লেখক:
Janice Evans
সৃষ্টির তারিখ:
24 জুলাই 2021
আপডেটের তারিখ:
1 জুলাই 2024
কন্টেন্ট
যদি আপনার নিজের ব্যবসা থাকে, তাহলে সম্ভবত আপনাকে আপনার ক্লায়েন্টদের কাছে ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে হবে। লক্ষ্যগুলি ভিন্ন হতে পারে: নতুন ইভেন্ট বা শর্ত সম্পর্কে অবহিত করা, কোম্পানির পক্ষ থেকে গ্রাহকদের অভিযোগের জবাব দেওয়া। লেখার কারণ যাই হোক না কেন, সর্বদা একটি পেশাদারী সুর এবং ব্যবসার স্টাইল বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ।
ধাপ
2 এর অংশ 1: ব্যবসায়িক পত্র বিন্যাস
1 পেশাদার লেটারহেড ব্যবহার করুন। ব্যবসায়িক চিঠি আপনার কোম্পানির প্রতিনিধিত্ব করে। এই বিষয়ে, চিঠির উপযুক্ত ফর্ম থাকা উচিত। এছাড়াও, আপনার কোম্পানির লোগো বা ব্র্যান্ড ব্যবহার করতে ভুলবেন না। - আপনি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের জন্য রেডিমেড কালার টেমপ্লেট ব্যবহার করে একটি লেটার হেডার তৈরি করতে পারেন। একটি বাস্তব কোম্পানির লোগো বা ব্র্যান্ড ব্যবহার করুন।
2 একটি টেক্সট এডিটর খুলুন। সমস্ত কোম্পানির ব্যবসায়িক চিঠি সবসময় একটি কম্পিউটারে টাইপ করা আবশ্যক। - একটি নতুন নথি তৈরি করুন এবং মার্জিনগুলি 2.54 সেন্টিমিটারে সেট করুন।
- টাইমস নিউ রোমান, জর্জিয়া, বা এরিয়ালের মতো একটি সেরিফ টাইপফেস ব্যবহার করুন। সুতরাং, ফন্টের আকার 12 এর বেশি হওয়া উচিত নয়, কিন্তু 10 এর কম হওয়া উচিত নয়।
- একক লাইন ব্যবধান ব্যবহার করুন।
3 ব্লক আকৃতি কাস্টমাইজ করুন। ব্লক ফর্ম ব্যবসায়িক অক্ষরের জন্য সবচেয়ে সাধারণ বিন্যাস। এটি সেট আপ এবং অনুসরণ করা সবচেয়ে সহজ। প্রতিটি আইটেম ন্যায্য এবং একটি স্থান দ্বারা পৃথক করা হয়। পৃষ্ঠার উপরে থেকে নীচে, একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে নিম্নলিখিত আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত: - আজকের তারিখ বা চিঠি পাঠানোর তারিখ। তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না, কারণ এটি প্রেরক এবং প্রাপক দ্বারা হিসাবের জন্য ব্যবহার করা হয়, পাশাপাশি আইনি উদ্দেশ্যেও। সঠিক তারিখ দিন।
- প্রেরকের ঠিকানা. এটি আদর্শ ফরম্যাটে আপনার ঠিকানা। যদি আপনার ঠিকানা ইতিমধ্যে চিঠির শিরোনামে তালিকাভুক্ত থাকে, তাহলে আপনি এই পদক্ষেপটি এড়িয়ে যেতে পারেন।
- বহির্গামী ঠিকানা। চিঠির প্রাপকের নাম এবং ঠিকানা লিখুন। আপনি ঠিকানা "মাস্টার" বা "উপপত্নী" ব্যবহার করতে পারেন। সুতরাং, যদি প্রাপক নিনা সেরোভা হন তবে আপনি "মিসেস নিনা সেরোভা" এবং "নিনা সেরোভা" উভয়ই লিখতে পারেন।
