কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• অংশ 1 এর 1: ফোন উত্তর
• পার্ট 2 এর 2: কল স্থানান্তর করুন
• অংশ 3 এর 3: কঠিন ফোন কল সঙ্গে ডিল
• পরামর্শ
• সতর্কতা

ইমেল, লাইভ চ্যাট, অনলাইন অনুসন্ধান এবং সামাজিক মিডিয়া সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ, তবে ফোনটি এখনও ব্যবসায়ের পছন্দের পছন্দ। আপনি ফোনে কারও সাথে কতবার কথা বলেছেন যাকে আপনি ভাবেন নিঃসত্তাবাদী? অন্যকে আপনার সম্পর্কে একই ভাবতে দেবেন না। পেশাদারভাবে ফোন কল কীভাবে করা যায় সে সম্পর্কে আপনার যা জানা দরকার তা এখানে।

পদক্ষেপ

অংশ 1 এর 1: ফোন উত্তর

1. একটি কলম এবং কাগজ প্রস্তুত আছে। আপনার ফোন কলগুলি ব্যক্তির নাম, যে সময় তারা ফোন করেছিলেন এবং কারণ লিখে লিখে রাখুন। নোটবুকে তথ্য লিখে রাখা ভাল is এটি ফোন কলগুলিকে এক জায়গায় সুসংহতভাবে রাখে এবং কলটি যার জন্য হয়েছিল তার জন্য একটি অনুলিপি দিতে পারেন, যদি তা না হয়।
2. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ফোনটির উত্তর দিন। কেউ অপেক্ষা করতে পছন্দ করে না। ফোনটির উত্তর দেওয়া দ্রুত কলকারীকে দেখায়, যিনি সম্ভবত একজন গ্রাহক, আপনার একটি দক্ষ ব্যবসা রয়েছে। এটি কলকারীকে জানতে দেয় যে তার কলটি গুরুত্বপূর্ণ।
3. নিজেকে এবং আপনার সংস্থাকে সনাক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, বলুন: “আইজেজারহান্ডেল ডি জাওয়ার্ড কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। তুমি ব্রামের সাথে কথা বলো। ” তারা যদি সেই তথ্য না দেয় তবে কারা কল করছে এবং কোথায় থেকে কল করছে তা জিজ্ঞাসা করুন, বিশেষত যদি আপনার সংস্থার অবাঞ্ছিত কলগুলির বিরুদ্ধে কঠোর নীতি থাকে।
4. সঠিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। যথাসম্ভব তথ্য সংগ্রহ করুন। এটি অযাচিত ফোন কলগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করে। যাইহোক, আপনি যখন অন্য লোকদের জিজ্ঞাসা করছেন, বিশেষত যখন আপনি একটি ধারাবাহিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করছেন তখন এটি অভিযোগমূলক হিসাবে দেখা দিতে পারে। আপনি দৃy়রূপে উপস্থিত হতে চান না, তাই নিজেকে শান্ত রাখুন এবং একটি শান্ত এবং পরিমিত সুর ব্যবহার করুন।
   • কলার: "আমি কি টিমের সাথে কথা বলতে পারি?"
   • উত্তরদাতা: "আমি জিজ্ঞাসা করতে পারি কে ফোন করছে?"
   • কলার: "টম।"
   • উত্তরদাতা: "আপনি কোথা থেকে ফোন করছেন?"
   • কলার: "ইংল্যান্ড।"
   • উত্তরদাতা: "আপনার সংস্থার নাম কী?"
   • কলার: "এটি ব্যক্তিগত" "
   • উত্তরদাতা: "টিম কি আপনার কল আশা করছে?"
   • কলকারী: "না"
   • উত্তরদাতা: "ভাল, আমি আপনাকে এগিয়ে দেওয়ার চেষ্টা করছি"
5. ধরে নিন যে আপনার সংস্থার কেউ এই কথোপকথনটি শুনছেন। যে সংস্থাগুলি ইনকামিং কলগুলি নিরীক্ষণ করে থাকে তারা সাধারণত আপনাকে প্রাক-রেকর্ড করা বার্তায় জানায়। এমনকি যদি তা না করে, আপনি যখন ভাবেন যে তারা এটি করে তখন আরও পেশাদারভাবে কথা বলুন। যদি তারা তা করে থাকে তবে ফোনে আপনি কী বলছেন তা শোনার এবং প্রয়োজনে নিজেকে উন্নতি করার সুযোগ পাবেন।

