কন্টেন্ট

• ধাপ
• 3 এর 1 পদ্ধতি: সভার জন্য প্রস্তুতি
• 3 এর 2 পদ্ধতি: মিটিং চলাকালীন
• পদ্ধতি 3 এর 3: সভার পরে
• পরামর্শ
• সতর্কবাণী
• তোমার কি দরকার

কর্পোরেট সেক্রেটারি বা বোর্ড সেক্রেটারি, অথবা হয়তো একজন ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, এমন সম্ভাবনা রয়েছে যে আপনি কর্পোরেট মিটিংয়ের মিনিট রাখার প্রয়োজনের মুখোমুখি হবেন। এই কাজটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি কেবল একটি আইনি প্রয়োজনীয়তা নয়, বিশেষ করে অলাভজনক সংস্থার জন্য: এই প্রোটোকলগুলি কোম্পানির অফিসিয়াল রেকর্ড, এর ইতিহাসের অংশ। নির্দিষ্ট নিয়ম এবং বিন্যাস অনুসরণ করা হলে প্রটোকলগুলি খুব সহজেই করা যায়।

ধাপ

3 এর 1 পদ্ধতি: সভার জন্য প্রস্তুতি

1. 1 সভার তারিখ, সময়, অবস্থান এবং সভার উদ্দেশ্য নিয়ে আগাম (কয়েক সপ্তাহ আগাম) যে কেউ উপস্থিত হওয়ার প্রত্যাশিত তাকে সভার নোটিশ পাঠান।
2. 2 বোর্ডের প্রতিটি সদস্যের জন্য একটি বিশেষ প্যাকেজ প্রস্তুত করুন, যার মধ্যে রয়েছে: মিটিং নোটিশ, আগের সভার মিনিট, উভয় যোগাযোগের তথ্য এবং মিটিং এ কি উপস্থাপন করা হবে (যেমন বিশ্লেষণ এবং বাজেট রিপোর্ট)। যদি তথ্য গোপনীয় হয়, তাহলে এটি স্থানান্তরিত হলেই এটি স্থানান্তরিত হবে, কর্মচারীদের (কিছু ক্ষেত্রে) এবং অতিথিরা প্রাঙ্গণ ছেড়ে চলে যাওয়ার পরে।
3. 3 নিশ্চিত করুন যে আপনার হাতে রেকর্ডিং সরঞ্জাম রয়েছে যা আপনি ব্যবহার করতে সবচেয়ে আরামদায়ক, যেমন: নোটপ্যাড, ফোল্ডার, ল্যাপটপ বা ভয়েস রেকর্ডার।
4. 4 সভার দিন, নিশ্চিত করুন যে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের লেখার উপকরণ, ব্যাজ (প্রয়োজন হলে) এবং রিফ্রেশমেন্ট আছে।

3 এর 2 পদ্ধতি: মিটিং চলাকালীন

1. 1 নিম্নলিখিত তথ্যের একটি নোট করুন:
   • প্রতিষ্ঠানের নাম এবং মিটিংয়ের ধরন।
   • মিটিং বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হয়েছে, এবং যদি তাই হয়, যখন।
   • সভার তারিখ এবং স্থান যেখানে এটি অনুষ্ঠিত হয়েছে।
   • যে সময় মিটিং শুরু হয়েছিল।
2. 2 সভার কারণ লিখুন, উদাহরণস্বরূপ: ত্রৈমাসিক বোর্ড সভা বা কর্মকর্তাদের বার্ষিক নির্বাচন।
3. 3 তালিকাভুক্ত করা উচিত:
   • সভায় উপস্থিত বোর্ড সদস্য, কর্মকর্তা ও কর্মচারী এবং তাদের দায়িত্ব।
   • যারা অনুপস্থিত।
   • অতিথিরা উপস্থিত ছিলেন, যাদের দ্বারা তাদের আমন্ত্রণ জানানো হয়েছিল এবং কেন তারা অনুষ্ঠানে উপস্থিত হয়েছিল।
   • সভার সভাপতির নাম ও উপাধি।
   • যে ব্যক্তি মিটিং এর মিনিট নিচ্ছেন।
4. 4 কোরামের জন্য প্রয়োজনীয় সদস্য সংখ্যা এবং এই সংখ্যাটি পৌঁছেছে কিনা তা নির্দেশ করুন।
5. 5 শেষ সভার মিনিট থেকে গ্রহণ, সংশোধন বা প্রত্যাহারের জন্য ভোটের ফলাফল রেকর্ড করুন।
6. 6 প্রয়োজনে আগের প্রোটোকলগুলি পরিবর্তন করুন।
7. 7 পূর্ববর্তী প্রটোকল থেকে আসল প্রশ্নগুলি ভয়েস করুন এবং তাদের আলোচনার কোর্স, ভোটের ফলাফল বা সামগ্রিক ফলাফল রেকর্ড করুন।
8. 8 অন্য যেকোনো ভোট, উদাহরণস্বরূপ কর্মকর্তাদের নির্বাচন, এবং পক্ষে, বিপক্ষে বা বিরত থাকা ভোটের সংখ্যা রেকর্ড করুন। যারা বিরত থাকে তাদের ব্যতীত, মানুষের নাম এবং তারা কীভাবে ভোট দিয়েছে তা লিখে রাখার প্রয়োজন নেই। ভোট দিতে অস্বীকার করার কারণ এবং এই ভোটের সময় কেউ ঘর থেকে বেরিয়ে গেছে কিনা তা বলুন।
9. 9 আপনার এজেন্ডা আইটেম তালিকা এবং তাদের মধ্যে কিছু স্থান নোট লিখতে।
10. 10 আলোচ্যসূচির বিষয়বস্তু এবং কী বলা হয়েছিল এবং কার দ্বারা আলোচনার নোটগুলি তৈরি করুন।
11. 11 মিটিং চলাকালীন আলোচনা করা সমস্ত সাময়িক বিষয়গুলির তালিকা করুন, সেইসাথে পরবর্তী সভায় যাদের কথা বলতে হবে।
12. 12 নন-এজেন্ডা আইটেম এবং কে তাদের জিজ্ঞাসা করেছে, সেইসাথে সেই আলোচনার ফলাফল সম্পর্কে কোন আলোচনা নোট করুন।
13. 13 পুনর্বিবেচনা, আপডেট বা ভোট দেওয়ার জন্য প্রস্তাবিত সেই সিদ্ধান্তগুলির ফলাফল নির্দেশ করুন। সরকারী সিদ্ধান্ত নিজেই একটি পৃথক নথি হিসাবে উপস্থাপন করা হবে।
14. 14 পরবর্তী সভার তারিখ এবং সময় নির্দেশ করুন।
15. 15 উল্লেখ্য, সভাটি সংখ্যাগরিষ্ঠ সিদ্ধান্ত বা সর্বসম্মত সিদ্ধান্তে বন্ধ ঘোষণা করা হয়েছিল। সভার শেষ সময় নির্দেশ করুন।

