কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• 2 এর 1 ম অংশ: একটি এজেন্ডা লেখা
• স্ক্র্যাচ থেকে একটি এজেন্ডা তৈরি করুন
• একটি ক্যালেন্ডার টেম্পলেট ব্যবহার করা হচ্ছে
• 2 অংশ 2: একটি ক্যালেন্ডার ব্যবহারের জন্য সেরা অনুশীলন
• পরামর্শ

সুশৃঙ্খলভাবে সভার জন্য একটি সুচিন্তিত এজেন্ডা প্রয়োজন। আপনার বৈঠকটি যতটা ক্লান্তিহীন এবং দক্ষ হয়ে উঠছে তেমন সভাগুলি মনে হয় না। একটি বিশদ তবু নমনীয় এজেন্ডা মেনে চলার মাধ্যমে আপনি আপনার সভাটি সুচলিত এবং মনোনিবেশ করতে পারেন যাতে আপনি আপনার সভার লক্ষ্যগুলি সবচেয়ে কম সময়ের মধ্যে অর্জন করতে পারেন। আপনি নিজের ক্যালেন্ডার লিখতে চান, টেম্পলেট ব্যবহার করতে পারেন বা আপনার ইতিমধ্যে থাকা ক্যালেন্ডারের বেশিরভাগটি তৈরি করতে চান, শুরু করতে নীচের পদক্ষেপ 1 দেখুন!

