কন্টেন্ট

• ধাপ
• 3 এর অংশ 1: ​​আপনার ইভেন্ট রিপোর্ট গঠন করুন
• 3 এর অংশ 2: আপনার প্রতিবেদনের জন্য সঠিক উপাদান খুঁজুন
• 3 এর 3 ম অংশ: একটি ইভেন্ট রিপোর্ট লেখার জন্য চূড়ান্ত ছোঁয়া
• পরামর্শ
• তোমার কি দরকার

সম্ভবত আপনাকে ইভেন্টের উপর একটি প্রতিবেদন লিখতে হবে এবং এটি কতটা সফল তা নির্ধারণ করতে হবে এবং ফলাফলগুলি লক্ষ্যগুলির সাথে তুলনা করতে হবে। এটি গুরুত্বপূর্ণ যাতে ইভেন্টটি হোস্ট করা ব্যক্তি বা সংস্থাগুলি বুঝতে পারে যে তাদের কিছু পরিবর্তন করা উচিত কিনা। আপনার ইভেন্ট রিপোর্টকে আরো সফল করার উপায় আছে। আপনি যদি অন্য কোন অনুষ্ঠান করতে যাচ্ছেন তবে এটি গুরুত্বপূর্ণ!

ধাপ

3 এর অংশ 1: ​​আপনার ইভেন্ট রিপোর্ট গঠন করুন

1. 1 একটি নির্দিষ্ট শ্রোতার জন্য আপনার উপস্থাপনার ধরন এবং বিন্যাস নির্ধারণ করুন। ইভেন্ট রিপোর্টগুলি সেলাই করা, স্ট্যাপল করা, পিডিএফ ফর্ম্যাটে ইমেল করা, পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন ব্যবহার করে কার্যকর করা এবং আরও অনেক কিছু করা যেতে পারে।
   • বিভাগ দ্বারা আপনার ইভেন্ট রিপোর্ট গঠন করতে ভুলবেন না। আপনার ইভেন্টের ফলাফলগুলি আপনার লক্ষ্যগুলির সাথে তুলনা করা উচিত। ইভেন্টের মূল ফলাফলগুলি সংক্ষিপ্ত করুন।
   • প্রতিটি পৃষ্ঠপোষক এবং শ্রোতার চাহিদা এবং স্বার্থের জন্য ইভেন্টের প্রতিবেদন তৈরি করুন। স্পনসরদের লক্ষ্য বিবেচনা করুন। কিছুটা হলেও, স্পনসররা আপনার ইভেন্ট রিপোর্টের মূল দর্শক। তারা জানতে চায় যে এটি আপনার ইভেন্টের পৃষ্ঠপোষকতার জন্য মূল্যবান কিনা। তাই তারা কি জানতে চায় এবং কোন দিকগুলি তাদের জন্য সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ তা বিবেচনা করতে ভুলবেন না।
   • এছাড়াও ইভেন্টের নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য ইভেন্ট রিপোর্ট প্রস্তুত করুন এবং স্বতন্ত্রতা স্পনসর করুন। আপনার একটি আদর্শ, সাধারণ প্রতিবেদন লেখা উচিত নয়।এটা বিবেচনা করা উচিত যে আপনার প্রতিবেদনটি কোম্পানির ব্যবস্থাপনা এবং আর্থিক পরিচালকদের নজরেও আনা হবে।
2. 2 প্রক্রিয়াটি সংগঠিত করুন যাতে আপনি ইভেন্ট জুড়ে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য রেকর্ড করেন। শুধু আপনার স্মৃতির উপর নির্ভর করবেন না।
   • ইভেন্টের আগে, সময় এবং পরে তথ্য লিখে রাখা আপনাকে আরও বিস্তারিত এবং অতএব আরও কার্যকর প্রতিবেদন তৈরি করতে দেবে। এটি আপনাকে কালানুক্রমিকভাবে তথ্য উপস্থাপন করতেও সাহায্য করবে।
   • ক্রমাগত তথ্য সংগ্রহ নিশ্চিত করুন, এই উদ্দেশ্যে প্রয়োজনে আরও লোক নিয়োগ করুন (সম্ভাব্য ইন্টার্ন সহ)। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, একটি প্রতিবেদন তৈরি করার জন্য আপনাকে ইভেন্টের শেষ পর্যন্ত অপেক্ষা করতে হবে না।
3. 3 প্রতিবেদনটি মূল পয়েন্টে কমিয়ে আনুন। কিছু ইভেন্ট রিপোর্টের সমস্যা হল যে তারা কেবল ইভেন্টের ক্রম তালিকাভুক্ত করে বা প্রচারমূলক অফারগুলিতে ফোকাস করে। এটা করো না. পরিবর্তে, পরিষ্কার এবং বিশ্লেষণমূলকভাবে মূল বিষয়গুলিতে জোর দিন।
   • বিস্তারিত ভাঙ্গনের জন্য ইভেন্টের কিছু ইভেন্ট নির্বাচন করুন। চিন্তা করুন কোন তিনটি ইভেন্ট সেরা হয়েছে এবং কোন তিনটি সবচেয়ে অপ্রত্যাশিত ছিল।
   • অপ্রয়োজনীয় বিবরণ যেমন মধ্যাহ্নভোজের মেনু বা প্রধান বক্তার বিশদ উপস্থাপনা সহ আপনার প্রতিবেদনকে অতিরিক্ত লোড করবেন না। আপনি কি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ হাইলাইট করা উচিত।

