লেখক:
Peter Berry
সৃষ্টির তারিখ:
17 জুলাই 2021
আপডেটের তারিখ:
1 জুলাই 2024
কন্টেন্ট
আপনি কাউকে প্রতিক্রিয়া জানানোর উপায়টি তারা এবং অন্যরা আপনাকে উপলব্ধি করে এমনভাবে প্রভাব ফেলতে পারে। ভাগ্যক্রমে, কীভাবে এবং কখন প্রতিক্রিয়া জানানো তা এমন কিছু যা আপনি উন্নতি করতে শিখতে পারেন। আপনি যদি কারও সাথে মুখোমুখি কথা বলছেন তবে মূল বিষয়টি তাদের প্রতি মনোযোগ দেওয়া এবং আপনি কোনও বিবেচ্য উত্তর দেওয়ার আগে তাদের চিন্তাভাবনা প্রকাশ করতে দিন। আপনি যখন পাঠ্য বার্তাগুলির সাথে চ্যাট করছেন, সফলভাবে যোগাযোগের জন্য আপনাকে কয়েকটি স্বতন্ত্র নিয়মাবলী অনুসরণ করতে হবে। ইমেল হল পেশাদার কনভেনশনগুলির সাথে যোগাযোগের আরও ফর্মাল ফর্ম যা আপনাকে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করার জন্য এবং যথাযথভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে প্রয়োজন need
পদক্ষেপ
পদ্ধতি 1 এর 1: পাঠ্য বার্তাগুলিতে জবাব দিন
পাঠ্য লেখার সময় দৈনন্দিন ভাষা ব্যবহার করুন। ইমেল, চিঠিপত্র, এবং এমনকি মুখোমুখি চ্যাট আরও আনুষ্ঠানিক পদ্ধতিতে স্থান নিতে পারে।পাঠ্য বার্তাগুলির সংক্ষিপ্ত এবং সীমিত প্রকৃতির কারণে, আরও স্বচ্ছন্দ ভাষা ব্যবহার করা উপযুক্ত এবং এই বার্তাটি পৌঁছে দেয় যে কথোপকথনটি আরও ব্যক্তিগত।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি স্থান বাঁচাতে "আপনি" এর পরিবর্তে "বি" ব্যবহার করতে পারেন, দ্রুত একটি বার্তা প্রেরণ করতে এবং একটি শিথিল স্বর প্রকাশ করতে পারেন।
- বিরাম বিধানগুলি পাঠ্য বার্তায় সাধারণত আরামদায়ক হয়। উদাহরণস্বরূপ, কমাগুলির বাধ্যতামূলক নিয়ম কথোপকথনটিকে বোমাবর্ষণ এবং আনুষ্ঠানিক মনে করতে পারে।
- পাঠ্যকে সবসময় ঠিক মনে করবেন না তবে অন্য ব্যক্তি যদি প্রতিদিনের ভাষা ব্যবহার করেন তবে তাদের শিথিল করতে সহায়তা করুন help
কথোপকথনটি বিকাশের জন্য উন্মুক্ত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি কোনও পাঠ্য চ্যাট চলতে চান, মুক্ত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা অন্য ব্যক্তিকে আরও কথা বলতে এবং কোনও বিষয়ে তাদের মতামত প্রকাশ করতে সহায়তা করে। সংক্ষিপ্তসার সরবরাহ করে এমন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা, হ্যাঁ বা কোনও উত্তর কথোপকথনকে বিরক্তিকর করে তুলবে।- উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কারও সাথে আপনার ব্যবসায় সম্পর্কে কথা বলছেন তবে আপনি জিজ্ঞাসা করতে পারেন, "নতুন প্রকল্প সম্পর্কে আপনি কেমন অনুভব করছেন?"
- আপনি যদি কোনও বিষয়ে কোনও ব্যক্তির চিন্তাভাবনা সম্পর্কে আরও জানতে চান তবে তাদের এই জাতীয় লেখার চেষ্টা করুন, "আমি আপনার সাথে একমত, তবে আপনি কেন এমন মনে করেন?"
