লেখক:
Christy White
সৃষ্টির তারিখ:
10 মে 2021
আপডেটের তারিখ:
1 জুলাই 2024
কন্টেন্ট
স্থিতি প্রতিবেদনটি এককালের মতো মনে হতে পারে তবে এটি লেখা আসলে পরিচালনার সাথে যোগাযোগের জন্য একটি ভাল সুযোগ হতে পারে। আপনি যে প্রকল্পে কাজ করছেন তা নির্বিশেষে আপনার সুনির্দিষ্ট বিবরণ প্রদানের দিকে মনোনিবেশ করা উচিত যা প্রকল্পের বাজেট এবং অগ্রগতি বর্ণনা করে। শুরুতে একটি সংক্ষিপ্তসারে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রাখুন। তারপরে ফলাফল এবং চ্যালেঞ্জগুলির ক্ষেত্রে প্রকল্পটি বর্ণনা করার মূল বিবরণ দিয়ে চালিয়ে যান। বিষয়গুলি সংক্ষিপ্ত তবে তথ্যবহুল রাখুন এবং পরিচালনা আনন্দিত হয়।
পদক্ষেপ
অংশ 1 এর 1: আপনার প্রতিবেদন সেট আপ
ব্যয় এবং সময়সূচীর উপর ফোকাস করুন। আপনি যে প্রকল্পে কাজ করছেন তা নির্বিশেষে পরিচালকরা বাজেট এবং অগ্রগতির ক্ষেত্রে কীভাবে চলছে তা জানতে চায়। প্রকল্পটি কীভাবে আর্থিকভাবে করছে সে সম্পর্কে আপনার রিপোর্ট সংগ্রহের তথ্য সেট আপ করুন। এছাড়াও, প্রকল্পটি সময়মতো ট্র্যাকে রয়েছে কিনা সে সম্পর্কে কিছু মন্তব্য করুন। 
সমস্যা সম্পর্কে সৎ হন। আপনি যদি জানেন যে প্রকল্পের ব্যয় এবং অগ্রগতির সমস্যা রয়েছে তবে সেগুলি লুকিয়ে রাখবেন না। এটি পরবর্তীতে কেবল আরও বড় সমস্যার দিকে পরিচালিত করবে। পরিবর্তে, এই সমস্যাগুলি কীভাবে ভাল চলছে সেগুলির সাথে কীভাবে সম্পর্কিত তা ভাবুন। - উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রকল্পে 1000 ডলারে 1000 টি-শার্ট উত্পাদন এবং শিপিংয়ের সাথে জড়িত থাকে তবে আপনি যদি কেবলমাত্র 300 টি তৈরি করেছেন তবে ইতিমধ্যে 500 ডলার ব্যয় করেছেন তা আপনার উদ্বেগ হতে পারে।
- আপনি সময়সূচীর দু'দিন আগে এবং সে সম্পর্কে মন্তব্য করার জন্য নিজেকে খুঁজে পেতে পারেন।
সমস্যার সমাধান প্রস্তাব। স্থিতির প্রতিবেদনের উদ্দেশ্যটির অংশ হ'ল ম্যানেজারকে পরবর্তী পদক্ষেপগুলি সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করা। আপনি লক্ষ্য করেছেন এমন কিছু সমস্যার সমাধান পরামর্শ দিয়ে সহায়তা করতে পারেন। আপনি প্রতিবেদনটি সেট আপ করার সাথে সাথে, কীভাবে আপনার সমাধানগুলি ব্যয় এবং অগ্রগতির সাথে প্রাসঙ্গিক সে বিষয়ে নোট নিন। - উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার টি-শার্ট ব্যবসাটি তফসিলের আগে এবং বাজেটের পিছনে থাকে তবে আপনি এটিকে উত্পাদন র্যাম্প আপ করার কারণ হিসাবে এবং জিনিসগুলিকে ভারসাম্য বজায় রাখার কারণ হিসাবে দেখতে পাবেন।
2 অংশ 2: এটি একসাথে করা
