কন্টেন্ট

• ধাপ
• সতর্কবাণী

ইমেইল, সাধারণভাবে, শুধুমাত্র সাধারণ (ASCII) পাঠ্য অন্তর্ভুক্ত করে, যখন ওয়ার্ড ডকুমেন্টে অনেক ফরম্যাট করা টেক্সট থাকতে পারে। ওয়ার্ড ডকুমেন্টের ফর্ম্যাটিং সম্পূর্ণরূপে সংরক্ষণ করার কোন উপায় নেই যখন আপনি এটি একটি ইমেলের মূল অংশে অনুলিপি করেন। যাইহোক, আপনার লক্ষ্যের উপর নির্ভর করে বেশ কয়েকটি বিকল্প রয়েছে।

ধাপ

1. 1 আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্ট আপনার ইমেইলে সংযুক্তি হিসেবে সংযুক্ত করুন, ইমেইলের মূল অংশে নয়। যাইহোক, কিছু লোক যারা ইমেইল পান তাদের একটি ওয়ার্ড এডিটর নাও থাকতে পারে এবং এইভাবে তারা সহজেই ডকুমেন্টটি পড়তে পারবে না। উপরন্তু, ব্যবহারকারীদের কম্পিউটারের মধ্যে পার্থক্যের কারণে, কিছু নথি সামান্য ভিন্ন হতে পারে।
2. 2 ওয়ার্ডে রিচ টেক্সট ফরম্যাটে (RTF) ডকুমেন্ট সেভ করুন এবং তারপর ডকুমেন্টটি আপনার ইমেইলে অ্যাটাচ করুন। ওয়ার্ডপ্যাড, সফটওয়্যারের একটি অংশ যা উইন্ডোজের সাথে বিনামূল্যে আসে এবং প্রায় সব টেক্সট এডিটরই আরটিএফ ফাইল পড়তে পারে। আরটিএফ ফাইলগুলি ওয়ার্ড ডকুমেন্টে ফরম্যাটিংয়ের বেশিরভাগ (কিন্তু সব নয়) ধরে রাখে।
3. 3 যদি আপনি অ্যাডোব অ্যাক্রোব্যাটের সম্পূর্ণ সংস্করণের মালিক হন, অথবা পিডিএফ ফাইল তৈরি করার অন্য কোনো উপায় জানেন, তাহলে আপনি ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে পিডিএফ ফাইল হিসাবে রপ্তানি করতে পারেন এবং তারপরে এটি সংযুক্ত করুন। অ্যাডোব অ্যাক্রোব্যাট রিডার সফটওয়্যারটি বিনামূল্যে এবং অধিকাংশ ব্যবহারকারী ইতোমধ্যে তাদের কম্পিউটারে ইনস্টল করে রেখেছে। পিডিএফ ফাইলটি ওয়ার্ড ফাইলের মতো দেখতে হবে, কিন্তু এটি সহজে সম্পাদনা করা যাবে না।পিডিএফ তৈরির জন্য আপনি পিডিএফ ক্রিয়েটর (http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) নামে একটি বিনামূল্যে পণ্য ব্যবহার করতে পারেন।
4. 4 অনেক ইমেইল ক্লায়েন্ট আপনাকে আপনার ইমেলে কিছু ফরম্যাটিং যোগ করার অনুমতি দেয়। এই বৈশিষ্ট্য, বিভিন্নভাবে "সমৃদ্ধ পাঠ্য" বা "এইচটিএমএল মেল" হিসাবে উল্লেখ করা হয়েছে, আপনার ইমেল ক্লায়েন্টের উপর নির্ভর করে বিভিন্ন উপায়ে উপলব্ধ। এটি আসলে এইচটিএমএল ফরম্যাটে (যেমন একটি ওয়েব পেজ) পাঠায়, যা উপরে বর্ণিত আরটিএফ ফরম্যাটের চেয়ে কিছুটা বেশি সীমাবদ্ধ। এটি একটি সংযুক্তি হিসাবে পরিবর্তে একটি ইমেল বার্তার মূল অংশে টেক্সট থাকা অনেক বেশি সুবিধাজনক। কিন্তু ইমেইল গ্রহণকারী সকল মানুষ এইচটিএমএল মেইল ​​গ্রহণ করতে পারে না।
5. 5 আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি সরাসরি আপনার মেইলে টেক্সট হিসাবে আটকান, তবে প্রথমে কিছু সতর্কতা অবলম্বন করুন। যতটা সম্ভব সামান্য বিন্যাস ব্যবহার করুন। "স্মার্ট কোট" পরিবর্তন করুন।

সতর্কবাণী

• একেবারে প্রয়োজন না হলে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট হিসেবে ডকুমেন্ট সংযুক্ত করবেন না। সাধারণত শুধুমাত্র খুব দীর্ঘ নথি সংযুক্ত করা প্রয়োজন। মেসেজের মূল অংশে অন্য সব কিছু সুনির্দিষ্টভাবে নির্দিষ্ট করা যেতে পারে। আপনি যদি সত্যিই প্রাপককে স্ক্রিনে প্রদর্শিত ডকুমেন্টটি দেখতে চান তবে পিডিএফ ফাইল তৈরি করতে শিখুন। যদি তাকে ব্যাপক পরিবর্তন করতে হয়, তাহলে একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট বা আরটিএফ ফাইল সংযুক্ত করুন।