কঠোর বা একক-শব্দ প্রতিক্রিয়া জমা দেওয়া এড়িয়ে চলুন। পাঠ্য বার্তাগুলি তুলনামূলকভাবে সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, তবে একটি বার্তা বা তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া বার্তাটি দিতে পারে যে আপনি সেই ব্যক্তির সাথে রাগান্বিত বা বিরক্ত হয়েছেন। আপনি যদি কারও বার্তার জবাব দিচ্ছেন তবে তাদের কমপক্ষে 1 বা 2 বাক্যযুক্ত একটি অর্থপূর্ণ জবাব প্রেরণ করুন।- কখনও কখনও এটি "ঠিক আছে" উত্তর দেওয়া পুরোপুরি গ্রহণযোগ্য যদি প্রসঙ্গে বিবেচনা করা হয়। তবে, "K" শব্দটি আবার পাঠানো এড়াবেন না কারণ এটি শীতল এবং অভদ্র মনে হচ্ছে।
পরামর্শ: আপনি সাধারণত সংক্ষিপ্ত উত্তর দিলে আপনি তা চালিয়ে যেতে পারেন।
স্বর জানাতে বিরামচিহ্ন এবং ইমোজিগুলি ব্যবহার করুন। পাঠ্য বার্তাগুলির উদ্দেশ্যগত প্রকৃতির কারণে লোকেরা সংক্ষিপ্ত ভাষার মাধ্যমে স্বর বা আবেগ বুঝতে পারে। আপনার বার্তাটি অস্পষ্ট লাগলে আপনি বিরামচিহ্ন এবং ইমোজিগুলি ব্যবহার করে আপনার ধারণাগুলি স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করতে পারেন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন, "আমি জানি, ধন্যবাদ। :) "তারপরে পাঠ্যটি এমন মনে হয় না যেমন আপনি ব্যক্তির প্রতি বিরক্ত বা আকস্মিক হয়ে পড়েছেন।
- কখনও কখনও বিন্দু ব্যবহার করে মনে হয় আপনি রাগান্বিত হন। উদাহরণস্বরূপ, "না, এটি নেই" বলার পরিবর্তে এটি "না" বলে আরও আরামদায়ক is এটা নেই".
প্রেরণের আগে বার্তাটি পর্যালোচনা করুন। বার্তা প্রেরণের আগে আপনার দ্রুত পরীক্ষা করা উচিত। টাইপগুলি পরীক্ষা করে দেখুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি সঠিক বার্তাটি পৌঁছে দিচ্ছেন এবং সঠিক সুরটি ব্যবহার করছেন।
- আপনি একবার বার্তাটি প্রেরণ করলে আপনি এটি পুনরুদ্ধার করতে পারবেন না! সুতরাং প্রেরণের আগে দ্রুত চেক করা ভাল।
বার্তাগুলির পরবর্তী ব্যাচটি প্রেরণ করবেন না। বিজ্ঞপ্তি এবং পাঠ্য বার্তা থ্রেডের ব্যাচগুলি অন্যকে বিরক্ত করতে ও হতাশ করতে পারে। প্রচুর সংক্ষিপ্ত বার্তা প্রেরণের পরিবর্তে, আপনি যা বলতে চান তার সবকিছুর সাথে একটি উত্তর পাঠান।
- আপনি যদি নিজের মন ভুলে যান বা কোনও কিছু স্পষ্ট করার প্রয়োজন হয় তবে অতিরিক্ত পাঠ্য পাঠানোও স্বাভাবিক।
- যদি কেউ পরপর ২ টি বার্তাকে উত্তর না দেয় তবে তারা সম্ভবত আপনার সাথে কথা বলতে চান না বা তারা ফোনে নেই। যে কোনও উপায়ে, আপনার প্রতিক্রিয়ার জন্য তাদের সময় এবং স্থান দেওয়া উচিত।
