইমেল হিসাবে সনাক্ত করুন। গ্রাহক পরিষেবায় পাঠানো সমস্ত ইমেল অভিযোগ বা প্রশ্ন নয়। তাদের সমর্থনের জন্য আপনি কেবল তাদের ধন্যবাদ জানাতে চাইবেন। বেশিরভাগ সংস্থাগুলি এই ইতিবাচক ইমেলগুলির পাশাপাশি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা ইমেলগুলিকে স্বাগত জানায় খুশি।
- আসলে, কখনও কখনও অভিযোগগুলি ইমেলের চেয়ে দ্রুত এবং আরও সরাসরি হয়। ইমেল কেবল তখনই উপযুক্ত যখন আপনি একটি ধন্যবাদ প্রেরণ করেন বা তাত্ক্ষণিক উত্তর না দিয়ে কোনও প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেন তবে আপনি যদি সমস্যাটি অবিলম্বে সমাধান করতে চান তবে কল করা ভাল is
আপনার শিরোনাম পরিষ্কারভাবে লিখুন। একটি অর্থবহ শিরোনাম লিখুন এবং বিন্দুতে যান। এটি গ্রাহক পরিষেবা কর্মীদের আপনার ইমেইলটি প্রথম ইনবক্সে দেখতে সহায়তা করবে, এইভাবে দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাবে। সংক্ষিপ্ত শিরোনামগুলি লিখুন, ইমেলের সংক্ষিপ্তসারগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন এবং বিজয়ী প্রতিক্রিয়ার জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
- উদাহরণ: "আজীবন ওয়ারেন্টি সহ আমার চকোস আমার কুকুর দ্বারা কামড়েছিল - বিনিময় করা দরকার"
একটি শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করুন। একবার আপনি একটি স্পষ্ট শিরোনাম লিখেছেন, পরবর্তী পদক্ষেপটি গ্রাহক পরিষেবা কর্মীদের স্বাগত জানাই। তাড়াহুড়ো করে বিষয়টি উত্থাপন করবেন না। ফোন করে বা ব্যক্তিগতভাবে দেখা করার সময় আপনি শুভেচ্ছা মিস করবেন না, তাই না? আপনি কেবল "প্রিয় গ্রাহক পরিষেবা" লিখতে পারেন।
- হ্যালো বলতে একটি নাম সন্ধান করুন। কিছু ছোট এবং মাঝারি আকারের সংস্থাগুলি তাদের গ্রাহক পরিষেবা এজেন্টদের নাম তালিকাভুক্ত করে এবং কোনও কর্মচারীর নাম লেখালেখি তারা আপনার মতো প্রেমময় এবং দয়ালু কাউকে সমর্থন করতে পেরে আনন্দিত করবে।
- আপনি কোনও কমা বা কোলন দিয়ে শুভেচ্ছা শেষ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, গ্রাহক পরিষেবা, বা গ্রাহক পরিষেবার প্রতি:
স্ট্যান্ডার্ড বানান ব্যবহার করুন। মানদণ্ড পর্যন্ত লিখে প্রাপকদের সম্মান দেখান। হাতের লেখার মতো দেখতে সমস্ত বড় বড় অক্ষর, অগোছালো আপার এবং লোয়ার কেস কম্বিনেশন বা ফন্ট ব্যবহার করবেন না। আপনাকে কেবল স্ট্যান্ডার্ড বিরামচিহ্ন, বানান এবং মূলধন দিয়ে টাইপ করতে হবে। এটি আপনার ইমেলটির প্রশংসা করতে সহায়তা করবে।
ভদ্র সুর বজায় রাখুন। আপনি কোনও অভিযোগের ইমেল লিখছেন বা ক্ষোভ প্রকাশ করছেন তা ভদ্র হন। আপনি একটি মূল্যবান অতিথি হয়ে উঠবেন এবং বিনিময়ে আরও নম্র চিকিত্সা পাবেন।
তোমার পরিচিতি দাও. অভিবাদনের পরে, আপনাকে নিজের পরিচয় করিয়ে দিতে হবে। আপনার নাম পরিচয় করিয়ে দিন এবং দেখান যে আপনি আপনার প্রথমবারের গ্রাহক বা বেশ কয়েকবার কিনেছেন। উভয় ক্ষেত্রে, কর্মীরা আপনাকে সন্তুষ্ট করতে চাইবে। প্রয়োজনে আপনার ভৌগলিক অবস্থান (বহিরঙ্গন পণ্য বা পরিষেবার জন্য) উল্লেখ করুন।
