লেখক:
William Ramirez
সৃষ্টির তারিখ:
20 সেপ্টেম্বর 2021
আপডেটের তারিখ:
1 জুলাই 2024
কন্টেন্ট
আপনি যে ধরনের ব্যবসাতেই থাকুন না কেন, ক্লায়েন্টের সাথে একটি শক্তিশালী সম্পর্ক গড়ে তোলা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যাতে মানুষ বারবার আপনার কাছে ফিরে আসে। প্রতিটি ধন্যবাদ চিঠি পৃথক হওয়া উচিত, তাই আপনি এই নিবন্ধে উদাহরণ সহ নমুনা পাবেন না। পরিবর্তে, আপনি কার্যকরভাবে এই ধরনের চিঠি লিখতে সাহায্য করার জন্য নির্দেশাবলী পাবেন। আপনি যদি একজন ক্লায়েন্টের প্রতি আপনার কৃতজ্ঞতা প্রকাশের জন্য একটি ধন্যবাদ চিঠি লিখতে চান তা জানতে, পড়ুন।
ধাপ
3 এর 1 ম অংশ: চিঠি রচনা
1 শুভেচ্ছায় সঠিক গ্রাহকের নাম লিখুন। প্রচুর বাজার গবেষণা দেখায় যে একজন গ্রাহককে সম্বোধন করা প্রায় সমস্ত বার্তা সম্পূর্ণরূপে অকার্যকর হয় যদি তার নামের বানান ভুল হয়। অতএব, ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে কোন ভুল নেই তা দুবার পরীক্ষা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। 
2 ধন্যবাদ পত্রের কারণ বলুন। এটি যতটা সম্ভব নির্দিষ্ট করুন। অবশ্যই, আপনি কেবল "আপনার ক্রয়ের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ" লিখতে পারেন, তবে আপনি যদি ক্রেতা কোন ধরনের ক্রয় করেছেন এবং তিনি কোন ধরনের ডেলিভারি বেছে নিয়েছেন তা উল্লেখ করা ভাল। তাই ক্লায়েন্ট আপনার কোম্পানির সাথে আচরণ করার জন্য আরো বেশি মনোযোগী হবে, কারণ সে এই ধরনের একটি পৃথক পদ্ধতির উপর সন্তুষ্ট হবে। - আপনার কৃতজ্ঞতা যতটা সম্ভব আন্তরিক হওয়া উচিত। উপযুক্ত হলে, আপনি একজন ক্লায়েন্টের সাথে কথোপকথন উল্লেখ করতে পারেন।
- আপনার ইমেইল সাউন্ড ট্রাইট না করার জন্য একটি প্রচেষ্টা করুন, অথবা মনে হবে আপনি একই বার্তাটি শত শত ক্লায়েন্টকে পাঠাচ্ছেন।
3 মতামতের কিছু লাইন যোগ করুন। একটি ধন্যবাদ চিঠিতে, গ্রাহকের সমস্ত চাহিদা পূরণ হয়েছে এবং গ্রাহক মানের সাথে সন্তুষ্ট তা নিশ্চিত করার জন্য কয়েকটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা উপযুক্ত। এই ধরনের ব্যাখ্যাগুলি ক্রেতা আপনার কাছে ফিরে যাওয়ার সম্ভাবনা বাড়ায়, যার অর্থ হল মুনাফাও বৃদ্ধি পাবে। মতামত চাওয়ার সাথে আপনাকে খুব বেশি দূরে যেতে হবে না, তবে গ্রাহকের চাহিদার প্রতি মনোযোগ দেওয়া একটি সফল ব্যবসার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। - আপনার আশা প্রকাশ করুন যে ক্রেতা তার ক্রয়ে খুশি, এবং যোগ করুন যে আপনি তার আগ্রহী সমস্ত প্রশ্ন এবং পরামর্শের উত্তর দিতে প্রস্তুত।
- ক্রেতাকে জিজ্ঞাসা করুন যদি তাদের সন্তুষ্টি বাড়াতে আপনার আর কিছু করতে হয়।
4 চিঠিতে আপনার কোম্পানির নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। কৃতজ্ঞতার চিঠিতে সবসময় কোম্পানির নাম, তার লোগো, অথবা আপনার ব্র্যান্ড চিহ্নিতকারী অন্যান্য তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আবার, এটি আপনার ব্যবসার দৃশ্যমানতা বৃদ্ধি করে। - আপনি যদি একটি পোস্টকার্ডে আপনার ধন্যবাদ চিঠি লিখছেন, তাহলে আপনার ব্যবসার নাম লিখতে ভুলবেন না।
