কন্টেন্ট

• ধাপ
• 9 এর পদ্ধতি 1: একটি এজেন্ডা তৈরি করুন
• 9 এর পদ্ধতি 2: আমন্ত্রণ পাঠান
• 9 এর 3 পদ্ধতি: সভার স্থান প্রস্তুত করুন
• 9 এর 4 পদ্ধতি: সভার জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম সরবরাহ করুন
• পদ্ধতি 9 এর 5: একটি প্রশ্নপত্র বা প্রশ্নপত্র প্রস্তুত করুন
• 9 এর 6 পদ্ধতি: একটি মিটিং রিমাইন্ডার পাঠান
• 9 তম পদ্ধতি: তফসিল অনুযায়ী মিটিং শুরু করুন
• 9 এর 8 ম পদ্ধতি: সভার বিষয়টিতে লেগে থাকুন
• 9 এর পদ্ধতি 9: যতটা সম্ভব প্রশ্নের উত্তর দিন

যে কেউ মধ্যস্থতা বা একটি মিটিং আয়োজন করে এই টিপস থেকে উপকৃত হবে। আয়োজকের দায়িত্বের মধ্যে রয়েছে অংশগ্রহণকারীদের আমন্ত্রণ জানানো এবং যতটা সম্ভব দক্ষতার সাথে কাজ করার জন্য তাদের প্রয়োজনীয় সবকিছু প্রদান করা।হোস্ট নিজেও মিটিং এর কোর্সের জন্য দায়ী। তার উচিত সভার বিষয়ে সর্বাধিক ঘনত্ব নিশ্চিত করা, অংশগ্রহণকারীদের ব্যক্তিগত হওয়া থেকে বিরত রাখা এবং সভার নিয়ম নিয়ে আলোচনা করা। এই উপাদানটি সংগঠন এবং সভা পরিচালনার সুবিধা দেবে যাতে এটি সফল হয়।

ধাপ

9 এর পদ্ধতি 1: একটি এজেন্ডা তৈরি করুন

1. 1 সভার শুরু এবং শেষের সময় এবং প্রতিটি ইস্যুর আলোচনার সময়সীমা নির্দিষ্ট করুন। মিটিং অংশগ্রহণকারীরা এটি আপনার পক্ষ থেকে সৌজন্য হিসেবে গ্রহণ করবে।
2. 2 আপনার সংস্থার লোকদের বা সভা আহ্বানকারী ব্যক্তিকে জিজ্ঞাসা করুন এজেন্ডায় কোন বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা দরকার এবং প্রতিটি ইস্যুর সংক্ষিপ্ত বিবরণও জিজ্ঞাসা করুন।

9 এর পদ্ধতি 2: আমন্ত্রণ পাঠান

1. 1 আমন্ত্রণ পাঠানোর সর্বোত্তম উপায় হল ইমেইল, বিশেষ করে যদি আপনার কর্মীদের একটি প্রোগ্রাম থাকে যা ক্যালেন্ডার এবং অনুস্মারকগুলির সাথে ইমেল ফাংশনগুলিকে একত্রিত করে।
2. 2 আসন সংরক্ষণের জন্য একটি সময়সীমা নির্দিষ্ট করুন। এটি আপনাকে প্রয়োজনীয় পরিমাণ সম্পদ প্রস্তুত করার অনুমতি দেবে যাতে আপনি অনুপস্থিত সামগ্রী প্রস্তুত করার জন্য সভায় বাধা না দেন।

9 এর 3 পদ্ধতি: সভার স্থান প্রস্তুত করুন

1. 1 একটি মসৃণ বৈঠকের জন্য, আপনাকে সঠিকভাবে রুম প্রস্তুত করতে হবে। একটি জায়গা ভাড়া করার সময় যা প্রায়ই মিটিংয়ের জন্য ব্যবহৃত হয় (উদাহরণস্বরূপ, একটি হোটেল রুম বা ডেডিকেটেড সার্ভিসে), আপনি স্থানীয় কর্মীদের উপর নির্ভর করতে পারেন যে তারা স্থান প্রস্তুত করার খুঁটিনাটি সম্পর্কে জ্ঞানী এবং পরিচিত।
   • লেকচার প্লেসমেন্ট - চেয়ারগুলো এমনভাবে সারিবদ্ধ করা হয় যে লেকচারার মনোযোগ কেন্দ্রে থাকেন। এই ধরনের বসানো বিশেষভাবে কার্যকর হয় যদি মূল উদ্দেশ্য কিছু তথ্য যোগাযোগ করা হয়।
   • নাট্য ব্যবস্থা - রুমের সামনে একটি প্রেসিডিয়াম স্থাপন করা হয় (একটি টেবিলে যেখানে স্পিকার এবং বিশেষজ্ঞরা বসেন)। অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের চেয়ারের ব্যবস্থা একটি লেকচার হলের অনুরূপ।
   • স্কুল লেআউট - সভায় অংশগ্রহণকারীদের কথা বলার সময় নোট নেওয়ার অনুমতি দেওয়ার জন্য চেয়ারের সারির সামনে টেবিল সেট করা আছে। ফোকাস স্পিকারের উপর।
   • গোল টেবিল. যদি অংশগ্রহণকারীরা পৃথক দল হিসেবে কাজ করে এবং গোষ্ঠী বা স্বতন্ত্র অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে ধারণার বিনিময়কে উদ্দীপিত করে তাহলে এই ব্যবস্থাটি বেছে নিন।
   • একটি U- আকৃতির টেবিল সেট আপ করুন এটি একটি বোর্ডরুম শৈলী যা অংশগ্রহণকারীদের একে অপরকে দেখতে এবং প্রয়োজন অনুযায়ী যোগাযোগ করতে দেয়।
   • যদি আপনি একটি খোলা বৈঠকের পরিকল্পনা করেন যাতে শ্রোতাদের সাথে যোগাযোগ থাকে, তাহলে চেয়ারগুলোকে কেন্দ্রের মধ্যে স্পিকারের সাথে একটি বৃত্তে রাখুন।