পদক্ষেপ

2 এর 1 ম অংশ: একটি এজেন্ডা লেখা

স্ক্র্যাচ থেকে একটি এজেন্ডা তৈরি করুন

1. আপনার ক্যালেন্ডার একটি শিরোনাম দিয়ে শুরু করুন। সর্বোত্তম সাহিত্য থেকে শুষ্ক স্প্রেডশীট পর্যন্ত প্রায় প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ নথির একটি শিরোনাম প্রয়োজন এবং এজেন্ডা পূরণের ব্যতিক্রমও নয় are আপনার শিরোনামে পাঠককে দুটি বিষয় বলা উচিত: প্রথমত, তিনি বা তিনি কোনও এজেন্ডা পড়ছেন এবং দ্বিতীয়ত, সভার বিষয়ে যে বিষয়টি রয়েছে তা। আপনি যখন মন তৈরি করবেন তখন আপনার শিরোনামটি আপনার ফাঁকা নথির শীর্ষে রাখুন। শিরোনামটি ফুলের বা জটিল হতে হবে না - ব্যবসায়িক প্রসঙ্গে সাধারণ এবং প্রত্যক্ষ শিরোনাম সাধারণত সেরা।
   • আপনার শিরোনামের জন্য পৃথক বা বৃহত ফন্ট ব্যবহার করার তাগিদ প্রতিরোধ করুন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আপনি টাইমস নিউ রোমান বা ক্যালিব্রির মতো একটি সাধারণ, মর্যাদাপূর্ণ ফন্ট ব্যবহার করতে চান এবং আপনার শিরোনামটি নথির বাকী অক্ষরের (বা কিছুটা বড়) আকারের আকার হিসাবে তৈরি করতে চান। মনে রাখবেন, আপনার শিরোনামের উদ্দেশ্য হ'ল পাঠকদের তারা কী দেখছে তা অবহিত করা, তাদের বিনোদনের জন্য বা এড়িয়ে যাওয়া অগত্যা নয়।
2. যুক্ত করুন "WHO?’, ’সত্য?" এবং "কখন?"শিরোনামে ডেটা। শিরোনামের পরে, মিটিং এজেন্ডাগুলিতে সাধারণত একটি শিরোনাম থাকে যা আপনার কর্মক্ষেত্রটি কতটা আনুষ্ঠানিক তার উপর নির্ভর করে বিশদে আলাদা হতে পারে। এই শিরোনামটি প্রায়শই শিরোনামের নীচে থাকে। সাধারণত, শিরোনামে, আপনি সংক্ষিপ্তভাবে সভাটির বিষয়ে তথ্যাদি তালিকাভুক্ত করেন যার সাথে আলোচনার বিষয়টির সাথে কোনও সম্পর্ক নেই। এটি এমনভাবে হয় যাতে উপস্থিত না থাকা লোকেরা কখন এবং কোথায় ঘটেছিল এবং কে উপস্থিত ছিল তা জানতে পারে। নীচে কয়েকটি জিনিস আপনি যুক্ত করতে পারেন; আপনি যে ডেটা চয়ন করেছেন তা নির্বিশেষে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি প্রতিটি তথ্যের টুকরোটি স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করেছেন (লেবেলের পাঠ্যটি এখানে সাহসী করে তোলে):
   • তারিখ এবং সময়. এগুলি একত্রে বা তাদের নিজস্ব পৃথক বিভাগে গ্রুপ করা যেতে পারে।
   • অবস্থান। যদি আপনার ব্যবসায়ের একাধিক অবস্থান থাকে তবে আপনি ঠিকানাটি লিখতে পারেন, তবে কেবলমাত্র একটি অবস্থান থাকলে আপনি যে ঘরে সাক্ষাত করছেন তার নাম রাখতে পারেন (যেমন, সভা ঘর # 3)।
   • অংশগ্রহণকারীরা। কাজের শিরোনামগুলি সাধারণত alচ্ছিক তবে প্রয়োজন হয় না।
   • বিশেষ ব্যক্তিরা উপস্থিত। এগুলি বিশেষ অতিথি, স্পিকার বা সম্মেলনের নেতা হতে পারে।
3. লক্ষ্য নিয়ে একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি লিখুন। যে সভাগুলি সুস্পষ্টভাবে নির্ধারিত উদ্দেশ্য না করে সেগুলি কী কী কথা বলবেন তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার কারণে মূল্যবান সময় অপচয় করার ঝুঁকি চালায়। আপনার শিরোনামের পরে একটি লাইন এড়িয়ে যান এবং "লক্ষ্য" বা "লক্ষ্য" এর মতো একটি শিরোনাম দিয়ে কোলন বা একটি নতুন লাইন অনুসরণ করে আপনার লক্ষ্য বিভাগকে মনোনীত করতে সাহসী বা আন্ডারলাইনযুক্ত পাঠ্যটি ব্যবহার করুন। তারপরে আপনি কয়েকটি সংক্ষিপ্ত এবং তীক্ষ্ণ বাক্যে, বৈঠকের জন্য আলোচনার বিষয়গুলি বর্ণনা করুন। এখানে আপনার প্রায় 1-4 বাক্য লেখার লক্ষ্য করুন।
   • উদাহরণস্বরূপ, আমরা যদি কোনও বাজেট সভার উদ্দেশ্যে উদ্দেশ্যগুলির একটি বিবৃতি লিখতে চাই তবে আমরা এগুলি ব্যবহার করতে পারি: "উদ্দেশ্য: 2014-2015 আর্থিক বছরের জন্য মূল বাজেটের লক্ষ্যবস্তু তালিকাভুক্ত করুন এবং দীর্ঘমেয়াদী ব্যয় সাশ্রয় ব্যবস্থা সম্পর্কে আলোচনা করুন। এছাড়াও, আর অ্যান্ড ডি ডিরেক্টর মার্কাস ফিল্ডম্যান সাম্প্রতিক প্রতিযোগিতার জরিপের ফলাফল উপস্থাপন করবেন। "