3 এর অংশ 2: আপনার প্রতিবেদনের জন্য সঠিক উপাদান খুঁজুন

1. 1 প্রকল্পের সারাংশ লিখ। ক্রিয়াকলাপের প্রতিবেদনে প্রকল্পের সংক্ষিপ্তসার থাকা উচিত, যা আরও বিস্তারিত পূর্ণ প্রতিবেদনের সংক্ষিপ্ত সংস্করণ। ভূমিকা হিসেবে এই জীবনবৃত্তান্তটি নিন।
   • আপনি দুটি প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন - একটি ইভেন্টের ফলাফলে আগ্রহী ব্যক্তিদের জন্য পরিকল্পিত একটি প্রকল্পের সারসংক্ষেপ এবং যারা একটি ইভেন্টের স্পনসর বা আয়োজন করতে চান তাদের জন্য আরও বিস্তারিত সম্পূর্ণ রিপোর্ট।
   • প্রকল্পের সারাংশে, আপনার মূল বিষয় এবং ফলাফলের দিকে মনোযোগ দেওয়া উচিত। প্রকল্পের সারাংশ সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত - এক বা দুই পৃষ্ঠা। এতে ইভেন্টের মূল বিবরণ সংক্ষিপ্ত করা উচিত এবং ডেটার সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
2. 2 আপনার ইভেন্ট রিপোর্টে দৃষ্টান্তমূলক উপাদান অন্তর্ভুক্ত করুন। দর্শকদের অসংখ্য সংখ্যা এবং তারিখ দিয়ে বিরক্ত করার পরিবর্তে পরিসংখ্যানগত তথ্য প্রতিফলিত করে এমন একটি চার্ট দিয়ে দর্শকদের উপস্থাপন করা অনেক বেশি কার্যকর।
   • যদি ইভেন্টটি একটি নতুন পণ্য যুক্ত করে, আপনি এটির একটি ছবি সংযুক্ত করতে পারেন। ইভেন্টের ফটোগুলি ইভেন্টের প্রতিবেদনটি ব্যাখ্যা করতে সহায়তা করবে। আপনার প্রতিবেদন সমর্থন করার জন্য আপনার সাইটে স্পনসর বিজ্ঞাপন পোস্ট করার চেষ্টা করুন। আবার, এর কোনোটাই ইভেন্ট শেষ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করতে পারে না।
   • সাইটের জন্য নমুনা, প্রজনন এবং অন্যান্য উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত করা ভাল হবে। স্পন্সরদের কাছ থেকে কুপন প্রাপ্ত ব্যক্তিদের সংখ্যা এবং তাই রিপোর্ট করুন। ইভেন্টের কভারেজ অফ-সাইট এবং অফ-সাইট উভয়ই প্রেসে, দর্শকদের জন্য, স্পনসরদের জন্য।
3. 3 যে কোন প্রেস বা প্রচার কভারেজ ডকুমেন্ট করুন। আপনার নির্ধারিত লক্ষ্যগুলির বিপরীতে প্রেসে কী আচ্ছাদিত হয়েছে তা আপনার মূল্যায়ন করা উচিত।
   • সংখ্যা এবং বিজ্ঞাপনের র collecting্যাঙ্কিং সংগ্রহের পাশাপাশি স্পনসর নাম এবং বিজ্ঞাপনের বৈশিষ্ট্যযুক্ত মুদ্রণ বিজ্ঞাপন এবং নিবন্ধগুলিতে মনোযোগ দিন।
   • ডকুমেন্ট টিভি বিজ্ঞাপন, পাবলিক ঘোষণা, রেটিং, এবং সংবাদ উল্লেখ।
   • রেডিওতে তথ্য, মূল্য তালিকা ঘোষণা, বিজ্ঞাপন এবং প্রচারের মূল্য, অডিট রিপোর্ট এবং আরও অনেক কিছুতে মনোযোগ দিতে ভুলবেন না।
4. 4 আপনার প্রতিবেদনে ইভেন্টের উদ্দেশ্য উল্লেখ উল্লেখ করতে ভুলবেন না। ইভেন্টের লক্ষ্যগুলিকে ফলাফলের সাথে সম্পর্কযুক্ত করা খুব গুরুত্বপূর্ণ, তাই প্রকল্পের মিশন এবং লক্ষ্যগুলি কী ছিল তা উল্লেখ করতে ভুলবেন না।
   • আপনি ইভেন্টের প্রোগ্রামটিও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। আপনার ইভেন্টের মূল অংশগ্রহণকারীদেরও উল্লেখ করা উচিত। সংক্ষিপ্ততা সম্পর্কে ভুলবেন না।
