লেখক:
Laura McKinney
সৃষ্টির তারিখ:
8 এপ্রিল 2021
আপডেটের তারিখ:
1 জুলাই 2024
কন্টেন্ট
একটি পেশাদার এবং ভদ্র চাকরির চিঠি লিখতে হবে? বেশিরভাগ কাজের বার্তা প্রিফর্মেটেড এবং অনুলিপি করা সহজ হয়, আপনাকে কেবল বার্তার বিষয়বস্তু পরিবর্তন করতে হবে। বিজনেস মেলটিতে অবশ্যই সর্বদা তারিখ, প্রেরকের সম্পর্কে তথ্য, প্রাপক এবং বার্তার মূল অংশে কিছু অনুচ্ছেদ অন্তর্ভুক্ত থাকে। আপনি একটি ছবি লিখতে চান, দয়া করে নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন এবং আপনার কোম্পানির মানগুলির সাথে মেলে প্রয়োজনীয় পয়েন্টগুলি সংশোধন করুন।
পদক্ষেপ
অংশ 1 এর 1: বার্তা খোলার
ফর্ম্যাটটি বুঝুন। আপনার চিঠিটি সম্পর্কে যা-ই হোক না কেন, চিঠিটি উপস্থিত হওয়ার জন্য কয়েকটি মান রয়েছে যা আপনার অনুসরণ করা উচিত। ব্যবসায়ের চিঠিগুলি টাইপ করা উচিত এবং এরিয়াল বা টাইমস নিউ রোমানের মতো জনপ্রিয় ফন্টে লিখতে হবে। আপনাকে বার্তাগুলিতে ম্যানুয়ালি অনুচ্ছেদগুলি হাইলাইট করতে হবে। এর অর্থ আপনি "রিটার্ন" কী দু'বার টাইপ করে একটি নতুন অনুচ্ছেদ শুরু করেছেন। অনুচ্ছেদগুলি হাইলাইট করতে ইন্ডেন্ট কমান্ড ব্যবহার করবেন না।
- মার্জিনটি সমস্ত প্রান্তে প্রায় 2 সেমি রেখে দিন Leave
- ইমেল জনপ্রিয় ফন্টেও লেখা উচিত। কাজের মেইলে কালো এবং সাদা বাদে হস্তাক্ষর নকল করে বা বর্ণময় হতে পারে এমন ফন্টগুলি ব্যবহার করবেন না।
সঠিক কাগজ টাইপ চয়ন করুন। কার্যকারী চিঠিটি 22 সেমি x 28 সেমি কাগজের আকারে ("অক্ষরের আকার") প্রিন্ট করা উচিত। আপনি যদি মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে না থাকেন তবে আপনি এ 4 আকারের কাগজ ব্যবহার করতে পারেন। কিছু দীর্ঘ চুক্তি 22 সেমি x 36 সেমি ("আইনি আকার") কাগজে মুদ্রিত হতে পারে।- আপনি যদি মেইলিংয়ের জন্য প্রিন্ট আউট করেন তবে আপনার এটি কোম্পানির লেটারহেডে মুদ্রণ করা উচিত। এটি চিঠিটিকে আরও পেশাদার চেহারা দেয় এবং আপনার সংস্থার লোগো এবং যোগাযোগের তথ্যও সরবরাহ করে।
আপনার সংস্থা সম্পর্কে তথ্য সরবরাহ করুন। সংস্থার নাম এবং ঠিকানা সরবরাহ করুন, যাতে ঠিকানার প্রতিটি অংশ আলাদা আলাদা লাইনে লেখা থাকে। যদি আপনি নিজের মালিক বা ফ্রিল্যান্সার হিসাবে কাজ করেন তবে কোম্পানির নামটি আপনার নিজের নামের সাথে প্রতিস্থাপন করুন বা আপনার নাম সংস্থার নামের উপরে লিখুন।- যদি আপনার সংস্থার প্রাক-ডিজাইন করা লেটারহেড থাকে তবে আপনি এটির নাম এবং ঠিকানা টাইপ না করে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
