কন্টেন্ট

• ধাপ
• 3 এর অংশ 1: ​​স্মারকলিপির শৈলী এবং ভাষা নির্বাচন করা
• 3 এর অংশ 2: একটি মেমো লেখার প্রস্তুতি
• 3 এর অংশ 3: একটি মেমো লেখা

একটি মেমো একটি কোম্পানির মধ্যে তথ্য যোগাযোগের একটি বিশ্বব্যাপী গৃহীত উপায়। পরিষেবা নোট দুটি কোম্পানির মধ্যে চিঠিপত্রের ক্ষেত্রেও ব্যবহার করা যেতে পারে। মেমো পেশাগত হতে হবে এবং স্পষ্টভাবে তথ্য প্রদান করতে হবে। আপনি যদি কখনও মেমো না লিখে থাকেন তবে চিন্তা করবেন না - এই নিবন্ধটি আপনাকে কীভাবে শেখাবে।

ধাপ

3 এর অংশ 1: ​​স্মারকলিপির শৈলী এবং ভাষা নির্বাচন করা

1. 1 অনানুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করবেন না। মেমোর ভাষা সহজ কিন্তু আনুষ্ঠানিক হওয়া উচিত।
   • "হ্যালো!" এর মতো একটি নোট লিখবেন না অবশেষে আজকে শুক্রবার! আমি আপনাকে একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সম্পর্কে বলতে চাই। "
   • পরিবর্তে, এটি লিখুন: "এই নোটটি আপনাকে প্রকল্প 319 এর অগ্রগতি সম্পর্কে আপডেট রাখবে।"
2. 2 আপনার স্মৃতিচারণে, একটি নিরপেক্ষ সুরে থাকুন - অত্যধিক আবেগপ্রবণ এবং বিষয়গত হবেন না। দাবি করার সময় সত্য এবং প্রমাণের উপর নির্ভর করার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করুন।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনার এইভাবে লেখা উচিত নয়: "আমি মনে করি আমরা শুক্রবারে আমরা যা খুশি কাজ করতে এলে আমরা সবাই অনেক বেশি খুশি হব।"
   • পরিবর্তে, গবেষণা করুন যে সমস্ত কর্মচারী শুক্রবারে নৈমিত্তিক পোশাক পরতে চান এবং এটি কর্পোরেট নীতিশাস্ত্রকে কীভাবে প্রভাবিত করে।
3. 3 সংকেত বাক্যাংশ ব্যবহার করুন। যখন আপনি প্রমাণ দিতে যাচ্ছেন বা একটি সূত্র উদ্ধৃত করতে যাচ্ছেন, তখন উপযুক্ত বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করতে ভুলবেন না।
   • উদাহরণস্বরূপ: "আমাদের তথ্য অনুযায়ী, ..." বা "পরিচালিত গবেষণাগুলি দেখায় যে ..."।
4. 4 একটি উপযুক্ত ফন্ট এবং আকার চয়ন করুন। মেমো পড়া সহজ হওয়া উচিত, তাই অতিরিক্ত ছোট মুদ্রণ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন; 11 বা 12 হল স্ট্যান্ডার্ড ফন্ট সাইজ।
   • আপনার টাইমস নিউ রোমানের মতো একটি সাধারণ ফন্ট স্টাইলও বেছে নেওয়া উচিত। কমিক সেন্সের মতো মজার বা অভিনব ফন্টে আপনার নোট লিখবেন না (যদি আপনি এটি করেন তবে তারা আপনাকে দেখে হাসবে!)।
5. 5 স্ট্যান্ডার্ড ক্ষেত্র ব্যবহার করুন। 2.5 সেমি মার্জিন মেমোর জন্য আদর্শ, যদিও কিছু টেক্সট এডিটর বড় মার্জিন সহ মেমো টেমপ্লেট অন্তর্ভুক্ত করতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, 3 সেমি)।
6. 6 পরিষেবা নোটগুলি একক লাইন ব্যবধান সহ লেখা হয়। অনুচ্ছেদ এবং বিভাগগুলির মধ্যে একটি ফাঁকা লাইন ছেড়ে দিন।
   • অনুচ্ছেদগুলি ইন্ডেন্ট করবেন না।