টেক্সটিংয়ের জন্য কথোপকথনটি খুব জটিল হয়ে উঠলে ফোন কল করুন। পাঠ্য বার্তাগুলি সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। যদি পাঠ্য চ্যাটটি এমন বিন্দু আকার ধারণ করতে শুরু করে যে আপনি নিজের মতামতগুলি যথাযথভাবে প্রকাশ করতে পারবেন না, তবে সেই ব্যক্তিটি আপনাকে কল করতে পারে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন যাতে আপনি বিস্তারিত আলোচনা করতে পারেন বা আপনার চিন্তাগুলি সঠিকভাবে আলোচনা করতে পারেন। সম্পূর্ণ থিসিস বিবৃতি।
- এভাবে লেখার চেষ্টা করুন, “ফোনে ব্যাখ্যা করা আরও সহজ হবে। আপনি কি আমাকে ফোন করতে পারেন, ধন্যবাদ! "
পদ্ধতি 2 এর 2: কারও সাথে সরাসরি চ্যাট করুন
আপনার সাথে কেউ কথা বললে মনোযোগ দিয়ে শুনুন। যখনই কেউ আপনার সাথে কথা বলে, চোখের যোগাযোগ করুন এবং তারা যা বলে তার প্রতি মনোযোগ দিন। এটি দেখায় যে আপনি কী শুনছেন এবং বুঝতে পারছেন।
- স্পিকারের প্রতি সম্পূর্ণ মনোযোগ দিন যাতে তারা আপনার সাথে কথা বলতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে।
- কাছে ঝুঁকুন বা আপনার সাথিকে জিজ্ঞাসা করুন যদি আপনি পরিষ্কারভাবে শুনতে অসুবিধা পান তবে আপনি আরও শান্ত জায়গায় যেতে পারেন।
স্পিকারের অ-মৌখিক সংকেতগুলিতে মনোযোগ দিন। দেহের ভাষা কেবল একজন ব্যক্তির শব্দের চেয়ে আরও বেশি বোঝাতে পারে। কেউ কথা বলার সময়, আপনার প্রতিক্রিয়া কীভাবে করা উচিত তা দেখার জন্য তাদের বডি ভাষা পর্যবেক্ষণ করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি কেউ চারপাশে তাকাতে থাকে বা পা পিছন পিছন দিকে চালিয়ে যায় তবে তারা চিন্তিত বা ভীত হতে পারে। তারা যা বলে তাতে সাড়া না দিয়ে তারা ঠিক আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।
- আপনি যেভাবে কথা বলছেন তাও আপনার শোনা উচিত। যদি তারা উচ্চস্বরে বা আপত্তিকর কথা বলে তবে তারা সম্ভবত কথোপকথন সম্পর্কে বিরক্ত বা ক্ষুব্ধ। আরও চাপ এড়াতে সাড়া দেওয়ার সময় আপনার আলাদা পদ্ধতির প্রয়োজন হবে।
কেউ কথা বলার সময় প্রতিক্রিয়া এড়িয়ে চলুন। কেউ যদি কথা শেষ করার আগে উত্তর দেওয়ার ব্যাপারে খুব উত্সাহিত বা উত্সাহী হন তবে তারা লক্ষ্য করবেন এবং বিচলিত হতে পারেন। তারা কথা শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন এবং কোনও প্রতিক্রিয়া দেওয়ার আগে তারা যা বলতে চান তা আপনি শুনেছেন।
- অন্য কেউ কথা বলার সময় আপনার নিজের চিন্তায় হস্তক্ষেপ করা অভদ্র হবে।
পরামর্শ: আপনি যখন কথা বলছেন তখন আপনি যে প্রধান পয়েন্টগুলি প্রতিক্রিয়া জানাতে চান সেগুলি শুনুন এবং মনে রাখবেন, তবে পরবর্তী সময়ে তারা কী বলে তা অগ্রাহ্য করবেন না যাতে আপনি আরও স্মার্ট বা দ্রুত উত্তর দিতে পারেন। দ্রুত
