কন্টেন্ট

• ধাপ
• পরামর্শ
• সতর্কবাণী

অফিসে কাজের সঠিক সংগঠনের জন্য, অ্যাকাউন্টিং এবং নথি সংরক্ষণের একটি কার্যকর ব্যবস্থা থাকা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। যত লোকেরই নথিতে অ্যাক্সেস আছে তাদের সংখ্যা নির্বিশেষে, সিস্টেমটি এমনভাবে সংগঠিত হওয়া উচিত যাতে প্রত্যেকে প্রয়োজনীয় নথি খুঁজে পেতে পারে। যদি নথি রেকর্ড এবং সংরক্ষণের সিস্টেমটি ব্যবহার করা কঠিন হয়, তাহলে ফাইলিং ক্যাবিনেটে হারানোর ভয়ে আপনি সমস্ত নথিপত্র হাতে রেখে দিতে শুরু করবেন, যার ফলে আপনার ডেস্ক কাগজের স্তূপে ভরে যাবে।

ধাপ

1. 1 একটি ফাইলিং সিস্টেম চয়ন করুন। যাই হোক না কেন, প্রথমত, এটি অবশ্যই যৌক্তিক হতে হবে যাতে আপনি প্রতিটি নথির সঠিক অবস্থান জানতে পারেন। সম্ভাব্য সমাধান:
   • বর্ণানুক্রমিক। আপনার বেশিরভাগ নথিতে ক্লায়েন্ট, রোগী বা গ্রাহকদের নাম থাকলে এই সিস্টেমটি সবচেয়ে ভাল কাজ করে।
   • বিষয় বা বিভাগ: বেশিরভাগ সিস্টেম বিষয় বা বিভাগ দ্বারা সংগঠিত হয়, তারা সঠিকভাবে সংগঠিত হলে দুর্দান্ত কাজ করে, কিন্তু সঠিকভাবে সংগঠিত না হলে খুব বিভ্রান্তিকর।
   • সংখ্যা / কালানুক্রমিক। এই সিস্টেমটি ক্রয় আদেশ বা প্রেসক্রিপশনের মতো সংখ্যাযুক্ত বা তারিখের নথির জন্য সর্বোত্তম কাজ করে।
2. 2 ফাইলিং ক্যাবিনেটে ঝুলন্ত ফোল্ডার ব্যবহার করুন। ঝুলন্ত ফোল্ডারগুলি অপসারণযোগ্য নয়, তারা খামের জন্য ধারক হিসাবে কাজ করে যা আপনি বাক্সগুলি থেকে বের করবেন।
3. 3 ডকুমেন্টগুলিকে স্ট্যাকে ক্যাটাগরিতে সাজান। যদি স্ট্যাকটি 5 সেন্টিমিটারের বেশি হয় তবে এটিকে উপশ্রেণীতে ভাগ করুন। যদি স্ট্যাকটি খুব কম হয়, এটি অন্য স্ট্যাকের সাথে একত্রিত করুন এবং নাম পরিবর্তন করুন। স্ট্যাকগুলির নামগুলি আপনাকে সহজেই নির্ধারণ করতে দেয় যে আপনি তাদের মধ্যে কোনটি একটি নির্দিষ্ট নথি পাঠাতে চান।
4. 4 প্রতিটি স্ট্যাক একটি কাগজের খামে রাখুন এবং স্পষ্টভাবে লেবেল করুন। আপনার ডকুমেন্টগুলিকে ক্লিনার লুক দেওয়ার জন্য স্তব্ধ হওয়ার পরিবর্তে কেন্দ্রীভূত ট্যাবড ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করা ভাল।
5. 5 ঝুলন্ত ফোল্ডারে খাম রাখুন। বেশিরভাগ নথির জন্য, নিয়মিত ঝুলন্ত ফোল্ডারগুলি কাজ করবে, তবে মোটা বা উপশ্রেণীভুক্ত নথির জন্য, সমতল-নীচের ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করুন। আপনি যে কোন ক্রমে ফোল্ডারগুলি সাজাতে পারেন, তবে সাধারণত এর জন্য একটি বর্ণমালা পদ্ধতি ব্যবহার করা হয়।
6. 6 খামের মতো একই নামের ঝুলন্ত ফোল্ডারগুলি লেবেল করুন। যদি আপনি উল্লম্ব ফাইলিং ক্যাবিনেট ব্যবহার না করেন তবে ফোল্ডারের বাম দিকে সমস্ত প্লাস্টিকের ট্যাবগুলি সাজান। পরের ক্ষেত্রে, সামনে থেকে পিছনের দিকে না রেখে একটি খোলা ড্রয়ারে বাম থেকে ডানদিকে ফোল্ডারগুলির সাথে, ডানদিকে ট্যাবগুলি রাখুন।
7. 7 ফাইলিং ক্যাবিনেটের কাছে অতিরিক্ত ফোল্ডার এবং খাম ভাঁজ করা উচিত যাতে আপনার হাতে একটি ডকুমেন্ট থাকে যা বিদ্যমান ফোল্ডারগুলির সাথে সম্পর্কিত নয় সেক্ষেত্রে আপনি সবসময় দ্রুত একটি ফোল্ডার যুক্ত করতে পারেন। খুব ঘন বা পাতলা ফোল্ডার ব্যবহার করবেন না। নথির পুনর্বিন্যাস করার সময় ফোল্ডারের নাম পরিবর্তন করতে ভুলবেন না।
8. 8 বছরের শেষে, সমস্ত ফোল্ডারগুলি সরান, একই বিভাগের নাম সহ নতুন কাগজের ফোল্ডারগুলি লেবেল করুন এবং ফাইলিং ক্যাবিনেটে রাখুন। আপনার প্রয়োজনীয় কিছু নথি বর্তমান ফোল্ডারে স্থানান্তর করতে পুরানো ফোল্ডারগুলি দিয়ে যান এবং বাকিগুলি সংরক্ষণাগারে পাঠান।

পরামর্শ

• আপনার ফাইল কেবিনেটকে আরও চিত্তাকর্ষক করার জন্য আপনি আপনার কম্পিউটারে রঙিন ট্যাগ মুদ্রণ করে রঙ-কোডেড ফোল্ডারগুলি করতে চাইতে পারেন। কিন্তু যখন আপনি পরিবর্তন করতে চান, উদাহরণস্বরূপ, একটি ফোল্ডার যোগ করুন, যখন আপনি দেখতে পাবেন যে আপনি সঠিক রঙের ফোল্ডারগুলি শেষ করে ফেলেছেন এবং ফোল্ডারে ম্যানুয়ালি সই করতে হবে তখন আপনি হতাশ হতে পারেন। সরলতা সবচেয়ে নিরাপদ জিনিস।

সতর্কবাণী

• "বিবিধ" নামে একটি স্ট্যাক তৈরি করবেন না, অন্যথায় আপনি কখনই এই নথিগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করবেন না।
• একটি ফাইলিং সিস্টেম সংগঠিত করার পরে, ফাইলিং ক্যাবিনেটে অর্ডার রাখুন। আপনার ডেস্ক থেকে নথি বাছাই এবং অপসারণের জন্য প্রতিদিন সময় নিন। আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেটের উপরে একটি গভীর নথির ঝুড়ি রাখার প্রলোভনকে প্রতিহত করুন, অন্যথায় আপনি এটি পূরণ করবেন এবং একটি নোংরা গুদামের সাথে শেষ করবেন।