কন্টেন্ট

• পদক্ষেপ
• 2 এর 1 ম অংশ: একটি ব্যবসায়িক চিঠি আঁকুন
• 2 অংশ 2: ব্যবসায়ের চিঠি লেখা
• পরামর্শ

আপনি যখন ব্যবসা পরিচালনা করেন তখন আপনার গ্রাহকদের কাছে সম্ভবত চিঠি লিখতে হবে। আপনাকে তাদের নতুন ইভেন্ট বা বিশেষ অফারগুলির বিষয়ে বলার দরকার হতে পারে বা আপনার ব্যবসায়ের পক্ষ থেকে অভিযোগ পাওয়া গ্রাহকের কাছে আপনাকে প্রতিক্রিয়া জানাতে হতে পারে need আপনার চিঠির কারণ যাই হোক না কেন, সর্বদা পেশাদার স্বন ব্যবহার করুন।

পদক্ষেপ

2 এর 1 ম অংশ: একটি ব্যবসায়িক চিঠি আঁকুন

1. একটি পেশাদার লেটারহেড ব্যবহার করুন। একটি ব্যবসায়িক চিঠি আপনার সংস্থার প্রতিনিধিত্ব করে। সুতরাং এটি অবশ্যই স্বতন্ত্র দেখাচ্ছে এবং উচ্চ মানের হতে হবে। সংস্থার লোগো বা ব্র্যান্ডটি অবশ্যই এতে থাকা উচিত।
   • মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে লেআউটগুলি সহ আপনি একটি লেটারহেড তৈরি করতে পারেন। লেটারহেডে আপনার বিদ্যমান লোগো বা ব্র্যান্ড ব্যবহার নিশ্চিত করুন।
2. একটি ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রাম খুলুন। আপনার কম্পিউটারে সর্বদা একটি ব্যবসায়িক চিঠি তৈরি করা উচিত।
   • একটি নতুন দস্তাবেজ তৈরি করুন এবং নথির মার্জিনটি 1 ইঞ্চি সেট করুন।
   • টাইমস নিউ রোমান, জর্জিয়া বা আরিয়ালের মতো সেরিফ ফন্ট ব্যবহার করুন। একটি ফন্টের আকার 12 এর চেয়ে বড় নয়, তবে 10 এর চেয়ে কম নয় তা নিশ্চিত করুন অক্ষরটি ভুল ফন্ট বা আকারের কারণে পড়তে অসুবিধা হবে না।
   • একটি একক ব্যবধান ব্যবহার নিশ্চিত করুন।
3. ব্লক আকার ব্যবহার করুন। ব্যবসায় অক্ষরের জন্য ব্লক ফর্মটি সর্বাধিক সাধারণ ফর্ম্যাট। এটি কাজ করা সবচেয়ে সহজ। প্রতিটি শিরোনাম বাম মার্জিনের বিপরীতে হতে হবে এবং প্রতিটি শিরোনামের পরে একটি স্থান থাকবে। উপরে থেকে নীচে থেকে শুরু করে, আপনার ব্যবসার চিঠিতে নিম্নলিখিত শিরোনাম থাকা উচিত:
   • বর্তমান তারিখ, বা যে তারিখে আপনি চিঠিটি প্রেরণ করেছেন। তারিখটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি আপনার রেকর্ড এবং অ্যাড্রেসির রেকর্ডগুলির জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি আইনত ব্যবহার করা যেতে পারে। সুতরাং তারিখটি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করুন।
   • প্রেরকের ঠিকানা। এটি আপনার ঠিকানা, একটি আদর্শ ঠিকানা বিন্যাসে ফর্ম্যাট। আপনার ঠিকানা যদি ইতিমধ্যে লেটারহেডে থাকে তবে আপনি এই পদক্ষেপটি এড়িয়ে যেতে পারেন।
   • ঠিকানা ঠিকানা। এতে আপনি যে ব্যক্তিকে চিঠিটি লিখছেন তার নাম ও ঠিকানা রয়েছে। মিঃ / মিসেস ব্যবহার করা alচ্ছিক। সুতরাং আপনি উদাহরণস্বরূপ নিনা ডি ভ্রিজকে লিখলে আপনি মেভারউ অংশটি বাদ দিতে পারেন।
   • উপস্থাপনা। এটি "প্রিয় মিসেস ডি ভ্রিজ" বা "প্রিয় নিনা ডি ভ্রিজ" হতে পারে। চিঠিটি কে পড়বেন তা আপনি যদি নিশ্চিত না হন তবে "প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম" ব্যবহার করুন। আপনি "এল.এস.," ব্যবহার করতে পারেন তবে কেবলমাত্র আপনার শেষ চিঠি হিসাবে কে আপনার চিঠিটি পড়বে তা যদি আপনি জানেন না।
   • চিঠির শরীর। আমরা এই নিবন্ধে আরও পরে এটি ফোকাস করব।
   • স্বাক্ষর সহ চিঠিটি সমাপ্তি। এটি "আন্তরিক" বা "আন্তরিক" হতে পারে।