- আপনি যদি ঠিকানাটি নিজেই টাইপ করে থাকেন তবে আপনার এবং আপনার সংস্থার পছন্দের উপর নির্ভর করে আপনার উচিত হয় পৃষ্ঠার শীর্ষে ডান-প্রান্তিককরণ বা বাম-প্রান্তিককরণ।
- আপনি যদি আন্তর্জাতিকভাবে মেল প্রেরণ করেন তবে মূল নাম চিঠিপত্রের মধ্যে লিখুন।
তারিখটি যুক্ত করুন। সম্পূর্ণ তারিখ লেখা সবচেয়ে পেশাদার পছন্দ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "এপ্রিল 1, 2012" বা "এপ্রিল 1, 2012" লিখতে পারেন। প্রেরকের ঠিকানার নীচে কয়েক লাইন তারিখটি ন্যায়সঙ্গত রেখে দেওয়া উচিত।- যদি আপনার চিঠি কয়েক দিনের মধ্যে লেখা থাকে তবে আপনি চিঠিটি শেষ করার তারিখটি দিন।
প্রাপকের তথ্য সরবরাহ করুন। প্রাপকের পুরো নাম, শিরোনাম (যদি থাকে), কোম্পানির নাম এবং মেইলিং ঠিকানা লিখুন এবং এই তথ্যকে পৃথক লাইনে ভাগ করুন। প্রয়োজনে একটি রেফারেন্স নম্বর যুক্ত করুন। প্রাপকের তথ্যটি তারিখের নীচে কয়েকটি লাইনে ন্যায্য রেখে দেওয়া উচিত।
- কোনও চিহ্নিত ব্যক্তিকে একটি চিঠি পাঠানো ভাল। আপনি যাকে বার্তা প্রেরণ করেছেন সে এইভাবে আপনার বার্তার জবাব দিতে পারে। যাকে আপনি মেইল করবেন সেই ব্যক্তির নাম যদি আপনি না জানেন তবে একটু চেক করুন। ব্যক্তির সঠিক নাম এবং শিরোনাম জানতে আপনি তাদের সংস্থাকে কল করতে পারেন।
একটি শুভেচ্ছা চয়ন করুন। একটি অভিবাদন চিঠির প্রাপকের জন্য সম্মানের একটি বিষয় এবং কোন শুভেচ্ছা ব্যবহার করা হয় তার উপর নির্ভর করে আপনি যে ব্যক্তিকে বার্তা পাঠাচ্ছেন তাকে আপনি জানেন কি না, আপনি কতটা জানেন এবং চিঠিটি কতটা আন্তরিক। । আপনি নিম্নলিখিত বিকল্পগুলি বিবেচনা করতে পারেন:
- "যার সাথে এটি উদ্বিগ্ন হতে পারে" (জড়িতদের কাছে) শুধুমাত্র যখন আপনি জানেন না কে, বিশেষত আপনি কে এই বার্তাটি প্রেরণ করতে চান।
- আপনি যদি নিজের মেইলের প্রাপককে না জানেন তবে "প্রিয় স্যার / ম্যাডাম" (প্রিয় স্যার / ম্যাডাম ") দিয়ে শুরু করা একটি নিরাপদ বিকল্প।
- আপনি প্রাপকের শিরোনাম এবং নামও ব্যবহার করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ "প্রিয় ডাঃ স্মিথ" (প্রিয় অধ্যাপক স্মিথ)।
- আপনি যদি মেলটির প্রাপককে ভালভাবে জানেন এবং তাদের সাথে ঘনিষ্ঠ সম্পর্ক রাখেন, তবে আপনি তাদের "প্রিয় সুসান" এর মতো নাম ধরে ডাকতে পারেন।
- আপনি যদি বার্তা প্রাপকের লিঙ্গ সম্পর্কে অনিশ্চিত হন তবে কেবল পুরো নামটি টাইপ করুন, যেমন "প্রিয় ক্রিস স্মিথ" (হ্যালো ক্রিস স্মিথ)।
- "টু হুম ইট মে কনসার্ন" এর পরে অভিবাদন বা কোলনের পরে কমা লিখতে ভুলবেন না।
4 এর 2 অংশ: বার্তাগুলির লিখিত সামগ্রী