পদ্ধতি 3 এর 3: সভার পরে

1. 1 যতটা সম্ভব প্রোটোকল সম্পূর্ণ করুন এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তা করুন।
2. 2 যেকোনো ভোটের ফলাফল, এজেন্ডা আইটেম এবং গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি গা bold় হাইলাইট করুন।
3. 3 সকল সভায় অংশগ্রহণকারীদের যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এর কপি বিতরণ করুন যাতে এর বিষয়বস্তু সম্পর্কে তাদের মতামত পাওয়া যায়। যদি কোন পরিবর্তন প্রস্তাব করা না হয়, মিনিটগুলি আনুষ্ঠানিক করুন এবং তারপর কর্পোরেট মিটিংগুলির জন্য একটি বিশেষ ফোল্ডারে রাখুন। সভায় অংশগ্রহণকারীদের এবং যারা অনুপস্থিত ছিলেন তাদের মধ্যে মিনিটগুলির চূড়ান্ত সংস্করণের কপি বিতরণ করুন।

পরামর্শ

• যদি আপনি কিছু বুঝতে না পারেন, অবিলম্বে উপযুক্ত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন যাতে আলোচনাটি সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়। কোনো ব্যাখ্যা জানতে চাইলে, প্রোটোকলের সম্পূর্ণ খসড়া তৈরি না হওয়া পর্যন্ত আপনাকে অপেক্ষা করতে হবে না।
• গৃহীত সিদ্ধান্ত এবং ভোটের ফলাফল কয়েক মিনিটের মধ্যে নির্দেশিত হতে হবে, কিন্তু তাদের অনুলিপিগুলি আগুন, জল এবং অন্যান্য কারণ থেকে সুরক্ষিত স্থানে একটি পৃথক ফোল্ডারে রাখতে হবে। এই ফোল্ডারের সাথে ইলেকট্রনিক কপিও রাখতে হবে।
• মিটিংয়ের সময় প্রতিটি শব্দ লিপিবদ্ধ করার চেষ্টা করবেন না: যা বলা হয়েছিল সে সম্পর্কে সাধারণ ভাষায় লিখুন। মিনিট পূরণ করা শেষ করার পরে আপনি আলোচনার কোর্সটি সম্পূর্ণরূপে প্রকাশ করতে পারেন।
• আপনার কোম্পানির নীতি বৈদ্যুতিন যোগাযোগের ব্যবহার নিষিদ্ধ করতে পারে। এখন এটি বেশ বিরল - এটি সব নির্ভর করে কখন নিয়ম লেখা হয়েছিল, এবং বছরের পর বছর সেগুলি সংশোধন করা হয়েছে কিনা তার উপর। অতএব, এইভাবে সভায় অংশগ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগ করার আগে, নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি কিছু ভাঙছেন না। আপনি যদি এই ধরনের নিয়মগুলি আশাহীনভাবে পুরানো হয়ে যায় তবে আপনি সংশোধন করার পরামর্শ দিতে পারেন।

সতর্কবাণী

• পর্যালোচনা এবং পুনর্বিবেচনার জন্য সভায় অংশগ্রহণকারীদের কাছে মিনিটের খসড়া জমা দেওয়ার সময় সতর্ক থাকুন, কারণ এটি তাদের যা বলেছে তা পরিবর্তন করার সুযোগ দেয়। যখন প্রোটোকল সম্পূর্ণভাবে শেষ হয়ে যায়, তখন নিশ্চিত করুন যে সবাই এতে করা যেকোনো পরিবর্তন সম্পর্কে সচেতন: এইভাবে তথ্য সঠিকভাবে ব্যাখ্যা করা হবে এবং কেউ বিভ্রান্ত হবে না।

তোমার কি দরকার

• ফোল্ডার
• রেকর্ডিং সরবরাহ (নোটপ্যাড, পেন্সিল বা কলম, ল্যাপটপ বা ভয়েস রেকর্ডার)
• ব্যাজ, প্রয়োজন হলে
• সভার জন্য প্রয়োজনীয় সকল তথ্য সম্বলিত প্যাকেজ
• মিটিং অংশগ্রহণকারীদের জন্য নোটপ্যাড এবং কলম / পেন্সিল
• ঠান্ডা পানীয়