পার্ট 2 এর 2: কল স্থানান্তর করুন

1. কাউকে ধরে রাখার আগে জিজ্ঞাসা করুন এবং তাদের উত্তরের জন্য অপেক্ষা করুন। অনেক সংস্থার একটি বড় সমস্যা হ'ল তারা কলারদের খুব বেশি সময় ধরে রাখেন। জেন মাস্টার্স ব্যতীত, বেশিরভাগ লোক দীর্ঘ অপেক্ষা করতে পছন্দ করেন না। লোকেরাও সর্বদা ভাবেন যে তারা যতটা দ্বিগুণ অপেক্ষা করেন ততক্ষণ তারা করেন। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এগুলি বন্ধ করে দেওয়া যখন আপনি আবার লাইনটি বেছে নেবেন তখন একজন বিরক্তিকর কলারের ঝুঁকি হ্রাস করে!
2. নিশ্চিত করুন যে যার জন্য কলটি কলটির উত্তর দিচ্ছেন। কলকারী যখন কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির জন্য জিজ্ঞাসা করেন, তাদের ধরে রাখার আগে আপনি তাদের "স্থানান্তর করার চেষ্টা করছেন" বলুন। তারপরে পরীক্ষা করুন যে প্রাপক ক) ক উপলব্ধ এবং খ) ব্যক্তির সাথে কথা বলার জন্য প্রস্তুত। যদি তা না হয় তবে একটি বিশদ বার্তাটি নিশ্চিত করে নিন।
3. সঠিক ব্যাকরণ ব্যবহার করুন। সর্বদা বিষয় হিসাবে "জন এবং আমি" এবং প্রধান বিষয় হিসাবে "জন এবং আমি" ব্যবহার করুন (উদাহরণস্বরূপ, "জন এবং আমি দোকানে গিয়েছিলাম" না "তিনি" জন এবং আমি কথা বলছিলেন ")।
4. আপনার কন্ঠে মনোযোগ দিন। কলকারী আপনার ভয়েস এবং আপনার স্বর থেকে আপনার উদ্দেশ্যগুলি শুনে। টেলিফোনে হোক বা ব্যক্তিগতভাবে; এটি আপনার মুখ থেকে বেরিয়ে আসা শব্দগুলির চেয়ে বেশি বলে says পেশাদার ফোনে সাফল্যের চাবিকাঠিটি হ'ল ভিতরে থেকে হাসি!
   • এই কলটি একটি কল সেন্টারের সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের সাথে ধরা পড়েছিল, যিনি প্রতিটি কল সেন্টারের কর্মচারীর কর্মক্ষেত্রে ক্ষুদ্র আয়না ঝুলিয়েছিলেন যা পড়েছিল, "আপনি যা দেখছেন তা তারা শুনবে!"
5. যখনই সম্ভব কলারের নাম ব্যবহার করুন। এটি ব্যক্তিগত কিছু যুক্ত করে এবং দেখায় যে আপনি শুনছেন। দুঃখিত জন, কিন্তু মার্ক এই মুহুর্তে উপলব্ধ নেই। আমি কি আপনাকে কিছু সাহায্য করতে পারি বা কোনও বার্তা গ্রহণ করতে পারি? "
6. আপনি যখন কাউকে ফোন করবেন তখন প্রথমে নিজেকে চিহ্নিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, বলুন: "আমার নাম মারিজে হান্টার এবং আমি লোরা ডি ভ্রিজের সন্ধান করছি"। কথা বলবেন না, যদিও। অন্য কথায়, অপ্রয়োজনীয় বিশদ না বাড়িয়ে সরাসরি থাকুন।
7. পেশাদারভাবে কথোপকথনটি শেষ করুন। আন্তরিকভাবে বলুন, "কল করার জন্য ধন্যবাদ। তোমার শুভ দিন কামনা করছি! "