রিপোর্টটি একটি শিরোনাম দিন। একটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ, শিরোনাম এবং তারিখ দিয়ে আপনার লিখিত প্রতিবেদন শুরু করুন। স্থিতির প্রতিবেদনগুলি সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত বলে এগুলি পৃথক শিরোনাম পৃষ্ঠায় থাকতে হবে না। আপনি যদি ই-মেইলে প্রতিবেদনটি জমা দিচ্ছেন তবে একটি পরিষ্কার বিষয় থাকা যথেষ্ট যাতে আপনার ম্যানেজার জানতে পারে যে ই-মেইলটি কী। - "পার্কার ট্রান্সপোর্ট আগস্ট 2017 রিপোর্ট" এর মতো কিছু ঠিক আছে।
- সর্বদা ডেটা সরবরাহ করুন যাতে আপনি কোন সময়টি প্রতিবেদন করছেন তা পরিষ্কার হয়ে যায়।
- যদি আপনার সংস্থা নির্দিষ্ট প্রতিবেদনের ফর্ম্যাটগুলি ব্যবহার করে তবে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি সেগুলিও ব্যবহার করেছেন।
একটি সংক্ষিপ্তসার দিয়ে শুরু করুন। পরিচালকরা ব্যস্ত এবং অবিলম্বে সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ তথ্যটি দেখতে হবে। প্রতিবেদনের শুরুতে কয়েকটি লাইন বিষয়টির কেন্দ্রবিন্দুতে গিয়ে সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করে যে কীভাবে প্রকল্পটি বাজেট এবং অগ্রগতির ক্ষেত্রে চলছে। - আপনার ম্যানেজারটি প্রতিবেদনটি পড়ার প্রথম মিনিটে সমস্ত তথ্য দেখে তা নিশ্চিত করার চেষ্টা করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি সরাসরি সরাসরি এমন কিছু দিয়ে আপনার প্রতিবেদনটি শুরু করতে পারেন, "পার্কার ট্রান্সপোর্ট বর্তমানে সময়সূচীর চেয়ে এগিয়ে। আমরা বাজেটের 50% ব্যয় করেছি এবং 30% পণ্য উত্পাদন করেছি। উত্পাদন ত্বরান্বিত করে আমরা ব্যয় হ্রাস করতে পারি। ”
- যদি পরিচালকরা শুরুতে যা দেখেন তাতে সন্তুষ্ট হন তবে তারা ইতিমধ্যে যথেষ্ট জানতে পারে। সংক্ষিপ্তসারটিতে যদি কোনও সমস্যা নির্দেশ করে এমন কিছু উপস্থিত থাকে, তারা দ্রুত সেখান থেকে প্রাসঙ্গিক তথ্যে আরও এগিয়ে যেতে পারেন রিপোর্টে।
সর্বাধিক প্রাসঙ্গিক বিশদ সরবরাহ করুন। মাইলফলক এবং কী ডেটার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে এখন পর্যন্ত সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ ফলাফলগুলি তালিকাবদ্ধ করুন। ক্রিয়াকলাপের চেয়ে ফলাফলের ক্ষেত্রে আপনার ম্যানেজারকে অবহিত করুন। - উদাহরণস্বরূপ, "আমাদের প্রযোজনা নেতারা, ফ্র্যাঙ্ক এবং স্যান্ড্রা, ভালো কাজ করেছেন like ফ্র্যাঙ্ক সবসময় সেখানে খুব প্রথমদিকে থাকে এবং সান্দ্রার সর্বদা চলে যাওয়ার সর্বদা শেষ, সময় মতো আমাদের উত্পাদিত সবকিছু রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য ”"
- পরিবর্তে, মূল ডেটাটির উপর জোর দিন: "আমরা সময় নির্ধারণের চেয়ে 20% এগিয়ে আছি কারণ প্রযোজনা নেতারা (ফ্রাঙ্ক এবং সান্দ্রা) দিনে দুই ঘন্টা উত্পাদন সময় বাড়িয়েছেন।"
