কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• 2 এর 1 পদ্ধতি: সাংগঠনিক পরিবর্তন পরিচালনার জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন
• পদ্ধতি 2 এর 2: একটি প্রকল্পের পরিবর্তন ট্র্যাক
• পরামর্শ

দুটি ধরণের পরিবর্তন পরিচালনার পরিকল্পনা রয়েছে। একজনের পরিবর্তনে একটি সংস্থায় কী প্রভাব পড়ে এবং সংক্রমণকে নরম করে তোলে তা নিয়ে উদ্বিগ্ন। অন্যটি একটি প্রকল্পে পরিবর্তন করে এবং প্রকল্প পর্যায়ে পণ্যটিতে করা সমন্বয় বা পরিবর্তনের একটি পরিষ্কার রেকর্ড তৈরি করে। উভয় পরিকল্পনার লক্ষ্য হল সঠিক ও নির্ভুলভাবে কী করা উচিত তা সম্পর্কে পরিষ্কারভাবে যোগাযোগ করা।

পদক্ষেপ

2 এর 1 পদ্ধতি: সাংগঠনিক পরিবর্তন পরিচালনার জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন

1. পরিবর্তনের কারণগুলি দেখান। পরিবর্তনের সিদ্ধান্তের কারণ হিসাবে কার্যকারিতা ফাঁক, নতুন প্রযুক্তি, বা সংস্থার মিশনের বিবৃতিতে পরিবর্তনগুলির কারণগুলি তালিকাভুক্ত করুন।
   • একটি সম্ভাব্য পন্থা হ'ল সংস্থার বর্তমান পরিস্থিতি এবং এই পরিকল্পনাটি যে ভবিষ্যতে আনতে চায় তা ভবিষ্যতের পরিস্থিতি বর্ণনা করে।
2. কী পরিবর্তন করতে হবে এবং এর দৈর্ঘ্য নির্ধারণ করুন। পরিবর্তন পরিচালনা পরিকল্পনার প্রত্যাশিত প্রকৃতি সংক্ষেপে বর্ণনা করুন। এটি কাজের বিবরণ, পদ্ধতি, নীতি এবং / অথবা কাঠামোগত সংস্থাকে প্রভাবিত করবে কিনা তা উল্লেখ করুন। বিভাগগুলি, ওয়ার্কগ্রুপগুলি, সিস্টেমগুলি বা অন্যান্য ক্ষেত্রগুলির তালিকা করুন যাতে পরিবর্তনগুলি আসবে।
3. স্টেকহোল্ডারদের সমর্থন তালিকাবদ্ধ করুন। পরিকল্পনার দ্বারা প্রভাবিত সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের তালিকা তৈরি করুন, যেমন, সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট, প্রজেক্ট ম্যানেজার, প্রজেক্ট স্পনসর, শেষ ব্যবহারকারী এবং / অথবা কর্মচারীরা। স্টেকহোল্ডার পরিবর্তনটি সমর্থন করলে প্রতিটি গ্রুপকে লিখুন।
   • এই ডেটা সংক্ষেপে এবং স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করার জন্য আপনি একটি গ্রাফ প্রদর্শন করতে পারেন। উচ্চ / মাঝারি / নিম্ন রেটিংয়ের উপর ভিত্তি করে আপনি প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের জন্য গ্রাফিকগুলি "সচেতনতা", "সমর্থনের স্তর" এবং "প্রভাব" তে ভাগ করতে পারেন।
   • যদি সম্ভব হয় তবে সমর্থন তালিকাভুক্ত করতে আপনার একের পর এক কথোপকথন থাকতে পারে।
4. একটি পরিবর্তন পরিচালনা দলকে জমা দিন। এই দলটি সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের সাথে ভাল যোগাযোগের জন্য, উদ্বেগগুলি তালিকাবদ্ধ করার এবং পরিবর্তন প্রক্রিয়াটি যতটা সম্ভব সাবলীল, তা নিশ্চিত করার জন্য দায়বদ্ধ। এমন ব্যক্তিদের চয়ন করুন যারা সংস্থায় দুর্দান্ত বিশ্বাসযোগ্যতা উপভোগ করেন এবং যাদের যোগাযোগের দক্ষতা রয়েছে।
   • এই দলে সর্বোচ্চ পরিচালন স্তর থেকে পরিবর্তন প্রক্রিয়াটির একজন সূচনাকারী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। জোর দিয়ে বলুন যে এর মধ্যে পরিবর্তনগুলি চালনা করতে সত্যই সক্রিয় কাজ জড়িত এবং এটি কেবল পরিকল্পনার অনুমোদনের বিষয়ে নয়।
