লেখক:
Sara Rhodes
সৃষ্টির তারিখ:
14 ফেব্রুয়ারি. 2021
আপডেটের তারিখ:
1 জুলাই 2024
কন্টেন্ট
আপনার মুদ্রিত নথিগুলি সংগঠিত করা - উভয় কাজ এবং ব্যক্তিগত উদ্দেশ্যে - বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানোর মাধ্যমে খুব বেশি ঝামেলা ছাড়াই করা যেতে পারে। নথিপত্রের এই সংগঠনটি আপনাকে এবং অন্য যে কোন ব্যক্তিকে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য দ্রুত খুঁজে পেতে এবং সেইসাথে নথির সুরক্ষা নিশ্চিত করার অনুমতি দেবে। যাইহোক, সবকিছু এত সহজ নয়, এবং বর্ণানুক্রমিকভাবে দস্তাবেজগুলি সাজানোর বেশ কয়েকটি সূক্ষ্মতা রয়েছে, যা আমরা এখন আপনাকে বলব।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজান
1 তাদের শিরোনামের উপর ভিত্তি করে বর্ণানুক্রমিকভাবে নথিগুলি সংগঠিত করুন। এর জন্য তথাকথিত বর্ণানুক্রমিক সূচক ব্যবহার করুন। 
2 তারা কোন অক্ষর দিয়ে শুরু করে তার উপর ভিত্তি করে নথিগুলি এক বা অন্য অক্ষরের ফোল্ডারে রাখুন। একই অক্ষর দিয়ে শুরু হওয়া দস্তাবেজগুলি নামের দ্বিতীয় অক্ষরের উপর ভিত্তি করে সাজানো উচিত। যদি দ্বিতীয় অক্ষর একই হয়, তাহলে তৃতীয়টি। অথবা চতুর্থ। অথবা পঞ্চম। এখানে এই অ্যালগরিদম থেকে কোন বিচ্যুতি নেই এবং হতে পারে না, কিন্তু এটি আপনাকে শতগুণ পুরস্কৃত করবে - এই সাজানোর ফলে ডকুমেন্টেশনের সমস্ত সাদা দাগ মুছে যাবে। 
3 আপনি কীভাবে দলিলগুলি সাজিয়েছেন তা বর্ণনা করুন। আপনি চান যে যার ডকুমেন্টে অ্যাক্সেস আছে সেগুলি কীভাবে সাজানো হয়েছে তা জানার জন্য। 
4 নথিপত্র একটি ড্রয়ারে রাখুন বা যেখানে সেগুলো ক্রমানুসারে রাখা উচিত। নথিতে নতুন কিছু যোগ করার সময়, বর্ণমালা সম্পর্কে ভুলবেন না!
2 এর পদ্ধতি 2: ডকুমেন্টস ইনডেক্স করা
1 বর্ণমালার অক্ষর সহ লেবেল ব্যবহার করুন। ডকুমেন্টগুলি সাজানোর ক্ষেত্রে মূল বিষয়গুলির ভিত্তি হল ইনডেক্সিং (অন্য কথায়, স্বাক্ষর)। এটি এই পর্যায়ে যে নথিগুলি আপনার ক্যাটালগের উপযুক্ত বিভাগ এবং বিভাগে স্থানান্তরিত হবে। প্রকৃতপক্ষে, বিভাগগুলির নামগুলি তাদের বিষয়বস্তু বর্ণনা করার জন্য ব্যবহৃত হয়, এবং তারপর বিভাগের নামটিও নথির নাম হয়ে যায়। নিচের টিপস ব্যবহার করে বিভাগগুলো বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজান। 
2 সঠিক নামগুলি নিম্নলিখিত ক্রমে সূচী করা যেতে পারে: উপাধি, তারপর প্রথম নাম, তারপর পৃষ্ঠপোষক বা মধ্য নাম। বিরামচিহ্ন উপেক্ষা করা যেতে পারে। - যদি উপসর্গ ব্যবহার করা হয়, নামের পূর্বের অংশের সাথে উপসর্গ সংযুক্ত করুন এবং প্রথমে রাখুন। কোন বিরামচিহ্নের প্রয়োজন নেই।