নির্দিষ্ট করা। ইমেলের নির্দিষ্ট শব্দ ব্যবহার করুন। জেনেরিক পদগুলি যেমন "আমার পণ্যগুলি" ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন; পরিবর্তে, আপনার পণ্য বা পরিষেবা এবং আপনার ইমেলটি কেন লিখতে হবে তার বিশদ বিবরণ দেওয়া উচিত। কোনও পণ্য / পরিষেবা সম্পর্কিত ঘটনা বর্ণনা করুন যাতে কর্মচারীরা সমস্যাটিকে সঠিকভাবে সনাক্ত করতে পারে। প্রথম ইমেলটিতে এই প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা দীর্ঘতর ইমেলগুলি এড়াতে সহায়তা করবে।
- উপলভ্য থাকলে পণ্যের লিঙ্কটি ব্যবহার করুন, যাতে আপনার বর্ণনার ভিত্তিতে কর্মচারী তাৎক্ষণিকভাবে এটি উল্লেখ করতে পারে।
- ইমেলটিতে অর্ডার নম্বরটি লিখুন, যেহেতু বেশিরভাগ কর্মচারী সেই তথ্যের জন্য জিজ্ঞাসা করবেন। এই নম্বরটি সিস্টেমে অর্ডার এবং সঞ্চয় করতে ব্যবহৃত হয়।
স্পষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। ইমেলের সরাসরি বিন্দুতে যান। চারপাশে বাজে না। একবার আপনি আপনার কর্মচারীদের অভ্যর্থনা জানালেন এবং নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার পরে, একটি নতুন অনুচ্ছেদ লিখতে শুরু করুন যা নির্দিষ্ট শব্দাবলীর সাহায্যে ঠিক কী চলছে তা দেখায়।
- সরাসরি চাইলে উত্সাহের জন্য অনুরোধ করুন। তবে, আপনি ছাড় চেয়ে জিজ্ঞাসা করতে লজ্জা পেতে পারেন, এটি ইমেলের পাশে রেখে দিন। আপনি যদি ত্রুটিযুক্ত পণ্যগুলির বিনিময়ে কিছু পেতে চান তবে সরাসরি জিজ্ঞাসা করুন।
সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদ লিখুন। সংক্ষিপ্ত প্যাসেজ লিখুন। সহজে পড়ার জন্য অনুচ্ছেদে 1, 2 বা 3 টি পর্যন্ত বাক্য লিখুন। এটি কর্মীদের কীভাবে অগ্রাধিকার দিতে হয় তা জানতে ইমেলকে দ্রুত স্কিম করতে সহায়তা করে। যদি ইমেলটিতে খুব বেশি শব্দ থাকে তবে এগুলি প্রায়শই কম র্যাঙ্ক করবে কারণ আপনি যা চান তা পড়ার এবং বোঝার জন্য তাদের কাছে সময় নেই।
একটি সাধারণ স্বাক্ষর দিয়ে শেষ করুন। অনুরোধ বা প্রশংসা সংক্ষিপ্ত করার জন্য একটি উপসংহারের সাথে ইমেলটি শেষ করুন এবং শেষ পর্যন্ত বিদায়টি জানান। "আন্তরিকভাবে" সমাপ্তি কাজ করবে তবে আপনি বিদায়টিও এড়িয়ে যেতে পারেন এবং কেবল নিজের ইমেল স্বাক্ষর সন্নিবেশ করতে পারেন। "আমি আপনার প্রতিক্রিয়াটির অপেক্ষায় আছি" এই কথা বলেও আপনি জরুরিতা নির্দেশ করতে পারেন।
- ইমেল স্বাক্ষরে আপনার নাম, পেশা এবং যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। আপনি ইমেল সেটিংসে ইমেল স্বাক্ষর ফর্ম্যাট করতে পারেন এবং নতুন ইমেলগুলি লেখার সময় এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপস্থিত হতে সেট করতে পারেন।
ফাইল সংযুক্ত করবেন না। আপনার প্রথমবারের মতো ইমেলের কোনও কিছু সংযুক্ত করা উচিত নয়। অনেক ওয়েবসাইটের স্প্যাম ফিল্টার রয়েছে যা ফাইলগুলি সহ ইমেলগুলিকে লক্ষ্য করে, পড়ার আগে স্প্যাম বাক্সে ইমেলগুলি প্রেরণ করে।
- আপনি যদি অবশ্যই কোনও চাকরীর অ্যাপ্লিকেশন ইমেল করছেন এবং আপনার জীবনবৃত্তিকে ওয়ার্ড ফর্ম্যাটে সংযুক্ত করতে বলা হয় তবে অবশ্যই ফাইলটি সংযুক্ত করা উচিত।
- আপনার ব্যবহারকারীর নাম, পাসওয়ার্ড, বা ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট / বিলিংয়ের তথ্য সরবরাহ করবেন না।