আপনার কথা বলার আগে তারা কথা শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। আপনি যখন কারও সাথে কথা বলছেন, তখন আপনি প্রতিক্রিয়া জানানোর আগে তাদের চিন্তাভাবনা শেষ করুন। এইভাবে, আপনি তাদের জানাতে চান এমন সমস্ত তথ্য এবং তথ্য জানবেন যাতে আপনি অন্তর্দৃষ্টিপূর্ণ এবং অন্তর্দৃষ্টিপূর্ণ উত্তর দিতে পারেন।
- কখনও কখনও লোকেরা কথা শেষ করে কিছুটা বেশি তথ্য যুক্ত করবে। উদাহরণস্বরূপ, তারা বলতে পারে, "ওহ অপেক্ষা করুন, আমি এটি বলতে ভুলে গেছি।" তারা যা বলতে চায় সব বলতে দিন।
প্রতিক্রিয়া সম্পর্কে চিন্তা করুন যাতে আপনি আত্মবিশ্বাসের সাথে কথা বলতে পারেন। প্রতিক্রিয়া দেওয়ার আগে, আপনি ইতিমধ্যে জেনে থাকা সমস্ত তথ্য বিবেচনা করার জন্য কিছুক্ষণ সময় নিন। যদি আপনি কোনও অফ-টোিক উত্তর দেন, তবে অন্য ব্যক্তি ভাববেন যে তারা যা বলেছেন তা আপনি সত্যই শুনছেন না।
- কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত সে সম্পর্কে ভাবতে এক মুহুর্ত নেওয়াও নিশ্চিত করে যে আপনি বুদ্ধিমান প্রতিক্রিয়া দিয়েছেন।
আপনার ব্যাখ্যা বা আরও তথ্যের প্রয়োজন হলে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। কেউ যদি বলছে তা আপনি শুনতে বা বুঝতে না পারলে ভুল বোঝাবুঝি বা ভুল ধারণা দিয়ে সাড়া দেওয়ার চেষ্টা করবেন না। তারা কী বলেছে বা কী বোঝাতে চেয়েছিল তাই তাদের জিজ্ঞাসা করুন যাতে আপনি সেই অনুযায়ী প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন।
- আপনি যদি কারও উদ্দেশ্য সম্পর্কে অনিশ্চিত থাকেন বা প্রতিক্রিয়া দেওয়ার আগে তাদের সত্যিকার অর্থ ব্যাখ্যা করতে চান তবে একটি মুক্ত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন, "আপনার অর্থ কী?"
- কাউকে আবার জিজ্ঞাসা করা ঠিক আছে যদি আপনি শুনতে না পারা বা তারা কী বলেছে তা পুরোপুরি বুঝতে পারে না।
আপনি প্রতিক্রিয়া জানালে সরাসরি এবং স্পষ্টভাবে কথা বলুন। আপনি যে তথ্য পেয়েছেন তা বিবেচনা করার পরে এবং আপনি কী বলতে চান সে সম্পর্কে চিন্তাভাবনা করার পরে, পরিষ্কার এবং আত্মবিশ্বাসের সাথে কথা বলুন। তাত্ক্ষণিক বা চৌকস দেখানোর চেষ্টা করার জন্য অস্পষ্ট বা বিবাদমান ভাষা ব্যবহার করবেন না। লোকেরা সত্যের প্রশংসা করে, তাই আপনি যত্নশীল এবং বোঝেন তা বোঝাতে সৎ প্রতিক্রিয়া জানান।
- নিশ্চিত করুন যে তারা মনোযোগ দিচ্ছে যাতে আপনাকে সেগুলি পুনরাবৃত্তি করতে না হয়।
- অন্য কেউ কথা বলতে চান এবং তাদের সাথে কথা বলার সুযোগ দিতে চান কিনা তা জানুন।
