কন্টেন্ট

• ধাপ
• 1 এর পদ্ধতি 1: সভার জন্য প্রস্তুত করুন
• পরামর্শ
• সতর্কবাণী

সভা সফল হওয়ার জন্য, এর জন্য পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে প্রস্তুতি নেওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ।বেশিরভাগ পেশাদার শিল্পে মিটিং একটি বড় ভূমিকা পালন করে। আপনার পরবর্তী সভা সফল করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন।

ধাপ

1 এর পদ্ধতি 1: সভার জন্য প্রস্তুত করুন

1. 1 সভার জন্য কিভাবে প্রস্তুতি নিতে হয় তা জানা সব কর্মচারী এবং বিশেষ করে যে কোন ম্যানেজার বা সুপারভাইজারের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ। কখন সভা করবেন না তা জানা সমান গুরুত্বপূর্ণ।
2. 2 আপনি কোন ধরনের মিটিং হোস্ট করবেন তা ঠিক করুন:
   • তথ্যবহুল
   • সৃজনশীল
   • একটি সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য
   • প্রেরণাদায়ক
3. 3 ভূমিকা বরাদ্দ করুন এবং সদস্যদের বরাদ্দ করুন। ভূমিকাগুলি নিম্নরূপ হতে পারে:
   • দ্বারা পরিচালিত হন
   • সহকারী / সংগঠক
   • সচিব (রেকর্ড রাখা)
   • টাইমকিপার (সময়ের হিসাব রাখে)
   • অংশগ্রহণকারীরা
4. 4 সভার তারিখ, সময়, কর্মসূচি এবং সভার স্থান সহ নোটিশ প্রস্তুত করুন। সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের আগাম বিজ্ঞপ্তি পাঠান।
5. 5 আগের মিটিং নিয়ে আলোচনা করার জন্য কিছু সময় নিন (যদি একটি থাকে)। সুতরাং, অংশগ্রহণকারীরা বোধগম্য বিষয়গুলি স্পষ্ট করতে পারে বা মতবিরোধ প্রকাশ করতে পারে।
6. 6 প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি জায়গায় রাখুন। আগে থেকেই টেবিল ও চেয়ারের ব্যবস্থা করুন। প্রত্যেক ব্যক্তিকে একটি কলম এবং কাগজ প্রদান করুন। শব্দের কেন্দ্রে পানির ডিক্যান্টার রাখুন এবং চশমার ব্যবস্থা করুন।
7. 7 অর্ডার করতে সবাইকে ফোন করুন। এই মুহূর্তে চেয়ারম্যান সবাইকে কথা বলা বন্ধ করার আহ্বান জানান এবং সভা শুরুর ঘোষণা দেন। লক্ষ্য নির্ধারণ করুন। এজেন্ডা হল একটি বিষয়ের সাথে সম্পর্কিত একটি তালিকা এবং তাদের প্রত্যেকের জন্য বরাদ্দ সময়। উদাহরণস্বরূপ: "1. পূর্ববর্তী লক্ষ্যগুলি (15 মিনিট) পূরণের মূল্যায়ন করুন, 2. ক্রম অনুসারে আরও লক্ষ্যগুলি আলোচনা করুন (20 মিনিট), 3. 5 টি প্রধান লক্ষ্য (10 মিনিট) নির্বাচন করুন।
8. 8 সভার আগে, উপস্থিত ব্যক্তিদের নাম লেখার জন্য একটি বিশেষ খাতা বা একটি কাগজের টুকরো একটি বৃত্তে পাস করুন। এই নামগুলি মিনিট দ্বারা নির্ধারিত হবে।
9. 9 সচিবকে বৈঠকের হাইলাইটগুলি লিখতে বলুন যাতে সেগুলি পরে আচ্ছাদিত হতে পারে।
10. 10 মিটিং শেষে, অন্য বিষয়ে কারো প্রশ্ন থাকলে জিজ্ঞাসা করুন। পরবর্তী সভার জন্য একটি তারিখ নির্ধারণ করুন এবং সমাপ্তি ঘোষণা করুন।

পরামর্শ

• বার্ষিক সাধারণ সভায় প্রায়ই চেয়ারম্যান নিয়োগ করা হয়। চেয়ার মিটিং পরিচালনা করে, শৃঙ্খলা বজায় রাখে এবং নিশ্চিত করে যে প্রত্যেকেই কর্মসূচিতে লেগে আছে।
• যদি চেয়ারম্যান নির্বাচিত না হন, তাহলে এই ভূমিকা পূরণ করতে ইচ্ছুক কাউকে খুঁজুন।
• এমনকি যদি বৈঠকটি অনানুষ্ঠানিক হয়, তবুও আপনাকে তারিখ এবং সময়ের অগ্রিম বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রত্যেককে ইমেল পাঠাতে পারেন।
• সচিবের জন্যও একই কথা প্রযোজ্য যিনি নোট নেন।
• এই নির্দেশগুলি আনুষ্ঠানিক বৈঠকের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য।
  • এজেন্ডা মিটিংকে লাইনে রাখে এবং মানুষকে একটি বিষয় নিয়ে বেশিদিন আলোচনা করতে বাধা দেয়।
• সময়ের হিসাব রাখা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যাতে ভবিষ্যতে কোন বিবাদ না হয়।

সতর্কবাণী

• চেয়ারম্যানকে অবশ্যই একজন সম্মানিত এবং ন্যায্য ব্যক্তি হতে হবে যাতে দক্ষতার সাথে একটি সভা পরিচালনা করতে পারে।