ঘটনাগুলি সংগঠিত করুন। এখানে আপনি আপনার পরিচালকের স্টাইলে প্রতিবেদনটি তৈরি করতে পারেন can যদি আপনি আপনার পরিচালকের কাজের পদ্ধতি জানেন তবে আপনি সেই অনুযায়ী প্রতিবেদনটি মানিয়ে নিতে পারেন। আপনি যদি নিশ্চিত না হন তবে আপনি যে স্টাইলটি ভাল জানেন সেভাবে একটি সংক্ষিপ্ত, সরাসরি সংক্ষেপে ফোকাস করুন। - আপনার পরিচালক যদি বড় গল্প দেখতে চান তবে আপনি একটি অধ্যায়ের নাম "ফলাফল", অন্য "চ্যালেঞ্জ" এবং তৃতীয় "সমাধান" রাখতে পারেন।
- যে ম্যানেজার যিনি জিনিসগুলি কালানুক্রমিকভাবে দেখতে পছন্দ করেন তাদের জন্য "এই সপ্তাহে অগ্রগতি" অধ্যায়টি অনুসরণ করুন "পরবর্তী পদক্ষেপগুলি" অনুসরণ করুন।
বুলেট ব্যবহার করুন। পরিচালকদের অবশ্যই তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য দ্রুত এবং সহজেই পড়তে সহজভাবে সরবরাহ করতে হবে। অনুচ্ছেদগুলি মূল তথ্যটি পড়তে এবং ছদ্মবেশ ধারণ করতে খুব দীর্ঘ। তবে তালিকাগুলি সহ প্রতিবেদনের মাধ্যমে স্ক্যান করা সহজ। - যদি আপনার ম্যানেজার বা সংস্থা বিশেষত একটি সম্পূর্ণ লিখিত প্রতিবেদন চেয়ে থাকে, অবশ্যই অবশ্যই সেই ইচ্ছাটি অবশ্যই পূরণ করবেন।
প্রয়োজন অনুযায়ী চাক্ষুষ উপাদান যুক্ত করুন Add কোনও প্রকল্প কীভাবে চলছে তা ব্যাখ্যা করার জন্য কিছু পরিচালক তাদের ভিজ্যুয়াল ইঙ্গিত যুক্ত করতে সহায়ক বলে মনে করেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ব্যয়গুলি সম্পর্কে বুলেটের পাশে একটি সবুজ আলো স্থাপন করতে পারেন, যদি এটি ভাল হয় তবে আপনি যদি কিছুটা পিছনে থেকে যান বলে সম্ভবত অগ্রগতি সম্পর্কে একটি কমলা আলো। 
আপনার ম্যানেজারের কাছে জমা দেওয়ার আগে আপনার প্রতিবেদনটি পর্যালোচনা এবং সংশোধন করুন। সংক্ষিপ্ত, অপেক্ষাকৃত অনানুষ্ঠানিক স্থিতির প্রতিবেদনেও বানান ভুল এবং চলমান বাক্যগুলি কখনই বৈধ হয় না। কেবলমাত্র বৈদ্যুতিন বানান এবং ব্যাকরণ চেকারের উপর নির্ভর করবেন না। প্রতিবেদনটি সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি রাখতে, কী কী অপসারণ করা যেতে পারে তা বিবেচনা করুন (যেমন অপ্রয়োজনীয় বিশেষণ এবং বিশেষণ)। - উদাহরণস্বরূপ, "আগস্ট বিক্রয় ভাল চলছে, এখনও সেরা মাস, মেরি এবং স্যামের সত্যই দুর্দান্ত প্রচেষ্টার জন্য ধন্যবাদ" এই বাক্যগুলি এড়ান।
- আপনি একইভাবে আরও সংক্ষেপে বলতে পারেন: "মেরি এবং স্যামের কঠোর পরিশ্রমের জন্য আগস্ট বিক্রয় এখনও সেরা।"
আপনার অন্য নির্দেশ না থাকলে মাসে অন্তত একবার প্রতিবেদন করুন। আপনার সংস্থা আপনাকে একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মতো স্থিতির প্রতিবেদন সরবরাহ করতে বলতে পারে, যেমন সাপ্তাহিক বা দ্বিপক্ষীয়ভাবে। আপনার ম্যানেজারকে অবহিত রাখার জন্য মাসে কমপক্ষে একবার প্রতিবেদন করা ভাল। স্থিতির প্রতিবেদনগুলি কখন থাকা উচিত তা নিশ্চিত না হলে তার সাথে যোগাযোগ করুন। - আপনার পরিচালক যদি প্রায়শই কম রিপোর্ট পেতে চান তবে অবশ্যই আপনার অনুরোধ অনুযায়ী করা হবে।