3 এর অংশ 2: একটি মেমো লেখার প্রস্তুতি

1. 1 যদি আপনার গুরুত্বপূর্ণ কিছু (কর্মস্থলে) সম্পর্কে বেশ কিছু লোককে জানানোর প্রয়োজন হয়, তাহলে তাদের একটি মেমো পাঠান। আপনি এমনকি একজন ব্যক্তির কাছে পাঠাতে পারেন যদি আপনি যে তথ্য প্রেরণ করেছেন তার নথিভুক্ত করার প্রয়োজন হয়।
   • যাইহোক, কিছু ক্ষেত্রে আপনার পছন্দের লোকদের সাথে কথা বলা ভাল।
   • উপরন্তু, কিছু তথ্য লিখিতভাবে প্রেরণ করা যাবে না।
2. 2 প্রেরিত তথ্যের উপর নির্ভর করে, নোটের বিষয়বস্তু এবং বিন্যাস পরিবর্তিত হতে পারে। বেশিরভাগ মেমোতে নিম্নলিখিত তথ্য থাকে:
   • একটি নতুন ধারণা বা সমস্যার সমাধান।উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ওভারটাইম খরচের পরিকল্পনা নিয়ে কোন সমস্যা সমাধান করতে জানেন, তাহলে এটি সম্পর্কে একটি মেমোতে লিখুন এবং আপনার বসের কাছে পাঠান।
   • আদেশ। উদাহরণস্বরূপ, একটি মেমো পাঠানো একটি আসন্ন সম্মেলনে দায়িত্ব বিতরণের একটি কার্যকর উপায় যা আপনার বিভাগ দ্বারা হোস্ট করা হচ্ছে।
   • রিপোর্ট। আপনি একটি সাম্প্রতিক ইভেন্টের সহকর্মীদের অবহিত করার জন্য, অথবা প্রকল্প সম্পর্কে নতুন তথ্য তাদের জানানোর জন্য অথবা একটি গবেষণার ফলাফল সম্পর্কে একটি প্রতিবেদন জমা দিতে একটি নোট পাঠাতে পারেন।
3. 3 সম্ভবত আপনি অনেক প্রজেক্টে কাজ করছেন এবং সেগুলো একটি মেমোতে শেয়ার করতে চান। এটা করা উচিত নয়। পরিষেবা নোটগুলিতে একটি নির্দিষ্ট সমস্যা (বিষয়, প্রকল্প, ইত্যাদি) সম্পর্কিত তথ্য থাকে।
   • মেমোটি সংক্ষিপ্ত, তথ্যবহুল এবং পড়তে সহজ হওয়া উচিত। এইভাবে, শুধুমাত্র একটি বিষয়ের উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করে, আপনি নিশ্চিত হন যে তথ্যগুলি পড়া এবং বিবেচনায় নেওয়া হয়েছে।
4. 4 আপনার নোটের বিষয়বস্তু এবং স্টাইল টার্গেট অডিয়েন্সের উপর নির্ভর করে, তাই আপনার নোট কে পড়বে তা নিয়ে ভাবুন।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনার সহকর্মীদের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ তারিখের পরিকল্পনা সম্পর্কে মেমোর শৈলী এবং অগ্রগতির প্রতিবেদনের সাথে আপনার বসের জন্য নোটের শৈলী খুব আলাদা হবে।