- শুভেচ্ছা। আপনি "প্রিয় মিসেস সেরোভা" বা "প্রিয় নিনা সেরোভা" লিখতে পারেন। যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে চিঠিটি কে পড়বে, "প্রিয় স্যার" লিখুন। "সমস্ত আগ্রহী পক্ষের তথ্যের জন্য" একটি বিকল্পও রয়েছে, তবে যদি ঠিকানাটি অজানা থাকে তবে এটি একটি শেষ অবলম্বন হিসাবে ছেড়ে দেওয়া উচিত।
- চিঠির মূল অংশ। এই অংশটি পরবর্তী অংশে আরো বিস্তারিতভাবে আলোচনা করা হবে।
- চূড়ান্ত অংশ এবং স্বাক্ষর। লিখুন: "আন্তরিকভাবে" - অথবা: "শুভ কামনা।"
2 এর অংশ 2: একটি ব্যবসায়িক চিঠি কীভাবে লিখবেন
1 আপনার লক্ষ্য দর্শকদের সংজ্ঞায়িত করুন। শ্রোতা নির্বিশেষে চিঠির স্বর সর্বদা পেশাদার থাকা উচিত, তবে শব্দ এবং ভাষা অর্থের পছন্দ চিঠির ঠিকানার উপর নির্ভর করে। যদি চিঠি অন্য কোম্পানির এইচআর বিভাগের জন্য হয়, তাহলে আরো আনুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করা উচিত। একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টকে সম্বোধন করার সময়, আপনি অনানুষ্ঠানিক এবং সহজ ভাষা অবলম্বন করতে পারেন। - এটি আপনাকে ভুল বোঝাবুঝি এড়াতেও সহায়তা করবে। পাঠকের কাছে বোধগম্য নয় এমন শব্দ ব্যবহার করবেন না। উদাহরণস্বরূপ, গ্রাহকরা আপনার কোম্পানির স্পেস প্রোগ্রামের জন্য ব্যবহৃত সংক্ষিপ্ত বিবরণগুলি জানেন না, তাই সেগুলি আপনার চিঠিতে ব্যবহার করবেন না।
- ব্যবসায়িক লেখার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম হল লেখাটি স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং বিনয়ী হওয়া উচিত।
2 প্রথম লাইনে চিঠির উদ্দেশ্য বলুন। চিঠির উদ্দেশ্য বিবেচনা করুন। আপনি কি অফিসের নতুন ঠিকানা দিতে চান? ক্লায়েন্টকে theণের কথা মনে করিয়ে দিন? অভিযোগের জবাব দেবেন? চিঠির প্রথম বাক্য লেখার প্রয়োজন হলে এটি মনে রাখবেন। অস্পষ্ট শব্দ ব্যবহার করবেন না এবং সরাসরি কথা বলুন। - যদি আপনি একজন কোম্পানির মালিক হিসেবে আপনার মতামত প্রকাশ করেন তাহলে প্রথম ব্যক্তিতে লিখুন। আপনি যদি কোনও কোম্পানি বা সংস্থার পক্ষে সম্বোধন করেন তবে দ্বিতীয় ব্যক্তিতে লিখুন।
- একটি অস্পষ্ট বিবৃতি ব্যবহার করুন যেমন: "আমরা আপনাকে এর মাধ্যমে অবহিত করছি" - অথবা: "আমরা এর দ্বারা নিম্নলিখিতগুলি জানতে চাই।" যদি আপনি কোম্পানির মালিক হিসাবে সম্বোধন করছেন তবে প্রথম ব্যক্তিতে লিখুন: "আমি আপনার সাথে যোগাযোগ করতে চাই", - অথবা: "সম্প্রতি আমি শিখেছি ..., তাই আমি চাই ..."।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি (কোম্পানির মালিক) নিনা সেরোভাকে এক মাসের debtণের বিষয়ে অবহিত করতে চান। এইভাবে আপনার চিঠি শুরু করুন: "আমি আপনাকে জানাতে চাই যে মার্চ 2015 পর্যন্ত আপনার অ্যাকাউন্টে একটি debtণ রয়েছে।"