প্রেরণের আগে সাবধানে পড়ুন। কোনও ইমেল লেখার পরে, প্রেরণ বোতামটি আঘাত করতে ছুটে যাবেন না। আপনার নির্বাচিত শব্দের সাথে হস্তক্ষেপকারী কোনও ঝাল ত্রুটি নেই তা নিশ্চিত করে আপনাকে ইমেলটি সাবধানে পড়া দরকার। ফোনে ইমেল লেখা হোক না কেন, স্বয়ংক্রিয়ভাবে "আমার আইফোন থেকে প্রেরিত" ব্যাকরণগত ত্রুটি এবং বিরামচিহ্নগুলির জন্য কোনও অজুহাত হতে পারে না, এইভাবে আপনার পেশাদারিত্বকে হ্রাস করে।
জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি কিছু দিন পরে কোনও প্রতিক্রিয়া ইমেল না পেয়ে থাকেন তবে আপনার ইমেলটি স্প্যাম ফিল্টারিং দ্বারা ব্লক করা হয়েছে বা নীচের ইমেল পৃষ্ঠায় প্রেরণ করা হতে পারে। পূর্ববর্তী ইমেলের একটি অনুস্মারক প্রেরণ করুন এবং তারা আপনার প্রথম ইমেল পেয়েছে কিনা জিজ্ঞাসা করুন। বিজ্ঞাপন
অংশ 3 এর 3: নম্র থাকুন
সঠিক ব্যাকরণ এবং বানান লিখুন। আপনি এটি বুঝতে পারেন না, তবে একটি নম্র স্বর বজায় রাখার একটি অংশ সঠিক ব্যাকরণ এবং বানান ব্যবহার করছে lling সুসংগত উপায়ে আপনার বার্তা পৌঁছে দেওয়ার দিকে মনোযোগ দিন এটি দেখায় যে আপনি প্রাপককে সম্মান করেন এবং আপনি একজন নম্র ব্যক্তি।
যোগ্যতা এবং জ্ঞান প্রদর্শন করুন। অহংকারী হবেন না, তবে শব্দের সঠিক ব্যবহারের মাধ্যমে আপনার দক্ষতা দেখান। এ ছাড়া, আপনি যদি কোম্পানির ওয়েবসাইটটি গবেষণা করে থাকেন এবং তাদের নীতিমালা সম্পর্কে কিছুটা জানতে পারেন তবে বলুন যে আপনি পড়েছেন তবে আপনার সমস্যার কোনও উত্তর খুঁজে পেতে পারেন না।
কৌতুক বাজানো এড়িয়ে চলুন। মজাদার মন্তব্য এবং রসিকতাগুলি সঠিক জায়গায় ব্যবহার করা দরকার, তাই কমপক্ষে প্রথম বার এটি পাঠানোর পরে সেগুলি গুরুতর ইমেলটিতে উপস্থিত হওয়া উচিত নয়। কৌতুকপূর্ণ ভাষা অনুচিত হিসাবে বিবেচিত হয় এবং ব্যবসায় এড়ানো উচিত।
- একবার আপনি কয়েকটি ইমেলের মাধ্যমে কোনও কর্মচারীর সাথে সম্পর্ক স্থাপন করার পরে, রসিকতাটি স্বীকৃত হবে এবং সহজে বোঝা যাবে।
হামলা ছাড়াই নিজেকে প্রকাশ করুন। আপনি কোনও খারাপ পণ্য বা পরিষেবা সম্পর্কে ক্ষুব্ধ হোন না কেন, কোনও ইমেলের মাধ্যমে আবেগ প্রকাশ করা পছন্দসই ফলাফল দেয় না yield সমস্যাটিকে শ্রদ্ধা ও ভদ্রতার সাথে উপস্থাপন করা বিরক্তিকর বা আক্রমণাত্মক ইমেলের চেয়ে বেশি কার্যকর।
- মনে রাখবেন যে আপনি আপনার আবেগগুলি শব্দ দিয়ে সঠিকভাবে প্রকাশ করতে পারবেন না। আপনি যদি এমন কোনও সমস্যার জন্য বিরক্ত হন যার জন্য তাত্ক্ষণিক সমাধানের প্রয়োজন হয়, ফোন কলগুলি আরও কার্যকর হবে।
আপনার প্রতিশ্রুতি এবং প্রশংসা উল্লেখ করুন। শেষ পর্যন্ত, সংস্থার প্রতি আপনার প্রতিশ্রুতি এবং বছরের পর বছর ধরে তাদের পরিষেবার জন্য আপনার প্রশংসা উল্লেখ করা কর্মীদের আপনার ইমেলগুলি পড়তে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে আরও স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করবে। দ্রুত বিজ্ঞাপন
সতর্কতা
- গ্রাহক পরিষেবায় প্রেরিত ইমেলটিতে আপনার ব্যবহারকারীর নাম, পাসওয়ার্ড বা বিলিংয়ের তথ্য (ক্রেডিট কার্ড, ডেবিট কার্ড, বা ব্যাংক অ্যাকাউন্ট) সরবরাহ করবেন না।