সরাসরি সমস্যা। সময় অর্থ, যেমন সর্বাধিক উদ্যোক্তারা সময় নষ্টকে ঘৃণা করে। সুতরাং, চিঠির বিষয়বস্তু সংক্ষেপে এবং পেশাদারভাবে উপস্থাপন করা উচিত। একটি চিঠি লিখুন যেখানে প্রাপক সরাসরি তাড়াতাড়ি পয়েন্টে পৌঁছে এবং প্রথম অনুচ্ছেদে আপনার মতামত সংক্ষিপ্ত করে তা পড়তে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সর্বদা "আপনার সম্পর্কে আমি লিখছি ..." দিয়ে শুরু করতে পারেন (আমি আপনাকে এটি সম্পর্কে লিখছি ...) এবং সেখান থেকে শুরু করতে পারেন।
- বিন্যাসিত ভাষা, বড় জবস, বা দীর্ঘ এবং চারিদিকের বাক্য ব্যবহার করবেন না - আপনার যতটুকু সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্টভাবে বলা দরকার তা যোগাযোগ করা উচিত।
- দৃ conv়তার সাথে এটি প্রকাশ করুন। চিঠি লেখার বেশিরভাগ উদ্দেশ্য হ'ল পাঠককে কিছু করার জন্য বোঝানো: তাদের মত পরিবর্তন করুন, একটি ভুল সংশোধন করুন, অর্থ প্রেরণ করুন বা কিছু পদক্ষেপ নিন। বার্তা প্রাপককে যা চান তা করার জন্য প্ররোচিত করার চেষ্টা করুন।
ব্যক্তি সর্বনাম ব্যবহার করুন। আদর্শভাবে, আপনার চিঠিতে আপনার নিজের ব্যক্তির "I" (I), "আমরা" (আমরা) এবং "আপনি" (আপনি) সর্বনাম ব্যবহার করা উচিত। এটিকে "আমি" (আমাকে) হিসাবে বর্ণনা করুন এবং পাঠককে "আপনি" (বন্ধু / দাদা / দাদী / ভাই / বোন) বলুন।
- আপনি যদি কোনও প্রতিষ্ঠানের পক্ষে লিখছেন তবে নোট করুন। আপনি যদি আপনার কোম্পানির প্রবৃদ্ধির সম্ভাবনা দেন তবে আপনাকে "আমরা" (আমাদের) ব্যবহার করে পাঠকদের জানতে দেওয়া উচিত যে আপনি কোম্পানির পক্ষে কথা বলছেন। আপনি যদি আপনার ব্যক্তিগত মতামত সম্পর্কে লিখেন তবে “আমি” (আমাকে) ব্যবহার করুন।
স্পষ্টভাবে, সংক্ষিপ্তভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে লিখুন। আপনি কী বলতে চান তা আপনার পাঠকদের জানতে দিন। আপনার বার্তার বিষয়বস্তু পরিষ্কার থাকলে পাঠকরা কেবলমাত্র আপনার বার্তায় দ্রুত উত্তর দেবেন। বিশেষত, যদি আপনি চান যে পাঠকরা আপনার চিঠির প্রতিক্রিয়াতে কোনও সিদ্ধান্তে বা সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, তবে তাদের বলুন। আপনার থিসিসটি অত্যন্ত সংক্ষিপ্ত উপায়ে ব্যাখ্যা করুন।
সক্রিয় বাক্য ব্যবহার করুন। কোনও পরিস্থিতির বর্ণনা দেওয়ার সময় বা অনুরোধ করার সময়, প্যাসিভের চেয়ে সক্রিয় ব্যবহার করুন। প্যাসিভ বাক্যগুলি আপনার চিঠিটিকে অস্পষ্ট করে তুলতে পারে বা জড়িত ব্যক্তিকে নির্দিষ্ট করে না। তদ্ব্যতীত, সক্রিয় বাক্যটি প্রবাহিত এবং আরও সোজা। উদাহরণ স্বরূপ:- প্যাসিভ বাক্য: সানগ্লাসগুলি তাদের স্থায়িত্বের বিষয়ে ডিজাইন বা উত্পাদিত হয় না।