9 এর 4 পদ্ধতি: সভার জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম সরবরাহ করুন

1. 1 একটি সম্পূর্ণ মিটিং প্রস্তুতির মধ্যে রয়েছে কলমের একটি সেট, নোটবুক, কাজের উপকরণ, হ্যান্ডআউট, এবং মিটিংয়ের সময় আপনার প্রয়োজন হতে পারে এমন কিছু।
2. 2 প্রশ্নের জন্য জায়গা আলাদা রাখুন। এটি একটি পোস্টার বা বোর্ড হতে পারে যার উপর অংশগ্রহণকারীরা তাদের প্রশ্ন লিখতে পারে বা আঠালো কাগজের স্টিকার ব্যবহার করে সংযুক্ত করতে পারে। মিটিং অংশগ্রহণকারীরা জানতে পারবে যে একটি নির্দিষ্ট সময়ে তারা তাদের প্রশ্নের উত্তর পাবে, এবং মিটিং আরো মসৃণভাবে চলবে।
3. 3 দীর্ঘ বৈঠকে অংশগ্রহণকারীদের জন্য পানীয় এবং জলখাবার প্রস্তুত করুন। সংক্ষিপ্ত বৈঠকের জন্য, প্রতিটি টেবিলে পানির বোতল এবং মিষ্টির একটি বাটি রাখা যথেষ্ট।

পদ্ধতি 9 এর 5: একটি প্রশ্নপত্র বা প্রশ্নপত্র প্রস্তুত করুন

1. 1 মিটিং অংশগ্রহণকারীরা মিটিং এর পরপরই এর মান মূল্যায়ন করতে পারে, অথবা একটি প্রশ্নপত্র পূরণ করে এবং 1-2 দিনের মধ্যে ই-মেইল দ্বারা পাঠাতে পারে।
2. 2 মূল্যায়ন শীট এবং প্রশ্নাবলী আপনাকে মিটিং এর অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা কিভাবে অনুভূত হয়েছিল তা নির্ধারণ করতে দেয়।

9 এর 6 পদ্ধতি: একটি মিটিং রিমাইন্ডার পাঠান

1. 1 অংশগ্রহণকারীদের নিবন্ধনের শেষ দিন বা তার 1-2 দিন আগে অনুস্মারক পাঠানো হয়।
2. 2 যদি কেউ পরিকল্পনা পরিবর্তন করে এবং তারা অংশগ্রহণ থেকে সরে আসতে বাধ্য হয় তবে রিপোর্ট করতে বলুন।

9 তম পদ্ধতি: তফসিল অনুযায়ী মিটিং শুরু করুন

1. 1 একটি সভায় দেরী আসা ব্যক্তিরা "ধরতে" সক্ষম, কিন্তু অন্যদের অপেক্ষা করা অসভ্য বলে বিবেচিত হয়।
2. 2 সভার শুরুতে, বিরতি এবং মধ্যাহ্নভোজনের সময়, টয়লেটের অবস্থান এবং কোথায় এবং কীভাবে সভায় অংশগ্রহণকারীরা প্রশ্ন করতে পারে সেগুলি সহ সাংগঠনিক ঘোষণা করুন।

9 এর 8 ম পদ্ধতি: সভার বিষয়টিতে লেগে থাকুন

1. 1 সভার আয়োজকের উচিত অংশগ্রহণকারীদের সভার বিষয় সম্পর্কে নির্দেশনা দেওয়া। আপনাকে সংশ্লিষ্ট বিষয়ের বাইরে যাওয়ার অনুমতি দিলে আপনার কাজের সময়সূচী ব্যাহত হয়।
2. 2 নির্ধারিত বিরতি এবং মধ্যাহ্নভোজের সময়গুলিতে থাকুন।

9 এর পদ্ধতি 9: যতটা সম্ভব প্রশ্নের উত্তর দিন

1. 1 মিটিং অংশগ্রহণকারীদের থেকে প্রশ্ন সংগ্রহ করুন। যতটা সম্ভব মানুষের আগ্রহ মেটানোর জন্য প্রতিক্রিয়াগুলির জন্য পর্যাপ্ত সময় দিন।
2. 2 মিটিংয়ের পরে, নাগালের মধ্যে থাকুন যাতে আপনি অন্যদের সামনে কথা বলতে লজ্জা পান এমন মিটিং অংশগ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন, অথবা যাদের নির্দিষ্ট সমস্যা আছে যাদের মুখোমুখি আলোচনার প্রয়োজন হয়।
3. 3 মিটিং অংশগ্রহণকারীদের প্রশ্নপত্র বা চেকলিস্ট সম্পূর্ণ করার জন্য স্মরণ করিয়ে দিন এবং মিটিংয়ে যোগ দেওয়ার জন্য তাদের ধন্যবাদ।