   • আপনি যদি কখনও বৈজ্ঞানিক প্রসঙ্গে লিখে থাকেন তবে উদ্দেশ্যগুলির বক্তব্যকে সভার সারাংশ হিসাবে ভাবেন। আপনি মূলত বলছেন, মূলত, বিশদে না গিয়ে বৈঠকে কী আলোচনা করা দরকার।
4. সভার মূল পয়েন্টগুলির জন্য একটি সময়সূচী লিখুন। সূচিগুলি ব্যবসায়িক বৈঠকের প্রবণতা মোকাবেলায় খুব দীর্ঘ সময় ধরে সহায়তা করে। আপনার লক্ষ্যের বিবৃতি দেওয়ার পরে একটি লাইন এড়িয়ে যান, আপনার সময়সূচিকে একটি সাহসী বা আন্ডারলাইনযুক্ত শিরোনাম দিন এবং আপনার সময়সূচীতে সময় তৈরির (মূল আলোচনার পয়েন্টগুলি মেলে) শুরু করুন। এটি পড়া সহজ রাখার জন্য, প্রতিটি সময়কালকে তার নিজস্ব লাইন দিন।
   • প্রতিটি সময়ের সাথে ইঙ্গিত করুন হয় পরিকল্পিত শুরু এবং শেষ সময়, বা আপনি প্রতিটি অংশ গ্রহণ করতে চান সময়। একটি সিস্টেম বা অন্যটি চয়ন করুন এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকুন - জিনিসগুলি মিশ্রণ করা অযৌক্তিক দেখায়।
   • অন্য কথায়, আপনি প্রতিটি সময়কালকে কথোপকথনের এই বিষয়ের জন্য শুরু এবং শেষ সময়ের সাথে চিহ্নিত করতে চান, বা আপনি কতক্ষণ এটি স্থায়ী রাখতে চান তা লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি উদাহরণ লাইন হতে পারে "14:00 - 14:05: ভূমিকা এবং উপস্থাপনা " বা ’5 মিনিট: ভূমিকা এবং উপস্থিতি। "তবে আপনার দুটি সিস্টেমের মধ্যে স্যুইচিং এড়ানো উচিত।
5. কোনও বিশেষ অতিথির জন্য তফসিলের সময় আলাদা করে দিন। আপনার সভায় অতিথিরা যদি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করতে আসে, আপনি এই লোকদের জন্য সভার সময় নির্ধারণ করতে চাইবেন। কথোপকথনের একাধিক বিষয় থাকলেও প্রতিটি অতিথিকে তাদের নিজস্ব সময় স্লট দিন। এই পদ্ধতিতে প্রত্যেকে নিজের পছন্দ অনুযায়ী নিজের বিষয়গুলি সংগঠিত করতে পারে।
   • বিব্রতকর সময়সূচী সংক্রান্ত সমস্যা এড়াতে, তাদের কথোপকথনের আলোচনার বিষয়ে প্রত্যেকের কতটা সময় প্রয়োজন হবে তা জানতে আগাম অতিথির সাথে যোগাযোগ করুন।
6. অন্য কোনও ব্যবসায়ের জন্য সভা শেষে অতিরিক্ত সময় রেখে দিন। এই সময়ের মধ্যে, লোকেরা কথোপকথনের বিভ্রান্তিকর বিষয়গুলি সম্পর্কে ব্যাখ্যা চাইতে পারে, তাদের নিজস্ব মতামত জানাতে পারে, ভবিষ্যতের সভার জন্য বিষয়গুলির পরামর্শ দিতে পারে এবং অন্যান্য মন্তব্য করতে পারে। আপনি এই জরিপটিকে আপনার তফসিলের শেষ আইটেম হিসাবে অন্তর্ভুক্ত করে সুস্পষ্ট করতে পারেন বা সভার শেষ পয়েন্টের পরে আপনি নিজেই এটি সামনে আনতে পারেন।
   • আপনি যদি আপনার সভার শেষে পৌঁছে যান এবং কারও কাছেই অতিরিক্ত প্রশ্ন বা মন্তব্য না থাকলে আপনি সর্বদা সভাটি তাড়াতাড়ি শেষ করতে পারেন। আপনার উপস্থিত অনেকেই সম্ভবত এর জন্য আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে!
7. আপনি কথোপকথনের বিষয়গুলির ওভারভিউ সরবরাহ করতে পারেন। সাধারণত, তফসিলটি সভার আলোচ্যসূচির সিংহ ভাগ - যে অংশটি লোকেরা আলোচনার দিকনির্দেশনা দেখায়। যাইহোক, যদিও এই অতিরিক্ত প্রচেষ্টা চালানো অপরিহার্য নয়, মূল পয়েন্টগুলির একটি অতিরিক্ত সংক্ষিপ্ত বিবরণ প্রদান বিভক্ত অংশগ্রহণকারীদের পক্ষে খুব সহায়ক হতে পারে। একটি রূপরেখা উপস্থিতগুলিকে সভায় উপস্থাপিত ধারণাগুলির বিন্যাসের স্মরণ করিয়ে দেয় এবং প্রতিটি বিষয় উল্লিখিত রাখতে কঠোর সময় কাটাতে তাদের সহায়তা করে। নীচে আপনি যে ধরনের সংক্ষিপ্তসার সম্ভবত ব্যবহার করতে চান তার উদাহরণ দেওয়া হল:

   • I. উচ্চ অগ্রাধিকারের বাজেট আইটেম

     • উ: কর্মচারী ভ্রমণের বাজেট

       বি। ব্যবসায়ীদের হার

       • i। আরও ভাল চুক্তি নিয়ে আলোচনা হচ্ছে?

       গ। তদবির খরচ

     II। মুড়ি উন্নতির ব্যবস্থা

     • উ: বিকল্প পরিষেবার চুক্তি

       • i। গ্রাহকদের কাছে উপস্থিত বিকল্পগুলি

         ii। প্রতিক্রিয়া পেতে

       খ। মোবাইল প্রযুক্তিতে পুনরায় বিনিয়োগ

     ...ইত্যাদি।

8. ক্যালেন্ডার ত্রুটিগুলি হস্তান্তর করার আগে তাদের পরীক্ষা করুন। যেহেতু কিছু অংশগ্রহণকারী মিটিং এজেন্ডার উপর প্রচুর নির্ভর করতে পারে, তাই এটির আগে তা ত্রুটিগুলির জন্য এটি পরীক্ষা করা খুব ভাল ধারণা। এটি করা কেবল উপস্থিতদের পক্ষে অনুগ্রহ নয় - এটি আপনার মনোযোগের বিবরণ এবং আপনার অবস্থানের জন্য আপনার মূল্যকেও ইতিবাচকভাবে প্রতিফলিত করে।
   • তদুপরি, আপনার ডায়েরিতে কোনও ত্রুটি নেই তা যাচাই করা আপনাকে সহায়তা করতে পারে সময় এবং আপনি বাঁচাতে মুখ ভুলগুলি পূর্ণ এজেন্ডা ব্যাখ্যা করার জন্য সময় ব্যয় করা আপনার সভাটিকে বিভ্রান্ত করতে এবং আপনাকে বিব্রতকর করতে পারে, বিশেষত যখন গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিরা উপস্থিত থাকে।