- কার্যক্ষম বিবৃতি: আপনার সংস্থা তাদের স্থায়িত্ব বিবেচনা না করে সানগ্লাস ডিজাইন করে এবং উত্পাদন করে ures
যথাযথভাবে মুক্ত মনের অধিকারী হন। চিঠিগুলি মানব দ্বারা লিখিত এবং মানুষের উদ্দেশ্যে সম্বোধন করা হয়, তাই সম্ভব হলে কঠোর চিঠিটি এড়িয়ে চলুন। আপনি ব্যাক্তিগত চিঠি এবং খোলামেলা অভাবের সাথে একটি নতুন সম্পর্ক তৈরি করতে পারবেন না। তবে, কথোপকথন ভাষা বা অপবাদ যেমন যেমন "আপনি জানেন" (আপনি জানেন), "আমার অর্থ" (আমার অর্থ) বা "চান" (করতে চান - 'চান' সংক্ষিপ্ত করুন) শব্দবন্ধগুলি ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। বিশাল'). আপনার সুরটি গুরুতর তবে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং উত্সাহী রাখুন।- আপনি যদি প্রাপককে ভালভাবে জানেন তবে তাদের অনানুষ্ঠানিকভাবে আপনার কাছে শুভকামনা রইল।
- নিজেকে কী পরিমাণ প্রকাশ করবেন তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় নিজের রায় ব্যবহার করুন। কখনও কখনও সামান্য হাস্যরস আপনাকে একটি সফল চুক্তি করতে সহায়তা করতে পারে তবে টিজ করার সময় সাবধানতা অবলম্বন করা ভুল হতে পারে।
ভদ্র ও নম্র এমনকি যদি আপনি অভিযোগ বা উদ্বেগ প্রকাশ করার জন্য একটি চিঠি লিখেন, আপনি এখনও নম্র হতে পারেন। নিজেকে রিসিভারের জুতোতে রাখুন এবং আপনি যে-কোনও ধারণাগুলি নিয়ে আসছেন তা পাঠকদের জন্য বোধগম্যভাবে দেখুন যে আপনি সর্বদা উত্সাহী এবং সহায়তা করতে আগ্রহী।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি এরকম কঠোর অভিযোগ করতে পারেন: "আমি মনে করি আপনার সানগ্লাসগুলি খারাপ এবং আমি সেগুলি আর কখনই কিনব না” "তবে, আপনি আরও বিনয়ী উপায়ে লিখতে পারেন: আমি আপনার সংস্থার সানগ্লাস পণ্যটি নিয়ে হতাশ এবং আমি ভবিষ্যতে অন্য কোথাও চশমা কিনে নেওয়ার পরিকল্পনা করছি।
অতিরিক্ত পৃষ্ঠাগুলির জন্য "দ্বিতীয় পৃষ্ঠা" শিরোনাম টেম্পলেট ব্যবহার করুন। বেশিরভাগ ব্যবসায়িক অক্ষর এক পৃষ্ঠায় সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। তবে আপনি যে বিষয়টি নিয়ে কথা বলছেন সেটি যদি চুক্তি বা আইনী সমস্যার মতো দীর্ঘ হয় তবে আপনার আরও কয়েকটি পৃষ্ঠার প্রয়োজন হতে পারে। "দ্বিতীয় পৃষ্ঠা" লেটারহেড টেম্পলেটটি ব্যবহার করুন, যার সাধারণত সংক্ষিপ্ত ঠিকানা এবং প্রথম পৃষ্ঠার লেটারহেডের মতো একই কাগজের প্রকার থাকে।
- দ্বিতীয় এবং পরবর্তী পৃষ্ঠাগুলির সাথে পৃষ্ঠার শীর্ষে পৃষ্ঠা নম্বর। আপনি প্রাপকের নাম এবং তারিখগুলিও যুক্ত করতে পারেন।