অংশ 3 এর 3: কঠিন ফোন কল সঙ্গে ডিল

1. সক্রিয় শ্রবণ দক্ষতার অনুশীলন করুন। তর্ক বা গ্রাহক কেটে না। এমনকি যখন ব্যক্তিটি ভুল হয়ে গেছে বা আপনি কী জানেন সে কী বলবে। ব্যক্তিটি সে বলতে চায় বা সে কী বলতে চায়। ভাল শ্রবণশক্তি আত্মবিশ্বাস জাগিয়ে তোলে এবং একজন ক্রুদ্ধ আহ্বানকারীকে শান্ত করতে সহায়তা করে।
2. কম ভয়েস ব্যবহার করুন এবং একটি সমান সুরে কথা বলুন। যদি গ্রাহক আরও জোরে কথা বলতে শুরু করেন তবে আরও ধীরে ধীরে এবং শান্ত স্বরে নিজেই কথা বলুন। শান্ত আচরণ (বনাম বিরক্ত বা উত্তেজিত) একটি হতবাক ব্যক্তিকে শান্ত করার একটি ভাল উপায়। কোনও গ্রাহকের ভলিউম বা সুরের উপর ভরসা না রাখলে রাগান্বিত ব্যক্তিকে নিজের উপর নিয়ন্ত্রণ পেতে সাহায্য করতে পারে।
3. সহানুভূতির মাধ্যমে বিশ্বাস তৈরি করুন। নিজেকে গ্রাহকের জুতোতে রাখুন। কলকারীকে জানতে দিন যে আপনি তাদের হতাশা এবং অভিযোগ বুঝতে পেরেছেন। এই একা একজন ব্যক্তিকে শান্ত করার এক দুর্দান্ত সহায়তা help একে বলা হয় "মৌখিক নোড," এবং এটি কলারকে বোঝার অনুভূতি তৈরি করতে সহায়তা করে।
4. রাগ করা বা বিরক্ত হওয়া এড়িয়ে চলুন। যদি ক্লায়েন্টটি মৌখিকভাবে আক্রমণাত্মক হয় বা ধমক দেয়, একটি দীর্ঘ নিঃশ্বাস নিন এবং এমনভাবে চালিয়ে যান যেন আপনি তা শোনেন নি। একইভাবে প্রতিক্রিয়া দেওয়া কোনও সমস্যার সমাধান করে না এবং এটি পরিস্থিতি হাতছাড়া করতে পারে। পরিবর্তে, ক্লায়েন্টকে মনে করিয়ে দিন যে আপনি সহায়তা করতে চান এবং সমস্যা সমাধানের ক্ষেত্রে আপনিই তাঁর সেরা শট - প্রায়শই এই বিবৃতি পরিস্থিতি শান্ত করে।
5. জিনিস ব্যক্তিগতভাবে নেওয়া থেকে বিরত থাকুন। ইস্যুটিতে লেগে থাকুন এবং গ্রাহক তা করলেও ব্যক্তিগত পাবেন না। মনে রাখবেন, গ্রাহক আপনাকে চেনে না এবং সে কেবল বিক্রয় প্রতিনিধি হিসাবে আপনাকে হতাশ করছে। শান্তভাবে কথোপকথনটিকে ইস্যুতে ফিরিয়ে আনুন এবং আপনি কীভাবে এটির সমাধান করার চেষ্টা করছেন, ব্যক্তিগত মন্তব্য উপেক্ষা করে।
6. আপনি কোনও মানুষের সাথে কথা বলছেন তা ভুলে যাবেন না। আমাদের সবার খারাপ দিন কাটছে। হয়তো ওই ব্যক্তির তার বা তার স্বামীর সাথে লড়াই হয়েছিল, জরিমানা হয়েছে, বা তার খুব খারাপ ভাগ্য হয়েছে। আমরা সবাই কিছুটা হলেও সেখানে এসেছি। শান্ত এবং নিরবিচ্ছিন্ন থাকাকালীন তাদের দিনটি আরও উন্নত করার চেষ্টা করুন - এটি আপনাকে খুব ভাল বোধ করে!

পরামর্শ

• মুখে আঠা রাখবেন না, বা ফোনে থাকাকালীন খাবেন বা পান করবেন না।
• "আহ", "এহ" এবং অন্যান্য অর্থহীন "ফিলার শব্দ" বা শব্দ ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন।
• নিঃশব্দ বোতামটি ব্যবহার করবেন না: এটি তখনই ব্যবহার করা উচিত যখন কোনও সুপারভাইজার বা প্রশিক্ষণ কোচের কাছ থেকে অতিরিক্ত সহায়তার প্রয়োজন হয়।

সতর্কতা

• মনে রাখবেন, প্রত্যেকে কীভাবে পেশাদার হতে হয় তা জানেন না। পারস্পরিক না হলেও এমনকি নম্র থাকুন।
• আপনি কোনও সমস্যার সাথে মোকাবিলা করার পরে, ভুলে যাবেন না যে পরবর্তী কলার একজন নতুন ব্যক্তি। পূর্ববর্তী কলার থেকে উদ্ভূত কোনও আবেগ প্রকাশ করুন।
• গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিদের একটি কঠিন ফোন কল করার পরে 5 বা 10 মিনিটের বিরতি নেওয়া উচিত।