একটি ক্যালেন্ডার টেম্পলেট ব্যবহার করা হচ্ছে

1. আপনার ওয়ার্ড প্রসেসরের সাথে অন্তর্ভুক্ত একটি টেম্পলেট ব্যবহার করুন। মাইক্রোসফ্ট অফিস, ম্যাকের জন্য পৃষ্ঠাগুলি এবং এই জাতীয় অনেক ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামগুলিতে বৈঠকের এজেন্ডাসহ সকল ধরণের ব্যক্তিগত এবং পেশাদার নথিগুলির জন্য স্ট্যান্ডার্ড টেম্পলেট রয়েছে। এই টেম্পলেটগুলির সাহায্যে আপনি একটি পেশাদার খুঁজছেন নথিটি আশ্চর্যজনকভাবে দ্রুত এবং সহজেই তৈরি করতে পারেন। সাধারণত এই ধরণের টেম্পলেটগুলি একটি নান্দনিকভাবে মনোরম বিন্যাসের সাথে যৌক্তিক বিভাগগুলিতে সংগঠিত করা হয় - কেবল সংশ্লিষ্ট স্থানগুলিতে প্রাসঙ্গিক ডেটা টাইপ করুন এবং আপনি যেতে ভাল!
   • প্রতিটি ওয়ার্ড প্রসেসর কিছুটা আলাদা হলেও, বেশিরভাগ টেম্পলেট বিকল্পের সাহায্যে আপনাকে প্রোগ্রাম উইন্ডোর উপরের মেনু বার থেকে টেম্পলেটগুলিতে নেভিগেট করতে দেয়।
   • যদি আপনার ওয়ার্ড প্রসেসর টেম্পলেটগুলি ব্যবহার করতে পারে তবে উপযুক্ত মিটিং এজেন্ডা টেম্পলেটগুলি না থাকে তবে আপনি প্রোগ্রাম প্রস্তুতকারকের ওয়েবসাইট থেকে একটি ডাউনলোড করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের টেমপ্লেটগুলি Office.microsoft.com এ উপলব্ধ রয়েছে, যখন ম্যাকের জন্য পৃষ্ঠাগুলির টেম্পলেটগুলি অ্যাপল অ্যাপ স্টোরটিতে পাওয়া যাবে।
2. আপনি একটি বাহ্যিক উত্স থেকে একটি টেম্পলেটও ডাউনলোড করতে পারেন। যদি আপনার ওয়ার্ড প্রসেসর ডিফল্টরূপে ক্যালেন্ডার টেম্পলেটগুলি নিয়ে আসে না এবং আপনি সেগুলি অফিসিয়াল সাইটে পাচ্ছেন না, চিন্তা করবেন না - প্রচুর ফ্রি টেমপ্লেট অনলাইনে উপলব্ধ। এর জন্য আপনার পছন্দসই অনুসন্ধান ইঞ্জিনের একটি সহজ অনুসন্ধান, বলুন, "বৈঠক সংক্রান্ত টেমপ্লেট মিলন" আপনাকে কয়েক ডজন প্রাসঙ্গিক ফলাফল দেবে। তবে, এই ফলাফলগুলি সমস্তই অফিশিয়াল, বিশ্বাসযোগ্য উত্স থেকে আসে না, কোন টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করবেন তা চয়ন করার সময় একটি পার্থক্য করা গুরুত্বপূর্ণ। নীচে কয়েকটি বাহ্যিক সাইট আপনি ভিজিট করতে চাইতে পারেন:
   • ওয়ার্ড টেম্পলেটগুলি সংরক্ষণ করুন - এই পেশাদার সাইটটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের জন্য অনেক মানের টেম্পলেট সরবরাহ করে।