সামগ্রীর সারাংশ। চূড়ান্ত অনুচ্ছেদে, প্রধান পয়েন্টগুলি সংক্ষিপ্ত করে আপনার কার্য পরিকল্পনার পদক্ষেপগুলি বা বার্তা প্রাপকের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করা উচিত তা পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করুন। নোট করুন যে প্রাপক আপনার সাথে যোগাযোগ করতে বা কথা বলতে, চিঠিটি এবং আপনার ইস্যুতে তাদের আগ্রহের জন্য তাদের ধন্যবাদ জানাতে পারেন। বিজ্ঞাপন
4 অংশ 3: শেষ চিঠিগুলি
শেষ বাক্যটি চয়ন করুন। একটি সম্ভাষণের মতো উপসংহারটি প্রাপকের সম্মান এবং চিঠির একাকীত্বের ডিগ্রি দেখায়। "আপনার আন্তরিকভাবে" বা "আন্তরিকভাবে" সাধারণত একটি নিরাপদ পছন্দ; আপনি "কর্ডিয়ালি", "সম্মানজনকভাবে" (শুভেচ্ছা), "শুভেচ্ছা" এবং "আপনার সত্য" (আন্তরিকভাবে) এর মতো অন্যান্য বিকল্পগুলি বিবেচনা করতে পারেন। আপনি "অল দ্য সেরা", "শুভেচ্ছা" এর মতো কিছুটা কম আনুষ্ঠানিক তবে পেশাদার সমাপ্তিও বেছে নিতে পারেন। , "উষ্ণ ধন্যবাদ" এবং "আপনাকে ধন্যবাদ" এবং "ধন্যবাদ"। বাক্যটির পরে কমা ব্যবহার করুন।
চিহ্ন. প্রায় চারটি লাইন ফাঁকা রেখে দিন, তারপরে স্বাক্ষর করুন। চিঠিটি মুদ্রণের পরে আপনার স্বাক্ষরটি স্বাক্ষর করুন বা আপনি যদি এটি ইমেল করেন তবে আপনার স্বাক্ষর চিত্রটি স্ক্যান করুন এবং বার্তার এই অংশে এটি আটকান। স্বাক্ষরের জন্য আপনার নীল বা কালো কালি নির্বাচন করা উচিত।
- আপনি যদি কারও পক্ষে কোনও চিঠি স্বাক্ষর করেন তবে আপনার স্বাক্ষরের সামনে "পিপি:" লিখুন। "পিপি" এর অর্থ "প্রতি সংগ্রহের জন্য" (যেমন "এজেন্সি দ্বারা" বা "পক্ষে")।
আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য টাইপ করুন। আপনার স্বাক্ষরের নীচে আপনার পুরো নাম, শিরোনাম, ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা এবং যে কোনও সম্ভাব্য যোগাযোগের পদ্ধতি টাইপ করুন। প্রতিটি তথ্য একটি পৃথক লাইনে লেখা হয়।
টাইপিস্টের সংক্ষিপ্তকরণ যুক্ত করুন। আপনি ছাড়া অন্য কেউ যদি চিঠিটি টাইপ করেন, আপনার স্বাক্ষরের অধীনে এই ব্যক্তির আদ্যক্ষর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। কখনও কখনও, চিঠিটি লেখার ব্যক্তির আদ্যক্ষর অন্তর্ভুক্ত ছিল। সুতরাং, যে ব্যক্তি চিঠিটি লিখেছিল এবং কে চিঠিটি টাইপ করেছে তার মধ্যে পার্থক্য করা গুরুত্বপূর্ণ।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কেবল টাইপিস্টের আদ্যক্ষর যোগ করেন তবে সেগুলি ছোট হাতের অক্ষরে লিখুন: এমজে
- আপনি যদি লেখকের আদ্যক্ষর যোগ করেন তবে সেগুলি মূলধনীতে এবং টাইপটির আদ্যক্ষর ছোট হাতের অক্ষরে লিখুন: আরডাব্লু: এমজে j আপনি দুটি সংক্ষেপের মধ্যে একটি স্ল্যাশও ব্যবহার করতে পারেন: আরডাব্লু / এমজে।