   • আপনার বেশিরভাগ সময় তালিকাভুক্ত করুন এবং ইভেন্টের মূল ফলাফলগুলি আলোচনা করুন এবং তালিকাভুক্ত লক্ষ্যগুলির সাথে তাদের তুলনা করুন।বাস্তবসম্মত হোন এবং এমন দিকগুলি নিয়ে টকটকে এড়িয়ে চলুন যা খুব সফল হয়নি।
5. 5 আপনার ইভেন্ট রিপোর্টে তহবিলের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। ইভেন্টের জন্য বাজেট এবং প্রকৃতপক্ষে কতটা ব্যয় করা হয়েছিল (বা সম্ভাব্যভাবে বিনিয়োগ করা হয়েছিল) সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা গুরুত্বপূর্ণ। সম্ভাব্য খরচের সাথে বাস্তবের তুলনা করতে ভুলবেন না, এবং দেখান কোনটি ভাল হয়েছে এবং কোনটির জন্য আরও কাজ প্রয়োজন।
   • মার্কেটিং এবং প্রচারমূলক ক্রিয়াকলাপ, কর্মচারীদের ক্ষতিপূরণ এবং স্পনসরশিপ খরচ সহ আপনার সমস্ত খরচ কভার করা উচিত। একটি বিস্তারিত বাজেট তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ। ফিন্যান্স ম্যানেজার এবং সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট ফলাফলগুলি সমর্থন করে এমন তথ্য দেখতে চাইবে।
   • নিট আয়ের হিসাব যেমন কমিশন, স্পনসরশিপ এবং নমুনা অন্তর্ভুক্ত করুন। কিন্তু ভুলে যাবেন না যে আপনি উপার্জনকে অনুমিত উপার্জনের সাথে তুলনা করছেন। কিসের তুলনায়? ভাল প্রশ্ন.
6. 6 এমন পরিসংখ্যান অন্তর্ভুক্ত করুন যা পাঠকের কাছে অর্থবহ। এমন একটি প্রতিবেদন তৈরি করবেন না যা শুধুমাত্র এমন তথ্য তালিকাভুক্ত করে যা আপনাকে ভাল বোধ করে। দর্শনার্থীর সংখ্যাও নির্দেশ করতে হবে। পরিমাপযোগ্য ডেটা প্রদান করা একটি ভাল ধারণা।
   • অন্যান্য প্রাসঙ্গিক পরিসংখ্যান হল মোট বিক্রয় এবং দর্শক। এই ধরনের ডেটা আপনার ইভেন্ট রিপোর্টে বিশ্বাসযোগ্যতা যোগ করে। আপনার দর্শনার্থীর তথ্য লিখুন। জনসংখ্যাতাত্ত্বিক, পরিদর্শন সংখ্যা এবং জনসাধারণের গবেষণা অন্তর্ভুক্ত করুন (যেমন কেনাকাটার অভ্যাস)।
   • দাতব্য সংস্থার পৃষ্ঠপোষক প্রচারাভিযান এবং অনুদানে সাড়া দেওয়া লোকদের সংখ্যা রিপোর্ট করুন। অর্থনৈতিক প্রভাব এবং কর্মীদের অংশগ্রহণের নথিভুক্ত করুন।
7. 7 একটি মানের উপাদান দিয়ে ডেটা সমর্থন করুন। আপনার প্রতিবেদনে পরিসংখ্যানগত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, কিন্তু মানসম্মত মতামত প্রদানের জন্য আপনার মানুষের ইনপুটও প্রয়োজন।
   • অংশগ্রহণকারীদের এবং দলের সদস্যদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করুন যাতে ইভেন্টের সাফল্য এবং ব্যর্থতার ডেটা শুধুমাত্র প্রতিবেদনের লেখকের কাছ থেকে না আসে। এই ভাবে, আপনার রিপোর্ট আরো বিশ্বাসযোগ্য প্রদর্শিত হবে।
   • স্বাধীন গবেষণা সহ বিবেচনা করুন। প্রেস কভারেজ মূল্যায়ন যেখানে স্বাধীন গবেষণা করা যায় তার একটি উদাহরণ।
   • স্থান এবং সেটিং মূল্যায়ন করুন। অন্যদের দৃষ্টিকোণ থেকে স্থান এবং সেটিং মূল্যায়ন করতে আপনার কিছুটা সময় নেওয়া উচিত। সম্মেলন, ইভেন্ট ইত্যাদিতে স্থানটি কতটা ভালভাবে ব্যবহার করা হয়েছিল তা আলোচনা করুন।