5. সংগঠনের কার্যনির্বাহী কর্মীদের বোর্ডে আনার জন্য একটি পদ্ধতির বিকাশ করুন। পরিবর্তনটিকে সফল করতে সংগঠনের নেতাদের সহযোগিতা পাওয়া সর্বাধিক গুরুত্বের বিষয়। কর্মীদের প্রতিটি নির্বাহী সদস্যকে পরিবর্তনের বিষয়ে মতামত প্রদান করুন এবং পরিবর্তনের প্রচারে সক্রিয় ভূমিকা নিতে প্রতিটি ব্যক্তির সাথে কাজ করুন।
6. প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের জন্য একটি পরিকল্পনা প্রস্তুত করুন। যারা এই পরিবর্তনকে সমর্থন করেন তাদের সহ প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের জন্য, ঝুঁকি এবং উদ্বেগগুলির মূল্যায়ন করুন। এই উদ্বেগগুলি সমাধান করতে পরিবর্তন পরিচালনা দলকে কাজ করুন।
7. একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা আঁকুন। যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার পরিবর্তন পরিকল্পনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ। যার কাজ পরিবর্তনগুলি দ্বারা প্রভাবিত হয় তার সাথে নিয়মিত যোগাযোগ করুন। পরিবর্তনগুলি করার কারণগুলি এবং তাদের সাথে আসা বেনিফিটদের উপর জোর দিন।
   • অংশীদারদের মুখোমুখি দ্বি-মুখী যোগাযোগের বিকল্প দেওয়া উচিত। ব্যক্তিগত সভা খুব গুরুত্বপূর্ণ।
   • যোগাযোগটি পরিবর্তনের নেতৃত্বদাতা, প্রতিটি কর্মীর তাত্ক্ষণিক তত্ত্বাবধায়ক এবং স্টেকহোল্ডারের দ্বারা আস্থাযুক্ত কোনও অতিরিক্ত মুখপাত্রের কাছ থেকে আসা উচিত। সমস্ত যোগাযোগ অবশ্যই একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বার্তা দিতে হবে।
8. বিরোধী কোথা থেকে আসে তা সন্ধান করুন। পরিবর্তনগুলি সর্বদা বিরোধীদের দিকে পরিচালিত করে। এটি স্বতন্ত্র পর্যায়ে ঘটে তাই ব্যক্তিগতভাবে স্টেকহোল্ডারদের সাথে কেন তা খুঁজে বের করার জন্য কথা বলুন। অভিযোগগুলি ট্র্যাক করুন যাতে পরিবর্তন পরিচালনার দল তাদের সমাধান করতে পারে। এর মধ্যে রয়েছে বিশেষত:
   • মানুষের পরিবর্তন করার কোন প্রেরণা নেই বা তাত্পর্যপূর্ণ কোনও ধারণা নেই
   • লোকেরা বড় চিত্র বুঝতে পারে না বা কেন পরিবর্তনগুলি প্রয়োজনীয়
   • প্রক্রিয়াটিতে অংশগ্রহণের অভাব রয়েছে
   • লোকেরা তাদের চাকরি, ভবিষ্যতের অবস্থান বা প্রয়োজনীয়তা এবং দক্ষতা সম্পর্কে অনিশ্চিত
   • পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়ন বা যোগাযোগের বিষয়ে প্রত্যাশা পূরণ করতে ব্যর্থ হচ্ছে ম্যানেজমেন্ট
9. বাধা সঙ্গে ডিল। অনেক অভিযোগকে আরও নিবিড়ভাবে যোগাযোগ করে বা যোগাযোগের কৌশলটি পরিবর্তন করে সমাধান করা যেতে পারে যাতে নির্দিষ্ট সমস্যাগুলি আলোচনা করা হয়। অন্যান্য অভিযোগগুলির জন্য বিভিন্ন পরিকল্পনা প্রয়োজন যা আপনার পরিকল্পনায় একীভূত হতে পারে বা এগুলি বাস্তবায়নের জন্য পরিবর্তন পরিচালনা দলকে নির্ধারিত করা যেতে পারে। এইগুলির মধ্যে কোনটি আপনার সংস্থার পরিস্থিতি অনুসারে উপযুক্ত তা চিন্তা করুন:
   • কাজের বিবরণী বা পদ্ধতি পরিবর্তনের জন্য, কর্মচারীদের প্রশিক্ষণকে অগ্রাধিকার দিন।
   • আপনি যদি চাপের উত্তেজনা বা সামান্য অনুপ্রেরণা নিয়ে প্রত্যাশা করেন তবে কোনও ইভেন্টের আয়োজন করুন বা কর্মচারীদের জন্য সুবিধা প্রদান করুন provide
   • যদি স্টেকহোল্ডাররা পরিবর্তনের জন্য অনুপ্রাণিত না হয় তবে প্রণোদনা দিন।
   • যদি স্টেকহোল্ডাররা বঞ্চিত বোধ করেন, প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার জন্য একটি সভার আয়োজন করুন এবং পরিকল্পনায় আপনি কী পরিবর্তন করতে পারবেন তা বিবেচনা করুন।