- আপনি যা বলেছেন তা অন্য ব্যক্তিকে প্রতিক্রিয়া জানাতে দিন। কথোপকথনটি ছেড়ে বা শেষ করবেন না কারণ আপনার কথা বলার সুযোগ হয়েছিল।
কেউ আপত্তি যখন প্রস্তুত। আপনি যা বলতে চান তা বিবেচনা করে থাকলেও, সর্বদা এমন সুযোগ থাকে যে কেউ আপনার কথায় আপত্তি জানায়। তাও ঠিক আছে! আপনার বক্তব্যটি যদি কেউ তর্ক করে বা দেখার চেষ্টা করে সে ক্ষেত্রে প্রস্তুত থাকুন।
- যদি কেউ আপনাকে উস্কে দেওয়ার চেষ্টা করে তবে শান্ত থাকুন এবং রাগ করবেন না।
- অন্যদের তাদের বিশ্বাস এবং মতামত নিশ্চিত করুন। তাদের আপনার দৃষ্টিভঙ্গি মেনে নিতে বাধ্য করার চেষ্টা করবেন না।
পদ্ধতি 3 এর 3: ইমেল প্রতিক্রিয়া
48 ঘন্টার মধ্যে ইমেলগুলিতে জবাব দিন। সৌজন্য এবং পেশাদারিত্ব প্রদর্শনের জন্য ইমেলের সময়মতো প্রতিক্রিয়া গুরুত্বপূর্ণ।আপনাকে অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে না, তবে কমপক্ষে 2 দিনের মধ্যে আপনার প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত।
- ইমেলটি আপনার কাছে অপ্রাসঙ্গিক হোক বা ভুল করেই, প্রেরককে জবাব দিন যাতে তারা ভুল ব্যক্তিকে পাঠিয়েছে তা তাদের জানান।
প্রতিক্রিয়া ইমেলের একটি পেশাদার অভিবাদন ব্যবহার করুন। ইমেল প্রায়শই পাঠ্য বার্তা বা ফোন কলগুলির চেয়ে বেশি আনুষ্ঠানিক। ইমেলটি সঠিকভাবে শুরু করার জন্য কোনও ব্যক্তির নামের সামনে "হ্যালো" বা "হাই" দিয়ে উত্তর দিন।
- আপনি যে ব্যক্তিকে সাড়া দিচ্ছেন তার যদি শুভেচ্ছা জানার জন্য একটি বিশেষ পছন্দ থাকে বা আপনি তাদের নাম ধরে ডাকতে চান তবে প্রয়োজন মতো করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি তারা চান আপনি তাদের একটি সংক্ষিপ্ত নাম ডাকতে পারেন যেমন "রবার্ট" এর পরিবর্তে "বব" সেই প্রদত্ত নামটি ব্যবহার করেন।
বিস্ময়কর পয়েন্টগুলির ব্যবহার সীমাবদ্ধ করুন। প্রতিক্রিয়াটির যথাযথ ব্যাকরণ, বানান এবং বিরামচিহ্ন থাকা উচিত। তবে খুব বেশি বিস্ময়বোধক চিহ্ন ব্যবহার করা আপনাকে নীচে বা অতিরিক্ত আক্রমণাত্মক মনে হতে পারে। উপযুক্ত না হলে এগুলি ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
- বিস্মৃতি চিহ্নগুলি কাউকে অভিনন্দন জানানো বা উত্তেজনা জানানোর দুর্দান্ত উপায়, তবে যদি আপত্তিজনকভাবে ব্যবহার করা হয় তবে সেগুলি অকার্যকর হবে।
যখন আপনি ইমেলগুলি প্রেরণ করেন তখন দেখতে পারা শক্ত ফন্টগুলি এড়িয়ে চলুন। আপনার ইমেলটি পেশাদার দেখানোর জন্য একটি মৌলিক ফন্ট চয়ন করুন। আপনি প্রতিক্রিয়া ইমেল প্রেরণ করার সময় কমিক সানসের মতো রঙিন ফন্ট বা টাইপফেস ব্যবহার করবেন না।
- একটি প্রাথমিক পছন্দটি আরিয়াল বা টাইমস নিউ রোমান ফন্টের জন্য 10 বা 12 আকারের হয়।