3 এর 3 ম অংশ: একটি ইভেন্ট রিপোর্ট লেখার জন্য চূড়ান্ত ছোঁয়া

1. 1 সময়মতো আপনার রিপোর্ট প্রস্তুত করুন। ইভেন্টের পরপরই একটি রিপোর্ট তৈরি এবং প্রকাশ করার চেষ্টা করুন। আপনার ক্যালেন্ডারে এই ইভেন্টটি চিহ্নিত করতে ভুলবেন না। কিছু লোক মনে করেন যে প্রতিবেদনটি ইভেন্টের এক মাসের মধ্যে প্রকাশ করা উচিত, কিন্তু অন্যরা যুক্তি দেন যে এটি কয়েক দিনের মধ্যে করা ভাল।
   • যখনই একটি সময়সীমা থাকে, আপনার সময়মত আপনার প্রতিবেদন তৈরি করা উচিত। সম্ভবত আপনি কোন এজেন্সির জন্য একটি রিপোর্ট লিখছেন যা একজন ক্লায়েন্ট অর্ডার করেছেন। সমস্ত প্রয়োজনীয়তার দিকে মনোযোগ দিন।
   • গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল যে আপনার শ্রোতারা একটি গভীর এবং সময়োপযোগী প্রতিবেদন আশা করবে। তাই এটি সঠিক পেতে সময় নিন, তবে প্রক্রিয়াটি বিলম্ব করবেন না।
2. 2 আপনার রিপোর্ট সংশোধন করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার ইভেন্ট রিপোর্টটি ভালভাবে লেখা এবং বানান বা বিরামচিহ্ন ত্রুটিমুক্ত।
   • নিশ্চিত করুন যে আপনার রিপোর্ট যথেষ্ট গভীর। একটি ভাল নিয়ম মনে রাখবেন - "দেখান, কথা বলবেন না।" এর অর্থ প্রতিবেদনে বর্ণিত আরো সাধারণ পয়েন্টগুলিকে সমর্থন করার জন্য নির্দিষ্ট উদাহরণ প্রদান করা একটি দুর্দান্ত ধারণা।
   • আপনার শ্রোতাদের ভুলবেন না এবং আপনি যা লিখছেন তা আনুষ্ঠানিক এবং পেশাদার মনে করুন। একটি ইভেন্ট রিপোর্ট একটি নিয়মিত নথি নয়; কার্যকলাপটি তার জন্য ব্যয় করা সম্পদের মূল্য ছিল কিনা তা নির্ধারণের জন্য এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ দলিল, তাই প্রতিবেদনটি বিশ্বাসযোগ্য হওয়া উচিত।

পরামর্শ

• আপনি যতটা প্রয়োজন মনে করবেন তার চেয়ে বেশি ছবি তুলুন।আপনি যখন আপনার প্রতিবেদন লিখবেন, আপনি এই পরামর্শের উপযোগিতার প্রশংসা করবেন।
• হোস্ট এবং যারা ইভেন্টটি পরিকল্পনা করেছিলেন তাদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার সময়, আপনার এখনই এটি করা উচিত নয়। ইভেন্ট শেষ হওয়ার পরেও সেগুলি স্থির থাকবে, আপনার প্রথমে জনতার কাছে জিজ্ঞাসা করা উচিত; তারাই প্রথম ইভেন্ট ত্যাগ করবে। এছাড়াও, উপস্থাপককে বিরক্ত করবেন না যদি সে অন্য কিছু নিয়ে ব্যস্ত থাকে, আপনি তাকে পরে খুঁজে পাবেন এবং সবকিছু সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে পারেন।
• প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার সময়, একটি কথোপকথন পরিচালনা করুন এবং স্বাভাবিকভাবেই প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন, তারপর আপনার কথোপকথক আন্তরিকভাবে তিনি ইভেন্টটি সম্পর্কে কী ভাবছেন তা বলবেন।
• আপনার প্রয়োজনের চেয়ে বেশি রিভিউ সংগ্রহ করুন। আপনি পরে এটি সম্পর্কে খুশি হবে।
• ভাল ফটোগুলি ইভেন্টে কি ঘটছে এবং সেইসাথে মানুষের প্রতিক্রিয়া দেখায়।
• ইভেন্টটি কত বড় ছিল তা পাঠককে বোঝাতে একটি ছবিতে মানুষ এবং উপস্থাপক সহ পুরো ছবির ফটো তোলার চেষ্টা করুন।

তোমার কি দরকার

• ডিজিটাল ক্যামেরা
• নোটবই