2 অংশ 2: ব্যবসায়ের চিঠি লেখা

1. আপনার লক্ষ্য শ্রোতা কে তা নির্ধারণ করুন। আপনার টার্গেট শ্রোতা নির্বিশেষে চিঠির সুরটি সর্বদা পেশাদার হওয়া উচিত। তবে আপনাকে প্রাপকের উপর নির্ভর করে আপনার ভাষা বা শব্দের পছন্দ পরিবর্তন করতে হতে পারে। আপনি যদি অন্য কোনও সংস্থার মানবসম্পদ বিভাগে লিখিত হন, আপনার ভাষাতে আপনার আরও ফর্মাল হওয়া উচিত। তবে আপনি যদি কোনও নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টকে লিখছেন তবে আপনি কিছুটা বেশি নৈমিত্তিক বা নৈমিত্তিক ভাষা ব্যবহার করতে পারেন।
   • আপনার লক্ষ্য গোষ্ঠী নির্ধারণের অর্থ হ'ল আপনি আপনার লক্ষ্য গোষ্ঠীর দিকে পরিষ্কার হতে পারেন। আপনার পাঠক বুঝতে পারে না এমন পরিভাষা ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। উদাহরণস্বরূপ, কোনও গ্রাহক সম্ভবত আপনার সংস্থার স্পেস প্রোগ্রামের জন্য সংক্ষিপ্ত বিবরণগুলি জানেন না, সুতরাং চিঠির মধ্যে সেগুলি ব্যবহার করবেন না।
   • একটি ভাল ব্যবসায়ের চিঠি লেখার সুবর্ণ নিয়মটি পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত এবং ভদ্র হতে হবে।
2. প্রথম বাক্যে চিঠির উদ্দেশ্যটি নির্দেশ করুন। চিঠির উদ্দেশ্য বিবেচনা করুন। এটি আপনার গ্রাহকদের আপনার নতুন অবস্থান সম্পর্কে অবহিত করা? এটি কি কোনও গ্রাহককে বিনা বেতনের বিল বা বকেয়া ভারসাম্য সম্পর্কে স্মরণ করিয়ে দেওয়ার জন্য? বা গ্রাহকের অভিযোগের জবাব দিতে? এই লক্ষ্যটিকে সামনে রেখে, প্রথম বাক্যটির জন্য একটি খসড়া তৈরি করুন যা আপনার পাঠককে অবিলম্বে চিঠিটি কী তা জানাতে দেবে। আপনার চিঠির উদ্দেশ্য সম্পর্কে অস্পষ্ট হবেন না। সোজা হয়ে থাকুন।
   • আপনি যদি ব্যবসায়ের মালিক হিসাবে নিজের মতামতটি শুনতে চান তবে "মি" দিয়ে শুরু করুন। কোনও সংস্থা বা সংস্থার পক্ষে লেখার সময় "আমরা" ব্যবহার করুন।
   • সরাসরি বিবৃতিতে ফোকাস করুন যেমন: "এই চিঠির সাহায্যে আমরা আপনাকে অবহিত করতে চাই" বা "এই চিঠির সাহায্যে আমরা আপনাকে অনুরোধ করতে চাই"। আপনি যদি ব্যবসায়ের মালিক হিসাবে চিঠিটি লিখছেন তবে আপনি একটি "আমি" বিবৃতিও ব্যবহার করতে পারেন। যেমন: "আমি আপনার সাথে যোগাযোগ করছি" বা "আমি সম্প্রতি শুনেছি ... এবং এ সম্পর্কে আরও জানতে চাই ..."
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি (ব্যবসায়ীর মালিক হিসাবে) গত মাস থেকে অবৈতনিক অ্যাকাউন্ট সম্পর্কে নিনা ডি ভ্রিজকে একটি চিঠি লিখেন তবে আপনি এটি দিয়ে শুরু করতে পারেন: "মার্চ ২০১৫ থেকে আপনার অ্যাকাউন্টে অসামান্য ভারসাম্যের কারণে আমি এই চিঠির মাধ্যমে আপনার সাথে যোগাযোগ করছি am "