- আপনি যদি কোনও কোম্পানির কর্মচারী হন এবং আপনার কোম্পানির মহাকাশ কর্মসূচির বিষয়ে গ্রাহকের অভিযোগের জবাব দিচ্ছেন, তাহলে এইভাবে শুরু করুন: "আমরা আমাদের মঙ্গল গ্রহ উপনিবেশ কর্মসূচি সম্পর্কে আপনার মন্তব্য পেয়েছি।"
- কখনও কখনও আপনাকে পাঠককে বলতে হবে যে তিনি একটি প্রতিযোগিতায় জিতেছেন বা একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে স্থান পেয়েছেন। এইভাবে শুরু করুন: "আমি জানাতে পেরে আনন্দিত ...", - অথবা: "আমরা জানাতে পেরে খুশি ..."।
- যদি আপনার খারাপ খবর জানার প্রয়োজন হয়, এই বাক্যাংশটি দিয়ে শুরু করুন: "দু regretখের সাথে আমরা আপনাকে অবহিত করি ...", - অথবা: "সতর্কতার সাথে বিবেচনা করার পরে, এটি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল ..."।
3 একটি বৈধ ভয়েস ব্যবহার করুন। সরকারী বক্তৃতায়, প্যাসিভ ভয়েস প্রায়ই ব্যবহৃত হয়, কিন্তু এটি অক্ষরের পাঠকে একঘেয়ে বা বোধগম্য করতে পারে। একটি বৈধ ভয়েস একটি সিদ্ধান্তমূলক স্বরে তথ্য প্রদান করতে দেয়। - একটি প্যাসিভ ভয়েসের একটি উদাহরণ: "কি পদক্ষেপ নেওয়া যেতে পারে?" এই ক্ষেত্রে, বিষয় "পদক্ষেপগুলি" কর্মের নির্বাহক নয়, কিন্তু নিজেই কর্মের অভিজ্ঞতা লাভ করে।
- একটি বৈধ ভয়েসের উদাহরণ: "আমরা কী পদক্ষেপ নিতে পারি?" এই সংস্করণে, একটি সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করা হয়, যা আপনাকে স্পষ্টভাবে এবং স্পষ্টভাবে ধারণাটি প্রকাশ করতে দেয়।
- মাঝে মাঝে, প্যাসিভ ভয়েস আপনাকে আপনার বার্তা জানাতে দেয় এবং একটি ত্রুটি বা কুরুচিপূর্ণ সত্যের দিকে খুব বেশি মনোযোগ না দেয়। শুধুমাত্র এই ক্ষেত্রে এটি ব্যবহার করুন। সাধারণত, একটি বৈধ ভয়েস পছন্দ করা হয়
4 পূর্ববর্তী ঘটনা বা পাঠকের সাথে যোগাযোগের লিঙ্ক। আপনি হয়তো Serণ সম্পর্কে নিনা সেরোভা কে আগেই জানিয়েছিলেন। পাঠক শেষ সম্মেলনে আপনার স্পেস প্রোগ্রাম নিয়ে তার অসন্তোষ প্রকাশ করতে পারে। আপনি যদি ইতিমধ্যে যোগাযোগ করে থাকেন, তাহলে এই সত্যটি সম্পর্কে মনে করিয়ে দিন। পাঠক গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ প্রত্যাহার করতে সক্ষম হবে, এবং আপনার চিঠি অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী হবে। - "আগের চিঠি অনুযায়ী ...", "গত মাসে আপনার সময়োপযোগী অর্থ প্রদানের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ," বা "মে মাসে সম্মেলনে আপনার গঠনমূলক মন্তব্য শুনে আমরা আনন্দিত হয়েছিলাম" এর মতো বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন।
