কন্টেন্ট

• ধাপ
• 1 এর পদ্ধতি 1: গ্রাহক পরিষেবাতে একটি ইমেল লিখুন

অনেকগুলি ভিন্ন পরিস্থিতি রয়েছে যেখানে ক্লায়েন্টকে বিভিন্ন ব্যবসায়িক সমস্যার জন্য কোম্পানি বা নির্মাতাদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। কিন্তু যখন গ্রাহক সেবায় ইমেইল পাঠানোর সময় আসে, তখন কিছু লোক হতাশ বোধ করতে পারে। ইলেকট্রনিক আকারে এই ধরনের চিঠিগুলি কীভাবে লিখতে হয় সে সম্পর্কে প্রায়শই প্রশ্ন ওঠে, যেহেতু সেগুলি সাধারণত কাগজের আকারে লেখা হয় এবং সাধারণত স্বীকৃত মানগুলি এই ধরণের চিঠিতে প্রায়শই প্রয়োগ করা হয়। যদিও এই মানগুলি শিল্প, অঞ্চল এবং সংস্কৃতি অনুসারে পরিবর্তিত হয়, হেল্পডেস্কে পাঠানো ইমেলটি কার্যকর কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য কিছু সাধারণ নির্দেশিকা রয়েছে। যারা এই ধরণের ইমেইল আগে পেয়েছেন তাদের থেকে শীর্ষ সুপারিশগুলি এখানে দেওয়া হল।

ধাপ

1 এর পদ্ধতি 1: গ্রাহক পরিষেবাতে একটি ইমেল লিখুন

1. 1 ওয়েবসাইট চেক করুন। আপনার ইমেইল জমা দেওয়ার আগে নিশ্চিত করুন যে কোম্পানি এখনও আপনার সমস্যার সমাধান করেনি। এটি আপনার সহ প্রত্যেকের সময় এবং প্রচেষ্টা সাশ্রয় করবে এবং ব্যাপকভাবে প্রশংসিত হবে।
   • যখন আপনি সাইটটি পরীক্ষা করছেন, সেরা যোগাযোগের চ্যানেলগুলি সন্ধান করুন। ইমেল সর্বদা সেরা চ্যানেল নয়, এবং আপনাকে এই কোম্পানির নীতিগুলিকে সম্মান করতে হবে এবং তাদের সাথে অন্যভাবে যোগাযোগ করতে হবে। অনেক কোম্পানি টেলিফোন সাপোর্ট এবং অতিরিক্ত সহায়তা পরিষেবা যেমন পোস্ট অফিস বক্স অফার করে।
2. 2 ইন্টারনেটে ডেডিকেটেড অনলাইন সম্পদ অনুসন্ধান করুন। ট্র্যাকিং শিপিং, প্রোডাক্ট রিটার্ন, বা টেকনিক্যাল সাপোর্টের মতো বিশেষ সমস্যাগুলির জন্য অনেক কোম্পানি কাস্টমাইজড ইমেইল অ্যাড্রেস অফার করে। এটা সম্ভব যে প্রদত্ত যোগাযোগের চ্যানেলগুলির ব্যবহার কোম্পানির সাধারণ ই-মেইল-এ একটি আদর্শ চিঠির চেয়ে অনেক বেশি কার্যকর হবে। উপরন্তু, যদি আপনি প্রদত্ত যোগাযোগ উপেক্ষা করেন, তাহলে কোম্পানির সাথে সংযোগের প্রক্রিয়াটি উল্লেখযোগ্যভাবে বেশি সময় নিতে পারে।
3. 3 আপনার সমর্থন পত্রে ব্যক্তিগতভাবে সনাক্তযোগ্য তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি কি পণ্য বা পরিষেবা কিনেছেন, সেইসাথে ক্রয়ের তারিখ এবং পণ্য বা পরিষেবার জন্য প্রত্যাশিত ডেলিভারির তারিখগুলি কোম্পানির জানতে হবে। কোম্পানির আপনার বাড়ির ঠিকানা এবং কেনা আইটেমের সংখ্যাও জানতে হবে। নিশ্চিত করুন যে এই সব আপনার ইমেইলে বলা হয়েছে।
4. 4 একটি উপযুক্ত সুর ব্যবহার করুন। কিছু বিশেষজ্ঞ উল্লেখ করেছেন যে শিষ্টাচারের কথা বিবেচনা না করে গ্রাহক সেবার কাছে লেখা চিঠিগুলি উপেক্ষা করা যেতে পারে বা তাদের কার্যকারিতা অনেক কম হবে।লেখার একটি নির্দিষ্ট শৈলী মেনে চলার চেষ্টা করুন যা আপনার শিক্ষার স্তর এবং জ্ঞানের মাত্রা দেখাবে, অতিরিক্ত উত্তেজক বক্তব্য ব্যবহার না করে।
5. 5 আপনি যা চান তা সরাসরি জিজ্ঞাসা করুন। অনেক অভিজ্ঞ গ্রাহক সেবা ইমেল লেখক আপনার প্রত্যাশা সম্পর্কে খোলাখুলি বলে মনে করেন। কোম্পানি আপনার প্রয়োজনীয়তার সাথে একমত হতে পারে বা নাও পারে, কিন্তু স্পষ্ট তথ্য প্রদান করে আপনি কোম্পানির প্রতিনিধিকে কেবল আপনার দৃষ্টিভঙ্গি বুঝতেই সাহায্য করবেন না, বরং গ্রাহক সেবার সমস্ত উদীয়মান সমস্যা, পণ্য বা অন্যান্য সমস্যা সম্পর্কে আপনার মতামত দেখাতে সাহায্য করবেন।
   • কোম্পানির নীতি সম্পর্কে আরও জানুন। আপনার অনুরোধ লেখার সময়, আপনি প্রথমে আপনার গবেষণা করতে পারেন কোন প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ হওয়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি। যে সমস্যাটি দেখা দিয়েছে তা কীভাবে সমাধান করবেন তা আপনার উপর নির্ভর করে, তবে কোম্পানির অবস্থান বোঝা আপনাকে আপনার বার্তাগুলিকে আরও কার্যকর করতে সহায়তা করবে।