   • ওয়ার্ড টেম্পলেটগুলি অনলাইনে - ওয়ার্ড টেম্পলেটগুলির জন্য আরও একটি দুর্দান্ত উত্স। যাইহোক, এই পৃষ্ঠাটি কেবল কয়েকটি পছন্দ সরবরাহ করে।
   • iWorkCommune - পৃষ্ঠাগুলির জন্য একটি ভাল ক্যালেন্ডার টেম্পলেট। তবে এই টেমপ্লেটটি পৃষ্ঠাগুলির পুরানো সংস্করণগুলির জন্য (২০০৯ এর আগে)।
   • অ্যাপ স্টোরটিতে পৃষ্ঠাগুলির জন্য প্রচুর টেম্পলেট রয়েছে। দুর্ভাগ্যক্রমে, এগুলি সবই বিনামূল্যে পাওয়া যায় না।
3. আপনার টেমপ্লেটের ক্ষেত্রগুলি পূরণ করুন। একবার আপনি আপনার ওয়ার্ড প্রসেসরে একটি উপযুক্ত টেম্পলেট খুঁজে পেয়েছেন বা আপনার পছন্দসই একটি ডাউনলোড করেছেন, আপনাকে যা করতে হবে তা হ'ল প্রয়োজনীয় তথ্য সহ টেমপ্লেটটি পূরণ করা। বেশিরভাগ টেম্পলেটগুলিতে আপনার নাম, সময়, কথোপকথনের বিষয়, বিভাগের শিরোনাম ইত্যাদিতে স্পষ্টরূপে চিহ্নিত স্থান থাকবে। আপনার এজেন্ডা শেষ করতে সমস্ত প্রাসঙ্গিক ক্ষেত্র পূরণ করুন এবং ত্রুটির জন্য আপনার কাজটি পরে পরীক্ষা করুন। ক্যালেন্ডার টেমপ্লেটগুলি যতটা দরকারী, সেগুলি আপনাকে বানান, ব্যাকরণ এবং ত্রুটিযুক্ত ত্রুটি থেকে রক্ষা করে না।
   • কোনও ক্ষেত্র খালি রাখবেন না। বলার অপেক্ষা রাখে না, অপেশাদার ছাড়া আর কিছুই অপেশাদার মনে হয় না, কেবলমাত্র "টাইপ হিয়ার" টাইপের সময়সূচীর একটি লাইন। যদি কোনও কারণে টেম্পলেটটির কিছু অংশ থাকে যা আপনি পূরণ করতে চান না, সেগুলি খালি রাখার পরিবর্তে মুছুন।
4. আপনার ক্যালেন্ডারকে আপনার প্রয়োজনের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে সামান্য পরিবর্তন করুন। এজেন্ডা টেমপ্লেটগুলির স ملاقاتগুলি খুব কার্যকর হতে পারে তবে আপনার ডিফল্ট ক্যালেন্ডার স্টাইল এবং লেআউটটি ঠিকঠাকভাবে আটকে থাকার কোনও কারণ নেই। আপনার ক্যালেন্ডারটি আপনার সংস্থা আপনার জন্য যে স্ট্যান্ডার্ড নির্ধারণ করেছে এবং সভার জন্য আপনি যে স্ট্যান্ডার্ড নির্ধারণ করেছেন তা পূরণ করে নিলে তা নিশ্চিত করার জন্য টেমপ্লেটের সামগ্রী এবং স্টাইলে নির্দ্বিধায় দ্বিধা বোধ করবেন না।
   • উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি মনে করেন যে কোনও নির্দিষ্ট টেমপ্লেটটি খুব ভাল দেখাচ্ছে তবে এর শিরোনামটি এতটাই দীর্ঘস্থায়ী যে এটি শিরোনামহীন, যতক্ষণ আপনি উপযুক্ত দেখছেন ততক্ষণ শিরোনামের কোনও অপ্রয়োজনীয় বিভাগ মুছে ফেলতে দ্বিধা বোধ করবেন না that দস্তাবেজের বিন্যাসটি নষ্ট নয়, বা এজেন্ডাটি দেখতে অশুভ দেখাচ্ছে।