5 একটি অনুরোধ করুন অথবা সাহায্যের প্রস্তাব দিন। একটি বিনয়ী অনুরোধের সাথে একটি ইতিবাচক সুর সেট করুন অথবা সাহায্যের আকারে সহযোগিতার প্রস্তাব দিন। - ধরা যাক আপনি একটি কোম্পানির মালিক এবং একজন ক্লায়েন্টকে debtণ পরিশোধ করতে রাজি করতে চান। শব্দটি ব্যবহার করুন: "আমি আপনার সহায়তা এবং অবিলম্বে অর্থ প্রদানের জন্য কৃতজ্ঞ হব।"
- আপনি যদি কোনো কোম্পানির পক্ষে লিখছেন, তাহলে এই বাক্যটি ব্যবহার করুন: "আমরা আমাদের এইচআর ম্যানেজারের সাথে আপনার জন্য একটি ব্যক্তিগত বৈঠকের ব্যবস্থা করতে চাই।"
- সমস্ত সম্ভাব্য প্রশ্নের উত্তর দিতে এবং পাঠকের সন্দেহ দূর করার প্রস্তাবও দিন। উদাহরণ: "আমরা আপনার কোন প্রশ্নের উত্তর দিতে বা পেমেন্ট সম্পর্কে কোন সন্দেহ দূর করতে পেরে খুশি হব", - অথবা: "আপনি কি আমাদের প্রোগ্রাম সম্পর্কে আরো বিস্তারিত জানতে চান?"
6 চিঠিটি সম্পূর্ণ করুন। আপনার পক্ষ থেকে বা গ্রাহকের পক্ষ থেকে একটি কল-টু-অ্যাকশন ব্যবহার করুন। এটি একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে debtণ পরিশোধ করার অনুরোধ বা ক্লায়েন্টের সাথে বৈঠকের ব্যবস্থা করার প্রস্তাব হতে পারে। - ভবিষ্যতে যোগাযোগের আশা নিয়ে একটি প্রস্তাব লিখুন: "আগামী সপ্তাহের বাজেট সভায় আপনার সাথে দেখা করার জন্য উন্মুখ," - অথবা: "আমরা যখন আমাদের অফিসে মিলিত হব তখন আমরা আপনার সাথে এই সমস্ত দিক নিয়ে আরও বিস্তারিত আলোচনা করতে পেরে খুশি হব । ”
- চিঠির সাথে নথি সংযুক্ত থাকলে নির্দেশ করুন। একটি বাক্যাংশ যোগ করুন যেমন: "আমরা আপনাকে গত মাসের জন্য একটি চালান পাঠাচ্ছি" - অথবা: "স্পেস প্রোগ্রামের একটি অনুলিপি চিঠির সাথে সংযুক্ত করা হয়েছে।"
- শেষে একটি সমাপ্তি বাক্যাংশ ব্যবহার করুন। ক্লায়েন্টদের জন্য এটি সর্বোত্তম: "আন্তরিকভাবে", - অথবা: "শুভ কামনা।"
- অপরিচিতদের কাছে আনুষ্ঠানিক চিঠিতে "শুভেচ্ছা" শব্দটি ব্যবহার করুন।
- লিখুন: "সর্বশ্রেষ্ঠ" যদি আপনি কোনও ব্যক্তিকে জানেন বা সহযোগিতা করেন।
7 ভুলটি ঠিক কর. চিঠিতে ব্যাকরণগত ত্রুটি থাকলে সঠিক বিন্যাস এবং শব্দচয়ন কোন ভূমিকা পালন করবে না! - প্যাসিভ ভয়েসের সব ক্ষেত্রে খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন এবং উপযুক্ত সমন্বয় করুন।
- দীর্ঘ এবং বিভ্রান্তিকর বাক্যে মনোযোগ দিন। একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে, "ভাল কম ভাল" নিয়মটি প্রযোজ্য, তাই দীর্ঘ বাক্যগুলি বাতিল করা উচিত।
পরামর্শ
- অক্ষর A4 কাগজে চিঠি মুদ্রণ করুন। যদি মেইল করা হয়, চিঠিটি তিনবার ভাঁজ করুন এবং এটি একটি আদর্শ খামে রাখুন।