3 এর অংশ 3: একটি মেমো লেখা

1. 1 নোটের শিরোনাম দিন। শিরোনাম নথির সাথে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ক্ষেত্রে এটি একটি সাধারণ অভ্যাস।
   • উদাহরণস্বরূপ, পৃষ্ঠার শীর্ষে, "মেমো" বা "মেমো" লিখুন।
   • আপনি শিরোনামটি কেন্দ্রে রাখতে পারেন বা পৃষ্ঠার বাম দিকে টিপতে পারেন। আপনি যে মেমোগুলো আগে পেয়েছেন সেগুলো দেখে তাদের ফরম্যাট কপি করা ভাল।
2. 2 আপনার নোটের জন্য একটি শিরোনাম লিখুন। এটি নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
   • TO: যাদের কাছে আপনি নোট পাঠাচ্ছেন তাদের নাম এবং শিরোনাম লিখুন।
   • OT: আপনার নাম এবং শিরোনাম লিখুন
   • তারিখ: বছর সহ সঠিক তারিখ লিখুন।
   • বিষয়: নোটটি কী হবে তার একটি সংক্ষিপ্ত কিন্তু সঠিক বর্ণনা দিন।
   • দয়া করে মনে রাখবেন যে "সাবজেক্ট" এর পরিবর্তে আপনি "রেফারেন্স" লিখতে পারেন।
3. 3 নোট প্রাপকদের তালিকায়, আপনি যাদের কাছে এটি পাঠাতে যাচ্ছেন তাদের অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। নোটের প্রাপকদের সীমাবদ্ধ করুন তাদের মধ্যে যারা তথ্য দ্বারা প্রভাবিত হয়।
   • আপনার ডিপার্টমেন্ট বা কোম্পানির প্রত্যেকের কাছে একটি নোট পাঠাবেন না যদি এটির সমস্যাটি শুধুমাত্র কয়েকজনকে নিয়ে থাকে।
   • আপনি যদি একযোগে কোম্পানির সকল কর্মচারীদের কাছে নোট পাঠান, তাহলে তাদের নোট দিয়ে বোমাবর্ষণ করা হবে এবং হয় সেগুলো মনোযোগ দিয়ে পড়বে না, অথবা তারা মোটেও পড়বে না।
4. 4 নোট প্রাপকদের তালিকায়, সম্পূর্ণ নাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন। এমনকি যদি আপনি আপনার বসের সাথে ছোট পায়ে থাকেন তবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের মধ্যে একটি আনুষ্ঠানিক সুরে থাকা ভাল। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যখন তার অফিসে যান তখন আপনি তাকে "ভ্লাদিমির" বলতে পারেন, কিন্তু আপনার স্মারকলিপিতে তাকে "মিস্টার দিমিত্রিভ" বা "ভ্লাদিমির নিকোলাভিচ" বলে উল্লেখ করুন।
   • নোটের প্রাপকদের তালিকা করার সময় এটি মনে রাখবেন - পুরো নাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
5. 5 আপনি যদি অন্য কোম্পানি থেকে কাউকে নোট পাঠাচ্ছেন, তাহলে তাদের সাথে যোগাযোগের সঠিক রূপ নির্ধারণ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এই ব্যক্তির সম্পর্কে তথ্য খোঁজার জন্য সময় নিন; সম্ভবত, এটি তার কোম্পানির ওয়েবসাইটে করা যেতে পারে।
   • উদাহরণস্বরূপ, যদি একজন ব্যক্তির ডক্টরেট থাকে তবে এটি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
   • এছাড়াও, এই ব্যক্তির অবস্থানটি খুঁজে বের করতে ভুলবেন না এবং এটি আপনার নোটে অন্তর্ভুক্ত করুন।
6. 6 আপনার নোটের বিষয় সম্পর্কে চিন্তা করুন। এটি সংক্ষিপ্ত এবং সহজবোধ্য হওয়া উচিত।