- আপনি যদি লেটারহেডে লিখছেন, আপনার কোম্পানির লোগো এবং নাম যাই হোক না কেন দৃশ্যমান হবে, তাই চিঠিতে নামটি অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন নেই।
- আপনি যদি একটি ইমেইল পাঠাচ্ছেন ধন্যবাদ নোট, কোম্পানির নাম এবং লোগো অবশ্যই আপনার স্বাক্ষরের অধীনে থাকতে হবে।
5 একটি উপযুক্ত উপসংহার ব্যবহার করুন। এটি ক্লায়েন্টের সাথে আরও সহযোগিতার আশা প্রকাশ করা এবং তার প্রতি আপনার আন্তরিক আগ্রহ প্রকাশ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, "সম্মান সহ" কখনও কখনও খুব আনুষ্ঠানিক শব্দ হতে পারে, এবং তারপরে এটি "আন্তরিকভাবে আপনার" বা "শুভ কামনা" দিয়ে প্রতিস্থাপন করা উচিত। জনপ্রিয় ব্যবসায়িক চিঠির শেষগুলি অন্বেষণ করুন এবং শিল্পের বৈশিষ্ট্যগুলি বিবেচনা করুন। 
6 হাতে চিঠিতে স্বাক্ষর করুন। সম্ভব হলে হাতে চিঠিতে স্বাক্ষর করুন। বড় কর্পোরেশনগুলি প্রায়শই চিঠিটিকে আরও ব্যক্তিগতকৃত করার জন্য এটি ব্যবহার করে। এমনকি একটি কম্পিউটারের সাথে তৈরি একটি স্বাক্ষর এবং তারপর একটি অক্ষরে oftenোকানো প্রায়ই কেবল একটি টাইপ করা নামের চেয়ে ভাল ছাপ ফেলে, কারণ এটি ব্যক্তিগতভাবে লেখা একটি চিঠির প্রভাব তৈরি করে।
3 এর অংশ 2: ডান সুর নির্বাচন করা
1 গ্রাহককে একটি নতুন পণ্য বা পরিষেবা দেওয়ার প্রলোভন প্রতিরোধ করুন। আপনি চুক্তির জন্য একটি ধন্যবাদ চিঠি লিখছেন, তাই আপনাকে নিজের বিজ্ঞাপন দিতে হবে না। এই পর্যায়ে ভাল যোগাযোগ যথেষ্ট। ক্লায়েন্টকে তাদের মতো অনুভব করতে দিন। - "আমরা আপনার সাথে নতুন সহযোগিতার প্রত্যাশা করি" এর মতো বাক্যাংশগুলি একটি বিজ্ঞাপন ক্লিচের মতো শোনায় এবং সেগুলি থেকে বিরত থাকাই ভাল। এমন কিছু লিখবেন না যা আপনি আপনার বন্ধুকে লিখবেন না।
- অন্যান্য পণ্যের বিবরণ, আসন্ন বিক্রয়ের উল্লেখ, বা চিঠিতে বিজ্ঞাপন হিসেবে বিবেচিত হতে পারে এমন অন্য কোনো বাক্যাংশের বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
2 একটি বাস্তব ডাকটিকিট সহ চিঠি পাঠান। এমনকি যদি আপনি চিঠির পাহাড় পাঠাচ্ছেন, তবে মার্কিং মেশিন ব্যবহার না করাই ভাল। সুতরাং আপনি চিঠিটিকে ব্যক্তিগতকরণ করুন, এটিকে অনেকের মধ্যে একটি করে, যার অর্থ ক্লায়েন্ট বিশেষ অনুভব করবে না। সম্ভবত, আপনার চিঠি অবিলম্বে ট্র্যাশ ক্যানের মধ্যে শেষ হয়ে যাবে। 
3 সম্ভব হলে হাত দিয়ে ঠিকানা লিখুন। এবং আবার: চিঠিটি যত বেশি ব্যক্তিগতকৃত হবে, এটি গ্রহণ করা তত বেশি আনন্দদায়ক হবে। আপনার যদি খামে স্বাক্ষর করার সময় না থাকে তবে এটি অন্য কারও কাছে হস্তান্তর করুন। এমনকি যদি ঠিকানাটি আপনি ব্যক্তিগতভাবে না লিখেন তবে গ্রাহক এটি হাতে লেখা দেখে আনন্দিত হবেন। 
4 যোগাযোগের তথ্য প্রদান করুন এবং আরও যোগাযোগের জন্য প্রস্তুত থাকুন। চিঠিতে আপনার ফোন নম্বর এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না এবং ক্লায়েন্টকে জানান যে আপনি যে কোনও প্রশ্নের জন্য তার কথা শুনতে প্রস্তুত। যদি কোন ক্লায়েন্ট আপনার সাথে যোগাযোগ করে, তাহলে তাদের অনুরোধ বা প্রশ্নের দ্রুত উত্তর দেওয়ার জন্য প্রস্তুত থাকুন।