- হাইফেন উপেক্ষা করা যেতে পারে, এবং হাইফেনের আগে এবং পরে নামের অংশগুলি প্রথমে রাখা উচিত।
- সংক্ষিপ্তসার এবং এক অক্ষরের শব্দগুলি যেমন আছে তেমনই সূচী করা হয়েছে। আদ্যক্ষরগুলি পৃথক অংশে বিভক্ত।
- অবস্থান এবং নামমাত্র প্রত্যয় সর্বশেষ তালিকাভুক্ত করা হয়, প্রথমে অবস্থান নির্দেশ করা হয়, তারপর প্রত্যয়।
3 সংস্থাগুলির সাথে সম্পর্কিত নথিগুলি এই উদ্যোগগুলির নাম অনুসারে বাছাই করা যেতে পারে। এই ক্ষেত্রে, প্রতিষ্ঠানের নামের প্রতিটি শব্দ একটি পৃথক উপাদান হিসাবে বিবেচিত হয়। অ্যাকাউন্টিং একই ক্রমে হয় যাতে শিরোনামে শব্দগুলি উপস্থাপন করা হয়। - সংক্ষিপ্তসার এবং এক অক্ষরের শব্দগুলি যেমন আছে তেমনই সূচী করা হয়েছে। এই ক্ষেত্রে, অক্ষরগুলি স্পেস দ্বারা পৃথক করা উচিত এবং একে অপরের থেকে পৃথক উপাদান হিসাবে বিবেচনা করা উচিত।
- এই ক্ষেত্রে বিরামচিহ্নগুলি বাদ দেওয়া হয়, বিরাম চিহ্নের আগে এবং পরে শব্দগুলি প্রথম উপাদানটিতে নির্দেশিত হয়।
- সংখ্যা এবং সংখ্যাগুলি অক্ষরের বিন্যাসে লেখা হয় এবং সেগুলি সূচী করা হয় যদি সেগুলি মূলত শব্দ হয়। বিরামচিহ্নগুলি আবার বাদ দেওয়া হয়েছে। ডকুমেন্ট, যার নাম রোমান সংখ্যা দিয়ে শুরু হয়, একই রকমের চেয়ে আগে অবস্থিত, যার নাম আরবি সংখ্যার সাথে শুরু হয়, যখন সংখ্যাগুলি ছোট থেকে বড় পর্যন্ত নির্দেশিত হয়। তবেই আপনি শব্দ দিয়ে শুরু করে নথি স্থাপন করতে পারেন।
- সমস্ত অক্ষর শব্দে লেখা হয়, একটি অক্ষরের সাথে সরাসরি যুক্ত সমস্ত সংখ্যা প্রথম উপাদানটিতে নির্দিষ্ট করা উচিত।
4 সরকারী প্রতিষ্ঠানের নামগুলি একটি নির্দিষ্ট সংস্থার এখতিয়ারের দেশ এবং অঞ্চলের সাথে প্রথম স্থানে রয়েছে। সংস্থার নাম পরবর্তী উপাদানটিতে নির্দেশিত হয় এবং "ব্যবস্থাপনা", "ব্যুরো", "প্রতিনিধি" এবং অনুরূপ শব্দগুলি একেবারে শেষে নির্দেশিত হয়। 
5 ইভেন্টে যে নামগুলি একই, নথিপত্র তালিকাভুক্ত করার জন্য ঠিকানা ব্যবহার করুন। নিম্নলিখিত আদেশটি ব্যবহার করুন: নাম> অঞ্চল> শহর> রাস্তার নাম> বাড়ির নম্বর।
পরামর্শ
- সর্বদা আপনার নথিগুলি যেখানে আপনি সেগুলি থেকে নিয়ে এসেছিলেন সেখানে রাখুন।
- ইনডেক্সিং করার সময়, সবার আগে স্ট্যান্ডার্ড নিয়ম অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ, এবং কেবল তখনই - কর্পোরেট নিয়মাবলীর জন্য।
- কখন এবং কার দ্বারা নথি প্রাপ্ত হয়েছিল তা নির্দেশ করার জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করুন।
সতর্কবাণী
- যত বেশি লোকের ডকুমেন্ট ক্যাটালগে অ্যাক্সেস থাকবে, তত বেশি বিশৃঙ্খলা থাকবে।
