লেখক:
Lewis Jackson
সৃষ্টির তারিখ:
10 মে 2021
আপডেটের তারিখ:
1 জুলাই 2024
কন্টেন্ট
অফিস ফাইলগুলি সংগঠিত করা কোনও সহজ কাজ নয়, বিশেষত যখন বড় পরিমাণে ফাইল এবং ডকুমেন্টগুলি সংগঠিত করার কথা আসে। তবে, আপনি আগে থেকে পরিকল্পনা করে এবং ফাইলিং সিস্টেমের সিদ্ধান্ত নিয়ে এই চ্যালেঞ্জটি কাটিয়ে উঠতে পারেন। এটি আপনাকে আপনার ব্যবসায়ের প্রোফাইলটি সংগঠিত করতে সহায়তা করে এবং এটি নিশ্চিত করে যে আপনি গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি দ্রুত খুঁজে পাবেন। আপনার মিশনটি শুরু করতে আপনার অফিসের রেকর্ডগুলি কীভাবে সংগঠিত করবেন সে সম্পর্কে নীচের নিবন্ধটি পরীক্ষা করে দেখতে পারেন।
পদক্ষেপ
পার্ট 1 এর 1: সময় সঠিকভাবে সাজান
মাঝামাঝি বিঘ্ন এড়ানোর জন্য আপনার অ্যাপ্লিকেশনটি সংগঠিত করার জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করুন। আপনার আরম্ভের আগে কার্ডবোর্ড এবং স্টিকারগুলি একটি নতুন প্রোফাইল তৈরি করতে প্রস্তুত রয়েছে। বিজ্ঞাপন
৩ অংশের ২: নথি এবং রেকর্ডগুলি সংগঠিত করুন
দস্তাবেজগুলির ফাইলগুলি এবং ফাইলগুলি ছোট, আরও পরিচালনযোগ্য অংশগুলিতে বিভক্ত করুন।- প্রক্রিয়াটি একবারে একটি স্ট্যাক করে এবং পরিমাণ হ্রাস এবং অপ্রয়োজনীয়তা সীমাবদ্ধ করতে অপ্রয়োজনীয় কাগজপত্র পরিষ্কার বা ধ্বংস করে দেয়।
- বাকী ডকুমেন্টস এবং ফাইলগুলি দুটি পৃথক অংশে ভাগ করুন, একটি আগত মাসগুলিতে প্রক্রিয়া করা হওয়া ফাইলগুলির জন্য এবং অন্যটি সংরক্ষণাগার ফাইলগুলির জন্য যা জরুরি প্রক্রিয়াজাতকরণের প্রয়োজন হয় না।
আপনার যদি ক্লায়েন্টের প্রোফাইল থাকে তবে ফোল্ডারগুলিকে বর্ণানুক্রমিকভাবে সংগঠিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি বাইন্ডার যদি কোনও ব্যক্তি বা সংস্থার নাম হয় তবে আপনি সেই ব্যক্তির নাম দ্বারা রেকর্ডগুলি বাছাই করতে পারেন। এই ক্ষেত্রে, আপনার প্রতিটি গ্রাহকের পুরো নাম সম্বলিত প্রোফাইল কার্ড লেবেল করা উচিত।আপনার কভারগুলি বর্ণানুক্রমিকভাবে সংগঠিত করুন, তারপরে কোন ফাইলের কোনও ড্রয়ারের একটি নির্দিষ্ট অক্ষর দিয়ে শুরু হওয়া নাম রয়েছে তা দেখতে আপনার ফাইলিং ড্রয়ারটি লেবেল করুন।
বিভাগের অনুসারে বাছাই করুন যদি ব্যবসায়ের অনেক অংশের রেকর্ড থাকে। কিছু রেকর্ড চালান, ওয়্যারেন্টি বা চুক্তির সাথে সম্পর্কিত এবং আপনাকে এগুলিকে বিভিন্ন বিভাগে ভাগ করতে হবে। প্রতিটি রেকর্ড যথাযথ হিসাবে লেবেল করুন এবং সমস্ত প্রাসঙ্গিক নথি রেকর্ডে রাখুন। আপনার একটি গৌণ প্রোফাইল তৈরি করতে হতে পারে, সুতরাং প্রতিটি বিভাগ এবং কভারটিকে গৌণ হতে চিহ্নিত করতে একটি ঝুলন্ত কভার ব্যবহার করুন।- জরুরি কাগজপত্রগুলির একটি পোর্টফোলিও তৈরি করুন যাতে আপনি গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্রগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে পারেন।
- অস্থায়ী ফাইলগুলি সামনে এবং সংরক্ষণাগার ফাইলগুলি ড্রয়ারের পিছনে রাখুন যাতে আপনি প্রসেসিংয়ের জন্য প্রয়োজনীয় ফাইলগুলি সহজেই অ্যাক্সেস করতে পারেন।
পার্ট 3 এর 3: মাসে রেকর্ড বাছাই করুন
উপরের পদ্ধতিগুলি ব্যবহারের পাশাপাশি, আপনি মাস (এবং বছর-) দ্বারা আপনার বাইন্ডারগুলি সংগঠিত করতে পারেন। যদি এখনই আপনার এটিকে বাছাই করার সময় না পাওয়া যায় তবে আপনি ডেট অর্ডার প্রসেসিংয়ের জন্য আপনার কাগজপত্রগুলি মাসিক ফাইলে রেখে দিতে পারেন। এই পদক্ষেপটি আপনাকে কোথায় আপনার ডকুমেন্টগুলি দ্রুত সঞ্চয় করতে হবে তা নির্ধারণ করতে সহায়তা করে।
- মাসিক রেকর্ডটি অন্যান্য ধরণের নথি সংরক্ষণের জন্যও উপযুক্ত।
বছরের শেষের দিকে, মাসিক রেকর্ডে থাকা কাগজপত্রগুলি পরীক্ষা করুন এবং আপনি জানতে পারেন যে টেমপ্লেটটি, পাশাপাশি নতুন প্রোফাইল গ্রুপ (বিভাগের নাম) সিস্টেমে অনুপস্থিত। নতুন বছরে সেই কাগজগুলির জন্য প্রোফাইল তৈরি করুন।
মাসের মধ্যে বাকী কাগজপত্রগুলি ক্লিপ করুন। "মিশ্র" গোষ্ঠী (বছর-) এর অধীনে ফাইলটি রাখুন। বিজ্ঞাপন
পরামর্শ
- আপনার রেকর্ডগুলি সংগঠিত করার পরে, আপনাকে অফিসে সুশৃঙ্খল রক্ষণাবেক্ষণ করতে হবে। রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণের সিস্টেমটি ঠিক করুন এবং কাগজগুলি ঠিক জায়গায় ফিরিয়ে দিন।
- নতুন রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণ ব্যবস্থার সাথে ছদ্মবেশ এড়াতে অপ্রয়োজনীয় দলিলগুলি ফেলে দেওয়া, পুনর্ব্যবহার করা বা ধ্বংস করা।
তুমি কি চাও
- ফাইলিং ক্যাবিনেটের
- ঝুলন্ত কভার
- হার্ডকভার
- স্টিকার
- চিহ্নিতকারী