   • উদাহরণস্বরূপ, "নতুন গ্রাহক" একটি অস্পষ্ট বিষয়, এবং যদি কেউ কয়েক দিন বা সপ্তাহের মধ্যে আপনার নোট খুঁজে পেতে চায়, তাহলে তাকে এটি করতে কঠিন সময় লাগবে।
   • সেরা বিষয় হল: "গ্রাহক সম্প্রসারণ প্রতিবেদন"।
7. 7 একটি নিয়ম হিসাবে, শুভেচ্ছা পরিষেবা মেমোতে লেখা হয় না। কিন্তু, আপনি চাইলে, "প্রিয় মি। দিমিত্রিভ" বা "প্রিয় সহকর্মী" দিয়ে নোটের পাঠ্য শুরু করতে পারেন।
   • নোটটি সংক্ষিপ্ত এবং তথ্যপূর্ণ হওয়া উচিত, তাই অভিবাদন বাদ দেওয়া যেতে পারে।
8. 8 নোটের প্রারম্ভিক বিভাগ লিখ। এতে, মেমো লেখা এবং পাঠানোর উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।
   • উদাহরণস্বরূপ, "আমি লিখছি ..."। নোটের প্রারম্ভিক অংশে এতে উপস্থাপিত তথ্যের সংক্ষিপ্ত বিবরণ থাকা উচিত।
9. 9 প্রারম্ভিক বিভাগটি সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। এর মধ্যে বিশদ বিবরণ এবং অন্যান্য বিবরণ দেওয়ার প্রয়োজন নেই।
   • কয়েকটি সংক্ষিপ্ত বাক্যের (ছোট অনুচ্ছেদ) সূচনা অংশটি তৈরি করুন।
10. 10 মূল তথ্য উপস্থাপনের শৈলী সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন। এটি 2-4 অনুচ্ছেদে আবদ্ধ হওয়া উচিত। উপস্থাপনা শৈলী নিজেই তথ্যের উপর নির্ভর করবে।
    • উদাহরণস্বরূপ, আপনি গুরুত্বের ক্রমে অথবা আপনার প্রকল্পটি ভেঙ্গে যাওয়া প্রক্রিয়া অনুসারে তথ্য উপস্থাপন করতে পারেন।
11. 11 সার্ভিস নোটকে অবশ্যই বিভাগে (অনুচ্ছেদ) বিভক্ত করতে হবে যাতে এর পাঠকরা সহজেই তথ্যটি একত্রিত করতে পারে; উপরন্তু, বিভাগগুলি তাদের নোটের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি চিহ্নিত করতে সাহায্য করবে।
12. 12 প্রতিটি বিভাগের শিরোনাম; অনুচ্ছেদের শিরোনামটি এতে থাকা তথ্য স্পষ্টভাবে নির্দেশ করতে হবে।
    • উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার আসন্ন অফিস মুভ নোটকে নিম্নলিখিত বিভাগে বিভক্ত করতে পারেন: নতুন অফিসের অবস্থান, যন্ত্রপাতি ও নথিপত্র প্যাকিংয়ের নির্দেশাবলী এবং স্থানান্তরের সময়সূচী।
13. 13 প্রতিটি অনুচ্ছেদের প্রথম বাক্য পাঠকদের বলা উচিত এই অনুচ্ছেদটি কী।
    • আপনার নোটের পৃথক অনুচ্ছেদ বা বিভাগগুলি বিবেচনাধীন বিষয়টির একটি নির্দিষ্ট বিন্দুতে ফোকাস করা উচিত।
14. 14 গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি হাইলাইট করতে, একটি তালিকা বা তালিকা তৈরি করুন। এটি পাঠকদের মূল বিষয়গুলিতে মনোনিবেশ করতে এবং দ্রুত তথ্য পড়তে এবং শোষণ করতে সহায়তা করবে।
15. 15 একটি মেমোর আকার 1-2 পৃষ্ঠার বেশি হওয়া উচিত নয়।
    • এটি একটি স্ট্যান্ডার্ড মেমো সাইজ যা একক লাইন ব্যবধান এবং অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি ফাঁকা লাইন।