পদ্ধতি 2 এর 2: একটি প্রকল্পের পরিবর্তন ট্র্যাক

1. পরিবর্তন পরিচালনার কার্যগুলি সংজ্ঞায়িত করুন। এই প্রকল্পের জন্য নির্ধারিত ফাংশনগুলির তালিকা দিন। প্রতিটি পদের জন্য দায়িত্ব এবং দক্ষতা বর্ণনা করুন। প্রতিদিনের স্তরের পরিবর্তনটি বাস্তবায়নের জন্য আপনার অবশ্যই কমপক্ষে একটি প্রকল্প পরিচালক এবং একটি প্রকল্পের স্পনসরকে সামগ্রিক অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করতে এবং উচ্চ-স্তরের পরিবর্তন পরিচালনার সিদ্ধান্ত নিতে হবে।
   • একটি বৃহত সংস্থার বৃহত প্রকল্পগুলির জন্য, আপনি নির্দিষ্ট দক্ষতার সাথে প্রতিটিগুলিতে বিভিন্ন প্রকল্পের পরিচালকের ভূমিকা ভাগ করতে পারেন।
2. পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ কমিটি গঠনের কথা ভাবেন। সফ্টওয়্যার প্রকল্পগুলিতে প্রতিটি স্টেকহোল্ডার গ্রুপের প্রতিনিধি সমন্বয়ে একটি পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ কমিটি থাকে। এই কমিটি প্রকল্প পরিচালকের জায়গায় পরিবর্তনের অনুরোধগুলি অনুমোদন করে এবং সিদ্ধান্তগুলি সংশ্লিষ্টদের কাছে পৌঁছে দেয়। এই দৃষ্টিভঙ্গি বিভিন্ন স্টেকহোল্ডার এবং প্রকল্পগুলির জড়িত প্রকল্পগুলির জন্য ভাল কাজ করে যার ক্ষেত্র এবং উদ্দেশ্যগুলি পুনরায় মূল্যায়ন করা দরকার।
3. পরিবর্তনের জন্য অনুরোধ জারি করার জন্য একটি পদ্ধতি স্থাপন করুন। প্রকল্প দলের কেউ একবার এগিয়ে যাওয়ার পথ খুঁজে পেলে আপনি এই ধারণাটিকে কীভাবে বাস্তবে পরিণত করবেন? এই পরিকল্পনায়, দল কর্তৃক অনুমোদিত পদ্ধতিটি বর্ণনা করুন। এখানে একটি উদাহরণ:
   • একটি দলের সদস্য পরিবর্তনের জন্য অনুরোধ জানাতে একটি ফর্ম পূরণ করে এবং প্রকল্প পরিচালককে প্রেরণ করে।
   • প্রজেক্ট ম্যানেজার পরিবর্তনের অনুরোধ লগে ফর্মটিতে প্রবেশ করে এবং অনুরোধগুলি কার্যকর করা বা প্রত্যাখ্যান হওয়ার সাথে সাথে এই লগটিকে আপডেট করে।
   • পরিচালক আরও একটি বিস্তারিত পরিকল্পনা তৈরি করতে এবং প্রয়োজনীয় প্রচেষ্টা অনুমান করার জন্য দলের সদস্যদের দায়িত্ব দেয়।
   • প্রকল্প পরিচালক ম্যানেজমেন্ট বা প্রত্যাখ্যানের জন্য প্রকল্পের স্পনসরকে পরিকল্পনাটি প্রেরণ করেন।
   • পরিবর্তন বাস্তবায়িত হয়। অংশীদারদের নিয়মিত অগ্রগতি সম্পর্কে অবহিত করা হয়।