   • অথবা, কোনও সংস্থার একজন কর্মচারী হিসাবে আপনি যদি কোম্পানির স্পেস প্রোগ্রাম সম্পর্কে কোনও গ্রাহকের অভিযোগের জবাব দেন, আপনি চিঠিটি দিয়ে এটি শুরু করতে পারেন, "আমরা মঙ্গল গ্রহে আমাদের স্পেস প্রোগ্রাম সম্পর্কে আপনার অভিযোগ পেয়েছি।"
   • কোনও গ্রাহককে তারা প্রশিক্ষণ কোর্সে কোনও প্রতিযোগিতা বা স্থান জিতেছে তা জানাতে আপনি চিঠিটি লিখতে পারেন। একটি বাক্য দিয়ে শুরু করুন যেমন: "আমি আপনাকে জানাতে পেরে আনন্দিত ..." বা "আমরা আপনাকে তা জানাতে চাই ..."
   • যদি আপনাকে কোনও খারাপ সংবাদ সরবরাহ করতে হয় তবে একটি বাক্য দিয়ে শুরু করুন যেমন, "আমরা আপনাকে অবহিত করে তা জানাচ্ছি ..." বা "সাবধানতার সাথে বিবেচনা করার পরে আমি সিদ্ধান্ত নিলাম না ..."
3. প্যাসিভ ভয়েসের পরিবর্তে সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করুন। সাধারণ ভাষায় আমরা প্রায়শই প্যাসিভ ফর্মটি ব্যবহার করি। তবে প্যাসিভ ফর্ম আপনাকে যা লিখবে তা বিরক্তিকর এবং বিভ্রান্ত করে তোলে। সক্রিয় ফর্মটি একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে আরও বেশি কার্যকর কারণ এটি আরও দৃser় সুরের সেট করে।
   • প্যাসিভ ফর্মের উদাহরণ, উদাহরণস্বরূপ: you you আমি আপনার জন্য কোন নির্দিষ্ট অভিযোগগুলি সমাধান করতে পারি? '' বাক্যটির বিষয়, গ্রাহক ('আপনি') বাক্যটির শেষে, পরিবর্তে হয় বাক্যটি
   • সক্রিয় ফর্মের একটি উদাহরণ উদাহরণস্বরূপ, "আপনার অভিযোগগুলি সমাধান করার জন্য আমি কী করতে পারি?" সক্রিয় আকারে বাক্যটির এই সংস্করণটি পাঠকের পক্ষে বোঝার পক্ষে আরও স্পষ্ট এবং সহজ।
   • প্যাসিভ ফর্মটি ব্যবহার করে আপনার বার্তাটি কোনও ভুল বা প্রশ্নবিদ্ধ বিন্দুর দিকে মনোযোগ না দিয়ে পার করার দুর্দান্ত উপায় হতে পারে। তবে কেবল এটি ব্যবহার করুন। সাধারণভাবে, সক্রিয় ফর্মটি ব্যবসায়িক বর্ণগুলিতে আরও কার্যকর।
4. প্রযোজ্য ক্ষেত্রে কোনও পূর্ববর্তী ইভেন্ট বা পাঠকের সাথে কথোপকথনটি উল্লেখ করুন। আপনি এই মাসের শুরুতে নিনা ডি ভ্রিজের সাথে তার অবৈতনিক বিল সম্পর্কে সতর্কতার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। অথবা সম্ভবত কোনও ক্লায়েন্ট গত মাসে একটি সম্মেলনে স্পেস প্রোগ্রাম নিয়ে হতাশা প্রকাশ করেছিলেন। আপনি যদি ইতিমধ্যে পাঠকের সাথে মতবিনিময় করেন তবে এটি স্বীকার করুন। এটি আপনার পূর্ববর্তী যোগাযোগের পাঠককে মনে করিয়ে দেয় এবং ব্যবসায়ের চিঠিটিকে আরও জরুরি এবং গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে হয়।
   • যেমন একটি বাক্যাংশ ব্যবহার করুন: "আপনার শোধহীন বিল সম্পর্কে আমার চিঠি থেকে চালিয়ে যাওয়া" বা "মার্চ মাসে আপনার অর্থ প্রদানের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ"। অথবা "মে সম্মেলনে স্পেস প্রোগ্রামে আপনার অবস্থান সম্পর্কে শুনে খুব সহায়ক হয়েছিল।"