16. 16 উপস্থাপিত তথ্যের সংক্ষিপ্তসার একটি অনুচ্ছেদ সহ বিবেচনা করুন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এটি প্রয়োজনীয় নয়, বিশেষত যদি আপনি একটি সংক্ষিপ্ত নোট লিখে থাকেন।
    • কিন্তু যদি উপস্থাপিত তথ্য খুব জটিল হয় অথবা যদি মেমোর আকার মান থেকে বেশি হয়, তাহলে উপস্থাপিত তথ্যের সংক্ষিপ্ত বিবরণ (যথা মূল পয়েন্ট) সংক্ষিপ্ত করে একটি ছোট অনুচ্ছেদ অন্তর্ভুক্ত করা ভাল।
17. 17 একটি বন্ধ করার অনুচ্ছেদ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না, এমনকি যদি আপনি এটির প্রয়োজন মনে না করেন। নিম্নোক্ত বিবেচনা কর:
    • মেমোর লক্ষ্য কি? পাঠকদের কিছু করতে উৎসাহিত করবেন? কর্মীদের কি সময়মতো রিপোর্ট করতে হবে? যদি তা হয় তবে চূড়ান্ত অনুচ্ছেদে এটি স্পষ্টভাবে বলুন।
    • যদি আর কোন পদক্ষেপের প্রয়োজন না হয়, তাহলে নিম্নলিখিত উপসংহারটি লিখুন: "আমি এই সমস্যাটি নিয়ে আলোচনা করতে পেরে খুশি হব" অথবা "যদি এই বিষয়ে আপনার প্রশ্ন বা মন্তব্য থাকে, আমি তাদের উত্তর দিতে পেরে খুশি হব।"
18. 18 যদি আপনি চান, নোটের শেষে আপনার নাম বা স্বাক্ষর রাখুন (কিন্তু এটি প্রয়োজন হয় না)। যদি এমন হয়, অন্য কর্মচারীদের কাছ থেকে আপনি যে মেমো পেয়েছেন তা দেখুন।
    • যদি তারা নোটগুলিতে স্বাক্ষর করে (উদাহরণস্বরূপ, "আন্তরিকভাবে, ইভানোভ এএ), একই কাজ করুন।
    • আপনি যদি নোটটিতে স্বাক্ষর করতে না চান, আপনি নথির শেষে আপনার আদ্যক্ষর রাখতে পারেন।
19. 19 টেবিল, গ্রাফ বা রিপোর্ট নোটের সাথে সংযুক্ত থাকলে যেকোনো সংযুক্তি সম্পর্কে একটি অনুস্মারক তৈরি করুন। এটি করার জন্য, নথির শেষে লিখুন, উদাহরণস্বরূপ, "পরিশিষ্ট: সারণি 1"।
    • সংযুক্তির নোটের মূল টেক্সটে উল্লেখ করতে হবে।
    • উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি নতুন অফিসে আসন্ন স্থানান্তর সম্পর্কে লিখছেন, তাহলে আপনি কিছু লিখতে পারেন, "আমরা ত্রৈমাসিকের শেষে এই পদক্ষেপটি সম্পন্ন করতে চাই। বিস্তারিত চলমান সময়সূচীর জন্য সংযুক্ত টেবিল 1 দেখুন। "
20. 20 আপনার নোট জমা দেওয়ার আগে এটি চেক করতে ভুলবেন না। নিশ্চিত করুন যে বাক্যগুলি ব্যাকরণগতভাবে সঠিক, নোটটিতে কোন বানান বা বাক্য গঠন ত্রুটি নেই এবং তথ্যটি অর্থপূর্ণ।
    • নোটটি প্রথম চেক করার পরে পাঠাবেন না (যদি না, অবশ্যই, এটি একটি জরুরি নোট)। ডকুমেন্টটি একপাশে রাখুন এবং এক ঘন্টার মধ্যে আবার চেক করুন। সম্ভবত আপনি নতুন ত্রুটি এবং ভুলগুলি পাবেন যা আপনি আগে মিস করেছেন।
    • যদি নোটটিতে গোপনীয় তথ্য থাকে, আপনার কোম্পানির গোপনীয়তা নীতি পরীক্ষা করুন এবং সেই ব্যক্তির নাম খুঁজে বের করুন যিনি আপনার নোট পর্যালোচনা করবেন এবং প্রতিষ্ঠিত নিয়ম মেনে চলার বিষয়ে তার মতামত দেবেন।