4. পরিবর্তনের অনুরোধ করতে একটি ফর্ম তৈরি করুন। নিম্নলিখিত অনুরোধটি প্রতিটি অনুরোধের সাথে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত এবং লগটিতে যুক্ত করা উচিত:
   • আবেদন পরিবর্তনের তারিখ
   • প্রকল্পের পরিচালক দ্বারা প্রদত্ত পরিবর্তনের অনুরোধের নম্বর
   • শিরোনাম এবং বিবরণ
   • জমা দেওয়ার নাম, ই-মেইল এবং টেলিফোন নম্বর
   • অগ্রাধিকার (উচ্চ, মাঝারি বা নিম্ন)। জরুরী পরিবর্তন পরিচালনার পরিকল্পনার আলাদা সময়সীমা রয়েছে।
   • পণ্য নম্বর এবং সংস্করণ (সফ্টওয়্যার প্রকল্পের জন্য)
5. পরিবর্তন লগ অতিরিক্ত তথ্য যুক্ত করুন। এই লগ এছাড়াও সিদ্ধান্ত এবং তাদের কার্যকরকরণ রেকর্ড করা উচিত। পরিবর্তনের আবেদন ফর্মে প্রদত্ত তথ্যের পাশাপাশি আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিত তথ্যের জন্য স্থান সরবরাহ করতে হবে:
   • অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান
   • আবেদন অনুমোদিত বা প্রত্যাখ্যানকারী ব্যক্তির স্বাক্ষর
   • পরিবর্তন বাস্তবায়নের জন্য সময়সীমা
   • পরিবর্তনের সমাপ্তির তারিখ
6. বড় সিদ্ধান্তের উপর নজর রাখুন। প্রতিদিনের পরিবর্তনের উপর নজর রাখে এমন পরিবর্তন লগের পাশাপাশি, আপনি যে সমস্ত বড় সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় তার একটি রেকর্ডও রাখতে পারেন। এই প্রতিবেদনের জন্য ধন্যবাদ, দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্প বা তাদের পরিচালনায় পরিবর্তনগুলির মধ্যে থাকা প্রকল্পগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ। এই প্রতিবেদনটি গ্রাহক বা শীর্ষ পরিচালন কর্মীদের সাথে যোগাযোগের ভিত্তি হিসাবেও কাজ করতে পারে। মেয়াদ, প্রকল্পের আকার বা প্রকল্পের প্রয়োজনীয়তা, অগ্রাধিকারের স্তর বা কৌশল কোনও পরিবর্তনের জন্য নিম্নলিখিত তথ্যের উপর নজর রাখুন:
   • কে সিদ্ধান্ত নিয়েছে
   • যখন সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল
   • সিদ্ধান্তের পিছনে কারণগুলির একটি সংক্ষিপ্তসার এবং এটি প্রয়োগের পদ্ধতি। এই পদ্ধতি সম্পর্কিত নথি যুক্ত করুন।

পরামর্শ

• আপনার কর্মী এবং গ্রাহকদের উভয়ের সাথেই বিশ্বাস এবং আনুগত্য তৈরি করুন। মানুষ প্রায়শই পরিবর্তন নিয়ে অস্বস্তি বোধ করে। আপনি আপনার কর্মীদের স্বার্থকে প্রথমে রেখেছেন এমন বার্তাটি পৌঁছে দিয়ে আপনি তাদের সমর্থন জিতেছেন।