5. একটি অনুরোধ করুন বা সহায়তা করুন। ভদ্র অনুরোধ করে বা তাদের সহযোগী সম্পর্কের আকারে সহায়তা দেওয়ার মাধ্যমে পাঠকের সাথে একটি ইতিবাচক সুরটি সেট করুন।
   • বলুন যে আপনি একজন ব্যবসায়ের মালিক একজন গ্রাহককে বিল পরিশোধ করতে বলছেন। যেমন একটি বাক্যাংশ ব্যবহার করুন, "আপনি যদি আপনার অবৈতনিক বিল যত তাড়াতাড়ি সম্ভব নিষ্পত্তি করেন তবে আমি প্রশংসা করি।"
   • বলুন আপনি আপনার সংস্থার পক্ষে লিখছেন। একটি বাক্য ব্যবহার করুন যেমন: "আমরা আপনার এবং আমাদের মানবসম্পদ কর্মকর্তার মধ্যে মুখোমুখি সাক্ষাতের ব্যবস্থা করতে পেরে খুশি হব"।
   • আপনার পাঠকদের যে কোনও প্রশ্ন বা উদ্বেগ থাকতে পারে তার উত্তর দেওয়ারও প্রস্তাব দিতে পারেন। যেমন একটি শব্দগুচ্ছটি ব্যবহার করুন: "আপনার অ্যাকাউন্ট সম্পর্কে আপনার যে কোনও প্রশ্ন বা উদ্বেগের জবাব দিতে আমি খুশি হব" "বা," আপনি কি আমাদের প্রোগ্রামটি সম্পর্কে আরও বিশদ সরবরাহ করতে চান? "
6. চিঠিটি বন্ধ করুন। নিজের জন্য এবং পাঠকের জন্য ক্রিয়াকলাপে একটি কল যুক্ত করুন। এটি নির্দিষ্ট তারিখের আগে অর্থ প্রদানের জন্য অনুরোধ বা পাঠকের সাথে আনুষ্ঠানিক অ্যাপয়েন্টমেন্ট সম্পর্কে নোট হতে পারে।
   • ভবিষ্যতে আপনি ঠিকানাটি যেখানে সম্বোধন করবেন সেখানে একটি বাক্য যুক্ত করুন। "আমি আপনাকে আগামী সপ্তাহের বাজেটের বৈঠকে দেখার অপেক্ষায় রয়েছি।" বা "সদর দফতরে আমাদের সফরের সময় আপনার সাথে এ বিষয়ে আরও আলোচনা করার জন্য আমি প্রত্যাশিত।"
   • আপনি আপনার চিঠিতে যে কোনও নথি যুক্ত করতে চান তাতে মনোযোগ দিন। একটি বাক্য যুক্ত করুন যেমন "সংযুক্তিগুলিতে আপনি অসামান্য চালানটি পাবেন" বা "সংযুক্ত আপনি আমাদের স্পেস প্রোগ্রামের একটি অনুলিপি পাবেন।"
   • সমাপ্ত বাক্য দিয়ে চিঠিটি শেষ করুন। গ্রাহক বা ক্লায়েন্টদের জন্য "আন্তরিকভাবে" ব্যবহার করুন।
   • আপনি জানেন না এমন লোকদেরকে আনুষ্ঠানিক চিঠিতে "আন্তরিকভাবে" ব্যবহার করুন।
   • আপনি ভাল জানেন এমন কাউকে লিখতে বা তার সাথে কাজ করার সময় কেবলমাত্র "সেরা শুভেচ্ছা" বা "সেরা শুভেচ্ছা" ব্যবহার করুন।
7. চিঠিটি আবার পড়ুন। আপনার সমস্ত সঠিক বিন্যাস এবং শব্দগুলি বৃথা ভুল হয়ে থাকলে অক্ষরটি ভুল হয়ে যাবে!
   • প্যাসিভ ফর্মের যে কোনও ব্যবহার নোট করুন এবং বাক্যটিকে সক্রিয় ফর্মে পরিবর্তন করার চেষ্টা করুন।
   • যে কোনও দীর্ঘ, অস্পষ্ট এবং জটিল বাক্যে মনোযোগ দিন। ব্যবসায়ের চিঠিতে সাধারণত কম বেশি হয়, তাই সম্ভব হলে আপনার বাক্যগুলির দৈর্ঘ্য ছোট করুন।

পরামর্শ

• আপনি যখন চিঠিটি মুদ্রণ করবেন তখন ফাঁকা A4 ব্যবহার করুন। আপনি যখন চিঠিটি প্রেরণ করবেন তখন এটি তৃতীয় অংশে ভাঁজ করুন এবং মানক খামে প্রেরণ করুন।