2 অংশ 2: একটি ক্যালেন্ডার ব্যবহারের জন্য সেরা অনুশীলন

1. প্রথমে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নির্বাচন করুন। সভাগুলির সময়সূচী করার সময়, সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টিকে তফসিলের সামনে রাখাই সাধারণত ভাল নীতি। এটি দিয়ে আপনি দুটি জিনিস অর্জন। প্রথমত, সভাটিকে শুরু করার সময় তারা ক্লান্ত হয়ে ওঠার পরেও প্রত্যেককে এই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি আলোচনার অনুমতি দেয়। দ্বিতীয়ত, সভাটি অকাল আগে শেষ হয়ে যায় বা নির্দিষ্ট উপস্থিতিদের শেষের আগে চলে যেতে হয়, এটি নিশ্চিত করে যে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি ইতিমধ্যে আলোচনা হয়েছে।
   • সভাগুলি সর্বদা পরিকল্পনা মতো হয় না। যদি কোনও মিটিং শেষে ছোট, গুরুত্বহীন বিষয়গুলি বাদ দেওয়া হয় তবে আপনি সেগুলি নিজে সমাধান করতে পারবেন বা পরে অন্য কোনও মিটিংয়ের সময়সূচি নির্ধারণ করতে পারবেন। তবে, আপনি যদি কথোপকথনের মূল বিষয়গুলি আবরণে অক্ষম হন তবে আপনার বৈঠকটি উদ্দেশ্যটির অংশটি অর্জন করতে ব্যর্থ হয়েছে, যা আপনার জন্য হতাশ এবং বিব্রতকর উভয়ই হতে পারে। আপনার তফসিলের শীর্ষে সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি রাখা বাধা দেয় অধিকাংশ ক্ষেত্রে এই সমস্যা.
2. আপনার ক্যালেন্ডার সময়সূচীতে আটকে থাকুন, তবে নমনীয় হন। সভার পরিকল্পনা ও পরিচালনা করার সময়, সবচেয়ে বড় বিপদগুলির মধ্যে একটি হ'ল এটি পরিকল্পনার চেয়ে বেশি সময় নেয়। কর্মীদের সাধারণত একটি থাকে অপছন্দ যে সভাগুলি খুব দীর্ঘ এবং যথাযথভাবে তাই মিটিংগুলি, কারণ তারা অবিশ্বাস্যরকম বিরক্তিকর হতে পারে এবং পরিবর্তে লোকদের সত্যিকারের কাজ করতে বাধা দিতে পারে। আপনার সভাটি সময়সূচীতে রাখার জন্য, ঘড়ির দিকে নজর রাখুন এবং আপনি যদি সুযোগ পান তবে বিনয়ের সাথে এমন একটি কথা বলে এগিয়ে যান, "সময় মতো এখান থেকে বেরিয়ে আসতে চাইলে আমাদের অবশ্যই পরবর্তী বিষয়ের দিকে এগিয়ে যাওয়া দরকার। "
   • তবে সভাগুলি প্রায়শই পরিকল্পনা অনুসারে চলে না, সুতরাং আপনার সভার কোনও অংশ আপনার পছন্দ থেকে বেশি সময় নিলে ক্ষতিপূরণ দেওয়ার জন্য আপনাকে প্রস্তুত থাকতে হবে। আপনার সভার জন্য আপনার সীমাবদ্ধ সময় হিসাবে যতটা সম্ভব আলোচনায় নমনীয় হন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার সভার একটি অংশ অতিরিক্ত সময়সীমা অতিক্রম করে থাকে তবে আপনি আপনার সভার অন্যান্য অংশের জন্য আলোচনাটি ছাঁটাই করতে পারেন, বা বৈঠকের তুলনামূলক গুরুত্বহীন অংশগুলি পুরোপুরি বাদ দিতে পারেন তা নিশ্চিত হওয়ার জন্য it
3. সভার আগে আপনার এজেন্ডাটি ভাল লেখা শুরু করুন। যদিও ক্যালেন্ডারগুলি অন্যান্য ধরণের ব্যবসায়ের নথির মতো গুরুত্বপূর্ণ নয় (যেমন রিপোর্ট, ডেটার স্প্রেডশিট, উপস্থাপনা স্লাইডস ইত্যাদি), আপনি এখনও আপনার ক্যালেন্ডারটি পেশাদার এবং স্লট দেখতে চান, বিশেষত যদি আপনি এটির সময়ে আপনার সহকর্মীদের সাথে ভাগ করে নেন সভা। আপনার কাছে মানসম্পন্ন নথি তৈরি করার পর্যাপ্ত সময় রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার ডায়েরি লেখা শুরু করুন।
   • তাড়াতাড়ি শুরু করা আপনাকে বৈঠকের কার্যসূচিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে সুবিধা দেয়। সহকর্মী বা তত্ত্বাবধায়কদের সাথে আপনার ক্যালেন্ডারের প্রাথমিক সংস্করণ ভাগ করে নেওয়া এবং তাদের ইনপুট জিজ্ঞাসা করা, ত্রুটিগুলি সমাধান করতে এবং আগে নেই এমন নিখোঁজ বিবরণ যুক্ত করতে আপনাকে সহায়তা করতে পারে। আপনি যদি আপনার ক্যালেন্ডারটি লেখার জন্য শেষ সেকেন্ড পর্যন্ত অপেক্ষা করেন তবে আপনার এই প্রতিক্রিয়াটি জিজ্ঞাসা করার জন্য সময় থাকতে পারে না।
   • আপনি যখন সভার আগের দিন নিয়মিত প্রতিদিনের সভার জন্য এজেন্ডা লিখে চলে যেতে পারেন তবে গুরুত্বপূর্ণ সভার জন্য প্রস্তুত হতে কয়েক সপ্তাহ সময় নিতে পারে।
4. সভায় উপস্থিতদের সাথে এজেন্ডাটি ভাগ করুন। আলোচনার জন্য বিষয়টির পুরো জ্ঞান নিয়ে সবাই মিটিংয়ে আসেন তা নিশ্চিত করতে, আপনি সবার আগেই এজেন্ডাটি ভাগ করতে চাইবেন। আপনি যেখানে কাজ করেন কর্পোরেট সংস্কৃতির উপর নির্ভর করে এর অর্থ হতে পারে বেশ কয়েকটি অনুলিপি মুদ্রণ করা এবং ব্যক্তিগতভাবে সেগুলি হস্তান্তর করা বা ক্যালেন্ডারটিকে কেবল সংযুক্তি হিসাবে ইমেল করা। তবে আপনি আপনার ক্যালেন্ডার বিতরণ করলে নিশ্চিত করুন এটি প্রেরণের আগে এটি প্রযুক্তিগত ত্রুটিমুক্ত।
   • সভার গুরুত্বের উপর নির্ভর করে আপনি সম্ভবত সভার আগে উপস্থিতদের কমপক্ষে দু'ঘণ্টা আগে এজেন্ডাটি দিতে চান। বড়, গুরুত্বপূর্ণ সভার জন্য, এজেন্ডাটি আরও একদিন বা তার আগে প্রেরণ করা প্রয়োজন।
   • যেহেতু লোকেরা প্রায়শই ব্যস্ত বা ভুলে যায়, তাই কেউ যদি তাদের ভুলে যায় তবে সভায় এজেন্ডার কিছু অতিরিক্ত অনুলিপি নিয়ে আসা একটি স্মার্ট ধারণা।