নোট সংযুক্ত নথি। যদি আপনি প্রাপককে দেখার জন্য কোনও নথি সংযুক্ত করেন, তবে নথির সংখ্যা এবং প্রকারটি উল্লেখ করে এটি আপনার যোগাযোগের তথ্যের নীচে কয়েক লাইনটি বর্নিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন: "ঘের (2): জীবনবৃত্তান্ত, ব্রোশিওর" ("সংযুক্তি (2): পুনরায় শুরু করুন, পুস্তিকা")।
- আপনি "ঘেরগুলি" সংক্ষেপে "সংযুক্তি" হিসাবে সংক্ষেপ করতে পারেন। বা "এনক।"
প্রাপকদের যুক্ত করুন। আপনি যদি অন্য ব্যক্তিকে চিঠির একটি অনুলিপি প্রেরণ করেন তবে আপনার এই ব্যক্তির নাম চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। "এনক্লোজারস" লাইনের নীচে "সিসি:" টাইপ করে আপনি মন্তব্য করতে পারেন, "সিসি" এর অর্থ ব্যক্তির নাম এবং শিরোনাম ("সিসি" সহ "সৌজন্য অনুলিপি") for "কার্বন কাগজে লেখার সময় কার্বন কপি" (কার্বন অনুলিপি)।
- উদাহরণস্বরূপ, লিখুন: "সিসি: মেরি স্মিথ, বিপণনের ভাইস প্রেসিডেন্ট" ("প্রিয়: মেরি স্মিথ, উপ বিপণন পরিচালক")।
- আপনি যদি অন্য প্রাপককে যুক্ত করতে চান তবে প্রথম ব্যক্তির নামের ঠিক নীচে দ্বিতীয় ব্যক্তির নাম টাইপ করুন এবং "সিসি:" লাগবে না।
4 অংশ 4: সম্পন্ন
আপনার বার্তা সম্পাদনা করুন। একজন পেশাদার লেটার রাইটারের উপস্থিতি হ'ল মূল উপাদান। অবশ্যই পাঠক সহজেই দেখতে পাবেন যে আপনি চিঠির ক্ষুদ্রতম ত্রুটিগুলি সংশোধন করে উপযুক্ত এবং দায়বদ্ধ are আপনি শব্দের উপর বানান যাচাই করতে বানান কমান্ড চালাতে পারেন তবে প্রেরণের আগে মনোযোগ সহকারে চিঠিটি পড়ে পরীক্ষা করে দেখতে পারেন।
- চিঠিটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত থাকলে অবাক হচ্ছেন। দৈর্ঘ্যে তিন বা চারটি বাক্যেরও বেশি অনুচ্ছেদে রয়েছে? যদি তা হয় তবে আপনি কি অপ্রয়োজনীয় অনুচ্ছেদগুলি মুছতে পারেন।
- যদি চিঠিটি সত্যই গুরুত্বপূর্ণ হয়, আপনি দ্রুত কোনও বন্ধু বা সহকর্মীকে এটি চেক করতে বলতে পারেন। কখনও কখনও পড়তে কয়েক সেকেন্ড সময় নেওয়া আপনাকে ভুল বা আনাড়ি শব্দের ব্যবহার স্পষ্ট করতে সহায়তা করতে পারে যা আপনি হয়ত দেখেন নি।
মেল স্ট্যাপল না। যদি বার্তায় অনেক পৃষ্ঠা থাকে তবে বার্তাটি স্ট্যাপলিং এড়ান। আপনি যদি নিশ্চিত করতে চান যে পৃষ্ঠাগুলি সঠিকভাবে সারিবদ্ধ হয়েছে, উপরের বাম দিকে পেপারক্লিপটি ব্যবহার করুন।