প্রতিক্রিয়া ইমেলের প্রাপকের দিকে মনোযোগ দিন। কখনও কখনও, এটি প্রতিক্রিয়াতে অন্য কাউকে অন্তর্ভুক্ত করতে সহায়তা করে যাতে আপনি তাদের আলোচনায় অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। তবে কোনও সম্পর্কযুক্ত পরামর্শদাতা বা সহকর্মীর কাছে এটি প্রেরণ করা আসলে আপনি যে ব্যক্তিকে প্রতিক্রিয়া জানাচ্ছেন তাকে বিরক্ত বা ক্ষুব্ধ করবে।
- আপনার যদি ইমেলটিতে অন্য কাউকে অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হয় তবে "বিসিসি" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন, যার অর্থ অনেক লোককে ইমেল প্রেরণ করা তবে সেই ব্যক্তিদের সম্পর্কে তথ্য গোপন রাখা হবে।
আপনি কোন গোষ্ঠী ইমেলের জবাব দিতে চান তা নির্দিষ্ট করুন। গোষ্ঠীর প্রত্যেকের জবাব যদি সঠিক প্রতিক্রিয়া হয় তবে আপনি যখন এটি ফেরত পাঠাবেন তখন “সকলকে জবাব দিন” নির্বাচন করুন। তবে আপনার যদি কোনও ব্যক্তির সাথে নির্দিষ্ট বিষয় বা সমস্যা জিজ্ঞাসা বা স্পষ্ট করে বলতে হয় তবে সরাসরি সেই ব্যক্তির কাছে প্রেরণ করুন।
- যদি কোনও ইমেলটিতে লোকের একটি বিশাল গ্রুপ থাকে তবে আপনাকে কেবল কয়েকটি লোককে জবাব দিতে হবে, আপনাকে কেবল সেই লোকদের প্রতিক্রিয়া বেছে নিতে হবে।
এটি প্রয়োজনীয় না হলে আপনাকে ধন্যবাদ ইমেল পাঠানো এড়িয়ে চলুন। একটি সংক্ষিপ্ত ইমেল যা কথোপকথনের জন্য কার্যকর নয় এটি প্রয়োজন হবে না। প্রেরক আপনাকে ইমেলটি পেয়েছেন এবং বুঝতে পেরেছেন তা নিশ্চিত করতে জিজ্ঞাসা না করা হলে "থ্যাঙ্কস ইউ" ইমেল প্রেরণ অপ্রয়োজনীয় এবং বিরক্তিকর হবে।
পরামর্শ: যদি কেউ আপনাকে একটি "দেখা" বার্তা প্রেরণ করে তবে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি তাদের একটি বিজ্ঞপ্তি প্রেরণের জন্য বার্তায় ক্লিক করে ইমেলটি পেয়েছেন।
ইমেলটি আবার পড়ুন এবং প্রেরণের আগে প্রাপককে পরীক্ষা করুন। বানান বা ব্যাকরণগত ত্রুটিগুলি আপনার ইমেলটিকে পেশাদারি দেখায় না। প্রেরণের আগে, প্রতিক্রিয়াটি পুনরায় পড়তে কিছুক্ষণ সময় নিন। সঠিক বানান এবং ব্যাকরণ পরীক্ষা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি সঠিক ব্যক্তিকে প্রেরণ করছেন।
- সমস্ত ত্রুটিগুলি খুঁজে পেতে বানান চেকের উপর নির্ভর করবেন না!
- ইমেলটি প্রেরণের আগে জোরে জোরে পড়ার চেষ্টা করুন যাতে আপনি সামগ্রীটি পরিষ্কার করে শুনতে পারেন।
- ইমেল অ্যাপ্লিকেশন বা প্রোগ্রামগুলি প্রাপক ডেটা ক্ষেত্রগুলি টাইপ করার সাথে সাথে ইমেল ঠিকানাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করে, যা আপনাকে ভুলক্রমে ভুল ব্যক্তিকে ইমেল প্রেরণে ডেকে আনতে পারে।