পরামর্শ

• যদি কেউ বৈঠকে অংশ নিতে না পারেন, এজেন্ডার শীর্ষে একটি "ঘোষিত অনুপস্থিত" বিভাগটি বিবেচনা করুন, বা এর জন্য স্থান ছেড়ে দিন এবং সভার সময় এটি ঘোষণা করুন।
• এক জন্য একটি দুর্দান্ত উত্স উত্পাদনশীল সভাটি "DARV" ব্যবহার করছে: লক্ষ্য, এজেন্ডা, ভূমিকা ও দায়িত্ব। প্রথমত, আপনার সভার একটি হওয়া উচিত উদ্দেশ্য আছে। আপনি যদি কেবল তথ্য সরবরাহের জন্য একটি সভা করছেন তবে কোনও সভার সাথে মানুষের সময় নষ্ট করবেন না। তাদের একটি নিউজলেটার পাঠান। লক্ষ্যটির একটি সক্রিয় উপাদান থাকা উচিত এবং যদি সম্ভব হয় এমন কোনও পণ্য প্রদর্শিত হয়: "দলের জন্য ত্রৈমাসিক গোলগুলি সেট করুন"। এজেন্ডা হ'ল বিষয়গুলির একটি তালিকা যা আপনি লক্ষ্য অর্জনে মোকাবেলা করবেন এবং আপনাকে ট্র্যাক রাখার সময়সীমা সহ। উদাহরণস্বরূপ, "১. শেষ কোয়ার্টারের লক্ষ্যগুলির স্থিতি পরীক্ষা করুন (১৫ মিনিট), ২. গোলের জন্য অন্য কোনও ব্যবসায়ের পরামর্শ (২০ মিনিট), ৩. শীর্ষ ৫ টি লক্ষ্য (১০ মিনিট) ইত্যাদি নির্বাচন করুন।" ভূমিকা ও দায়িত্বগুলির জন্য, আপনি নির্ধারণ করেন যে কে সভার নেতৃত্ব দেয়, কে নোট গ্রহণ করে এবং কে সভা থেকে ফলস্বরূপ অ্যাকশন আইটেমগুলি নিয়োগ করে।
• আপনার কোম্পানির ক্যালেন্ডারগুলির জন্য যদি একটি বিশেষ ফর্ম থাকে তবে এই ফর্মটি একটি টেম্পলেট হিসাবে ব্যবহার করুন। কিছু জায়গার জন্য, সূত্রটি আটকে থাকা প্রয়োজনীয়।
• আপনার সহকর্মীরা কী পছন্দ করে তার উপর নির্ভর করে, এজেন্ডার জন্য লোকেদের প্রস্তাব দেওয়ার জন্য একটি সময়সীমা রাখা কার্যকর হতে পারে। একটি শেষের তারিখ এবং সময় বর্ণনা করুন এবং এটি বদ্ধ থাকুন। যেখানে ক্যালেন্ডার উন্নত হয় বা ইভেন্টগুলি যখন আপনার মূল ক্যালেন্ডারটি প্রতিস্থাপন করে সেখানে সংযোজনের জন্য জায়গা তৈরি করুন।