3 এর অংশ 3: সঠিকভাবে ডিজাইন করা
1 আপনার চিঠি হাতে লিখুন। একটি স্ট্যান্ডার্ড ফর্ম প্রিন্ট করা একটি গ্রাহককে হ্যান্ডআউট পাঠানোর মতো। ক্লায়েন্টকে আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ এবং মূল্যবান মনে করার পরিবর্তে, আপনি বিপরীত ধারণা দিতে এবং কেবল জ্বালা সৃষ্টি করার ঝুঁকি নিয়েছেন। ব্যক্তিগতভাবে এবং হাতে প্রতিটি ক্লায়েন্টকে ধন্যবাদ চিঠি লেখার চেষ্টা করুন। - যদি আপনার হাতে লেখার জন্য অনেক ধন্যবাদ নোট থাকে, তাহলে অন্য সহকর্মীকে আপনাকে সাহায্য করতে বলুন। পৃথক পদ্ধতির সময় ভাল।
- যদি আপনার হাতে ধন্যবাদ লেখা নোটগুলি লেখার ক্ষমতা না থাকে তবে আপনাকে সেগুলি ব্যক্তিগতকৃত করার অন্য উপায় খুঁজে বের করতে হবে। আপনি যা করতে পারেন তা হল প্রতিটি ইমেলে গ্রাহকের নাম এবং আপনার আসল স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করা।
- কিছু ক্ষেত্রে, ম্যানুয়াল ধন্যবাদ নোটের পরিবর্তে ই-মেইল লেখা আরও উপযুক্ত হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ইতিমধ্যে ক্লায়েন্টের সাথে ভাল সম্পর্ক থাকে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল চিঠিটি আন্তরিক এবং একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টকে সম্বোধন করা হয়েছে। যদি আপনার চিঠিটি কোনও বিজ্ঞাপনের জন্য ভুল হয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা থাকে, তবে এটি হাতে লেখা ভাল।
2 আপনার ধন্যবাদ নোটগুলি কোথায় লিখবেন তা চয়ন করুন। উভয় ধন্যবাদ কার্ড এবং কোম্পানির লেটারহেড করবে।আপনার যদি শুধুমাত্র কয়েকটি ধন্যবাদ চিঠি লিখতে হয়, তাহলে মার্জিত ধন্যবাদ কার্ড কিনুন যা ক্লায়েন্টকে গুরুত্বপূর্ণ মনে করতে দেয়। আপনি হেভিওয়েট কাগজে লেটারহেড ব্যবহার করতে পারেন। - আপনার ধন্যবাদ চিঠির জন্য প্লেইন প্রিন্টার পেপার ব্যবহার করবেন না।
- একটি ব্যবসায়িক প্রেক্ষাপটে উপযুক্ত যে ধন্যবাদ কার্ড নির্বাচন করুন। আপনার যদি একটি সৃজনশীল বা বিনোদন ব্যবসা থাকে, তাহলে আপনি উজ্জ্বল রঙের পোস্টকার্ড ব্যবহার করতে পারেন যা কোম্পানির ছবির সাথে মিলে যায়। অনুপযুক্ত বা অতিরিক্ত ব্যক্তিগত শব্দ বা ছবি সহ পোস্টকার্ড এড়িয়ে চলুন।
3 উপহার পাঠানোর কথা বিবেচনা করুন। আপনি যদি আরও এগিয়ে যেতে চান এবং আপনার প্রশংসা দেখাতে চান তবে আপনার চিঠির সাথে একটি ছোট উপহার পাঠান। এটি alচ্ছিক, তবে কিছু ক্লায়েন্টের জন্য এটি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী হতে পারে। উপহারটি ছোট এবং দরকারী হওয়া উচিত। এটি আপনার পণ্য বা পরিষেবার প্রতিনিধিত্ব করতে পারে, অথবা আপনার ব্যবসার ক্ষেত্রের সাথে সম্পূর্ণভাবে সম্পর্কহীন হতে পারে, কিন্তু পেশাদার প্রকৃতির। - ছোট উপহারের মধ্যে রয়েছে বুকমার্ক, চুম্বক, মিষ্টি, টি-শার্ট, বা উপহার সার্টিফিকেট।
- উপহার 500-1500 রুবেলের চেয়ে বেশি ব্যয়বহুল হওয়া উচিত নয়। কিছু কোম্পানির কর্পোরেট নৈতিকতা ব্যয়বহুল উপহার গ্রহণ নিষিদ্ধ করে।