মেলিং আপনি যদি মেল করেন তবে একটি ব্যবসায়িক খাম ব্যবহার করুন। যদি আপনার সংস্থার লোগো সহ একটি খাম পাওয়া যায় তবে এটি ব্যবহার করুন। প্রত্যাবর্তনের ঠিকানা এবং প্রাপক ঠিকানা স্পষ্টভাবে মুদ্রণ করুন। চিঠিটি তিন ভাগে ভাঁজ করুন, যাতে প্রাপক বার্তাটি খুললে বার্তার প্রথম অংশটি শীর্ষে ভাঁজ হয় এবং তারপরে নীচে ভাঁজ হয়ে যায়। আপনার পর্যাপ্ত স্ট্যাম্প রয়েছে তা নিশ্চিত করে তা পাঠিয়ে দিন Make
- আপনি যদি মনে করেন যে হাতের লিখিত ঠিকানাটি ধাক্কা খেয়েছে এবং আপনার পেশাদার শৈলীর সাথে মেলে না, ঠিকানাটি কথায় টাইপ করুন, খামটি প্রিন্টারে রাখুন এবং খামটিতে ঠিকানাটি মুদ্রণ করুন।
- যদি চিঠিটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং / অথবা জরুরি হয় তবে আপনার এটি কুরিয়ারের মাধ্যমে প্রেরণ করা উচিত।
- আপনি যদি ইমেলটির মাধ্যমে বার্তাটি প্রেরণ করতে চান তবে এটি এইচটিএমএল ফর্ম্যাটে রূপান্তর করুন বা ফর্ম্যাটটি রাখতে বার্তাটি পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ করুন। কাগজ মেলিং ভাল, যদিও।
পরামর্শ
- অক্ষরে স্বাক্ষর করতে একটি ভাল কলম ব্যবহার করুন।
- দ্রুত। আপনি যদি এক সপ্তাহের মধ্যে প্রেরকের অনুরোধের প্রতিক্রিয়া জানাতে না পারেন তবে তাকে সে সম্পর্কে এটি বলুন এবং তারা আপনার কাছ থেকে কোন উত্তর পেতে পারে তখন তাদের জানান know
- ইতিবাচক উপর ফোকাস। আপনি যা করতে পারেন সেগুলি সম্পর্কে কথা বলুন, আপনি যা করতে পারবেন না সেগুলি নয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কাছে কোনও স্টক নেই, তবে গ্রাহককে বলবেন না যে আপনি তাদের অর্ডারটি পূরণ করতে পারবেন না, পরিবর্তে, বলুন পণ্যটি জনপ্রিয় তাই আপনার দিকটি স্টক বাইরে। । তারপরে আপনি তাদের পণ্যটি কখন সরবরাহ করতে পারেন তা তাদের বলুন।
- আপনি যদি প্রচুর সামগ্রীর সাথে একটি চিঠি লিখেন তবে আপনার প্রথমে সেই জিনিসগুলি তালিকাভুক্ত করা উচিত।
- আপনি কভার করতে চান এমন সমস্ত বিষয় তালিকাবদ্ধ করুন। আদেশ সম্পর্কে চিন্তা করবেন না।
- প্রতিটি বিষয়বস্তুর জন্য, মূল শব্দগুলি, উদাহরণ, আর্গুমেন্ট এবং তথ্য তালিকাভুক্ত করুন।
- আপনার রূপরেখার সামগ্রীটি পর্যালোচনা করুন যাতে সেগুলি আপনার উদ্দেশ্য এবং আপনার দর্শকদের জন্য উপযুক্ত।
- কোনও সম্পর্কযুক্ত সমস্যা কেটে ফেলুন।
- পাঠকের জন্য সর্বোত্তম যে তথ্যটি ক্রমে সাজান।
সতর্কতা
- চাটুকার বাক্য সহ চিঠি লিখবেন না। একটি সত্যিকারের প্রশংসা গ্রহণযোগ্য, তবে আপনি যদি এটি অতিরিক্ত পরিমাণে করেন তবে পাঠক আপনাকে নিজের যোগ্যতার দ্বারা নয়, চাটুকার করে কাজ করবেন বলে মনে করবে।
- খুব কঠোর এবং চাপিয়ে দেওয়ার সুরটি ব্যবহার করবেন না। মনে রাখবেন, আপনি ব্যবসায়ের চিঠির সাথে পেশাদার সম্পর্ককে শক্তিশালী করতে বা শুরু করার চেষ্টা করছেন।
